加強高校干部人事檔案科學化管理的策略

李云鳳

摘 要：干部人事檔案管理工作是高校人事管理工作的重要組成部分。目前，高校改革建設發(fā)展迅速，干部人事檔案管理工作的重要性也凸顯出來。本文分析了高校干部人事檔案管理工作中存在的問題，提出了加強高校干部人事檔案科學化管理的策略。

關鍵詞：高校；干部人事檔案；科學化管理

干部人事檔案的管理工作是高校人事管理工作的重要組成部分。高校各項人事管理工作的基礎是以保持人事管理工作連續(xù)性為條件，不斷提高各項人事管理工作水平，加強科學化、規(guī)范化管理。隨著科學化管理程度飛速發(fā)展，高校改革建設也隨之發(fā)生變化，這對加強高校干部人事檔案科學化管理工作提出更高的要求。

1高校干部人事檔案科學化管理中的問題

1.1干部人事檔案管理工作的重要性

高校中，干部人事檔案管理工作是一項常規(guī)工作，與科研工作、教學管理相比，很多領導都認為干部人事檔案管理工作只是軟任務，覺得干部檔案管理工作只是對人事管理工作進行記錄，沒有重視其中的利用價值，也就沒有列入高校重點工作范圍。由于對干部人事檔案管理工作的忽視，導致干部人事檔案管理工作人員短缺，工作隊伍不穩(wěn)定，工作人員積極性不高，缺乏專業(yè)性人才，人事檔案管理工作經(jīng)費不足，檔案管理設備落后，管理方法缺乏系統(tǒng)化、科學化制度，嚴重影響到了高校干部人事檔案管理工作的效果。

1.2干部人事檔案記錄的內(nèi)容不足

當前干部人事檔案材料所記錄的內(nèi)容大多是個人信息、個人履歷、學習進修等方面的信息資料，檔案沒有記錄社會兼職、科研成果等資料，個人的技術(shù)專長、管理才能等特長都因人事檔案記錄不全，無法完全反應干部的全部面貌。

1.3干部人事檔案管理工作制度落后，觀念陳舊

目前，高校干部人事檔案管理受到傳統(tǒng)管理制度的影響，信息技術(shù)還未充分運用到人事檔案管理之中，只記錄了干部人事檔案的信息，人才信息還未通過檔案信息科學化管理手段充分挖掘出來，因此對于實現(xiàn)數(shù)字化、信息化檔案的分享功能還做不到。

1.4干部人事檔案管理制度貫徹落實不到位

很多高校干部人事檔案管理在制度方面不完善，缺乏規(guī)范的科學管理制度，規(guī)章制度比較落后。干部人事檔案收集材料的渠道不全，檔案管理人員沒有主動收集的意識，導致許多重要的人事材料未收集歸檔；因疏忽審查歸檔的材料，導致許多檔案材料失真，檔案的真實性受到了損害；因檔案疏于記錄出現(xiàn)嚴重的缺失都未補全，從而檔案的完整性遭到了損壞。之所以出現(xiàn)了以上的各種現(xiàn)象，都與人事檔案管理制度缺乏規(guī)范化、科學化管理有著非常大的關系。

2 加強高校干部人事檔案科學化管理的策略

2.1加強檔案管理隊伍建設

高校要落實干部人事檔案管理職責，提高人事檔案管理的科學化水平，著重提升干部人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)，把隊伍建設作為檔案管理工作的重要內(nèi)容，要整體規(guī)劃、有統(tǒng)籌安排，不斷提高隊伍的專業(yè)水平和職業(yè)能力，保證檔案工作能夠適應新時期的檔案管理工作要求。

2.2致力于現(xiàn)有檔案管理人員的技術(shù)培訓

目前，很多高校干部人事檔案的管理人員中都存在著一些問題，比較普遍的問題是現(xiàn)有的檔案管理人員年齡較大，專業(yè)知識比較欠缺。這是高校干部檔案管理需要解決的問題。因此我們需要對一部分檔案管理人員進行專業(yè)化知識的培訓。人事檔案管理部門需要盡快加強對管理知識欠缺人員的培訓與指導，使其掌握各種相關知識以及專業(yè)技能。干部人事檔案管理工作人員應積極學習專業(yè)知識，積極提高工作質(zhì)量，來滿足新形勢人事檔案管理工作方面的需要。在加強專業(yè)知識培訓的同時，也應該加強對于計算機知識和網(wǎng)絡知識的普及，成為現(xiàn)代化人事檔案管理的技術(shù)人才，不斷的提升檔案管理的水平。

2.3制訂新進管理人員的培訓方案

對于招收新檔案管理人員，應該選擇政治覺悟高，具有檔案管理專業(yè)知識、互聯(lián)網(wǎng)知識、計算機運用知識的人才。關于新員工的培訓可以將其分組，配置優(yōu)秀的檔案管理人才進行管理，通過組織學習來提高新進人員的專業(yè)知識。小組管理人也需要不斷提高自身能力，增強自身素質(zhì)，從而促進干部人事管理水平的提升。

2.4增加部門競爭機制

引進競爭機制，在實際工作中應當鼓勵優(yōu)勝劣汰機制，正向激勵優(yōu)秀的人員，加強大對不負責任或工作不到位的員工的懲罰，在單位內(nèi)部形成良好氛圍，激勵檔案管理人員與時俱進，做到繼承與創(chuàng)新并舉，不斷提高個人的總體素質(zhì)，端正工作態(tài)度，積極學習計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)，提升人員檔案管理工作水平，這樣才能保證檔案管理工作的質(zhì)量。

2.5 利用信息化技術(shù)完善并創(chuàng)新管理模式

促進干部人事檔案的信息化管理。運用當今先進的現(xiàn)代信息技術(shù)，科學地對檔案進行管理，這樣可以有效的提高管理效率。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，存在工作效率低下，人力資源需求較大，勞動強度高等問題，這些問題可以通過新的信息技術(shù)來解決。人事檔案管理的過程中充分利用計算機系統(tǒng)、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，將職工的主要信息，進行歸類整理保存，包括職工的個人文化學歷、所讀專業(yè)、科研成果、研究的方向以及學位職稱等重要信息，能夠快速實現(xiàn)對個人基本信息的查詢，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法，從而能夠提供有效、快速、高質(zhì)量的服務，提高人事檔案管理的整體水平。

進行高校干部人事檔案科學化的管理，需要完善檔案管理的各項規(guī)章制度。雖然各個高校在干部人事檔案管理工作方面取得很多成就，仍然存在很多制度不完善的問題，從而制約了高校干部人事檔案的管理工作的發(fā)展。要想建立完整的、科學的、規(guī)范的檔案管理體系，規(guī)章制度是必不可少的。對此需要提高管理工作人員對于工作的責任心，從收集資料方面入手，確保檔案資料的準確性、真實性、以及規(guī)范修改，嚴格進行檔案的審核、轉(zhuǎn)遞、利用等各個關鍵環(huán)節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，保證干部人事檔案資料的真實與準確性，以上各方面都需要制度約束，才能確保人事檔案管理工作的規(guī)范性和科學性。

選拔干部人事檔案管理人才時，可以進行崗前競爭的制度，選擇優(yōu)秀的專業(yè)型人才，充實到檔案管理工作隊伍。通過競聘上崗的方式，增強檔案管理人員的動態(tài)管理水平，提高檔案管理者思想覺悟，將業(yè)務能力強、專業(yè)能力強的管理人員充實到人事檔案管理的隊伍里去，培養(yǎng)出一支符合新時代要求的人事檔案管理工作隊伍。

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