淺談廣航局的船機(jī)檔案管理

沈志恩

摘 要：船機(jī)檔案是企業(yè)科技檔案不可缺少的重要部分，是施工企業(yè)設(shè)備檔案的重要組成部分，是企業(yè)的無形固定資產(chǎn)，它體現(xiàn)了船舶檔案的技術(shù)核心。

關(guān)鍵詞：船機(jī) 檔案 設(shè)備

我公司是傳統(tǒng)的水上施工企業(yè)（以疏浚填海為主業(yè)），現(xiàn)擁有施工船舶62艘（包括挖泥船、泥駁、拖輪和錨艇等），船機(jī)設(shè)備占公司固定資產(chǎn)比重較大，形成的船機(jī)設(shè)備檔案門類廣、數(shù)量多。我公司目前庫存204艘船舶檔案（其中包括已報廢、轉(zhuǎn)讓、出售舶舶）。每年船機(jī)設(shè)備類檔案資料（包所有權(quán)證書、光租證書等權(quán)屬證書）的借閱次數(shù)占當(dāng)年公司所有檔案資料總借閱次數(shù)的28%以上，根據(jù)利用效果統(tǒng)計分析，38%用于工程項目投標(biāo)需求，13%用于船舶建造參考需求；35%用于船舶技術(shù)改造需求；14%用于生產(chǎn)技術(shù)人員的查考需要，并且大部分都取得了良好的利用效果，可見船機(jī)檔案為我公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供了必要的支持，對公司主業(yè)的正常運(yùn)營起到了重要的作用。

1.船機(jī)檔案的定義、特點(diǎn)、分類

1.1船機(jī)檔案的定義

所謂船機(jī)檔案就是船舶機(jī)械檔案，包括船舶設(shè)備和大型陸上機(jī)械設(shè)備檔案，屬于設(shè)備檔案的范疇。公司每年都會修訂公司《中交廣州航道局有限公司船舶檔案文件材料立卷歸檔管理辦法》作為公司管理船機(jī)檔案的依據(jù)性文件。

1.2船機(jī)檔案的特點(diǎn)

（1）保存價值高，作為水上施工企業(yè)，公司的大部分船舶機(jī)械設(shè)備都是根據(jù)市場需求和工程施工技術(shù)特點(diǎn)投入建設(shè)的，船舶從設(shè)計到建造的全過程資料大部分都是由本單位收集形成的，最后按照要求整理成套歸檔。是公司“無形”的知識財富，是參與市場競爭的有力保障。

（2）積累的持續(xù)性，船機(jī)檔案是設(shè)備檔案的重要組成部分，設(shè)備具有動態(tài)性，船舶在建造、修理、改建等過程中都會產(chǎn)生資料，所以船機(jī)檔案是“不閉口”的，只會增加不會減少。船舶技改期間技術(shù)人員要參考原圖紙和技術(shù)文件作為改造的依據(jù)。即使是報廢的船舶的圖紙仍具有一定的參考價值，如需建造同類型船舶就需參考原圖紙。

（3）利用率高，與工程竣工檔案相比，船機(jī)檔案利用頻繁，利用效果顯著。船機(jī)設(shè)備在建造完成后，各種設(shè)備的參數(shù)及圖紙等檔案資料是經(jīng)常被查閱利用的。

1.3船機(jī)檔案的分類

船機(jī)檔案的歸檔分為三大類：船舶建造；船舶修理（含航修、塢修、小修、特檢）；船舶設(shè)備、儀器。

近三年公司船機(jī)檔案的存檔比例見圖1。

2.船機(jī)檔案的歸檔范圍

2.1船舶建造檔案。

2.3船舶設(shè)備、儀器檔案

各種儀器設(shè)備、引進(jìn)外國技術(shù)和專利產(chǎn)品的全套圖紙、照片、計算書、性能使用、維修說明書、外文原圖、原稿和譯文、合格證、驗(yàn)收記錄、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定材料、運(yùn)行記錄、技術(shù)操作規(guī)程、檢修記錄、測量記錄、重大事故的調(diào)查分析及處理報告、事故記錄及在養(yǎng)護(hù)維修和大中修過程中產(chǎn)生的圖紙、質(zhì)量檢驗(yàn)證書及技術(shù)文件說明材料等。

3.船機(jī)檔案的管理

3.1船機(jī)檔案的收集

須歸檔的船舶建造文件材料由公司設(shè)備部（含造船組或項目組）在船舶驗(yàn)收后負(fù)責(zé)整理組卷，將整理好的文件材料報送設(shè)備部，經(jīng)設(shè)備部審核合格后，移交公司檔案部門。船舶修理檔案在船舶修理完工后由修船項目經(jīng)理部負(fù)責(zé)收集整理，向公司檔案部門移交。

3.2船機(jī)檔案的立卷分類

按結(jié)構(gòu)分類立卷：主要適用于船機(jī)（設(shè)備）儀器類科技文件材料（特別是圖紙）。如：船舶檔案可分船體、輪機(jī)、電氣三部分，分別立卷。

3.3船機(jī)檔案代號分類方法

（1）按船舶類型分類。

（2）船舶檔案可分船體； 輪機(jī)； 電氣、說明書及其它4個專業(yè)部分排列。檔號格式為“大類號+屬類號+船舶代碼+盒號+ 船機(jī)序號”。專業(yè)序號為4位代碼，第一位為船機(jī)專業(yè)號，如船體為1，后三位從001開始的流水號。

例如：系統(tǒng)顯示1，見表1。

系統(tǒng)顯示2，見表2。

（3）案卷排列。修船檔案按船舶類別、船舶名稱、案卷號排列存放。

4.建立船機(jī)檔案管理機(jī)制的重要意義

對于我們公司這類船舶企業(yè)來說，建立船機(jī)檔案管理機(jī)制，使船舶設(shè)備資料科學(xué)、有效地轉(zhuǎn)化化船機(jī)檔案，充分發(fā)揮船機(jī)檔案的價值作用是非常必要的。

（1）能為公司建造船舶、安裝設(shè)備提供有力依據(jù)，船舶設(shè)備的安裝和調(diào)試必須有設(shè)備安裝圖紙和說明書做為依據(jù)。

（2）是船舶設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件，船舶在交付使用后，會定期返回船企進(jìn)行保修，船機(jī)檔案能為船舶的返廠保修、保養(yǎng)提供依據(jù)。

綜上所述，公司檔案部門要進(jìn)行船機(jī)檔案的開發(fā)、利用、編研工作，使船機(jī)檔案能有效地為公司的發(fā)展做好服務(wù)支持工作。