淺談如何進(jìn)行信息化檔案管理

薛文敏

摘 要：檔案具有利用、參考、借鑒的價(jià)值，它是歷史的記錄，是文化的傳承，更是社會(huì)文明進(jìn)步的重要標(biāo)志。在信息時(shí)代的背景下，如何進(jìn)行有序、精準(zhǔn)、高效、保密的檔案管理是我們亟須思考的一個(gè)問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A收稿日期：2017-12-24

一、檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理缺乏創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新模式

在現(xiàn)代科技高速發(fā)展的今天，還是運(yùn)用老一套的檔案管理，僅僅對(duì)文件進(jìn)行登記、收集、整理、分類(lèi)、立卷、歸檔、入庫(kù)、轉(zhuǎn)遞、借閱等工作內(nèi)容，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)日后檔案調(diào)檔、利用、查詢(xún)、檢索工作會(huì)帶來(lái)極大的麻煩。

2.檔案管理者文化水平、工作態(tài)度等存在偏差

許多單位檔案管理者處于中老年時(shí)期，文化水平較低，缺乏使用高科技數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理、分析、維護(hù)的能力，同時(shí)也存在部分工作人員工作態(tài)度差、工作效率慢等問(wèn)題。

3.檔案信息化管理存在很大風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)，檔案資料分類(lèi)保管簡(jiǎn)單易行、計(jì)算與存儲(chǔ)功能強(qiáng)大、查詢(xún)與閱覽信息快捷直觀(guān)、在降低成本的同時(shí)提高工作效率與工作質(zhì)量，與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案有明顯的優(yōu)勢(shì)。但網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)、外部網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，不容小覷。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用會(huì)涉及檔案信息的泄密、檔案信息的丟失和篡改等問(wèn)題。

二、做好信息化檔案管理工作的對(duì)策

1.提高檔案管理人員的創(chuàng)新服務(wù)觀(guān)念

一是工作人員應(yīng)該通過(guò)各種途徑獲得檔案工作豐富的知識(shí)，并通過(guò)各種媒體獲得檔案管理的信息，提高檔案管理的法律意識(shí)。二是通過(guò)檔案的整理提高檔案的利用率，研究利用者信息利用的預(yù)測(cè)能力和利用率。三是要充分利用互聯(lián)網(wǎng)等信息手段提高服務(wù)質(zhì)量，給檔案使用者提供主動(dòng)、多元化、開(kāi)放型的服務(wù)，實(shí)行多形式、多渠道拓展服務(wù)方式可以有效提高服務(wù)質(zhì)量。建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，方便信息檢索，數(shù)據(jù)庫(kù)能有效實(shí)現(xiàn)眾多電子信息的儲(chǔ)存、分類(lèi)、檢索和查詢(xún)。只有與時(shí)俱進(jìn)的思維和不斷求變的發(fā)展意識(shí)，才能將檔案管理工作做得更好，給使用者提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

2.提高檔案管理者的信息化管理水平

一是檔案管理者必須具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。另外，管理者至少具有全日制大專(zhuān)畢業(yè)背景，并且具有耐心、熱情、積極的工作態(tài)度。二是通過(guò)與單位各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)議，制訂各階段需要存檔的數(shù)據(jù)和資料，并及時(shí)進(jìn)行登記、歸檔入庫(kù)，避免檔案重復(fù)、散雜、零亂，制訂并完善檔案管理制度，嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行，保證歸檔工作有序進(jìn)行。三是培養(yǎng)大數(shù)據(jù)分析的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，能有效避免擁有大量數(shù)據(jù)卻不懂?dāng)?shù)據(jù)分析的情況出現(xiàn)。四是開(kāi)發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)，每個(gè)單位都具有自身的特殊性，這就要求我們必須結(jié)合本單位實(shí)際及檔案建設(shè)特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)出一套符合我們自己數(shù)據(jù)的分析管理工具。

3.提高信息利用率

利用信息化進(jìn)行檔案管理，不僅僅可以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。雖然這種服務(wù)方式可以大大提高檔案管理的質(zhì)量和效率，但是我們也不能忽略網(wǎng)絡(luò)存在的風(fēng)險(xiǎn)和隱患。一是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全不斷更新加密技術(shù)，通過(guò)加密原有信息可以轉(zhuǎn)化成亂碼，并以亂碼的形式保存下來(lái)，這樣有效地防止檔案信息被破譯而造成的損失。二是不斷加強(qiáng)防寫(xiě)技術(shù)，利用該技術(shù)后，可以將檔案信息設(shè)置到一種“只讀”模式，在“只讀”模式的情況下，外界想對(duì)檔案信息進(jìn)行修改則無(wú)法實(shí)現(xiàn)。三是主機(jī)不能使用U盤(pán)、軟盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等存儲(chǔ)工具，避免計(jì)算機(jī)病毒入侵、泄密等問(wèn)題。四是加強(qiáng)機(jī)密檔案資料的安全管理，建立健全機(jī)密單杠安全管理制度，防止違規(guī)操作情況的出現(xiàn)。針對(duì)機(jī)密檔案采取單獨(dú)管理、重點(diǎn)管理的措施，設(shè)置專(zhuān)門(mén)管理人員，并定期對(duì)機(jī)密檔案進(jìn)行核查。五是增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)，做好內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)查詢(xún)權(quán)限及檔案?jìng)鬟f期間的管理，嚴(yán)格按審批登記制度執(zhí)行。

在信息化時(shí)代背景下，進(jìn)一步做好檔案理工作，檔案管理人才是關(guān)鍵，信息開(kāi)發(fā)使用技術(shù)是手段。因此各單位檔案管理部門(mén)要結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)行業(yè)及相關(guān)部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，共同努力推進(jìn)信息化檔案的有效管理。

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