提高科技查新質量與效率的探索與實踐研究

陳彥然　張麗英

關鍵詞：科技查新；流程；標準化；質量；效率

摘要：文章分析了科技查新質量評價指標，并在對B大學科技查新工作站的調查與實踐的基礎上，從科技查新的流程標準化入手，對查新過程中出現(xiàn)的主要問題進行了探討，在此基礎上提出了提高科技查新質量與效率的對策和措施。

中圖分類號：G252.62 文獻標識碼：A 文章編號：1003-1588（2018）04-0132-03

科技查新是指具有查新業(yè)務資質的科技查新工作站根據(jù)查新委托人提供的科學技術內容，按照《科技查新規(guī)范》（國科發(fā)計字2000544號）進行操作，并做出結論（查新報告）?？萍疾樾仑灤┯诳蒲辛㈨?、項目研究、專利申請、成果鑒定及評獎等整個過程，旨在避免科研項目的重復立項和研究，既能節(jié)約科研成本，又能為成果、專利等的鑒定提供客觀依據(jù)，進而促進科技立項、科研成果鑒定及管理的規(guī)范化和科學化。高校圖書館通過科技查新對其信息服務進行拓展，可提升圖書館在科研中的作用，強化其社會服務功能。

目前，國內學者對科技查新服務開展了一系列的研究。張立昆等針對如何有效評價并提升查新質量的問題，采用定性與定量相結合的研究方法，以文獻質量維度、資質維度和價值維度結合霍爾三維結構模型，構建了科技查新質量三維評價體系；張新興針對過去10年來教育部科技查新工作站在完善查新質量控制制度等方面開展了分析與研究；張國偉分析了當前圖書館服務職能的轉變，指出了科技查新工作面臨的一些問題，提出了做好圖書館科技查新工作的一些建議；周靜等從分析高?？萍疾樾鹿ぷ髡緟⑴c協(xié)同創(chuàng)新的必要性人手，針對查新工作的發(fā)展現(xiàn)狀，構建了高校查新工作協(xié)同創(chuàng)新體系，并分析了其運行機制；郝慧等研究了查新效率和查新質量的關系，對在檢索詞的選擇及檢索策略的制訂中經常遇到的查全率和檢索結果為零的情況進行了分析。

高校及科研院所圖書館開展科技查新工作是其創(chuàng)新多元化服務體系的重要內容，是其為高校及科研院所教學科研服務、為企業(yè)服務的重要環(huán)節(jié)之一，更是其強化自身社會職能的最佳切入點。高校圖書館及科研院所圖書館要提高自身的地位與作用，應以科技查新為依托，延伸其社會服務職能。但是在新的環(huán)境與條件下，如何提高科技查新質量與效率，仍然是一個重要的課題。筆者以B大學圖書館科技查新工作站實踐為例，對科技查新流程中遇到的問題進行了分析，提出了提高科技查新質量與效率的對策和措施。

1科技查新過程與質量評價的關鍵問題分析

1.1科技查新質量的評價指標體系

科技查新是集文獻檢索和情報調研于一體的情報研究工作。為保證科技查新工作的客觀、準確、公正和科學性，維護查新各方的合法權益，教育部制定了《科技查新規(guī)范》，并制作了統(tǒng)一的教育部科技查新模板，力求實現(xiàn)科技查新的標準化。

筆者結合多年來B大學科技查新活動的開展情況，總結了科技查新過程中查新質量的評價指標體系（見表1）。

表1的三項評價指標中，評價指標1為查新資源，取決于科技查新所在機構軟硬件的擁有程度；評價指標3為查新報告的數(shù)量與質量，是查新工作最后結果的反映，而其中影響查新質量評價指標最為突出的因素是查新過程的標準化。

1.2科技查新各指標相關性分析

查新質量取決于多種因素，圖1為科技查新質量各評價指標的相互關系示意圖，其中：Q（Quality）為查新質量，P（Process）為查新過程，R（Resources）為查新資源。從圖1可以看出，查新資源和查新過程越好，查新質量就越高，三者成正相關關系。

若將上述各指標相互關系以函數(shù)形式表示，得出以下公式：

公式中，Wij為權重，i為l，2，3三個評價指標量，j為對應的變量分量，F(xiàn)ij為質量評價指標變量，Q為質量，P為過程，R為資源。其中，各個評價指標與評價參數(shù)可以形成不同的維度，與對應的評價體系有密切關系。

1.3科技查新流程標準化

在查新資源固定的情況下，查新流程和模板的標準化對于查新質量和效率的提高，具有重要的作用（見圖2）。

筆者將查新流程概括為：（1）委托：委托單位填寫科技查新合同，提交委托申請。（2）受理：查新單位接受委托申請，形成查新合同。（3）檢索：查新受理人詳細分析查新項目的科學技術要點及與查新項目相關的資料，與查新委托人進行溝通，在了解查新要點與查新要求的基礎上，制定客觀、合理的具有可操作性的檢索策略，進行檢索，查找近似文獻。（4）分析及報告初稿：查新受理人將檢索到的文獻分為密切相關文獻和一般相關文獻，并將相關文獻與查新項目的科學技術要點和查新要點進行綜合分析比較，形成報告初稿。（5）形成報告終稿：初稿完成后，提交給審核員進行審核，經和用戶進行三方確認后，形成最終的報告。（6）存檔、備案：向查新委托人提交最終查新報告及其相關的材料附件，并將委托合同、查新報告及其附件存檔、備案。

