新形勢下基建項目檔案管理創(chuàng)新模式研究

梁碧珍

基建項目檔案管理是基建項目工程的組成部分，對于規(guī)范安全生產(chǎn)管理，落實各項責(zé)任制度具有重要作用。目前基建項目檔案管理制度尚不完善，本次基于此對存在的問題進(jìn)行分析，提出解決對策，創(chuàng)新基建項目檔案管理模式。

基建項目檔案是工程建設(shè)從規(guī)劃用地，破土動工到后續(xù)維護(hù)的全過程紀(jì)錄，真實有效地反映了工程建設(shè)情況。隨著國家經(jīng)濟(jì)的快速增長，鐵路，電力設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目也不斷完善。對于基建工程而言，做好基建檔案記錄，不僅有助于規(guī)范安全生產(chǎn)，落實責(zé)任，還能做好規(guī)劃，節(jié)約資源。如何在新形勢下對基建項目檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，成為了受人關(guān)注的話題。

1基建項目管理檔案存在的問題分析

工程檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。完善基建工程檔案管理不僅對工程有指導(dǎo)意義，還對其他相關(guān)工程設(shè)計建設(shè)有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復(fù)多次利用，體現(xiàn)了檔案管理的重要性。當(dāng)前基建工程檔案管理仍然存在許多不足，不利于資料的整理和統(tǒng)計。

1.1施工方對檔案管理重視程度低，缺乏檔案管理意識

隨著國家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，基建項目工程增多，施工環(huán)境日趨復(fù)雜，安全生產(chǎn)形勢越來越嚴(yán)峻，對施工方的建設(shè)水平提出了更高的要求。檔案管理是監(jiān)管手段的一種，也是工程建設(shè)不可或缺的一部分，有利于從根本上提升工程建設(shè)質(zhì)量。然而目前許多施工方只重視工程建設(shè)，而沒有意識到檔案管理的重要性，管理方法滯后，缺乏創(chuàng)新性，只是簡單將建設(shè)資料進(jìn)行收集歸檔，沒有靈活運(yùn)用。保存不當(dāng)引起的檔案損壞缺失的情況時有發(fā)生，影響工程建設(shè)資料的完整性，無法發(fā)揮其在基建工程中的真正作用。

1.2檔案管理工作制度不完善，缺乏指導(dǎo)細(xì)則

要做好基建工程檔案管理，其關(guān)鍵是建立完善工程檔案管理制度，落實相關(guān)人員責(zé)任措施。隨著基建工程的建設(shè)進(jìn)度的加快，規(guī)模加大，許多單位對工程檔案管理在施工中的重要性認(rèn)識逐步加深。陸續(xù)出臺了相關(guān)規(guī)定，確保工程檔案管理有例可依。設(shè)立相關(guān)的部門，分派人手對工程檔案進(jìn)行管理。然而，在實際操作過程中，仍然存在一些問題。施工單位只注重檔案管理，后續(xù)工作開展不到位。施工單位建設(shè)水平參差不齊，對檔案管理認(rèn)識不足。對基建工程檔案如何收集，整理，分類歸檔缺乏具體的指導(dǎo)細(xì)則。檔案管理制度形同虛設(shè)，沒有真正應(yīng)用到工程建設(shè)管理中，造成人力物力資源浪費(fèi)。

1.3檔案管理模式落后，數(shù)字化程度低

隨著信息技術(shù)的普及，數(shù)字化管理因其高效，精準(zhǔn)的特點(diǎn)在教育，醫(yī)療，金融等多個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，如何順應(yīng)此新形勢，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)對基建項目檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，提升管理效率，成為了熱議話題。目前，許多單位的檔案管理仍處于比較落后的階段，只是簡單的收集和整理工程檔案資料，放入檔案室，或者將相關(guān)信息輸入電腦。對于誰來管理，用什么方法來管理，在遇到突發(fā)情況時誰來負(fù)責(zé)，沒有制定相關(guān)的條例。由于資金投入不足，設(shè)備落后，數(shù)字化管理普及程度低，增大了工程檔案管理成本和難度。

此外，單位工程檔案管只注重現(xiàn)時建立制度，對于后續(xù)工作處理不到位。在檔案管理人員出現(xiàn)調(diào)動，科室搬遷，或者公司經(jīng)營方向出現(xiàn)重大改變之后，如何充分利用信息化技術(shù)系統(tǒng)，妥善保管工程檔案，使其真正發(fā)揮效用，缺少全面而細(xì)致的考慮。

1.4工程檔案管理人員專業(yè)水平不高

相比起一般工程建設(shè)，基礎(chǔ)工程建設(shè)涉及招投標(biāo)，征地，拆遷，建設(shè)，驗收等多個環(huán)節(jié)，涉及政府投入，錯綜復(fù)雜，具有建設(shè)時間長，成本高的特點(diǎn)。因此基建工程檔案建立也更為困難，種類多整理量大。需要檔案管理人員有較高的知識水平和管理能力。而多數(shù)單位盡管有安排人員專門負(fù)責(zé)檔案管理部分的工作，卻沒有開展全面系統(tǒng)的培訓(xùn)。有的人只是臨時從其他部門調(diào)配過來，人員專業(yè)水平不高，對工程檔案管理流程不熟悉，在工作中頻繁出現(xiàn)失誤，影響檔案管理的準(zhǔn)確性。

