日本高校檔案館調(diào)查研究職能的特點及啟示

衛(wèi)晨筱

[摘要]日本高校檔案館擁有較大的自主權(quán)，各高校檔案館發(fā)揮職能的方式也不完全相同，但都非常注重調(diào)查研究成果的展示。經(jīng)過精心策劃和長期堅持，取得了突出的效果。不僅展示了一個檔案館的治學(xué)精神和調(diào)查研究成果，還體現(xiàn)了院校檔案館的社會價值。以京都大學(xué)檔案館為例對調(diào)查研究職能的特點進(jìn)行研究，為我國高校檔案管理提供一個新的探索思路，充分激活高校檔案管理的潛在價值。

[關(guān)鍵詞]日本;京都大學(xué)檔案館;調(diào)查研究職能;特點;啟示

[中圖分類號]G717[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]A??? [文章編號]2096-0603（2022）27-0128-03

日本作為亞洲高等教育發(fā)達(dá)程度較高的國家之一，在高校檔案事業(yè)中雖起步不算早，但其檔案館調(diào)查研究成果顯著，為社會提供了檔案的寶貴價值。由于多方面的因素，我國文獻(xiàn)關(guān)于日本高校檔案館的相關(guān)研究極少，部分研究也都出版于多年前，喪失了時代參照性和現(xiàn)實參考價值，本人依靠語言和專業(yè)興趣，結(jié)合兩年多從事檔案管理工作的經(jīng)歷，翻閱大量日本文獻(xiàn)，首先回顧日本高校檔案發(fā)展，再以京都大學(xué)檔案館為例，對檔案館調(diào)查研究職能的特點進(jìn)行分析，通過拋磚引玉，提出自己的看法。

一、日本高校檔案館的發(fā)展進(jìn)程及工作職能

說起日本高校檔案館的發(fā)展進(jìn)程就不得不先了解一下日本國家檔案館的歷史發(fā)展進(jìn)程。

根據(jù)日本歷史學(xué)家高埜利彥的《回顧日本檔案制度》一文可以了解到，受德國歷史學(xué)家影響，日本1887年在帝國大學(xué)（東京大學(xué)前身）創(chuàng)立歷史學(xué)科，此后便開始展開史料的收集、研究和編纂工作。從1887年至1945年，日本對史料的重視程度并沒有體現(xiàn)在對近代國民相關(guān)的社會和生活環(huán)境上，而是僅僅停留在皇宮、國家相關(guān)的歷史上，這一時間段幾乎無法看到與日本國民相關(guān)的史料。隨后在野村兼太郎等96名歷史學(xué)專家的推動下，在1951年成立了文化教育部史料館，在1971年成立了國家檔案館。比中國國家檔案館的成立（1925年）晚了46年，這也間接刺激了日本高校檔案館的發(fā)展。

至于大學(xué)檔案館，雖然早在1963年日本就在東北大學(xué)建立了第一所專門的大學(xué)檔案機(jī)構(gòu)“東北大學(xué)紀(jì)念資料室”，但由于發(fā)展緩慢，直到2000年才建立起日本第一所真正意義上的檔案館——京都大學(xué)檔案館。信息公開法（1999年5月14日）的出臺、公文管理法（2011年4月1日）的實施及校史編纂工作都推動著檔案館向“機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)”發(fā)展，既有作為大學(xué)內(nèi)部組織檔案室的性質(zhì)，又有國家檔案館類似的永久保存檔案的職能。這些進(jìn)一步推動高校檔案館向更正規(guī)、更全面、更完善的方向發(fā)展。

日本高校檔案館的工作職能主要體現(xiàn)在以下四個方面。

信息公開職能：向社會大眾說明法人文件相關(guān)信息及資金的使用去向。

檔案管理職能：對本校保存期滿、重要的法人文件及本校歷史相關(guān)的各種資料進(jìn)行接收、整理、保存并提供利用、查詢服務(wù)。

調(diào)查研究職能：對大學(xué)史、高等教育史及大學(xué)檔案館相關(guān)歷史進(jìn)行調(diào)查研究，將調(diào)查研究成果以出版等形式展現(xiàn)。

