檔案信息化建設(shè)的意義及路徑研究

摘 要：隨著我國無紙化進(jìn)程的推進(jìn)，除了辦公無紙化，檔案信息的建設(shè)也朝著無紙化發(fā)展。那么對檔案的信息化和無紙化發(fā)展是否是檔案發(fā)展的最優(yōu)辦法？本文就檔案信息化建設(shè)的意義和路徑展開討論，分析檔案的信息化建設(shè)的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；意義；方法

引言

檔案信息化是近年來呼聲較高的一種存檔方式。它具有便捷、易找尋、易儲存、易傳播等多方面特點(diǎn)，不同于傳統(tǒng)的檔案保存，它是社會發(fā)展下來能夠完全適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代的全新的數(shù)據(jù)保存方式。在實(shí)際的發(fā)展過程中，檔案信息化建設(shè)也不是順風(fēng)順?biāo)?，檔案信息化建設(shè)在當(dāng)今時代仍然任重道遠(yuǎn)。

1 檔案信息化與傳統(tǒng)檔案信息的保存

1.1傳統(tǒng)保存方式

傳統(tǒng)保存方式往往采用紙質(zhì)方式保存，這樣的保存方式是通過每個人手寫登記隨后印刷成紙質(zhì)再裝進(jìn)檔案進(jìn)行保存的方法。這樣的保存方式從蔡倫造紙開始已經(jīng)被應(yīng)用了兩千多年。雖然歷史悠久，但是隨著時代的變遷，傳統(tǒng)的保存方式弊端已經(jīng)逐漸顯露。諸如難以找尋，難以攜帶的缺點(diǎn)，已經(jīng)無法適應(yīng)我國飛速發(fā)展的腳步。除了少數(shù)陳年數(shù)據(jù)無法實(shí)際錄入，大部分的數(shù)據(jù)已經(jīng)全部朝著無紙化發(fā)展，最典型的就是學(xué)信網(wǎng)上學(xué)歷檔案的云儲存。

1.2檔案信息化

檔案信息化是指將傳統(tǒng)的文字檔案進(jìn)行整理或掃描到電腦上，并通過互聯(lián)網(wǎng)將這些文字信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字或代碼信息上傳然后進(jìn)行儲存的一種新型方式。這樣的方式被廣泛應(yīng)用到圖書室檔案管理、教育部學(xué)歷管理和辦公室的檔案建設(shè)當(dāng)中去。[1]它最典型的優(yōu)點(diǎn)就是無時無刻以數(shù)據(jù)形式存在你身邊，當(dāng)你需要打印論文的時候只需打開電腦或手機(jī)，連接打印機(jī)即可隨時隨地獲取你想要的檔案。而不用千里迢迢將檔案從老家郵回手里。既提高了效率，又方便了數(shù)據(jù)的保存。

2 檔案信息化的意義

2.1 適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代

第三次科技革命之后，人類從電氣時代進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)信息時代。每天全球的上億條信息都在互聯(lián)網(wǎng)無形的數(shù)據(jù)庫中傳輸。也正是因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)時代的到來，我們的辦公效率和科技的進(jìn)步更加飛快。對中國來說，互聯(lián)網(wǎng)時代是促進(jìn)國家騰飛的一個重要時代，能夠加快我們朝著中國夢和小康生活進(jìn)步。而這些進(jìn)步依賴的就是數(shù)據(jù)的迅速傳輸，只有達(dá)到數(shù)據(jù)的傳輸，才能提高工作和辦公效率。[2]無論是寫字樓里低頭打字的白領(lǐng)還是科研室里學(xué)術(shù)研究和學(xué)術(shù)論文的產(chǎn)生，都依賴著數(shù)據(jù)在身邊的傳輸。在過去的生活中，想要查找資料一定要費(fèi)時費(fèi)力的到檔案室閱覽室翻閱，而如今只需要簡單的移動設(shè)備連著著WI-FI或3G-4G，就可將千萬數(shù)據(jù)握在手中。檔案信息化的意義也在于此，它能夠迅速展示所有檔案，在選取和搜索的過程中帶來的效率是順應(yīng)我們快節(jié)奏的發(fā)展時代的，這對于加速國家進(jìn)步和發(fā)展也有著重要的推動意義。

2.2 對計(jì)算機(jī)復(fù)合型人才的培育

隨著檔案信息化的進(jìn)步，越來越多的檔案室將加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫維護(hù)，這樣的維護(hù)需要的是具有計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。并且檔案信息化的建設(shè)中將會提供更多的相似崗位，這些崗位能夠吸納更多的人才，對于每年畢業(yè)的大學(xué)生來說，這也是鍛煉自己滿足生活的方式方法和手段。并且將會這些崗位將會用于培養(yǎng)技術(shù)型人才，這對推動我國互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)有著極為重要的作用。無論是那個方向的人才都會出現(xiàn)層次上的漏洞，我們要做到的就是在進(jìn)程中補(bǔ)全這樣的漏洞，為檔案信息化的建設(shè)，提供更有效的人力資源。

