企業(yè)文書檔案的信息化管理探究

周萍

【摘要】在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)的文書檔案信息化管理對于企業(yè)競爭能力的提升有著重大作用，做好企業(yè)文書檔案信息化管理，才能滿足檔案信息完整性的要求，才能夠提升信息檔案的利用率，對于企業(yè)發(fā)展也可以提供歷史性的檔案資料。所以本文就企業(yè)文書檔案信息化管理進行探討，希望可以滿足企業(yè)發(fā)展需求。

【關鍵詞】企業(yè)；文書檔案；信息化；管理

企業(yè)文書檔案指的是企業(yè)在開展各項管理活動中形成的具有保存價值的信息記錄。在信息飛速發(fā)展的今天，無論是政府機關、企事業(yè)單位還是企業(yè)個人，都需要利用信息化的手段來開展文書檔案管理。這種基于計算機作為載體的管理方式相比傳統(tǒng)檔案管理存在檔案信息瀏覽方式快捷、檔案信息存儲量大以及檔案信息存儲周期長等諸多優(yōu)勢。但在具備多重優(yōu)勢的同時，企業(yè)文書檔案管理與利用依舊面臨巨大的挑戰(zhàn)。

一、企業(yè)文書檔案信息化管理，能夠提升文書檔案質量

信息化管理的不斷發(fā)展使得手工式的文書檔案管理已經(jīng)無法滿足時代的需求。文書資料是企業(yè)管理中的重點資源，為了提升文書檔案的信息化處理程度和工作效率，合理地存儲檔案和利用檔案資料，為查詢提速，節(jié)約檔案資料存放的空間，就需要開展文書檔案信息化管理。所以合理利用信息化的文書檔案管理，有利于企業(yè)文書檔案管理質量的全面提升。

二、企業(yè)文書檔案信息化管理的主要內容

在當今大數(shù)據(jù)環(huán)境下，無論是對于提升企業(yè)經(jīng)濟效益還是提升社會效益，開展企業(yè)信息化管理都有著重要的意義，其中包含了數(shù)字化管理和網(wǎng)絡化管理兩個方面。利用信息化管理就可以有效利用信息資源，推動企業(yè)健康、可持續(xù)發(fā)展下去。

（一）數(shù)字化管理。在傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理中，紙質是檔案的信息載體，需要做好針對性的記錄。但是傳統(tǒng)的模式下，對于文書檔案管理需要耗費檔案管理人員大量的時間，不但工作枯燥繁瑣，同時勞動強度較大。另外，因為錄入信息量過于龐大，這樣不但可能出現(xiàn)各種錯誤，同時也會影響用戶對信息的查詢，且檔案管理中需要大量的庫房才可以進行資料的存放。而在大數(shù)據(jù)信息化的管理模式下，電子計算機是其載體，在計算機方式之下開展檔案信息化的管理，不但可以節(jié)省人力物力與財力，同時還可以降低人員勞動強度，提升工作效率。其中，將原本的紙質檔案轉化成為數(shù)字檔案就是企業(yè)文書檔案管理的特點，同時也能建立數(shù)字信息化的檔案系統(tǒng)。

（二）網(wǎng)絡化管理。經(jīng)過計算機處理轉化之后，就可以利用網(wǎng)絡技術來開展文書檔案的信息化管理。當計算機聯(lián)網(wǎng)之后，經(jīng)過處理，數(shù)據(jù)就會直接形成不同范圍、不同層次以及不同區(qū)域的數(shù)據(jù)，在經(jīng)過細分之后，用戶可以快捷查詢數(shù)據(jù)，并且可以大幅度減少用戶數(shù)據(jù)查詢花費的時間。企業(yè)利用網(wǎng)絡化信息檔案的管理，可以滿足信息資源的共享以及用戶快捷查詢的需求。這對于企業(yè)發(fā)展有著重要意義。另外，企業(yè)文書檔案網(wǎng)絡功能主要包含了網(wǎng)絡檢索、網(wǎng)絡隔離、網(wǎng)絡分類、網(wǎng)絡復制等多個方面的內容。

三、企業(yè)文書檔案信息化管理的利用

經(jīng)濟的快速發(fā)展以及信息化技術的進步，信息技術讓企業(yè)面臨更大的挑戰(zhàn)與機遇。其中，在當前的信息環(huán)境之下，企業(yè)實施文書檔案信息化管理，對于提升企業(yè)的競爭優(yōu)勢，促進企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展有著重要的推動作用。相關人員需要增強對企業(yè)文書檔案信息化管理的研究力度，并且強調信息化方面的管理。這樣不僅可以滿足信息檔案管理利用效率的要求，同時也可以確保檔案的完整性和科學性，這對于企業(yè)發(fā)展也有著重要的推動作用。目前，主要是針對大數(shù)據(jù)環(huán)境下的企業(yè)文書檔案信息化管理利用進行合理的分析。利用信息化技術，不但能夠滿足用戶的需求，同時也可以推動企業(yè)的發(fā)展。

其中，企業(yè)文書檔案主要是為了提供更具價值的信息給用戶，文書檔案一般記錄了從企業(yè)創(chuàng)業(yè)初期階段開始一直到當前的各種經(jīng)濟活動，如人事管理、管理制度、財務管理、科研成果等多個方面。文書檔案主要保留了具有一定價值與意義的文書信息。所以企業(yè)文書檔案對于企業(yè)今后的決策以及對企業(yè)未來的發(fā)展都有著重要的參考價值。文書檔案可以滿足檔案化管理的需求，可以為客戶提供檔案服務。通過這一類文書檔案，就可以直接為用戶提供功能齊全的服務，這也是目前檔案信息化管理最主要的一種表現(xiàn)形式。另外，利用現(xiàn)代化的信息技術，不但可以滿足人力財力以及物力方面節(jié)約的要求，同時也可以方便用戶對于資料進行快速檢索、查閱以及復制等要求。

四、結語

總而言之，檔案管理工作在平時看起來不起眼，也不容易引起人們的注意，導致其經(jīng)常被忽視，但是我們卻不得不承認檔案工作是一項對于歷史負責、對于現(xiàn)實服務、對于未來提供依據(jù)的重要憑證。作為企業(yè)文書檔案管理人員，就應該認清楚信息化時代的要求，能夠積極開展企業(yè)文書檔案管理，并且在企業(yè)文書檔案管理過程中，應該不斷強化各個方面的管理，做好文書檔案管理的合理利用，這樣才能夠真正實現(xiàn)文書檔案的持續(xù)性進步，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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