宣傳教育職能：圍繞校史宣傳開展主題展覽、新職工培訓(xùn)、檔案學(xué)教育等。

信息公開職能和管理職能都屬于檔案基本職能，調(diào)查研究職能和宣傳教育職能屬于社會職能。尤其是調(diào)查研究成果，不僅直接反映了檔案館的資源整合能力，還體現(xiàn)了一個院校的學(xué)術(shù)研究水平和社會價值的貢獻(xiàn)能力。

二、京都大學(xué)檔案館調(diào)查研究職能的特點

調(diào)查研究職能是基本職能的擴(kuò)展、提升。只有調(diào)查研究職能得到充分的發(fā)揮和展現(xiàn)，才能體現(xiàn)檔案的更高價值和真正意義，才能更好地為國家發(fā)展、為社會敘事提供史料支撐。下面就從三個方面考察京都大學(xué)檔案館的調(diào)查研究職能。

（一）出版檔案工作簡報

檔案館的基礎(chǔ)工作首先是記錄、整理、總結(jié)檔案館日常工作內(nèi)容，對發(fā)現(xiàn)的問題及時反思和改進(jìn)，并及時公布整理發(fā)掘的結(jié)果。

對檔案館日常工作的記錄、整理，不僅為定期工作總結(jié)確立工作路線，還可以傳播檔案文化，提升檔案館的知名度和利用率，為今后的檔案檢索提高命中率，為深入調(diào)查研究擴(kuò)展思路。京都大學(xué)檔案館每半年推出一期的《京都大學(xué)檔案館簡報》，詳細(xì)記錄了檔案館半年內(nèi)的主要工作內(nèi)容（由于篇幅原因不一一贅述，僅列舉了主要事件類型）。

從表1中我們可以看到京都大學(xué)檔案館半年內(nèi)的工作內(nèi)容中除了記錄了來自校內(nèi)外的查詢、利用、捐贈和采訪外，對檔案館開展全體教職工會議及培訓(xùn)也都記錄在內(nèi)，直接反映出京都大學(xué)檔案館對日常工作內(nèi)容的記錄和整理的重視程度，為之后的檔案館總結(jié)提供了參考依據(jù)。

《京都大學(xué)檔案館簡報》中除了記錄日常工作外，每期簡報還會講述京都大學(xué)相關(guān)歷史事件、名人軼事等。如《京都大學(xué)檔案館簡報》第41號中涵蓋的兩篇文章及報告。

1.《京都大學(xué)建筑學(xué)100年歷史變遷》的代表人物——西山夘三

該文作者為西山夘三在本科與研究生學(xué)習(xí)階段的學(xué)生，以他的視角來觀察老師的為人處世及功績。文章首先簡單介紹了2021年出版的《京都大學(xué)建筑學(xué)100年歷史變遷》與《京都大學(xué)工學(xué)部建筑學(xué)60年史》中的創(chuàng)作背景不同之處。隨后講述老師西山夘三的主要成就。西山夘三作為京都大學(xué)建筑學(xué)史上的第三代教授代表，提出的“生活空間計劃學(xué)”為基礎(chǔ)的“食寢分離論”觀點，對戰(zhàn)后日本重建、日本國土和住宅復(fù)興起到了關(guān)鍵性的作用。其對待工作一絲不茍，對待學(xué)生創(chuàng)作則采用放任式的態(tài)度。詳細(xì)地介紹了西山夘三不同時期的代表作品，展示了西山夘三的工作手稿。通過作者的描繪，栩栩如生地還原了一個建筑學(xué)大師的形象，既充分展現(xiàn)了真實性，又感受到其親和感。

