電視臺(tái)文書(shū)檔案管理的相關(guān)思考

張興華

摘 要：對(duì)電視臺(tái)文書(shū)檔案進(jìn)行合理地管理能夠?yàn)殡娨暸_(tái)未來(lái)的發(fā)展起到重要作用。企事業(yè)單位開(kāi)展社會(huì)活動(dòng)的依據(jù)就是文書(shū)檔案，所以，建立一個(gè)完善的文書(shū)檔案管理體系對(duì)一個(gè)企事業(yè)單位有著重大意義，能夠有效地促進(jìn)單位在未來(lái)的發(fā)展。當(dāng)今現(xiàn)代化的發(fā)展態(tài)勢(shì)十分迅速，所以電視臺(tái)應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代變化，開(kāi)始著手建立屬于電視臺(tái)自己的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，這樣在方便調(diào)閱檔案的同時(shí)也能保證數(shù)據(jù)的安全。

關(guān)鍵詞：電視臺(tái)；文書(shū)檔案；安全管理

文書(shū)檔案管理工作是管理工作的核心，做好文書(shū)檔案管理工作才能有效保證電視臺(tái)文書(shū)檔案的完整。所以，企事業(yè)單位只有不斷提高文書(shū)檔案管理的工作水平，才能讓檔案的價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)。要想能夠更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理，首先就應(yīng)該建立一套規(guī)范完善的文書(shū)檔案管理制度，其次就是要提高管理工作人員的綜合素質(zhì)，這樣才能保證高效率地進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作。在當(dāng)今現(xiàn)代化的背景下，我們的文書(shū)檔案管理需要的不僅僅是具備管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，而是還要能夠熟悉運(yùn)用計(jì)算機(jī)、精通外語(yǔ)、攝影等全方面的技術(shù)型人才。建立文書(shū)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)是現(xiàn)代化的必然要求，不過(guò)在建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，做到紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重保險(xiǎn)，來(lái)保證電視臺(tái)文書(shū)檔案的安全性。

一、建立規(guī)范的文書(shū)檔案管理制度

電視臺(tái)的文書(shū)檔案指的是那些已經(jīng)完成了的但又具備很大保存價(jià)值的文書(shū)和一些記錄電視臺(tái)黨務(wù)和行政工作的信息材料。一套完善規(guī)范的管理制度是是對(duì)電視臺(tái)檔案進(jìn)行規(guī)范管理的前提，在規(guī)范的管理制度之下，對(duì)檔案進(jìn)行高效率并且有序地管理，十分明確清晰地對(duì)各種檔案進(jìn)行歸類(lèi)，這樣才能讓文書(shū)檔案管理工作體現(xiàn)出更高的價(jià)值。電視臺(tái)的文書(shū)檔案管理工作不僅需要管理工作人員做好對(duì)檔案的日常維護(hù)和保管工作，還需要他們對(duì)所有文書(shū)檔案的歸檔范圍和歸檔時(shí)間等等都了如指掌，并且要對(duì)檔案的保密和移交等工作流程熟練掌握，檔案的每一個(gè)具體工作環(huán)節(jié)都要有嚴(yán)格的程序和制度。對(duì)電視臺(tái)的文書(shū)檔案一定要嚴(yán)格做到六防護(hù)，除了文書(shū)檔案的管理人員，其他的人要進(jìn)入檔案室必須先經(jīng)過(guò)申請(qǐng)并同意后方可允許進(jìn)入，所有檔案借閱時(shí)都必須嚴(yán)格按照要求辦理借閱手續(xù)。對(duì)檔案的銷(xiāo)毀也要制定嚴(yán)格規(guī)范的工作流程。電視臺(tái)的文書(shū)檔案是電視臺(tái)最為重要的信息資源中心，它不僅對(duì)電視臺(tái)的歷史過(guò)往進(jìn)行了真實(shí)有效的記載，還是對(duì)以往工作的總結(jié)。以便為今后電視臺(tái)的發(fā)展指出正確的前進(jìn)方向。因此一套完整規(guī)范的文書(shū)檔案管理制度能夠讓電視臺(tái)的文書(shū)檔案管理工作更高效地進(jìn)行，也對(duì)電視臺(tái)在今后的發(fā)展上起著很好的推動(dòng)作用。

二、提高文書(shū)檔案管理工作人員的素質(zhì)

