信息時(shí)代下文書(shū)檔案管理工作改革與創(chuàng)新

摘 要：信息時(shí)代下開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作是檔案管理必須要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，為了探索管理工作改革與創(chuàng)新的具體方法，首先從提高信息化文書(shū)檔案管理的完整性、提升文書(shū)檔案管理的工作質(zhì)量、信息化文書(shū)檔案管理工作可以促進(jìn)資源共享三個(gè)方面對(duì)信息化文書(shū)檔案管理工作的重要性進(jìn)行了分析，然后探討了關(guān)于文書(shū)檔案管理部門(mén)缺乏對(duì)信息化管理的重視力度、信息化文書(shū)檔案管理工作的使用程度不高、管理工作人員缺乏對(duì)信息化文書(shū)檔案管理工作的保密意識(shí)的相關(guān)問(wèn)題，最后從加大對(duì)信息化文書(shū)檔案管理工作的重視力度、建立信息化文書(shū)檔案管理工作平臺(tái)、定期對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)幾個(gè)方面論述了信息時(shí)代下文書(shū)檔案管理工作改革與創(chuàng)新的具體策略。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；文書(shū)檔案；管理模式

一.引言

現(xiàn)階段我國(guó)文書(shū)檔案管理工作以傳統(tǒng)的管理模式為主，已經(jīng)無(wú)法滿足信息時(shí)代下的發(fā)展需要。從總體上來(lái)看，我國(guó)信息時(shí)代下文書(shū)檔案管理工作改革與創(chuàng)新的任務(wù)相對(duì)較為艱巨，還存在著許多需要進(jìn)一步完善的問(wèn)題。管理工作改革與創(chuàng)新模式的探討對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展具有非常重要的意義?；诖朔N情況，在本文當(dāng)中筆者對(duì)信息時(shí)代下文書(shū)檔案管理工作改革與創(chuàng)新的具體策略進(jìn)行了必要的研究與分析。

二.信息化文書(shū)檔案管理工作的重要性

（一）提高信息化文書(shū)檔案管理的完整性

信息時(shí)代下文書(shū)檔案管理可以通過(guò)建立統(tǒng)一的平臺(tái)進(jìn)行完成，管理部門(mén)的工作人員都是通過(guò)相同的平臺(tái)參與檔案管理工作，平臺(tái)可以對(duì)所有的工作記錄進(jìn)行保存，防止工作過(guò)程中出現(xiàn)漏做和重復(fù)等低級(jí)錯(cuò)誤。管理工作人員借助管理平臺(tái)進(jìn)行工作時(shí)都需要嚴(yán)格按照設(shè)定的程序進(jìn)行操作，工作人員進(jìn)行檔案管理工作的規(guī)范化使得工作中的失誤減少，工作效率明顯提高。同樣，平臺(tái)還可以對(duì)工作過(guò)程中的修改記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析、處理檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問(wèn)題，提醒管理人員能夠在今后進(jìn)行類似工作時(shí)能夠提高專注性，不再出現(xiàn)相同的錯(cuò)誤，減少檔案管理工作花費(fèi)的時(shí)間。另外，文書(shū)檔案管理人員還可以借助平臺(tái)進(jìn)行信息查詢，在最短的時(shí)間內(nèi)找到所需要的內(nèi)容，解決了人工查詢效率低、速度慢的問(wèn)題，從而提高信息化文書(shū)檔案管理的完整性。

