商業(yè)企業(yè)物資采購風險的防范與控制

摘 要：物資采購是指為保障企業(yè)物資供應，對采購活動進行計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的活動。受到各種因素的影響，物資采購過程中可能存在一定的風險，如計劃風險、合同風險、驗收風險、質(zhì)量風險、市場風險等，如果企業(yè)不能準確識別這些風險并進行有效的防范與控制，會給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟損失。本文通過對商業(yè)企業(yè)物資采購中存在的各種風險進行探索，提出相應的風險防控措施。

關鍵詞：商業(yè)企業(yè)；物資采購；采購風險；控制措施

一、商業(yè)企業(yè)物資采購所面臨的風險

物資采購是商業(yè)企業(yè)經(jīng)營過程中一個重要的環(huán)節(jié)，經(jīng)過物資采購，企業(yè)獲得生產(chǎn)經(jīng)營過程中所需的材料、器具、設備等?？茖W合理的采購物資，可以大大降低經(jīng)營成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，達到降本增效的目的。然而，相比于政府采購，商業(yè)企業(yè)的物資采購依然存在較大的風險，這些風險可分為內(nèi)部風險和外部風險，具體如下所述：

（一）內(nèi)部風險

計劃風險：物資采購計劃審核不嚴格，市場調(diào)查不深入，未能準確判定市場環(huán)境變化等因素，從而導致采購計劃與實際需求發(fā)生較大程度的偏差；或因政策、制度、規(guī)定變更，導致一些已確定的采購計劃變更或中止。

合同風險：合同簽訂時，往往存在合同內(nèi)容不嚴謹、約束性條款缺乏、權(quán)利義務等采購重點事項不明確的情況，一旦產(chǎn)生糾紛，容易產(chǎn)生爭議。另外，合同管理混亂、合同欺詐行為也會造成合同風險。

驗收風險：采購物資實際交貨時，驗收控制不嚴，存在質(zhì)量上以次充好，數(shù)量上短斤少兩，貨物與品種規(guī)格不符等現(xiàn)象，造成公司經(jīng)濟損失。

責任風險：因物資招標采購人員能力有限，經(jīng)驗不足，思慮不周，把關不嚴，導致采購損失；或采購人員徇私舞弊，收取好處，不惜犧牲企業(yè)利益。

（二）外部風險

市場風險：物資采購過程中，可能存在供應商操作市場，抬高市場價格，供應商與相關業(yè)務人員在投標前相互串通、透露標底的風險；或投標人之間相互串通，出現(xiàn)圍標、串標、陪標等欺詐行為，造成企業(yè)遭受重大損失。

質(zhì)量風險：指中標方在履約過程中提供的產(chǎn)品質(zhì)量與投標承諾不一致，給用戶造成技術、經(jīng)濟、安全方面的損害；或在供應過程中，出現(xiàn)供應商提供的物資質(zhì)量較差，達不到規(guī)定要求等影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的風險。

意外風險：在物資采購中遇到自然災害或其它不可抗力因素導致采購工作中斷，無法正常進行；或因供應商提供商品時出現(xiàn)技術、組織、管理失誤；供應商延遲交貨日期，企業(yè)未能及時得到供貨而產(chǎn)生的風險。

二、商業(yè)企業(yè)物資采購風險的防范與控制

商業(yè)企業(yè)物資采購的防范和控制應該是全過程的，即從招標公告發(fā)出，到開標、評標、定標，直到合同履行。物資招標采購的風險無處不在，但可以通過科學的手段和有效的措施加以防范和控制。

（一）建立健全物資采購組織機構(gòu)

建立健全采購組織管理體系，是商業(yè)企業(yè)確保物資招標采購公平、公正的組織基礎。一方面，要成立采購管理委員會為招標工作領導小組，負責審議公司采購項目的立項、采購方式、招標方案等，審定采購目錄，固化采購方式。另一方面，要在采購委員會下設辦公室，由經(jīng)濟運行、法規(guī)、監(jiān)察、財務、審計等部門組成，負責采購工作的招標和審核把關。此外，企業(yè)各職能部門有權(quán)對采購計劃、價格、招標方式等內(nèi)容進行監(jiān)督，采購辦應定期公布采購項目招投標情況并自覺接受監(jiān)督。

（二）完善物資招標采購管理制度

根據(jù)政府采購法、招投標法等相關規(guī)定，結(jié)合商業(yè)企業(yè)現(xiàn)狀，制定并完善采購管理實施辦法，規(guī)定公司各類項目采購方式的選擇及適用條件、實施步驟、供應商管理、合同簽訂及履約、監(jiān)督和責任等，大力規(guī)范采購行為，保障采購物資質(zhì)優(yōu)價廉。要從嚴落實“應招盡招”采購制度，全力推進公司公開招標采購常態(tài)化，減少單一來源等非公開招標采購方式，通過有效競爭，降低采購成本。要從細落實“真招實招”采購制度，規(guī)范招標文件和采購合同文本，規(guī)范采購全程監(jiān)控，規(guī)范招標代理機構(gòu)、供應商庫、評標專家?guī)旃芾?，提升采購管理工作制度?guī)范化水平。

