淺議企業(yè)檔案管理的社會(huì)化

張兆赫

摘 要：為了節(jié)約成本和提高檔案管理的水平，企業(yè)可以交由社會(huì)來(lái)進(jìn)行管理，這使得企業(yè)檔案管理的社會(huì)化的特點(diǎn)日益突出。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理社會(huì)化的良性發(fā)展，滿足各類(lèi)企業(yè)的需要，檔案中介機(jī)構(gòu)提供的服務(wù)是檔案管理部門(mén)的規(guī)范化管理都是不可或缺的。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；社會(huì)化

1 相關(guān)概念的建議

“社會(huì)化”這個(gè)詞逐漸出現(xiàn)在公眾的視野，社會(huì)化、社會(huì)服務(wù)等方面越來(lái)越突出，可以說(shuō)，社會(huì)化已經(jīng)成為當(dāng)今社會(huì)的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案界也提出了社會(huì)化的概念。這其中比較常見(jiàn)的是人事檔案的社會(huì)化、檔案服務(wù)的社會(huì)化、病歷檔案的社會(huì)化，這些都與檔案服務(wù)的社會(huì)化有關(guān)。近年來(lái)，企業(yè)檔案管理社會(huì)化也變得越來(lái)越重要，其主要表現(xiàn)為企業(yè)檔案的外包。外包的概念來(lái)自20世紀(jì)80年代，這是一種工業(yè)企業(yè)的管理方法。業(yè)務(wù)外包的定義是“企業(yè)整合利用其最好的外部專(zhuān)業(yè)資源來(lái)實(shí)現(xiàn)降低成本、提高效率和充分利用其核心的一種管理模式，以此來(lái)提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，提升公司對(duì)環(huán)境的快速響應(yīng)能力。雖然檔案工作不是許多公司的核心業(yè)務(wù)，但它是一個(gè)不可或缺的業(yè)務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)外包，我們可以推導(dǎo)出檔案業(yè)務(wù)外包的定義：為了降低成本，企業(yè)獲得更多利益和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)比簡(jiǎn)單地使用內(nèi)部資源，并將全部或部分文件管理的工作分配給一些組織在提供專(zhuān)業(yè)服務(wù)的社區(qū)檔案。以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化的目的。企業(yè)檔案外包主要包括企業(yè)檔案管理、數(shù)字檔案處理、檔案管理軟件開(kāi)發(fā)、檔案?jìng)}庫(kù)建設(shè)等檔案管理工作外包。

2 企業(yè)檔案外包相關(guān)管理政策分析

目前，企業(yè)檔案管理社會(huì)化的理論和實(shí)踐管理仍在探索之中，我們打算通過(guò)國(guó)家和地方檔案管理部門(mén)對(duì)檔案中介機(jī)構(gòu)的相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行分析，探索企業(yè)檔案乃至企業(yè)檔案的外包在政策上管理社會(huì)化的可行性。

2.1 國(guó)家檔案管理部門(mén)的有關(guān)政策

改革開(kāi)放以來(lái)，中國(guó)政府大力推進(jìn)各類(lèi)中介機(jī)構(gòu)的建設(shè)，明確了中介機(jī)構(gòu)作為服務(wù)、監(jiān)督、溝通的職能。雖然國(guó)家檔案館沒(méi)有明確界定檔案中介機(jī)構(gòu)的定義和規(guī)范，但在2006年發(fā)布的“十一五”規(guī)劃文件中提到“擴(kuò)大檔案服務(wù)的新領(lǐng)域，探索檔案信息”。資源增值服務(wù)和市場(chǎng)化的發(fā)展方式和方法，培育、發(fā)展和規(guī)范檔案中介機(jī)構(gòu)，做好檔案咨詢服務(wù)工作。