（二）提升信息化文書(shū)檔案管理的工作質(zhì)量

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作主要是通過(guò)工作人員手工整理的方式進(jìn)行，大量的文書(shū)檔案讓每一個(gè)工作人員都苦不堪言，在大量的工作中磨滅工作的熱情，很容易產(chǎn)生厭倦心理，在繁重的整理工作中出現(xiàn)失誤，影響后續(xù)工作的正常開(kāi)展?？偠灾实拖?、錯(cuò)誤率高是傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作最常見(jiàn)的問(wèn)題。效率低下的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足信息化時(shí)代的發(fā)展需求，必須對(duì)傳統(tǒng)模式進(jìn)行改革創(chuàng)新。信息化時(shí)代的到來(lái)為管理模式的轉(zhuǎn)化提供了契機(jī)，借助信息化文書(shū)檔案管理能夠很好地解決現(xiàn)階段的問(wèn)題。利用信息技術(shù)可以將整理好的文件以“文件夾”的形式進(jìn)行儲(chǔ)存，不再需要按照編號(hào)將檔案放置在書(shū)架上，工作人員在找尋某一檔案時(shí)不再需要按照編號(hào)在書(shū)架上一項(xiàng)一項(xiàng)進(jìn)行尋找，只需要輸入關(guān)鍵字就可以在管理平臺(tái)上找到相關(guān)檔案，很大程度上提高信息查詢的工作效率，提升檔案管理工作的工作質(zhì)量，降低由于工作人員的疏忽而出現(xiàn)的檔案管理工作混亂問(wèn)題。

（三）信息化文書(shū)檔案管理工作可以促進(jìn)資源共享

資源共享是信息化時(shí)代的一大特點(diǎn)，改變傳統(tǒng)的媒介傳播機(jī)制是應(yīng)用信息技術(shù)最大的優(yōu)勢(shì)。信息化文書(shū)檔案管理工作可以借助網(wǎng)絡(luò)通道實(shí)現(xiàn)資源的共享，不再需要進(jìn)行專門(mén)的檔案文件運(yùn)輸，極大地節(jié)約了運(yùn)輸成本和時(shí)間，還能夠提高文書(shū)檔案管理工作的保密性。因此，管理部門(mén)要加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)建立工作的重視力度，盡快實(shí)現(xiàn)管理工作與社會(huì)的接軌，實(shí)現(xiàn)資源的共通、互享。

三.信息時(shí)代下文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案管理部門(mén)缺乏對(duì)信息化管理的重視力度

文書(shū)檔案管理工作在檔案管理中占據(jù)著較大的比例，因此開(kāi)展好文書(shū)檔案管理工作是非常有必要的，利用信息化技術(shù)提高文書(shū)檔案管理工作的效率是時(shí)代發(fā)展的方向，然而大多數(shù)的檔案管理中并沒(méi)有真正運(yùn)用到信息化技術(shù)，對(duì)信息化管理的模式缺乏認(rèn)識(shí)，有的管理部門(mén)甚至對(duì)信息化管理產(chǎn)生排斥情緒，非常不利于信息化文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。傳統(tǒng)的管理模式仍舊是開(kāi)展管理工作的中流砥柱，落后的管理觀念和管理思路對(duì)于信息化文書(shū)檔案管理工作的推廣造成嚴(yán)重的阻礙，出現(xiàn)的一系列問(wèn)題也一直得不到有效解決。因此，文書(shū)檔案管理部門(mén)一定要加大對(duì)信息化管理的重視力度，提高管理工作的效率。

（二）信息化文書(shū)檔案管理工作的使用程度不高

雖然大多數(shù)的檔案管理部門(mén)添置了關(guān)于信息化管理工作的機(jī)器設(shè)備來(lái)滿足開(kāi)展信息化管理的工作需要，但是管理工作人員的工作觀念仍舊是以傳統(tǒng)的管理模式為主，在使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備時(shí)只是通過(guò)應(yīng)用部分信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并沒(méi)有發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢(shì)，使得大多數(shù)的管理工作人員認(rèn)為信息化文書(shū)檔案管理并沒(méi)有所期待的高效率，慢慢喪失對(duì)信息化管理的深入學(xué)習(xí)和理解，導(dǎo)致管理部門(mén)放棄采用信息化技術(shù)開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作。工作人員對(duì)信息化技術(shù)的不熟悉使得工作的流程變得復(fù)雜，還容易由于操作失誤使前面所有的準(zhǔn)備工作都付諸流水，反而影響文書(shū)檔案管理工作的正常進(jìn)行。

（三）管理工作人員缺乏對(duì)信息化文書(shū)檔案管理工作的保密意識(shí)

