事業(yè)單位文書檔案管理探討

林新蘭

【摘要】目前，事業(yè)單位文書檔案管理中存在不規(guī)范的問題，很多單位不重視文書檔案的管理，存放比較混亂，管理也不嚴(yán)格，在這種情況下需要盡快改進(jìn)管理工作，更好地服務(wù)大眾。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；事業(yè)單位；管理

事業(yè)單位的文書檔案記錄著本單位的發(fā)展歷程，是事業(yè)單位在發(fā)展中需要參照的規(guī)則依據(jù)，文書檔案的管理在性質(zhì)上是一種事業(yè)單位的服務(wù)性質(zhì)的工作，在我國事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中，體制改革逐漸深入，對文書檔案的管理工作也提出了越來越多的新要求，改善原來的不規(guī)范、無序化的管理狀態(tài)，為文書檔案的使用提供更加便捷的服務(wù)，為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供支持。

一、事業(yè)單位進(jìn)行文書檔案管理的意義

（一）為國家事務(wù)的管理提供依據(jù)。事業(yè)單位在進(jìn)行每項(xiàng)有意義的活動(dòng)時(shí)都會進(jìn)行文字記錄，單位內(nèi)部發(fā)生的人員調(diào)動(dòng)也都會成為文書檔案的一部分。這些文書檔案的記錄可以為日常的工作提供幫助，也可以為登記管理部門或者上級監(jiān)督部門在對事業(yè)單位進(jìn)行檢查時(shí)提供證據(jù)。我國事業(yè)單位的文書檔案是在統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上分區(qū)存放的，工作人員有責(zé)任定期對文書檔案進(jìn)行整理、維護(hù)，確保存放的完整和安全性，使其在被利用時(shí)查找方便，不會出現(xiàn)遺漏和殘缺。我國社會經(jīng)濟(jì)、政治的發(fā)展離不開事業(yè)單位體系的存在，它具有不可取代的實(shí)際意義。事業(yè)單位的文書檔案是國家檔案的組成部分，文書檔案的管理就是國家資料的管理。

（二）為社會人民提供相關(guān)服務(wù)。事業(yè)單位的本職工作就是服務(wù)人民，事業(yè)單位所扮演的角色在現(xiàn)代社會的發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。文書檔案清楚完整地將事業(yè)單位的工作業(yè)務(wù)等活動(dòng)記錄了下來，包括資金流動(dòng)、銀行賬戶管理、下屬單位工作成果等事項(xiàng)，這些事件的詳盡記錄在以后的事業(yè)單位工作中會被陸續(xù)翻閱使用，為社會經(jīng)濟(jì)、政治等方面的活動(dòng)提供具有歷史價(jià)值的重要信息，方便對相關(guān)工作記錄的查詢，為社會民眾提供更加方便快捷的服務(wù)，提高事業(yè)單位的工作效率。

二、事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)存不足

（一）在文書檔案的管理上認(rèn)識不足?，F(xiàn)階段，大部分事業(yè)單位對文書檔案管理工作不夠重視，并未建立專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)文書檔案管理，而是由科技、財(cái)務(wù)等部門來自行管理組織內(nèi)部所產(chǎn)生的文書檔案。他們本身不具備文檔管理的專業(yè)知識，難免會出現(xiàn)一些工作上的失誤。有的員工因?yàn)楣ぷ髂晗掭^長就出現(xiàn)了職業(yè)的懈怠，在工作中失去了熱情，只是機(jī)械地重復(fù)檔案的整理工作，在有人需要使用相關(guān)資料時(shí)才開始在混亂的檔案中查找，有文書檔案需要入庫存放，就隨便塞在某個(gè)角落，這種工作熱情動(dòng)力的缺失非常容易造成文書檔案管理的失誤，從而影響事業(yè)單位正常工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，增加了工作量降低了工作效率。

（二）文書檔案管理制度不完善。文書檔案管理工作絕不僅僅是把文書歸類存放這么簡單的工作，它是按照一定的原則與要求，將文書進(jìn)行分類、組卷、編目、歸庫以便日后查詢、提取的系統(tǒng)管理過程。在進(jìn)行存放之前，文書檔案需要首先進(jìn)行前期的整理，按照不同時(shí)間、不同內(nèi)容、不同保存年限等形式進(jìn)行分類，有的需要永久保存，有的資料則具有存放年限，所以在整理過程中這些細(xì)節(jié)部分都需要進(jìn)行記錄和分類，需要按照科學(xué)的方法進(jìn)行設(shè)計(jì)存放管理，不能馬虎。隨著現(xiàn)代信息科技的發(fā)展，電子化的存儲手段逐漸流行起來，在實(shí)際操作中很大一部分事業(yè)單位依然延續(xù)使用人工管理，不僅手續(xù)繁復(fù)，也不利于工作效率的提高，阻礙事業(yè)單位的與時(shí)俱進(jìn)與資源共享，無法將文書檔案進(jìn)行最大程度的價(jià)值利用。

三、事業(yè)單位文書檔案管理的有效措施

（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)管理。鑒于目前事業(yè)單位文書檔案管理工作過于松散的現(xiàn)狀，單位內(nèi)部必須建立檔案室來負(fù)責(zé)文書檔案管理工作，進(jìn)而對文書檔案進(jìn)行集中、統(tǒng)一管理。對于文書檔案管理環(huán)節(jié)中的各項(xiàng)工作進(jìn)行明確的分工，對事業(yè)單位的整體文件資料進(jìn)行綜合管理，分工合作，提高辦事效率。在管理強(qiáng)化的同時(shí)也應(yīng)該不斷提升每個(gè)員工對文書檔案重要性的認(rèn)識，可以開設(shè)一個(gè)專題會議，對文書檔案的性質(zhì)進(jìn)行全面的說明，提高重視，對檔案管理工作人員的工作效果進(jìn)行評估，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的不足之處，形成職責(zé)明確、認(rèn)真仔細(xì)的管理工作氛圍。

（二）提高文書檔案的信息化水平。由于文書檔案的管理工作在事業(yè)單位一直得不到相應(yīng)的重視，所以它的發(fā)展速度比較緩慢，管理方式自然比較落后，很多情況下都是手工進(jìn)行檔案的整理、歸檔，工作繁雜，在文件資料的查詢上也比較浪費(fèi)時(shí)間。網(wǎng)絡(luò)信息化的到來為文書檔案提供了一種新的管理形式，將文書檔案的相關(guān)名稱、日期等內(nèi)容統(tǒng)一輸入電腦里，建立一個(gè)網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫，只要搜索相關(guān)的關(guān)鍵字就可以找到相關(guān)的資料信息，還可以通過網(wǎng)絡(luò)的鏈接閱讀資料的內(nèi)容，另外，這種文檔信息化的改變還需要對員工的技術(shù)操作能力進(jìn)行培訓(xùn)，建立文書檔案整理人員建檔、歸檔的正確認(rèn)識，實(shí)現(xiàn)文書檔案的電子化管理，提高文檔資料的共享性，更便捷地為人們提供查詢和提取資料等服務(wù)。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位的文書檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，改變過去傳統(tǒng)的不規(guī)范的管理形式，提高文書檔案管理人員的相關(guān)知識與專業(yè)素質(zhì)，從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，積極推動(dòng)文書檔案管理工作的進(jìn)步，不斷進(jìn)行探索創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)據(jù)化管理，提高在文書檔案管理中的工作效率，在事業(yè)單位工作中發(fā)揮更加重要的作用。

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