高校學(xué)籍檔案管理工作中的幾點(diǎn)思考

摘 要：高校學(xué)籍檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分。只有不斷創(chuàng)新、規(guī)范、服務(wù)，才能使高校檔案走上規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的軌道，從而更好地為高等教育服務(wù)。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案；管理工作；高等院校

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生自踏入大學(xué)校門至完成學(xué)業(yè)，走向社會(huì)這一歷史階段所有表現(xiàn)的一種詳實(shí)記錄。這一階段對(duì)高校學(xué)生管理、教學(xué)管理、檔案管理都提出了更高的要求，應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作的管理水平，使其管理工作趨向于制度化、科學(xué)化的方向發(fā)展。高校學(xué)籍檔案管理者要認(rèn)清當(dāng)前教育體制改革的趨勢(shì)，不斷改進(jìn)學(xué)籍管理工作，從而提高管理水平。

一、 高校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一） 學(xué)生自身忽視學(xué)籍檔案的重要性。當(dāng)前，很多高校的大學(xué)生對(duì)自己的學(xué)籍檔案完全不重視，甚至畢業(yè)時(shí)對(duì)學(xué)籍檔案不管不顧，學(xué)生雖然離開了學(xué)校，但是檔案卻滯留在學(xué)校，有些檔案在存放多年后仍然無(wú)人領(lǐng)取。學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生在校階段的很多重要信息，對(duì)學(xué)生具有重要意義，這種遺棄檔案的行為需要及時(shí)制止。

（二） 管理模式相對(duì)落后。大部分高校的新建檔案管理仍然延續(xù)老的方法，普遍使用各部門自治的管理模式，導(dǎo)致學(xué)籍檔案信息缺乏系統(tǒng)化的信息共享平臺(tái)。很多部門有一套自己的學(xué)籍管理模式，部門無(wú)法共享信息，很多工作重復(fù)的進(jìn)行，這樣不但降低了工作效率，而且增加了工作量。同時(shí)管理工作的準(zhǔn)確性低、時(shí)效性差、反饋滯后也降低了管理工作的效果。總體來(lái)看，現(xiàn)有的學(xué)籍管理工作已經(jīng)不能滿足信息化時(shí)代發(fā)展的要求。

（三） 缺少專業(yè)性的檔案管理人員。長(zhǎng)期以來(lái)，學(xué)籍檔案管理的處境一直比較尷尬，很多單位的領(lǐng)導(dǎo)并不重視這項(xiàng)工作，因此直接導(dǎo)致專職檔案人員的缺失。大部分院校只配備兼職的老師做些學(xué)籍檔案管理的文件收集、整理工作，所以造成學(xué)籍檔案管理的混亂現(xiàn)象，同時(shí)也限制了檔案管理水平的提高。

（四） 檔案信息不規(guī)范。由于學(xué)生的檔案信息來(lái)源于很多部門，檔案信息要經(jīng)歷統(tǒng)計(jì)、收集、分類、歸檔等環(huán)節(jié)，但是各部門對(duì)信息的規(guī)范操作不能統(tǒng)一，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案記錄的信息不夠規(guī)范，并且檔案內(nèi)容單一，檔案資料的真實(shí)性也無(wú)法保證。

二、 加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理工作的有關(guān)思考

因?yàn)榇髮W(xué)生的學(xué)籍檔案在就業(yè)中的重要的作用，所以高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，提高學(xué)籍檔案管理水平，創(chuàng)新工作方法以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

（一） 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作理念。思想是一切行動(dòng)的指導(dǎo)，高校應(yīng)該將轉(zhuǎn)變思想觀念作為學(xué)籍檔案管理改革的先導(dǎo)工作。高校學(xué)籍檔案的思想應(yīng)該經(jīng)歷一次革新，使廣大工作人員實(shí)現(xiàn)工作理念的進(jìn)步。只有樹立起創(chuàng)新的思想，才能突破傳統(tǒng)工作模式的束縛，開創(chuàng)新的工作局面。高校的管理者要重視檔案管理工作的重要地位，積極探索學(xué)籍檔案管理工作的創(chuàng)新模式，并在觀念上率先實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。同時(shí)，高校要保證學(xué)籍檔案管理的工作的獨(dú)立性，使其發(fā)揮自己的職能做好學(xué)籍管理工作。建立完整的現(xiàn)代化檔案體系，不是學(xué)籍檔案管理一個(gè)部門的工作，因此校領(lǐng)導(dǎo)使各部門的工作人員從思想上重視檔案管理工作，加強(qiáng)部門間的合作交流。

