信息化等新技術(shù)對資料材料管理的影響研究

梁琰琰

摘 要：作為科技與信息迅猛發(fā)展的21世紀，網(wǎng)絡(luò)科技影響著當今社會的經(jīng)濟、文化等各方面，人們的生活方式和思維方式也有著深刻的影響。檔案管理作為興起的產(chǎn)物，對科技與信息的發(fā)展具有重要的作用，尤其是電子檔案，而機遇和不足同時存在，如何有效改善我國檔案管理工作就成為一大難題。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；

隨著信息技術(shù)的急速發(fā)展，傳統(tǒng)模式的檔案管理已經(jīng)跟不上當今社會數(shù)字化檔案管理的步伐，電子檔案已經(jīng)逐步滲透在檔案管理中，在信息化條件下如何改進檔案管理工作成為了檔案工作者面臨的新課題。

1 檔案信息化管理建設(shè)的背景

作為一種重要的傳播媒介的檔案，是信息與載體的結(jié)合，它使得人類智力成果與文化有效傳承，同時也記錄著人類在日常生活以及工作上的發(fā)展歷程，是人們一筆珍貴的財富。而檔案管理的信息化建設(shè)則是對檔案進行有效的信息化管理。我們知道，傳統(tǒng)意義上的檔案多數(shù)是以紙質(zhì)為主要媒介，但是檔案的信息量巨大，工作又極其瑣碎，需要大量的人力物力，而且一般檔案存放數(shù)量很多、效率也低。更重要的一點是，紙質(zhì)的檔案因為天氣、保管條件差等原因很難長期保存，要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化[1] 。

2 檔案管理信息化的意義

首先，檔案管理的信息化，使得檔案管理工作變得更高效進行，大大的提高了檔案信息的歸檔和數(shù)據(jù)錄入、檢索、分析和利用等方面的能力，跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，效率得到了提高；其次，檔案管理不管是空間占用上還是時間跨度都是一項復雜的過程，也就要求檔案管理工作的準確性，而檔案信息化而大大提高了檔案資源的精確性，對于檔案資源的全面、有效利用有著極其重大的影響；最后一點則是提高了檔案資源的利用率，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因天氣以及保存條件不佳不能長久保存，而信息化的檔案管理則將這一缺點改善，更是有了計算機儲存系統(tǒng)、云片儲存等多種方式存儲信息的方式，不僅使得儲存的容量更大，而且同一份資源檔案可以對其進行多次復制、轉(zhuǎn)移操作，一方面，檔案資源的流失問題得以解決，另一方面，檔案資源也可以永久存儲，人類智慧也可以不斷傳播與傳承。

3 檔案信息管理存在的問題

3.1 檔案信息的標準太多，無法不統(tǒng)一

我們知道，檔案資源管理的信息化是由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子化檔案轉(zhuǎn)變的過程，但是紙質(zhì)檔案的信息分類自有它自己的一個章程，直接轉(zhuǎn)化為電子檔案會有所不妥，而且不同的部門有著自己的詳細分類，而由此產(chǎn)生的檔案則是不計其數(shù)的，比如社會保障局、水利管理局等，他們有著自己的行業(yè)標準，因此對整體資源信息檔案的整合就變得很繁瑣；還有，檔案資源的信息化管理是一項很復雜的工程，各方各面都需要考慮妥當，還要結(jié)合當?shù)氐胤降男再|(zhì)與特色文化進行有效利用與規(guī)劃，但就我國目前檔案管理信息化過程來看，資源共享以及各地區(qū)的協(xié)調(diào)合作還有待提高。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)要求需要提高

實際上，檔案管理這一塊的技術(shù)含量并不高，知識比較耗費人力物力，但是有些牽扯到專業(yè)文獻的檔案就需要有較高層次的文化水平，目前對檔案資源的管理依舊是延續(xù)之前的模式，由經(jīng)驗豐富的老師傅去帶招收的一些工作人員來管理檔案，一般是邊學習邊工作的模式，但是工作較公務(wù)員性質(zhì)的工作不穩(wěn)定，待遇也是馬馬虎虎，很難留住人；再有如果由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息化檔案管理模式，根本沒有這方面的人才可以使用，當時管理紙質(zhì)檔案的人員還都是半路出家的狀態(tài)，更別說對檔案工作很熟悉了，這就給檔案信息化管理工作帶來了很大難處。