2.建筑學(xué)部創(chuàng)立初期的教職工們的生活實錄

該文作者為京都大學(xué)檔案館教授西山伸，西山教授發(fā)現(xiàn)對大多數(shù)發(fā)行的期刊而言，以大學(xué)歷史沿革為主線的文章居多，大學(xué)教職工相關(guān)的文章極少，基于這種情況的存在，西山教授就以創(chuàng)立初期（1897—1907年）的10年間京大教職工的崗位類型、薪資待遇為主題，進(jìn)行了詳細(xì)的介紹。從這些檔案文獻(xiàn)中，可以看出京都大學(xué)早年間教職工分為以年薪結(jié)算的正式員工和以月薪結(jié)算的非正式員工，非正式員工中不同類別薪資也差別極大。整體而言，正式員工年薪在2300日元左右，非正式員工年薪最多是144日元，相差甚遠(yuǎn)。

這兩篇文章都是圍繞京都大學(xué)展開的，從京都大學(xué)歷史長河中選取具有代表性的歷史片段、人物，挖掘檔案材料史實，展示給教職工，公開于社會，既體現(xiàn)了京都大學(xué)檔案館精益求精的工作態(tài)度，又弘揚(yáng)了京都大學(xué)悠久的歷史文化。

從一個特定學(xué)校內(nèi)部檔案記錄的史料折射出當(dāng)時日本高校的狀況，既有趣味性、親切感和真實性，又體現(xiàn)出檔案工作對還原歷史的重要性。

3.檔案檢查和自我評價報告

如果說簡報是記錄檔案館日常工作內(nèi)容并得以延伸的產(chǎn)物，那么《京都大學(xué)檔案館自我檢查及評價報告書》《京都大學(xué)檔案館外部評價報告書》就是京都大學(xué)檔案館對自身不足之處進(jìn)行深刻反思并提出改進(jìn)方向的產(chǎn)物。自我檢查及評價報告書（2016—2019年）中詳細(xì)地對檔案館現(xiàn)有的人員配備、經(jīng)費、設(shè)施設(shè)備、資料收集整理、查詢利用、調(diào)查研究、教育宣傳普及等做了說明解釋，并指出相應(yīng)不足，為今后檔案館工作的調(diào)整指明了改進(jìn)的方向。

（二）特定歷史事件深度挖掘

由于檔案館常有一手的歷史資料，因此成為特定歷史事件探究、還原事件真相、理清歷史脈絡(luò)的重要手段。如京都大學(xué)檔案館在2010年出版的《解讀大學(xué)生沖突事件相關(guān)資料》中，從該事件相關(guān)資料的獲取來源、資料構(gòu)成、研究意義做了闡釋。對相關(guān)資料的名稱、館藏編號、資料作者、資料生成時間等進(jìn)行了詳細(xì)的解讀，列舉其中小部分如文末表2所示。

《解讀大學(xué)生沖突事件相關(guān)資料》中還包含該事件（1969—1973年）從發(fā)展到結(jié)束的年表，年表中具體到年、月、日，對所發(fā)生的事件內(nèi)容主體進(jìn)行了詳細(xì)的整理，使社會大眾對該事件的前因后果有更客觀、清晰的認(rèn)識。

（三）及時公開研究成果

大學(xué)檔案館普遍注重內(nèi)部刊物的公開出版，基本所有大學(xué)檔案館網(wǎng)站以及類目中都標(biāo)有“發(fā)行物”一欄，并且可以做到及時更新。以京都大學(xué)檔案館為例，調(diào)查研究成果中，除部分歷史事件調(diào)查報告、京都大學(xué)校史外，其余調(diào)查研究成果都已更新至近三年。

結(jié)合表1和表3，可以看出京都大學(xué)檔案館簡報更新到2021年9月，簡報日志中體現(xiàn)了檔案館日常工作內(nèi)容，為校外乃至海外人員提供查詢、利用服務(wù)，其他調(diào)查研究成果也都及時向社會公開，并提供在線PDF全文閱覽及下載服務(wù)，體現(xiàn)了日本檔案館為社會大眾服務(wù)的理念和價值觀。

