電子檔案管理與檔案管理信息化建設(shè)

烏蘭格日樂

摘 要：電子檔案作為檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，對(duì)于提高信息化建設(shè)的規(guī)范性和可靠性有著十分重要的作用，能夠提高檔案處理的高效性。電子檔案對(duì)于各行各業(yè)都有十分重要的影響，但每個(gè)行業(yè)的檔案管理方式都不相同。本文從交通運(yùn)輸、醫(yī)療及教育領(lǐng)域三方面進(jìn)行分析，為電子檔案的建設(shè)與管理提供相應(yīng)建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；信息化建設(shè)；管理能力

中圖分類號(hào)：G72文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2018）02-0005-01

引言：檔案信息化建設(shè)主要就是轉(zhuǎn)變信息保存方式，將實(shí)體保存的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息保存，從而使得檔案信息保存更加安全、久遠(yuǎn)，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源合理利用，提高檔案管理能力。目前我國(guó)很多檔案管理部門都已經(jīng)實(shí)施檔案信息化管理方案，但是總體建設(shè)水平還較差，并且在建設(shè)過程中十分容易受到其他因素的影響，導(dǎo)致檔案管理能力降低。因此本文就要找出目前的檔案管理信息化建設(shè)中出現(xiàn)的問題并提出相應(yīng)的解決方案。

1.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異

1.1管存空間不一樣。傳統(tǒng)檔案一般都分類存放于檔案盒中，然后放置在檔案室進(jìn)行統(tǒng)一保存管理。而電子檔案的管理方式比較多樣化，一部分電子檔案是采用在線集中的方式，然后將電子文本轉(zhuǎn)移到具體的信息地址進(jìn)行管理；一部分是通過掌握其信息地址進(jìn)行管理與保存；還有一些是將電子信息保存到磁帶、光盤之中，然后在進(jìn)行統(tǒng)一管理。

1.2管理保存技術(shù)不同。傳統(tǒng)檔案對(duì)于保存環(huán)境有一定的要求，需要做好室內(nèi)的溫度、濕度以及防火等技術(shù)控制，這樣才能保證檔案保存的安全性。而電子檔案管理是通過技術(shù)手段進(jìn)行信息收集與管理，因此就會(huì)對(duì)電子信息管理技術(shù)有一定的要求。電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)明顯大于傳統(tǒng)檔案管理，但是在管理過程中電子檔案也比較容易受到磁場(chǎng)、污染等影響，并且電子計(jì)算機(jī)還會(huì)有病毒侵入的情況出現(xiàn)，硬件系統(tǒng)也需要定期升級(jí)更新與維護(hù)，這些都會(huì)影響到電子檔案的調(diào)取、識(shí)別等情況。

1.3檔案利用效能不同。傳統(tǒng)檔案保存的專題性及系統(tǒng)性特點(diǎn)都比較強(qiáng)，但是在提取檔案期間查找比較費(fèi)時(shí)間，時(shí)效性較低。而電子檔案抽取檔案就可以快速搜索提取，迅速的為使用者使用，并且電子檔案還可以使用在線傳輸?shù)姆绞絺魉停@樣就沒有了地域空間及時(shí)間的限制，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息數(shù)據(jù)共享，從而讓人們使用的更加方便快捷。

2.檔案工作信息化建設(shè)中電子檔案管理的應(yīng)用

檔案工作信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展衍生出來的產(chǎn)物，是全面運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)資源信息的采集，處置，管理，利用，為我們的工作、生活及國(guó)家服務(wù)。電子檔案管理集中了檔案工作信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，在實(shí)際應(yīng)用中必不可少。