（二） 建設(shè)規(guī)范的學(xué)籍檔案信息管理體系。高校要不斷完善學(xué)籍檔案管理的收集、核查、整理、補(bǔ)充等制度，還要明確各崗位的人員安排和崗位職責(zé)，實(shí)行崗位責(zé)任制，對(duì)學(xué)籍檔案管理人員實(shí)施制度化、規(guī)范化管理模式，進(jìn)而保證學(xué)生檔案信息的完整性和規(guī)范性。建設(shè)一套完善的檔案信息管理體系是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，這也要求學(xué)校要充分考慮各方面的因素制定標(biāo)準(zhǔn)的工作程序流程，并將工作流程制成工作流程圖，指導(dǎo)每一步工作有條不紊的規(guī)范進(jìn)行。高校管理者應(yīng)該不斷完善學(xué)籍檔案信息管理體系，并實(shí)現(xiàn)管理體系指導(dǎo)高校的學(xué)籍檔案管理工作走向規(guī)范化的作用。

（三） 促進(jìn)高校電子檔案管理系統(tǒng)不斷完善。高校學(xué)籍檔案管理工作極其繁重，加之傳統(tǒng)的工作模式效率不高，導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作的效率不高，而信息化時(shí)代的到來(lái)給學(xué)籍檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，如電子檔案管理系統(tǒng)逐漸進(jìn)入高校學(xué)籍檔案管理工作中。學(xué)籍檔案管理工作只有與時(shí)俱進(jìn)，才能更好地為學(xué)籍檔案管理建設(shè)服務(wù)，而電子檔案管理系統(tǒng)的利用正是順應(yīng)了社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。電子檔案管理系統(tǒng)借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理工作，高校要根據(jù)本校檔案管理工作的實(shí)際情況對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)節(jié)，使其充分發(fā)揮出應(yīng)有的功能。

（四） 加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。學(xué)籍和檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，因此要求專業(yè)人員必須要有良好的職業(yè)素養(yǎng)，這樣才能保證工作質(zhì)量和檔案信息的真實(shí)性。高校要培養(yǎng)一支優(yōu)秀的學(xué)籍檔案管理人員隊(duì)伍，必須了解國(guó)家有關(guān)教育法律法規(guī)、教育政策、高校學(xué)籍管理的具體規(guī)定和學(xué)校的規(guī)章制度，熟悉學(xué)籍檔案管理工作流程，按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)、完整地收集學(xué)生成長(zhǎng)的所有信息，及時(shí)歸檔，從而建立健全能反映學(xué)生成長(zhǎng)歷程的完整、真實(shí)的檔案資料。要提高學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與綜合素質(zhì)，強(qiáng)化其學(xué)籍檔案管理意識(shí)。要選擇專業(yè)理論扎實(shí)和經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員。對(duì)于在崗人員要定期舉行專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，從而提高管理人員的管理水平和業(yè)務(wù)水平。同時(shí)高校還要培訓(xùn)管理人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理工作的規(guī)范性。

三、 結(jié)束語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，高校學(xué)籍檔案管理工作也逐漸趨向信息化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。如今高校學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展面臨著巨大機(jī)遇和挑戰(zhàn)，需要管理工作者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展的原則，以實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理的創(chuàng)新為目的，在工作實(shí)踐中積極探索新的方法，使高校學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展實(shí)現(xiàn)跨越式的進(jìn)步。

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作者簡(jiǎn)介：

張艷麗，青海省西寧市，青海大學(xué)。