（三）規(guī)范物資招標采購管理流程

通過梳理商業(yè)企業(yè)物資招標采購流程，分析采購中可能遇到的問題，明確每個流程環(huán)節(jié)對應的風險點、管控措施、審核及監(jiān)督要求。一是審核采購計劃。對市場行情進行充分調(diào)研，對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量和效用全盤考慮，要在保證采購質(zhì)量的基礎上，盡量節(jié)約采購成本。二是把關供應商資質(zhì)。招標采購前，要對參加投標的供應商進行資格審查，通過資格預審、資格復審，把因供應商資質(zhì)不符帶來的采購風險降到最低。三是實行保證金制度。設立投標保證金，防止投標方開標后撤回其投標；設立履約保證金，防止供應商中標后沒有履行合同而給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。

（四）構(gòu)建供應商監(jiān)督管理機制

構(gòu)建合格供應商庫，實行差別化分類監(jiān)管。通過建立各類供應商庫，提高采購集中度，提升招標采購成功率。一是要通過市場調(diào)查、用戶反饋等形式實時考察供應商的信譽和水平，重點關注供應商的生產(chǎn)規(guī)模、運作流程、供貨能力，以及質(zhì)量改進意識、售后服務態(tài)度、風險管理能力等。二是分類制定供應商管理實施細則，由采購執(zhí)行部門牽頭對供應商進行評價，科學分析、合理打分，及時將結(jié)果反饋給公司招投標委員會，在以后的專家評標打分時，酌情予以考慮。三是通過召開供應商座談會，宣貫公司招標采購工作要求，贏得供應商的理解與認同，有效化解矛盾，與供應商建立合作共贏關系。

（五）提升招標采購人員能力素質(zhì)

不斷加強對招標采購人員的培訓和督導，提升其能力素質(zhì)，避免人為因素造成采購風險。一是要加強人員的選拔與管理，使用科學的考察方法，確保招標采購人員的職業(yè)能力滿足實際工作需要。二是要規(guī)范采購人員的工作紀律，培養(yǎng)其廉潔自律的品性，從各方面對招標采購人員進行監(jiān)督與考核。三是要加強招標采購人員的培養(yǎng)，通過集中授課和利用新媒體、新形式開展培訓，促其積極學習招標采購知識和經(jīng)濟、財務、合同、法律知識，提高計劃審核和組織協(xié)調(diào)能力，提升應對內(nèi)外部各種風險能力，適應復雜多變的物資采購工作的需要。

（六）加強信息技術防范采購風險

應用信息系統(tǒng)提高采購決策的科學性，促使物資采購工作規(guī)范操作、高效運轉(zhuǎn)。第一，將采購目錄嵌入信息系統(tǒng)，強化其硬約束作用，規(guī)定公司年度采購計劃、采購內(nèi)容只能從采購目錄中選取，從源頭上把好關。第二，通過采購招標文件的網(wǎng)上運行，將各環(huán)節(jié)審批放在OA系統(tǒng)上進行流程化操作，保證了任何單位和個人無法逾越招標工作節(jié)點，確保審核過程均為集體決策。第三，建立競爭的招標采購平臺。逐步建立公平、開放、共享的招標信息平臺，不斷提高物資招標采購的透明度，促使招標工作效率逐漸上升，采購成本逐漸降低。

（七）實施物資采購招標內(nèi)控制度

內(nèi)控管理作為當前企業(yè)風險管理的重要手段，能有效的預防采購過程中產(chǎn)生的各種風險。第一，控制物資招標采購各環(huán)節(jié)關鍵點。不斷加強對物資采購人員的監(jiān)管，建立部門間相互制衡的機制，實行關鍵崗位輪崗和定期檢查制度。第二，明確職責分工加強審批控制。明確采購工作職責，防止出現(xiàn)互相推諉扯皮的現(xiàn)象。嚴格按流程進行審批，發(fā)揮歸口部門管理責任。第三，嚴把驗收及付款環(huán)節(jié)審核關。嚴格檢驗采購物資的數(shù)量、質(zhì)量并形成驗收報告，如果在驗收中發(fā)現(xiàn)異常應及時反饋給相關部門并進行處理。嚴格審核合同約定的付款條件，并檢查采購事項及數(shù)據(jù)的真實性、準確性，防范采購資金結(jié)算風險。第四，科學制定招標采購控制價。制訂控制價管理細則，明確實行市場調(diào)研、價格對比、集中審議商定機制。建立價格信息資源庫，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。第五，嚴格規(guī)范招投標活動。通過加強開評標現(xiàn)場監(jiān)督，嚴格規(guī)范招標代理機構(gòu)、評標專家、投標人等招投標活動參與方的行為。不斷加大監(jiān)察、審計監(jiān)督力度，嚴防“買賣資質(zhì)、串標圍標、轉(zhuǎn)包分包”等欺詐行為，將物資采購風險發(fā)生的概率降到最低。

參考文獻：

[1]許小玲.淺談煙草企業(yè)如何加強招標采購風險管理.現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2015（02）.

[2]杜佳.企業(yè)物資招標采購風險及有效防范探析.現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018（06）.

作者簡介：劉福蓉（1971-），女，漢族，湖南祁陽人，本科，中級職稱（經(jīng)濟師/會計師），研究方向：經(jīng)濟管理。