2.1電子檔案管理在交通運(yùn)輸管理中的應(yīng)用：在交通運(yùn)輸管理中會(huì)涉及大量的資料信息，信息電子化就能幫助工作人員更加及時(shí)準(zhǔn)確的獲取信息，提高了交通運(yùn)輸信息數(shù)據(jù)的管理效率，更深入推進(jìn)了檔案工作信息化建設(shè)。例如：車輛管理，隨著人們物質(zhì)生活水平提升，購(gòu)買車輛的的人越來越多，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案后，存儲(chǔ)信息更加全面，檔案信息查詢上有了很大的便捷性，對(duì)于車輛的違規(guī)情況，年審情況等各地監(jiān)管部門可迅速提取信息；同時(shí)，電子檔案開放在相關(guān)平臺(tái)上，供車輛擁有者或駕駛?cè)瞬樵儾⒓皶r(shí)遵循交通管理?xiàng)l例處理車輛問題，大大提高了交通運(yùn)輸管理的協(xié)作性和效率。在針對(duì)交通運(yùn)輸檔案管理的需求中，科學(xué)合理的分類規(guī)則最為重要，根據(jù)資料的性質(zhì)，可以分類為：車輛基礎(chǔ)情況檔案，違規(guī)記錄檔案，道路監(jiān)控情況，案件檔案等，下面可具體設(shè)置對(duì)應(yīng)個(gè)人的信息，建立對(duì)應(yīng)分類模式，推進(jìn)完善交通運(yùn)輸檔案工作信息化建設(shè)的效果。

2.2電子檔案管理在醫(yī)療檔案管理中的應(yīng)用：醫(yī)院的檔案管理主要就是對(duì)于醫(yī)療案例及文獻(xiàn)的保存及管理，電子檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用能夠幫助醫(yī)護(hù)人員更加及時(shí)的調(diào)取檔案信息，使醫(yī)護(hù)人員更加及時(shí)準(zhǔn)確的確認(rèn)患者病情。人們?cè)趯?shí)際就醫(yī)過程中，不在同一地方看病的情況很多，醫(yī)療檔案信息化就顯得非常重要，對(duì)于有些疾病，醫(yī)生需要調(diào)用病人病史，正確判斷病人病情，規(guī)范的電子檔案管理手段，能及時(shí)查找并完整真實(shí)呈現(xiàn)病況記錄，否則有可能影響病人就醫(yī)甚至造成重大醫(yī)療事故。與此同時(shí)，建立規(guī)范的電子檔案管理制度，能讓醫(yī)療檔案信息建設(shè)工作穩(wěn)步前進(jìn)，避免在檔案信息化建設(shè)中隱私的泄露，這對(duì)于病人十分重要，在檔案管理中尤為需要重視。

2.3電子檔案管理在教育管理中的應(yīng)用：大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，學(xué)生的知識(shí)吸取，學(xué)校的教育手段有了翻天覆地改變，信息的大量涌入，對(duì)人才的綜合素質(zhì)要求也不斷在提高。教育中，我們的教學(xué)資料檔案從以往單一的課本，發(fā)展成現(xiàn)在多樣化的全息資源，主要集中表現(xiàn)為在信息化資料。如何管理好這些學(xué)習(xí)資源，提供給學(xué)生全面便捷的學(xué)習(xí)資料庫(kù)，需要完善的管理系統(tǒng)。目前，除了我們學(xué)校圖書館管理系統(tǒng)中應(yīng)用的電子檔案檢索查詢管理模式，還有學(xué)習(xí)資料的共享盤管理，包括共享內(nèi)容的上傳審核，下載使用等，以及相關(guān)內(nèi)容的分類辦法。

3.電子檔案管理的趨勢(shì)和方向

在信息化浪潮下，目前的現(xiàn)狀是計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的普及帶來電子檔案的普及，涉及各行各業(yè)各個(gè)領(lǐng)域，形式豐富多樣，信息化基本的大環(huán)境和設(shè)備已形成。作為信息化的重要內(nèi)容載體，檔案信息化建設(shè)的工作日趨重要，電子檔案信息化技術(shù)水平和管理水平很大程度影響到各行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展能不能跟上時(shí)代的進(jìn)步需求。在檔案管理的技術(shù)和方式不斷迭代更新的趨勢(shì)下，信息的收集，存儲(chǔ)，提取，使用越來越快捷方便且智能化，最終都是為了更好服務(wù)社會(huì)。

4.結(jié)語

在目前大數(shù)據(jù)的影響下，出現(xiàn)了各種高端信息技術(shù)，例如物聯(lián)網(wǎng)、云端、數(shù)據(jù)庫(kù)等，這些都為電子檔案的建設(shè)提供了方便。電子檔案管理在我國(guó)已有較明確的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，但是還需要根據(jù)時(shí)代的不斷發(fā)展變化，進(jìn)一步完善相關(guān)法律法規(guī)。面對(duì)如此大的社會(huì)需求，對(duì)于檔案管理人員也提出了更高的要求，需要檔案管理人員不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)及技術(shù)，為電子檔案管理提供更加有力的技術(shù)支持。

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