如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

賈春麗

【摘要】本文就機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足展開分析，并對推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的策略進(jìn)行了詳細(xì)論述，希望論述內(nèi)容能夠為相關(guān)業(yè)內(nèi)人士帶來一定啟發(fā)。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理工作；公文制發(fā)

雖然長期以來我國事業(yè)單位始終對檔案管理工作高度重視，但受檔案數(shù)量不斷增多、檔案管理時間不斷延長的影響，近年來我國很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作暴露出了不少問題，管理方式陳舊、認(rèn)識水平不足均屬于這類問題的代表，為了從根本上解決相關(guān)問題，本文就推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化展開具體研究。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足

考慮到我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在不足且涉及范圍較廣，本文僅對其中代表性較強(qiáng)的不足進(jìn)行簡單介紹。

（一）管理方式陳舊。雖然近年來我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作實現(xiàn)了信息化升級，但很多機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作卻仍殘留著過去的痕跡，這種痕跡在檔案資源開發(fā)利用欠缺、不按法定程序擅自銷毀應(yīng)歸檔保存文件資料等方面均有著較為直觀的體現(xiàn)，檔案管理工作的有效性自然會受到這類情況的嚴(yán)重影響。

（二）認(rèn)識水平不足。認(rèn)識水平不足同樣屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在的不足之一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、員工將檔案管理工作視作后勤類工作便是這一不足的主要表現(xiàn)，這種情況的出現(xiàn)主要是由于檔案管理工作不能凸顯工作成績、不能帶來實際利益，這一認(rèn)知下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門多由水平差、將近退休的員工組成，檔案管理積極性降低、檔案填寫敷衍了事等問題也很容易因此出現(xiàn)。

二、推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的策略

結(jié)合檔案管理工作不足的論述，本文提出四方面推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的策略。

（一）確保公文制發(fā)質(zhì)量。公文制發(fā)屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)性工作，這是由于公文本身屬于檔案的前身，因此公文制發(fā)水平直接影響檔案質(zhì)量，檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn)也直接受其影響。結(jié)合公文制發(fā)相關(guān)認(rèn)知，本文建議機(jī)關(guān)事業(yè)單位首先做好公文制發(fā)的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，保證公文用紙質(zhì)量、統(tǒng)一幅面尺寸規(guī)格、結(jié)合國家有關(guān)規(guī)定、采用橫寫排版、開展左側(cè)裝訂均屬于公文制發(fā)的關(guān)鍵內(nèi)容，由此機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn)將獲得有力支持。

（二）確定“以我為主”原則。在筆者的實際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，相近公文的重復(fù)、立卷組合的無序直接影響著檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化實現(xiàn)，而為了保證檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)檢索利用便捷化、安全完整化、檔案價值最大化，本文建議機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作確定“以我為主”的原則。具體來說，“以我為主”原則需要在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上圍繞以下三方面應(yīng)用：1.保證時效性。時效性指的是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中立卷歸檔的時效性，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須保證現(xiàn)行文件階段任務(wù)完成才能夠避免檔案管理無序、混亂問題的出現(xiàn)，避免未完成文件歸檔屬于這一環(huán)節(jié)工作的關(guān)鍵。2.明確歸檔重點(diǎn)、開展合理立卷分工。在“以我為主”原則的具體應(yīng)用中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要明確檔案資料的區(qū)分，這一區(qū)分需要圍繞內(nèi)容、形式、作用等方面開展，由此檔案的重復(fù)讀和信息冗余度將大幅下降，檔案的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理將由此提升檔案利用的效率和質(zhì)量。3.提高案卷質(zhì)量。案卷材料的完整與否直接影響檔案管理工作質(zhì)量，因此這一環(huán)節(jié)檔案管理人員需要關(guān)注立卷方法、案卷裝訂質(zhì)量問題的解決。

（三）規(guī)范著錄工作。著錄工作同樣影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展水平，因此本文建議相關(guān)單位從以下兩個方面加強(qiáng)這一環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量：1.規(guī)范著錄工作。隨著信息化手段成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成，信息化帶來的真實性與可靠性問題受重視程度不斷提升，因此工作人員必須按照《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定開展著錄工作，不同事業(yè)單位檔案管理部門還應(yīng)結(jié)合單位實際制定相應(yīng)著錄細(xì)則。2.統(tǒng)一分類號。計算機(jī)開展的檔案檢索多利用分類號，分類號的統(tǒng)一與否屬于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的重要指標(biāo)，因此本文建議檔案管理人員結(jié)合《中國檔案分類法》規(guī)定進(jìn)行分類號的統(tǒng)一，這一過程還需要高度關(guān)注分類審查力度的加強(qiáng)、不合理分類的糾正，最終實現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、前后標(biāo)引一致、同類文件標(biāo)引一致、以及工作人員的統(tǒng)一認(rèn)識，檔案管理工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化程度即可實現(xiàn)長足提升。

（四）理順管理體制。除了上述幾方面外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還需要在檔案管理體制方面予以高度重視，這種重視需要體現(xiàn)在員工選拔方面。具體來說，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要改變以往錯誤認(rèn)知，真正認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，由此挑選責(zé)任心強(qiáng)、能力強(qiáng)、工作嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯T工負(fù)責(zé)檔案管理工作，單位的檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化程度提升便能夠獲得更為有力支持。

三、結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化直接影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體工作的開展。而在此基礎(chǔ)上，本文涉及的確定“以我為主”原則、理順管理體制等具體內(nèi)容，則證明了研究的實踐價值。因此，在相關(guān)領(lǐng)域的理論研究和實踐探索中，本文內(nèi)容能夠發(fā)揮一定參考作用。

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