1.4科技查新模板的標準化

目前，教育部科技查新工作站使用的是由教育部科技發(fā)展中心在2013年制定的統(tǒng)一模板，在此基礎上各科技查新工作站可以根據(jù)本單位受理查新報告的領域及方向，進一步制定相對固定的研究內容的模板，這既有利于用戶依據(jù)模板填寫科學技術要點及查新要點，也有利于查新人員按照標準格式檢索、擬定報告，同時也方便審核人員對整個查新過程進行審核和監(jiān)督。

2提高科技查新質量與效率的對策實踐研究

在科技查新工作站基本條件（人員和資源）穩(wěn)定的情況下，查新流程及查新模板的標準化是決定科技查新質量的關鍵因素。因而注重科技查新各環(huán)節(jié)的管理，對提高查新的質量與效率尤為重要。一般來講，科技查新的用戶主要分為高校和科研院所用戶、企業(yè)及其他用戶兩類。

2.1高校和科研院所用戶主要問題及對策

高校和科研院所是科研的主力軍，也是科技查新的最大用戶。其進行科技查新的目的主要是科技項目的立項、科技成果鑒定、專利申請及科技項目報獎等。因此，科研人員在填寫科學技術要點和查新點時，有追求高大全的趨勢，往往會走人“查新點越多越好”的誤區(qū)；還有部分科研人員會自己編造一些詞匯，同樣會干擾同類文獻的檢索效果。

針對上述問題，B大學科技查新工作站采取了一系列對策與措施，主要有：（1）查新人員應和用戶深度溝通，精簡查新點，把不必要的部分刪除，只保留精華部分。（2）對于大課題，查新人員采取拆分報告的方式，實行多人合作，提高查新效率。（3）提高國外文獻詞匯的準確度。查新人員應與科研人員認真溝通，盡量選取通用詞匯，按照預檢索一精煉詞匯，再檢索的方法，逐步縮小檢索詞的范圍，力爭實現(xiàn)文獻檢索的全面與準確。（4）加強科技查新過程中的專業(yè)溝通。①查新人員盡量多閱讀一些與查新內容相關的資料，如綜述性的文獻及查新研究團隊撰寫的與查新內容相關的資料等。②認真聽取用戶對課題研究內容的介紹，并將自己捕捉到的課題關鍵點和難點及時地反饋給用戶，以確保對課題的理解和用戶要求相一致。③查新人員和用戶的交流盡量貫穿于整個查新過程。（5）日常工作中，加強對科技查新流程各環(huán)節(jié)的管理力度，盡量實行標準化的格式和檢索方式。（6）在查新高峰期，采取有效措施，以提高科技查新工作的質量和效率，具體包括：①查新預警：在科技查新工作高峰來臨之前，查新人員在圖書館網(wǎng)頁提前發(fā)出通知，告知查新用戶提早準備相關材料，提前委托，合理安排，給科技查新工作站預留更多的時間去開展查新工作。②加強宣傳：幫助科技人員和科研單位了解查新工作的要求和程序，加深其對查新工作過程的了解。③強化溝通：科技查新工作站和查新人員應與科技主管部門和各學院、研究所、國家重點實驗室等保持聯(lián)系，了解查新項目的學科范圍、查新數(shù)量、查新目的、上報時間節(jié)點等，查新站應合理安排查新時間和順序。④同時推進：查新人員采用多項目同時開展的方法，縮短單個報告的查新時間，提高查新效率。⑤人員調配：科技查新工作站應合理調配人員結構，構建以專職查新人員為主、兼職查新人員為輔的查新隊伍結構，組成一支靈活機動的科技查新隊伍，順利度過查新的高峰期。⑥流程的標準化：依據(jù)教育部科技發(fā)展中心制定的查新模板，結合本校實際制定適合本校的查新模板，既保證了查新報告的質量，也節(jié)省了查新和審核人員的時間，提高了效率。

2.2企業(yè)及其他用戶主要問題及對策

一般來講，企業(yè)用戶進行科技查新的目的主要有科技項目的立項、科技項目的驗收鑒定及報獎、高新技術企業(yè)的申請及企業(yè)研發(fā)費用的扣除申請等。

企業(yè)及其他用戶進行科技查新委托，經常面臨的問題有：（1）把查新點理解為使用方法、應用范圍等，非創(chuàng)新的內容填寫過多，某種程度上會干擾查新人員對于查新項目的技術要點及查新點的正確判斷。（2）有的企業(yè)會將查新的工作交給行政人員，而行政人員往往對技術性問題不太了解，所提交的查新內容就可能偏離了要點，也會干擾查新人員對查新點的正確理解。因此，查新人員與熟悉項目內容的企業(yè)技術人員進行溝通是科技查新順利進行的保障。

針對上述問題，B大學科技查新工作站采取的措施有：（1）針對不同類型的查新項目，提供不同類型的查新模板，引導委托人準確填寫科學技術要點和查新點。當委托人不清楚如何確定查新點時，查新人員應盡可能為用戶提出相應建議。（2）和企業(yè)技術人員良好溝通。企業(yè)技術人員多工作繁忙，查新人員應以良好的服務姿態(tài)，在對項目進行深入理解的基礎上，簡潔快速地和企業(yè)技術人員進行溝通，確保對項目的理解和用戶要求相一致。

3結語

科技查新是一項嚴謹?shù)目茖W活動，一定程度上決定著科研主管部門對科技立項、成果鑒定等進行有效的“把關”，其存在的價值是不言而喻的。因此，查新人員積極總結科技查新工作過程中的問題，尋找有效解決方案，有利于提高科技查新的質量和效率，拓展科技查新服務工作的深度和廣度。筆者認為，科技查新工作站應建立科技查新、科技評估與競爭情報服務相結合的綜合信息咨詢服務體系，使科技查新工作真正能夠為科研人員科研立項、成果評審、成果鑒定及評獎等工作提供幫助。

（編校：馬懷云）