中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀和對(duì)策分析

陳姿紅

摘 要：在中學(xué)管理工作中，檔案管理是其中非常關(guān)鍵的一部分。檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息的有效利用，從而提高中學(xué)的整體管理水平。除此之外，檔案管理水平還關(guān)系到教學(xué)工作的有效開展，從而影響到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)?，F(xiàn)狀的評(píng)價(jià)。因此，加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作有著十分重要的意義?；诖?，本文首先對(duì)中學(xué)檔案管理工作進(jìn)行了概述，針對(duì)當(dāng)下存在的問題提出了改進(jìn)工作的意義及對(duì)策，以供參考。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

學(xué)校檔案是指教職工開展教學(xué)活動(dòng)、校園管理以及學(xué)生在學(xué)校的生活學(xué)習(xí)過程中產(chǎn)生的重要資料。學(xué)校檔案不僅關(guān)系到教職工，而且還會(huì)對(duì)學(xué)生的成長(zhǎng)軌跡作出真實(shí)的記錄。一方面，中學(xué)檔案可以實(shí)現(xiàn)對(duì)教職工的監(jiān)督，同時(shí)對(duì)教職工有著重要的監(jiān)管作用，另一方面，學(xué)?？梢酝ㄟ^檔案中對(duì)學(xué)生的記錄了解學(xué)生的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)因材施教，同時(shí)還能夠?yàn)閷W(xué)生的升學(xué)提供充足的依據(jù)。加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作，可以提高中學(xué)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，充分反應(yīng)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況以及學(xué)生的工作情況，并通過對(duì)自身的反思完善校園工作，促進(jìn)教學(xué)工作的進(jìn)步以及學(xué)生的健康成長(zhǎng)。因此，加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作勢(shì)在必行。

1中學(xué)檔案管理工作的發(fā)展概述

在過去的二十年里，我國(guó)的檔案管理事業(yè)得到了快速的發(fā)展，一方面給政府及事業(yè)單位的改進(jìn)工作提供了充分的理論依據(jù)，幫助其規(guī)正發(fā)展方向，重新建立發(fā)展目標(biāo)，另一方面加強(qiáng)了中學(xué)對(duì)管理工作的重視，學(xué)校通過檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了宣傳、招生、建設(shè)、教育、升學(xué)等工作水平的全面提高，例如學(xué)校通過檔案建設(shè)，可以對(duì)歷年的升學(xué)率和學(xué)校進(jìn)行全面的比較，從而為學(xué)生的升學(xué)擇校提供一個(gè)選擇的方向。如今，檔案管理工作中仍然存在著許多的問題，需要有關(guān)人員不斷做出改進(jìn)。

2中學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1中學(xué)檔案管理工作意識(shí)欠缺

在目前大多的中學(xué)中，領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，無法實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了相關(guān)法規(guī)對(duì)學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行了明確的規(guī)定，但中學(xué)對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，加上管理崗位上人才的缺乏，使得中學(xué)檔案的管理工作得不到重視，影響檔案管理工作的工作效益。

2.2工作經(jīng)驗(yàn)缺乏

中學(xué)學(xué)校不重視檔案管理工作，在檔案管理工作崗位上配備工作人員的業(yè)務(wù)水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，對(duì)工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，沒能意識(shí)到檔案管理工作的重要性，在實(shí)際工作中缺乏職業(yè)素養(yǎng)，不能全身心地投入到工作當(dāng)中，影響檔案管理工作的工作效率。中學(xué)也欠缺對(duì)管理人員的培訓(xùn)工作，只是隨意讓將人員調(diào)配到崗位上，沒能對(duì)其的工作能力進(jìn)行有效的評(píng)價(jià)和改進(jìn)；部分中學(xué)缺乏人手，直接指派教師兼職負(fù)責(zé)該崗位的工作，一方面可能會(huì)影響教師的教學(xué)工作，另一方面教師缺乏相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，無法保證檔案管理工作的工作質(zhì)量。

2.3設(shè)備水平落后

中學(xué)檔案能夠?qū)W(xué)校的發(fā)展歷程進(jìn)行真實(shí)的記錄，但在實(shí)際情況中，學(xué)校檔案管理工作相關(guān)的硬件設(shè)施缺失問題嚴(yán)重，影響檔案管理工作的進(jìn)行。除此之外，大部分中學(xué)的檔案儲(chǔ)存條件十分落后，缺乏對(duì)空間設(shè)施的管理，學(xué)校往往將檔案儲(chǔ)存到某個(gè)長(zhǎng)時(shí)間無人使用的陰冷小房間當(dāng)中，檔案在這種環(huán)境下容易受潮、發(fā)霉，長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存會(huì)使文字檔案的字跡模糊，給檔案查閱的準(zhǔn)確性帶來影響。如若發(fā)生火災(zāi)，將會(huì)對(duì)檔案的信息造成嚴(yán)重的損壞。檔案歸檔的環(huán)境往往都是很狹小的空間，設(shè)施過于陳舊，無法準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)檔案的分類歸檔，不僅給檔案的查閱工作帶來一定的影響，而且還容易造成檔案的丟失。