文書(shū)檔案屬于單位的機(jī)密，一般情況下除了工作人員是不能夠隨意對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理的。信息化技術(shù)應(yīng)用到管理工作中平臺(tái)的共享特點(diǎn)直接影響檔案的保密程度，文書(shū)電子檔案很容易被一些不法分子利用黑客技術(shù)肆意對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行篡改，使得文書(shū)檔案管理的真實(shí)性被破壞，影響單位對(duì)該員工的評(píng)價(jià)，降低單位的威信，然而，如果過(guò)于提高管理工作人員對(duì)信息化文書(shū)檔案管理工作的保密意識(shí)就會(huì)使得資源的共享發(fā)展受到阻礙，與傳統(tǒng)的管理模式?jīng)]有任何區(qū)別，不能夠提高管理工作效率。

四.信息時(shí)代下文書(shū)檔案管理工作改革與創(chuàng)新的具體策略

（一）加大對(duì)信息化文書(shū)檔案管理工作的重視力度

信息時(shí)代下文書(shū)檔案管理工作改革和創(chuàng)新首先要做到的就是加大信息化工作的重視力度，只有管理部門(mén)能夠認(rèn)識(shí)到信息化的重要性才能夠使得后續(xù)的工作開(kāi)展。現(xiàn)代化的信息管理理念是文書(shū)檔案管理工作中必須借鑒的，只有管理理念與管理技術(shù)相結(jié)合才能夠提高管理工作效率。信息化管理工作能夠有效提高文書(shū)檔案管理工作效率，要不斷對(duì)管理方式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，使信息化管理技術(shù)能夠緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，加大對(duì)相關(guān)設(shè)施的資金投入，提高管理部門(mén)的硬件設(shè)備，逐步使得管理工作的效率得到提高。

（二）建立信息化文書(shū)檔案管理工作平臺(tái)

文書(shū)檔案管理工作不僅僅是檔案的保存，更重要的是能夠合理使用檔案，發(fā)現(xiàn)檔案背后的價(jià)值信息，對(duì)單位的發(fā)展提供實(shí)質(zhì)性幫助。建立信息化文書(shū)檔案管理工作平臺(tái)就能夠?qū)n案內(nèi)容進(jìn)行信息化、數(shù)字化處理，深入發(fā)掘有價(jià)值的信息，加快管理工作的步伐。專業(yè)化的平臺(tái)的主要任務(wù)就是對(duì)檔案信息的收集、處理、分析，發(fā)現(xiàn)管理工作中出現(xiàn)的紕漏，提高文書(shū)檔案管理工作效率，促進(jìn)檔案信息的共享和使用。平臺(tái)的構(gòu)建中除了共享也要做好保密工作，可以使用專門(mén)的保密系統(tǒng)，只有管理人員才能夠進(jìn)入平臺(tái)進(jìn)行信息的梳理、更改，單位的其它人員只能夠?qū)n案信息進(jìn)行查詢，不屬于單位內(nèi)部的人員是沒(méi)有訪問(wèn)文書(shū)檔案管理平臺(tái)的權(quán)限的。

（三）定期對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)

時(shí)代的快速發(fā)展使得信息技術(shù)在不斷進(jìn)行更新、補(bǔ)充，只有掌握最新的信息化管理知識(shí)才能夠使得管理工作一直處于時(shí)代的前沿，才不會(huì)被時(shí)代所淘汰，因此，管理部門(mén)一定要定期對(duì)文書(shū)檔案管理工作人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，讓每一個(gè)工作人員都能夠掌握最新的信息化管理知識(shí)。管理工作人員要摒棄傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作理念，認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，提高自身的技術(shù)能力水平，從而滿足管理工作的實(shí)際需求。

五.結(jié)語(yǔ)

分析信息時(shí)代下文書(shū)檔案管理工作改革與創(chuàng)新對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展具有非常重要的意義，在本文當(dāng)中筆者結(jié)合自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)信息時(shí)代下文書(shū)檔案管理工作改革與創(chuàng)新的具體策略進(jìn)行了簡(jiǎn)略的論述，旨在促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

王泓嫻（1963-），女，漢族，河南省信陽(yáng)市羅山縣人，曲靖師范專科學(xué)校中文專業(yè)畢業(yè)，現(xiàn)在曲靖市房地產(chǎn)管理局辦公室工作