電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的提升途徑探討

張茜

摘 要 辦公室文秘工作在每個企業(yè)運營過程中都是不可替代的。在辦公過程中，文秘工作人員往往任務重、責任大，是溝通上下級的重要紐帶。但在實際工作過程中，電力企業(yè)辦公室文秘工作存在許多問題?，F(xiàn)代市場經(jīng)濟競爭激烈，對電力企業(yè)而言既是機遇又是挑戰(zhàn)，需要對企業(yè)內(nèi)外部進行整體革新。要提升企業(yè)的市場競爭力，辦公室文秘工作是其中重要的一部分，本文對電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的提升途徑進行探討和研究。

關(guān)鍵詞 電力企業(yè) 文秘工作 辦公室業(yè)務

一、引言

電力企業(yè)是我國骨干級別的壟斷型企業(yè)，在人們的生活和國民經(jīng)濟中占據(jù)重要位置。辦公室文秘工作的主要內(nèi)容是處理電力企業(yè)的各項事務，其任務龐雜、重要程度高。在21世紀的今天，國家政治、經(jīng)濟、軍事多方面綜合發(fā)展。在這樣的大背景下，人們對電力企業(yè)提出了新的要求，要求電力企業(yè)通過提升辦公室文秘水平和其他各方面的能力，以達到增強企業(yè)競爭力的目的，其中辦公室文秘工作水平的提升為電力企業(yè)得到更好的發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

二、電力企業(yè)辦公室文秘工作的實際情況

（一）辦公室文秘工作人員能力問題

辦公室文秘工作人員的工作可分為四大部分：第一部分是辦公室文秘工作人員需要有電腦運用和起草文書合同的能力，并能進行簡單的辦公室管理；第二部分內(nèi)容包括辦公室管理事務，如接聽電話、收發(fā)傳真、記錄企業(yè)會議紀要、整理辦公室資料、打掃清潔衛(wèi)生、記錄各項收支等工作；第三部分為對外交流方面辦公室秘書的應酬工作，高效完成領(lǐng)導布置的任務；第四部分是辦公室文秘要具備秘書專業(yè)能力，如“三辦”的能力等。

現(xiàn)階段我國各企業(yè)之間競爭激烈，電力企業(yè)辦公室文秘工作需要工作人員發(fā)揮專業(yè)能力與素養(yǎng)，高效地完成各項任務。但在實際工作中，辦公室文秘工作人員存在能力不足導致無法高效完成工作的狀況。[1]就辦公室文秘工作人員的素養(yǎng)、能力來說，許多企業(yè)在招收文秘工作人員時，對文秘專業(yè)不了解，沒有有針對性的要求，導致從事文秘工作的人員往往不是科班出身，沒有接受過正規(guī)的理論與實踐課程教育。

（二）電力企業(yè)辦公室文秘人員運用問題

在電力企業(yè)的實際運營過程中，上級交給辦公室文秘的任務以及下級對上級的溝通都對文秘工作者提出了很大的考驗。[2]面對大量的工作，文秘工作者需要應用專業(yè)能力處理相關(guān)事務，但企業(yè)在為文秘人員分配工作任務的過程中常出現(xiàn)一人處理多事的情況，導致文秘工作者工作壓力大、任務完成效率低。另外，企業(yè)在選用人員的過程中沒有做到知人善任，最終導致大材小用或小材大用。這是人力資源分配不合理的表現(xiàn)，容易造成上級分配的任務無法及時完成，下級反映的情況無法及時傳達的后果。

三、電力企業(yè)辦公室文秘工作水平提升途徑

（一）增強文秘工作人員的能力

提升電力企業(yè)辦公室文秘工作人員的思想素養(yǎng)。一方面，專業(yè)的文秘工作人員需要具備以下三點意識：第一，服務意識。文秘工作者要有敢當領(lǐng)導配角的意識，努力輔助領(lǐng)導處理各項事務，為領(lǐng)導提供全方位的服務。例如，電力企業(yè)需要拓展電力產(chǎn)品業(yè)務，辦公室文秘工作人員應為企業(yè)指引正確的市場導向，如電價波動的信息等，根據(jù)市場風向輔助企業(yè)作出正確決策。第二，效率意識。企業(yè)應對辦公室文秘工作者灌輸效率意識，使文秘工作者快速高效地完成各項任務。第三，自主意識。辦公室文秘工作人員應充分認識到自己的優(yōu)點和不足，從而在工作中有效發(fā)揮自己的長處并改善不足之處。在輔助決策者的過程中，辦公室文秘工作人員不僅要揣測決策者的意向，為他們提供需要的服務，而且還應提出自己的看法，彌補決策者的某些不足之處，提供具有創(chuàng)新性的想法。[3]另一方面，要增強文秘工作人員的綜合能力，讓他們能運用專業(yè)知識，高效地完成各項任務。例如，在電力企業(yè)需要舉辦酒會時，辦公室文秘工作人員應從專業(yè)的角度擬定相應的方案。同時，在會議中，辦公室文秘工作人員能以專業(yè)技能整理并總結(jié)會議的各項要求或者措施。另外，還要增強辦公室文秘工作人員的政治敏銳性，深入了解國家各項有關(guān)電力企業(yè)的政策，為提高電力企業(yè)的效益貢獻力量。與此同時，還要增強文秘工作者的實踐能力，讓他們在面對各項事務時能提出完善的計劃或者策略，如電力企業(yè)的各項對外活動的場地安排等。

（二）電力企業(yè)改進辦公室文秘工作的管理措施

針對電力企業(yè)辦公室文秘工作者的管理分配問題，企業(yè)應充分了解和劃分文秘工作者的專業(yè)能力，在工作內(nèi)容方面實現(xiàn)分門別類，為工作人員布置合理的任務，充分發(fā)揮他們的專業(yè)優(yōu)勢，達到高效完成工作的目的。另外，還要引進創(chuàng)新型秘書專業(yè)人才，他們往往具備強大的實踐能力，能為辦公室秘書工作注入新鮮血液，同時還能提高企業(yè)對辦公室文秘工作的了解程度，明白其對企業(yè)的重要性，從而在促進辦公室文秘工作人員水平提升的同時促進企業(yè)快速發(fā)展。[4]

四、結(jié)語

電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的提高對企業(yè)的內(nèi)外部運營發(fā)揮了重要的作用，對企業(yè)內(nèi)部的上下級溝通交流起到了促進作用，有利于企業(yè)有效處理各項業(yè)務。提高辦公室文秘工作水平一方面促進了企業(yè)的進步和發(fā)展，另一方面也增強了文秘工作者的能力，為企業(yè)創(chuàng)造了專業(yè)的綜合型人才。高水平的辦公室文秘工作不是一蹴而就的，這既需要企業(yè)的重視、促進，也需要工作人員樹立不斷提高自身工作水平的意識，在這個基礎(chǔ)上才能提升辦公室文秘工作水平。

（作者單位為陜西省地方電力<集團>有限公司寧強縣供電分公司）

參考文獻

[1] 陳艷.提升辦公室文秘工作的策略分析[J].辦公室業(yè)務，2013（9）：6.

[2] 樊丙孝.淺談提高辦公室文秘工作水平途徑[J].學術(shù)理論，2016 （12）：143.

[3] 何磊.提升電力企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑[J].環(huán)球市場信息導報，2016（37）：56.