2新形勢下基建工程項目檔案管理的原則

2.1公開透明化

于基建工程涉及到政府投資，資金龐大，建設(shè)時間長，關(guān)系到國計民生。因此必須做好基建全程的監(jiān)督，完善檔案管理制度不僅有助于減少建設(shè)過程中的貪污腐敗，杜絕不正之風(fēng)，也保證工程的質(zhì)量，保障人民群眾的生命財產(chǎn)安全。除機(jī)密技術(shù)文件之外，其余有關(guān)招投標(biāo)，建設(shè)以及后續(xù)設(shè)備維護(hù)的資料都應(yīng)向社會公開，接受民眾監(jiān)督審查，做到透明化。為同類基建工程的建設(shè)提供借鑒參考。充分發(fā)揮工程檔案的作用。

2.2標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一

考慮到施工單位建設(shè)水平存在差異，基建工程建設(shè)難度大，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。因此對于施工單位而言，相關(guān)文件的收集和整理要堅持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的原則，嚴(yán)格遵守《》的相關(guān)規(guī)定，需要與基建工程建設(shè)步調(diào)一致，和監(jiān)管部門做好協(xié)調(diào)溝通。作為施工單位，需要在招投標(biāo)開始對相關(guān)審批文件進(jìn)行審核，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，做好分類。以便后續(xù)工作的開展。

2.3流程嚴(yán)謹(jǐn)，操作規(guī)范

基建工程建設(shè)時間長，涉及面廣，要做好全過程的記錄，確保流程嚴(yán)謹(jǐn)，操作規(guī)范。提高管理人員的專業(yè)水平，對每個環(huán)節(jié)進(jìn)行逐一審查，及時發(fā)現(xiàn)檔案整理過程中的錯誤，確保檔案能夠及時入庫。在建設(shè)完成之后，竣工驗收文件整理也要堅持規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的原則，將檔案移交監(jiān)管部門進(jìn)行審查，歸檔。

3創(chuàng)新基建工程檔案管理模式的對策

3.1加深對基建工程檔案管理的認(rèn)識，提高管理意識

要做好基建工程檔案管理，需要社會各方面從根本上充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。上級部門需要加強(qiáng)監(jiān)管，督促施工單位及時做好檔案的收集和整理，并將其納入工程竣工后驗收環(huán)節(jié)的一部分，確保基建工程的安全性。施工單位要落實責(zé)任，設(shè)立相關(guān)的科室以及配備專門人員負(fù)責(zé)檔案管理，不斷完善檔

案管理制度，開展培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)水平，運(yùn)用信息化管理系統(tǒng)，創(chuàng)新管理模式，提升工作效率。減少“重制度建設(shè)不重視應(yīng)用”問題的發(fā)生。

3.2建設(shè)信息化管理系統(tǒng)，完善管理制度

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式由于其單一化，流程繁瑣，已經(jīng)不適用于現(xiàn)代工程建設(shè)，尤其是數(shù)據(jù)繁雜的，時間跨度大的基建工程。基于現(xiàn)代信息技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的檔案模式，不僅提高了整理速度，還保證了檔案的完整性和統(tǒng)一性。施工單位要加大資金投入，升級管理系統(tǒng)，改善辦公環(huán)境，對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。使檔案資料真正實現(xiàn)公開透明化，科學(xué)化，落實責(zé)任。發(fā)生問題時能夠運(yùn)用現(xiàn)代管理系統(tǒng)調(diào)取資料，有跡可循。確保相關(guān)工作有序開展。

3.3加大培訓(xùn)力度，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的人才隊伍

培養(yǎng)一支高素質(zhì)專業(yè)化的人才隊伍是完善工程檔案管理的關(guān)鍵所在。相關(guān)部門和施工單位應(yīng)組織定期開展相關(guān)的培訓(xùn)活動，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識，有條件的單位可以設(shè)立相關(guān)的科室，增加人手，專門負(fù)責(zé)檔案收集和整理。管理人員需要提高自身的業(yè)務(wù)水平，熟悉軟件操作流程，自覺學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，與上級協(xié)調(diào)溝通，認(rèn)真分析工程檔案管理工作中存在的不足之處。

3.4加強(qiáng)法制建設(shè)，建立健全管理制度

要做好基建工程檔案管理，首先應(yīng)加大對《檔案法》等檔案法律法規(guī)的宣傳力度，增強(qiáng)各個階層工作人員對檔案管理的意識。同時加大對地方性相關(guān)規(guī)章制度的宣傳力度，使施工單位及有關(guān)部門充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，從而在制度完善、人員選配、管理設(shè)備增添等方面認(rèn)真對待，使之規(guī)范化，制度化。應(yīng)根據(jù)各單位實際情況，擬制工程檔案資料管理制度標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工程檔案資料管理的有關(guān)法規(guī)制度，制定該單位工程檔案資料的管理細(xì)則，嚴(yán)格遵守規(guī)則制度開展工作。

4結(jié)語

綜上所述，基于新形勢下的基建工程建設(shè)時間長，資金投入巨大，檔案資料整理難度高，需要不斷創(chuàng)新檔案管理模式，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，強(qiáng)化管理人員責(zé)任意識，保障人民群眾生命財產(chǎn)安全，使工程檔案充分發(fā)揮其自身價值。

（作者單位：廣東粵電湛江風(fēng)力發(fā)電有限公司）