三、對我國高校檔案工作的啟示

（一）重視檔案館日常發(fā)掘記錄，及時反思改進(jìn)

檔案館工作記錄、整理、總結(jié)看似不是核心工作，但其作用不可小覷。日本大學(xué)檔案館之所以可以在起步較晚的情況下將調(diào)查研究職能發(fā)揮到極致，與注重檔案館基礎(chǔ)工作的記錄、整理、總結(jié)和反思有著直接的關(guān)系。不應(yīng)忽視日常工作記錄，及時將工作記錄及總結(jié)反思整理成報告書，為其他工作奠定基礎(chǔ)。

（二）樹立大檔案觀念，擴(kuò)大檔案使用受眾

不僅為校內(nèi)師生提供查詢、利用服務(wù)，還應(yīng)積極為校外及海外人士提供查詢、利用服務(wù)。

由于政策等原因，我國高校檔案館的對象主要是校內(nèi)師生及畢業(yè)生，校外及海外人士查詢、利用較少。應(yīng)該完善相關(guān)制度，在不涉及國家安全政策及個人隱私的情況下，積極為校外提供檔案服務(wù)，這樣不僅可以提升檔案館的地位和知名度，深化檔案的社會價值，還對本館檔案的完整性也提出了更高要求，為今后檔案征集工作提供了方向，可以促進(jìn)檔案完整性，提高檔案的歷史價值。

（三）提升特定歷史資源的整合分析水平

原件檔案是歷史事件的真憑實據(jù)，特定歷史事件的相關(guān)原件資料會隱藏于不同時間、不同地點、不同人群，如何能夠?qū)v史事件客觀、清晰地呈現(xiàn)在社會公眾面前，考驗著檔案館對資源的整合分析能力。

可以借鑒京都大學(xué)檔案館資料整合分析的經(jīng)驗，將來源不同的原件資料根據(jù)年份、作者等情況一一整理編號記錄，提取主要內(nèi)容，按照歷史事件的時間線予以還原。對原件資料有不明作者、不明時間等地方也要標(biāo)注出來，給檔案史料的研究者和開發(fā)者提供方便，讓沉睡的歷史資料煥發(fā)新的生命。

（四）深入研究并及時公開成果

可以說，開展檔案的編輯和研究工作，是檔案整理和利用工作的一種高級形式，也是開放歷史檔案的基礎(chǔ)。日本高校檔案館研究成果包括檔案簡報、特定歷史事件研究報告書、校史、專題展覽報告書、檔案館自檢及外部檢查報告書等多種類型，并及時更新。我國大學(xué)研究成果普遍更新較慢。如某大學(xué)檔案館網(wǎng)站在“專題編研”的下級類目中有“歷年館刊”僅更新至2016年?？梢越梃b京都大學(xué)檔案研究成果的形式，除校史等匯編類型外，研究成果還可以進(jìn)行“解讀特定歷史資料”“歷史事件報告書”等深度研究，并及時通過學(xué)校網(wǎng)頁予以公開，除揭示檔案本身承載的歷史事件外，還展示一個大學(xué)的學(xué)術(shù)水平和治學(xué)精神。

四、結(jié)語

檔案包含豐富的歷史和學(xué)術(shù)價值，如何便捷利用和深度發(fā)掘，是檔案發(fā)揮價值的基礎(chǔ)，通過本文分析，希望借鑒國外的相關(guān)經(jīng)驗，逐步提升我國高校檔案管理和研究水平，促進(jìn)我國古老的檔案事業(yè)在新的形勢下為社會做出更大貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳廣平，向陽.檔案工作實務(wù)[M].北京：北京大學(xué)出版社，2008：219.

[2]浙江大學(xué)檔案館.歷年館刊[EB/OL].http：//www.acv.zju.edu.cn/page.html？m=xsby&sm=N604.