3.3 信息安全技術(shù)不夠完善，資金短缺

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也漸漸走進人們的平時生活中，電子檔案管理也逐漸被人們接受，但檔案信息的安全性又成為一大難題。因為當代檔案資源的信息化管理都是以計算機和互聯(lián)網(wǎng)為媒介，采用軟盤或者硬盤、云虛擬儲存等方法對電子信息檔案進行收集、整理、儲存一系列工作，因此安全性要求很高，而一旦電腦或計算機軟件中了病毒，或者被其他黑客入侵，那么檔案資源信息很可能會被竊取，甚至偽造一些并不存在的信息，這樣的話會對社會產(chǎn)生極大的危害，當代社會下，還需要對檔案信息技術(shù)的安全問題不斷改進、完善；再者，依托于網(wǎng)絡(luò)的檔案管理的信息化建設(shè)是離不開網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的，而那么多的先進儀器設(shè)備、技術(shù)和能夠操作這些設(shè)備的高素質(zhì)人才[2] ，需要一筆很大的財政支出，這對我國當前國情來說，政策投入還有所欠缺。

4 關(guān)于建設(shè)檔案管理信息化的措施

4.1 做好整體的統(tǒng)籌規(guī)劃

紙質(zhì)檔案漸漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒瘷n案，是人工工作到計算機工作的的過度，應(yīng)該是國家或下面省市建立一套穩(wěn)定、標準的國家數(shù)據(jù)庫數(shù)字庫，整理時把檔案按類型進行有效規(guī)范化工作，制定出一個行之有效的標準，以后其他的檔案都按照這個標準來執(zhí)行，分類后的檔案載按照專業(yè)的門類進行統(tǒng)一的細化，這樣檔案資源的管理就會比較系統(tǒng)，有規(guī)律，找尋資料也很容易；也可以在國家建立國家信息資源庫的情況下，其他省市按自己省市區(qū)的發(fā)展規(guī)劃以及具體情況建立與之相對應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫；與此同時，要切實做好檔案管理信息化建設(shè)的設(shè)備設(shè)施以及技術(shù)的投入，保證資金來源，為后續(xù)檔案管理工作提供堅實的基礎(chǔ)。

4.2 制定合理的檔案管理制度

為了切實做好檔案資源的信息化管理，需要建立規(guī)范有效的管理制度。第一，逐步完善檔案信息管理的辦事流程以及相關(guān)的技術(shù)業(yè)務(wù)，做好檔案資源信息化管理的基礎(chǔ)；第二，對一些電子版文件與檔案，為確保其完整與安全性可采取必要的安全措施，比如制定一套統(tǒng)一的檔案管理標準，即檔案的收集采取、整理、后續(xù)使用等流程，后期檔案都按這個標準去做，否則每個部門都有自己的標準制度，自成一派，檔案管理工作就會暴露出資源無法共享的弊端；同時，做好檔案資源信息管理的安全工作，對檔案信息的一系列流程采取有效的監(jiān)督保密工作，確保檔案信息的安全性。

4.3 注重對檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案的信息化管理是以網(wǎng)絡(luò)電腦為依托，從檔案資源的采集到后續(xù)信息利用都是通過網(wǎng)絡(luò)計算機完成的，因此也對檔案管理者提出了較大要求，不僅要熟知檔案信息的特征明細，以及檔案信息的采集、分析、存儲、檔案的建檔、歸檔、保存等方面的專業(yè)知識，還要掌握一定的電腦基礎(chǔ)知識以及基本的網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)防知識，有責任心、保密性良好 、有職業(yè)道德，切實做好檔案管理工作。首先，加強對檔案工作人員的責任心、素質(zhì)以及安全意識的培養(yǎng)，思想道德有過關(guān)；其次，對檔案管理人員要進行專門的培訓，不僅僅是檔案的整理工作，還要詳細知曉檔案管理信息化的過程；最后制定出檔案管理人才的培養(yǎng)制度，培養(yǎng)融檔案知識、計算機管理知識、信息安全等知識于一體的高端人才。另外，檔案管理人員還應(yīng)該在做好本職工作的同時，也要不斷學習，積極參與檔案信息化管理的有關(guān)培訓，不斷豐富自己的專業(yè)知識，提高自身工作水平，提高檔案管理人員信息化工作技能[3] 。

5 結(jié)語

檔案的信息化管理工作是一個很漫長的過程，帶給人們諸多便利，但是在此過程中，也有各種各樣的挑戰(zhàn)，我們要切實研究出改善這些問題的有效措施，促進我國的檔案管理信息化工作的有效進行。

參考文獻

[1]關(guān)媛瑞.淺談大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理[J].中國管理信息化，2016，19（20）：179-179.

[2]馮興蘭.淺談大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理信息化[J].菏澤學院學報，2016，38（3）：138-139.

[3]張譯之.試論大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作[J].中國科技縱橫，2015（12）：37-37.