2.3 推動我國無紙化進(jìn)程

在過去，擁有一本書甚至學(xué)富五車被人們敬重和羨慕，但現(xiàn)在，我們更多提倡的是知識的富有程度而不是書籍的富有程度。文字的載體已經(jīng)不在僅僅是紙，它可以是word文檔，可以是txt文本，各種的電子格式都能夠?qū)⑽淖忠蛔植徊畹挠涗浐捅４嫦聛?。[3]當(dāng)今世界的潮流是對于數(shù)據(jù)的信息化處理，檔案也不例外。雇傭大量的人員對檔案室進(jìn)行維護(hù)，還要浪費(fèi)場地進(jìn)行保存已經(jīng)不是我們所推崇的，笨重的時代已經(jīng)過去，新的無紙化、信息化過程才是適應(yīng)時代潮流的發(fā)展方式。一個手機(jī)可承載的檔案數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過十個檔案閱覽室，而在數(shù)據(jù)被如此需要的今天，檔案信息化建設(shè)的意義是非常遠(yuǎn)大的。

3 檔案信息化的路徑

在檔案信息化的建設(shè)過程中，我們不可能達(dá)到全國統(tǒng)一進(jìn)行，原因是我國的各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展不一，像北京、上海這樣的城市已經(jīng)全面進(jìn)入無紙化時代，而在偏遠(yuǎn)的山區(qū)，很多孩子對于紙的渴望還是非常強(qiáng)烈。因此在推行檔案信息化的過程中我們要根據(jù)情況因地制宜，輕重緩急應(yīng)當(dāng)分的清楚而不應(yīng)該盲目的在全國范圍內(nèi)推動檔案信息化的建設(shè)。

另一方面，由于現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)人才緊缺，對檔案信息的維護(hù)也相當(dāng)薄弱，很容易造成數(shù)據(jù)泄漏等方面的問題。每年全球因數(shù)據(jù)泄漏而導(dǎo)致的危機(jī)事件都數(shù)不勝數(shù)，但我國大部分的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)人才更多傾向的是軟件設(shè)計(jì)和編程。[4]因此我國應(yīng)當(dāng)提升在檔案信息化建設(shè)中技術(shù)型人才的福利待遇，吸引更多的人才投入我國的檔案信息化建設(shè)。

并且檔案信息化建設(shè)中人員的素質(zhì)也是參差不齊的，稍有不慎易造成檔案信息的遺失和遺漏。因此在對人員的錄取和培訓(xùn)中都應(yīng)當(dāng)相當(dāng)重視對綜合素質(zhì)的評定，不能但從擁有技術(shù)就忽略素質(zhì)可能會對檔案信息的安全帶來的弊端。

當(dāng)然，檔案信息化建設(shè)也應(yīng)當(dāng)爭取部門的同意，我們不能一昧的推崇對檔案的信息化建設(shè)，也應(yīng)當(dāng)考慮當(dāng)?shù)夭块T對檔案信息化的接受程度。因?yàn)闄n案建設(shè)需要的掃描儀器和人才要求都非常高，很多企業(yè)或部門的購買力和人力資源有限，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息化的運(yùn)轉(zhuǎn)。因此在推動過程中一定要獲得企業(yè)或部門的同意，才能夠在實(shí)際過程中做到雙贏效果。

4 結(jié)尾

綜上所述，檔案信息化建設(shè)在我國的數(shù)據(jù)無紙化進(jìn)程中有著重要的推動作用和意義。它也推動著企業(yè)提高效率和辦公的發(fā)展在新時代賣上更好的臺階。檔案的信息化建設(shè)實(shí)質(zhì)上是一件利國利民的事情，在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時代，對檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是時代的進(jìn)步和改革。就像從甲骨文到金文到小篆是不斷發(fā)展的過程，檔案也有從無到有，從紙質(zhì)到信息化的過程。無論是企業(yè)還是個人在檔案的信息化建設(shè)當(dāng)中都應(yīng)當(dāng)秉持同意的態(tài)度，只有國民從心底認(rèn)同檔案紙質(zhì)化建設(shè)，才能推動我國真正進(jìn)入信息化時代。

參考文獻(xiàn)

[1]關(guān)磊，劉海燕.談新形勢下企業(yè)檔案管理[J].理論觀察，2016.

[2]汪錦瑩.關(guān)于做好企業(yè)檔案管理工作的思考[J].經(jīng)濟(jì)師，2010.

[3]陳宏娟；圖書館紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理研究[J]；東方企業(yè)文化；2013.

作者簡介

安慧（1986年10月），女，吉林省敦化市人，民 族：漢 職稱：檔案助理館員，學(xué)歷：本科。

（作者單位：中山市政法綜治維穩(wěn)情報(bào)信息中心）