3改進(jìn)中學(xué)檔案管理工作的意義

改進(jìn)中學(xué)檔案管理工作，可以打破領(lǐng)導(dǎo)和師生對(duì)傳統(tǒng)檔案的固有看法，對(duì)檔案產(chǎn)生新的認(rèn)識(shí)。通過對(duì)中學(xué)檔案管理工作的加強(qiáng)，中學(xué)檔案的管理工作將會(huì)變得更加系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化，從而保證檔案內(nèi)容的真實(shí)完整，全面記錄學(xué)校各個(gè)環(huán)節(jié)的情況，提高檔案的有效性，增加教職工對(duì)檔案的使用頻率；科學(xué)技術(shù)的引入能夠?qū)崿F(xiàn)中學(xué)檔案管理工作的信息化和數(shù)字化，使檔案管理工作的效率得到有效的提升，檔案在歸檔過程中只需要簡(jiǎn)單地通過查詢、保存兩個(gè)步驟就可以快速、準(zhǔn)確地完成工作；檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到檔案管理的工作水平，隨著檔案管理工作的發(fā)展，對(duì)崗位人才的要求也越來越專業(yè)化，優(yōu)秀的檔案管理工作人才不僅可以完成現(xiàn)有的工作，還能夠積極創(chuàng)新，加速行業(yè)的變革與發(fā)展。

4改進(jìn)中學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀的對(duì)策

4.1加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的意識(shí)完善中學(xué)檔案管理工作體系

首先是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作的意識(shí)，在各個(gè)方面都設(shè)立起完善的規(guī)章制度。校領(lǐng)導(dǎo)可以充分利用中學(xué)的櫥窗、宣傳黑板、校報(bào)、廣播、校園網(wǎng)等一系列校宣傳工具和手段來向大家普及中學(xué)檔案管理的相關(guān)法律規(guī)定、規(guī)章制度及其意義，充分增強(qiáng)學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教職員工還有學(xué)生們的檔案意識(shí)。建立以校長(zhǎng)作為組長(zhǎng)，各個(gè)科室為成員的檔案管理小組，全部積極參與到檔案管理工作中去，養(yǎng)成自覺維護(hù)檔案的安全性和完整性的意識(shí)。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)還要按照《綜合檔案室工作職責(zé)》《檔案工作管理規(guī)定》《檔案利用制度》等相關(guān)工作管理規(guī)定制定本校的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)造一個(gè)學(xué)校中人人關(guān)心檔案管理、人人參與檔案管理的良好氛圍，完善本校的檔案管理工作體系。

4.2設(shè)置專員管理強(qiáng)化中學(xué)檔案管理工作基礎(chǔ)

中學(xué)要將檔案管理工作列入各個(gè)部門的日常工作，需要選取優(yōu)秀的檔案管理相關(guān)專業(yè)人才來從事本校的檔案管理工作，其不僅要具備較高的專業(yè)能力，思想覺悟、職業(yè)道德方面也要通過檢驗(yàn)才能夠錄用。錄取人才本身要足夠優(yōu)秀，學(xué)校也要定期地對(duì)這些檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和成果驗(yàn)收，督促檔案管理人員不斷提高自身能力和素質(zhì)，積極學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。檔案管理人員要按照中學(xué)自身的特色和相關(guān)的規(guī)章制度，分工合作，齊心協(xié)力，共同努力，有序開展檔案管理工作，為學(xué)校的檔案管理工作貢獻(xiàn)出卓越的力量，幫助學(xué)校健康穩(wěn)步發(fā)展。

4.3更新硬件設(shè)施保證中學(xué)檔案管理的質(zhì)量和現(xiàn)代化

設(shè)置專門進(jìn)行檔案管理的檔案室，該檔案室必須保證能夠正常通風(fēng)、防潮、防霉、防光、防蟲、防盜等條件。同時(shí)學(xué)校還需要不斷與其他學(xué)校交流，分享和借鑒彼此的經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。另外還要投入一定資金去引進(jìn)購(gòu)置檔案管理的設(shè)備，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備也要及時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)用戶搜索檔案資料的自動(dòng)化、高效化，保證檔案管理的安全、便捷，打開中學(xué)檔案管理工作的新局面。

4.4明確檔案管理工作目標(biāo)以服務(wù)校園為重要目的

檔案管理工作是服務(wù)于學(xué)校的，因此要與校園文化建設(shè)進(jìn)行有效的結(jié)合，將校園文化特色充分融入到檔案管理工作當(dāng)中。作為學(xué)校建設(shè)事業(yè)的重要記錄載體，中學(xué)檔案要注重有關(guān)文化建設(shè)的記錄，給學(xué)校文化建設(shè)提供充分有效的依據(jù)。除此之外，中學(xué)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)提高信息化水平，加強(qiáng)信息建設(shè)工作，為學(xué)校的文化建設(shè)提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)支持。學(xué)校也要注重檔案是功能性的開發(fā)，把檔案室作為類似于圖書館的文化機(jī)構(gòu)，從而為學(xué)校的全面建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

5結(jié)束語

總而言之，中學(xué)學(xué)生檔案管理工作對(duì)于學(xué)校的全面建設(shè)有著非常重要的作用。領(lǐng)導(dǎo)教職工要正確認(rèn)識(shí)到中學(xué)檔案管理工作的意義，認(rèn)真分析在管理工作中遇到的問題，并及時(shí)解決。學(xué)校要明確管理的目標(biāo)，注重設(shè)備、人才以及理念的更新，從而使中學(xué)檔案管理工作得到有效的改進(jìn)，以此促進(jìn)我國(guó)教育事業(yè)的健康發(fā)展。

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