2009年3月24日，國(guó)家檔案局在北京舉辦了《中華人民共和國(guó)檔案法》專(zhuān)家修改論壇。國(guó)家檔案館主任、中央檔案室主任楊東全、副局長(zhǎng)段東生等參加了會(huì)議，聽(tīng)取了“檔案法”修訂工作組成員的專(zhuān)家意見(jiàn)。參加會(huì)議的專(zhuān)家學(xué)者們討論了《檔案法》修改中遇到的六個(gè)方面的困難，特別是對(duì)《檔案法》的修訂。討論的一個(gè)方面是檔案法能否決定檔案中介機(jī)構(gòu)的資格。所以說(shuō)，無(wú)論國(guó)家檔案局制定的“十一五”規(guī)劃，還是國(guó)家檔案局修訂的《檔案法》，我們都可以看出，檔案中介機(jī)構(gòu)日益受到國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的重視。在未來(lái)，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案中介組織的規(guī)范化和國(guó)家層面的行為進(jìn)行規(guī)范。檔案中介組織作為企業(yè)檔案服務(wù)外包服務(wù)商，進(jìn)行規(guī)范化管理，深刻影響著企業(yè)檔案服務(wù)外包模式和企業(yè)檔案管理社會(huì)化的方向。

2.2 檔案中介機(jī)構(gòu)的地方檔案管理規(guī)定

近十年來(lái)，隨著檔案中介機(jī)構(gòu)的迅速發(fā)展，地方檔案行政部門(mén)也發(fā)布了一批地方檔案法律法規(guī)或管理?xiàng)l例，以規(guī)范和管理檔案中介機(jī)構(gòu)。在30個(gè)省市頒布了地方檔案法規(guī)，除了少數(shù)省份如云南、重慶、廣東等地不設(shè)置文件的有關(guān)規(guī)定中介組織外，已經(jīng)有21個(gè)省和直轄市人民政府為文件中介組織和他們的行為作出了規(guī)定。由此可見(jiàn)，各地方的檔案行政部門(mén)對(duì)檔案中介組織的管理越來(lái)越重視。

2.3 禁止存在自帶檔案的現(xiàn)象，而且相關(guān)規(guī)定要求對(duì)于這一現(xiàn)象都明令禁止

自帶檔案的現(xiàn)象是絕不允許的，同時(shí)也有這方面的明確規(guī)定。然而用人企業(yè)在進(jìn)行人事錄用時(shí)，還是存在對(duì)檔案忽視的現(xiàn)象，支隊(duì)人員的實(shí)際能力過(guò)分重視，這就導(dǎo)致企業(yè)等用人單位或個(gè)人不能對(duì)檔案形成正確認(rèn)識(shí)，不能意識(shí)到檔案的重要性，甚至導(dǎo)致出現(xiàn)棄檔的現(xiàn)象。然而個(gè)人檔案是非常重要的依據(jù)，諸如辦理個(gè)人證明和手續(xù)等都是需要據(jù)此來(lái)進(jìn)行的。特別是計(jì)算工齡，參加研究生和公務(wù)員等考試，以及辦理各項(xiàng)社會(huì)性保險(xiǎn)等。所以，企業(yè)檔案社會(huì)化管理，在開(kāi)展的過(guò)程中，針對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工私帶檔案的情況，一定要明令禁止，并且要嚴(yán)格落實(shí)下來(lái)。與此相關(guān)的一些社會(huì)管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)該對(duì)檔案托管普查進(jìn)一步加強(qiáng)工作。

作為企業(yè)發(fā)展的重要記載，企業(yè)檔案是重要的分析資料可為企業(yè)實(shí)現(xiàn)持續(xù)發(fā)展提供依據(jù)。關(guān)于人事、設(shè)備和技術(shù)創(chuàng)新等檔案都是重要的資料，密切關(guān)聯(lián)著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如今傳統(tǒng)企業(yè)檔案已無(wú)法與新時(shí)代企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，當(dāng)前企業(yè)檔案管理的一大創(chuàng)新形式便是檔案管理社會(huì)化，這將會(huì)使企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展得到保障。為企業(yè)提供更專(zhuān)業(yè)的檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化管理服務(wù)，是檔案中介組織未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。這也是企業(yè)檔案工作的一個(gè)普遍趨勢(shì)，是一種更專(zhuān)業(yè)、更社會(huì)化的管理路徑，具有更大的范圍和更豐富的形式，逐漸引起了地方檔案行政管理部門(mén)的關(guān)注，這一發(fā)展趨勢(shì)必然會(huì)導(dǎo)致地方乃至國(guó)家法律法規(guī)的增減。企業(yè)檔案事業(yè)的社會(huì)管理和與之密切相關(guān)的檔案中介組織必將逐步走上法制化和規(guī)范化的道路。隨著企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，出現(xiàn)了愈發(fā)多的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)，這也相應(yīng)地增加了檔案工作的難度。所以，當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是要推行企業(yè)檔案管理的社會(huì)化。

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