雖然完整的文書(shū)檔案管理制度能夠有效地幫助文書(shū)管理工作的進(jìn)行，但是要想能夠高效并且穩(wěn)定地進(jìn)行單單靠一套完整規(guī)范的文書(shū)檔案管理制度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不過(guò)夠的，還需要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理的工作人員具備非常高的工作素養(yǎng)才行。所有工作人員都要認(rèn)真學(xué)習(xí)與之相關(guān)的法律，一切都要嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，隨時(shí)準(zhǔn)備接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查。對(duì)于文書(shū)檔案管理工作人員的錄用篩選也應(yīng)該有著明確的要求，第一，工作人員必須具備管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在管理檔案盒處理信息都應(yīng)該有著扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)，這樣才能保證工作人員能夠讓文書(shū)檔案管理工作高效有序地進(jìn)行下去。在當(dāng)今這個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作的必須是全方面發(fā)展的人才，這樣才能夠跟上現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的腳步。對(duì)于文書(shū)檔案工作管理人員最為重要的一點(diǎn)就是要熟悉掌握與之相關(guān)的法律法規(guī)，必須時(shí)刻確保所有的文書(shū)檔案信息處于安全保密狀態(tài)下。電視臺(tái)能夠正常運(yùn)營(yíng)工作的基礎(chǔ)就是文書(shū)檔案的安全與保密，倘若文書(shū)檔案的信息丟失，那么對(duì)電視臺(tái)造成的損失將不可估量。因此較高的安全防范意識(shí)是每一個(gè)文書(shū)檔案管理工作人員所必須具備的。由于文書(shū)檔案的日常管理工作十分的枯燥，這就要求工作人員要具備相當(dāng)高的工作素養(yǎng)，這樣才能保證文書(shū)檔案管理工作的高效率。

三、將文書(shū)檔案建立數(shù)據(jù)信息庫(kù)

在當(dāng)今這個(gè)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代之中，計(jì)算機(jī)電子技術(shù)已經(jīng)與我們的日常生活緊緊聯(lián)系在了一起，電視臺(tái)也在面臨著現(xiàn)代化技術(shù)飛速發(fā)展的挑戰(zhàn)。要想能夠緊跟著時(shí)代發(fā)展的步伐，電視臺(tái)就應(yīng)當(dāng)開(kāi)始建立一套完善的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。和那些傳統(tǒng)的關(guān)于文獻(xiàn)目錄的數(shù)據(jù)庫(kù)不同，這個(gè)數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)又被稱(chēng)作為源數(shù)據(jù)庫(kù)。有了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之后，想要查找檔案只需要輸入檔案目錄就可以直接查找并調(diào)閱，使得工作人員的工作量得到減輕而工作效率卻顯著提高。隨著現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電視臺(tái)的文書(shū)檔案信息管理應(yīng)該逐漸地向數(shù)字化進(jìn)行轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)一步步地由電子檔案替代，未來(lái)的文書(shū)檔案管理工作將主要以電子信息為主，所以電視臺(tái)應(yīng)當(dāng)立即著手建立一套完善的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)然由于網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開(kāi)放的平臺(tái)，放在網(wǎng)上的檔案信息很可能會(huì)因?yàn)楹诳偷那秩雽?dǎo)致信息泄露。所以不僅要建立一個(gè)文書(shū)檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，還要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)建立完善的保護(hù)系統(tǒng)來(lái)避免這些情況的發(fā)生，讓數(shù)據(jù)庫(kù)中的文書(shū)檔案信息更加的安全可靠。同時(shí)也不能就此忽略對(duì)文書(shū)檔案紙質(zhì)檔案的管理，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重保險(xiǎn)，以此來(lái)避免造成一些不必要的損失。

四、結(jié)語(yǔ)

電視臺(tái)的文書(shū)檔案信息是整個(gè)電視臺(tái)的信息資源儲(chǔ)藏處，文書(shū)檔案管理工作高效率的進(jìn)行才能讓電視臺(tái)的工作更好地運(yùn)轉(zhuǎn)。與此同時(shí)，身處現(xiàn)代化信息社會(huì)的大背景下，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理是今后文書(shū)檔案管理工作的大方向。完善具體的文書(shū)檔案資料，并建立一個(gè)完善安全可靠的文書(shū)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣才能讓電視臺(tái)文書(shū)檔案管理工作在電視臺(tái)未來(lái)的發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。不僅如此，電視臺(tái)文書(shū)檔案管理工作的高效安全運(yùn)營(yíng)還離不開(kāi)全方面發(fā)展的管理人才的支持。電視臺(tái)的文書(shū)檔案管理工作在完善的管理制度、高素質(zhì)的管理人員以及現(xiàn)代化信息技術(shù)的支持下必能對(duì)讓文書(shū)檔案管理工作更加高效安全的進(jìn)行。

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