地市級電大事務(wù)管理信息化建設(shè)探析

胡仁貴

摘要：信息技術(shù)在地市級電大事務(wù)管理中的作用日益凸顯，并逐漸成為推進地市級電大事務(wù)科學(xué)管理、創(chuàng)新管理的主要措施和重要手段。文章結(jié)合地市級電大事務(wù)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，對地市級電大信息化建設(shè)在辦公室管理中的重要意義、存在的不足及建設(shè)管理對策進行了分析研究，旨在提高地市級電大事務(wù)管理水平，推動地市級電大轉(zhuǎn)型發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化；地市級電大；事務(wù)管理

地市級電大是以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐、辦學(xué)網(wǎng)絡(luò)覆蓋本地區(qū)城鄉(xiāng)的新型開放大學(xué)，是國家開放大學(xué)（中央電大）的重要組成部分，是地市構(gòu)建終身教育體系、推進學(xué)習(xí)型社會建設(shè)的主力軍，擔(dān)負著培養(yǎng)應(yīng)用型、技能型、實用型人才的重任。地市級電大作為學(xué)校組織機構(gòu)的中樞部門，有著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、溝通內(nèi)外、督查督辦、辦文辦會等重要職能。數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代教育技術(shù)的日新月異，給地市級電大事務(wù)管理工作帶來了極大的沖擊，對地市級電大事務(wù)管理理念、運行模式、工作方式提出了更高的要求。信息時代，如何進行科學(xué)化管理、規(guī)范工作流程、提高工作效率、降低運行成本、促進地市級電大有序發(fā)展，已經(jīng)成為地市級電大迫切需要解決的問題。

一、地市級電大事務(wù)管理信息化建設(shè)的意義

（一）順應(yīng)時代發(fā)展的必然趨勢

地市級電大日常涉及的數(shù)據(jù)信息來源廣、數(shù)量多，尤其是云計算、大數(shù)據(jù)時代的到來，對地市級電大事務(wù)管理工作提出了新要求。從縱向來看，地市級電大事務(wù)向上要聯(lián)系國家開放大學(xué)、省級電大，向下要聯(lián)系縣級電大；從橫向來看，它要聯(lián)系當(dāng)?shù)攸h政機關(guān)、教育行政主管部門及兄弟地市級電大。在學(xué)校內(nèi)部，還要聯(lián)系各處室，服務(wù)廣大教職工。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，地市級電大各種事務(wù)基本上在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成。例如：公文傳輸不再是紙質(zhì)文件的收發(fā)，而是通過電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)傳輸電子文檔；公文的起草、審核、簽發(fā)、成文及歸檔主要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成；傳遞信息、匯報工作、各種統(tǒng)計報表采用QQ、電子郵件、傳真等方式進行。信息化辦公已取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公，成為地市級電大事務(wù)管理的主要方式。加強地市級電大事務(wù)管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)辦公的數(shù)字化、電子化和信息化是順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇。

（二）提升服務(wù)能力的內(nèi)在需求

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展及辦學(xué)業(yè)務(wù)的拓展，地市級電大發(fā)展面臨著許多新問題。地市級電大辦公室是學(xué)校機構(gòu)的重要組成部分，是學(xué)校內(nèi)部的中樞部門，是決策者的參謀與助手。為幫助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和管理，辦公室需要搜集、加工大量信息，并及時、準(zhǔn)確、全面地將這些信息提供給領(lǐng)導(dǎo)以作參考，這就要求地市級電大加快數(shù)字化建設(shè)的步伐。地市級電大事務(wù)繁雜，相關(guān)工作千頭萬緒，并直接關(guān)系學(xué)校運轉(zhuǎn)。加強地市級電大事務(wù)信息化建設(shè)，可極大節(jié)約人力、物力，高效、便捷地實現(xiàn)人機互換，提升辦公室人員的服務(wù)管理能力，提高辦公和管理效率。數(shù)字化可為文檔的管理和檢索節(jié)約大量的時間，還能防止文件丟失。實施數(shù)字化辦公后，文件資料可直接以電子文檔的形式傳閱和修改，這樣既節(jié)約了紙張、油墨，無需人工傳遞，達到了節(jié)約人力的目的，又節(jié)約了時間，優(yōu)化了管理，使信息快速流轉(zhuǎn)，避免積壓，為地市級電大的科學(xué)管理創(chuàng)造了條件。地市級電大辦公室是學(xué)校對外的一扇窗口，其信息化建設(shè)與管理水平的高低直接關(guān)乎學(xué)校形象，進而影響學(xué)校發(fā)展。

二、地市級電大事務(wù)管理信息化存在的不足

（一）認識不到位，重視程度不高

部分地市級電大領(lǐng)導(dǎo)和辦公室工作人員對信息化建設(shè)在事務(wù)管理中的作用認識不夠，觀念滯后，忽視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等新技術(shù)。在具體事務(wù)管理中，沒有意識到信息化在科學(xué)管理、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦及公文處理等方面的重要作用，缺乏創(chuàng)新意識，甚至對信息化建設(shè)和管理有一定的抵觸心理。比如，還是用紙對紙、面對面的老辦法處理辦公室工作，習(xí)慣于紙質(zhì)化辦公，文件的起草、修改等堅持手寫。對信息化建設(shè)在辦公室管理中的應(yīng)用缺乏深入、系統(tǒng)的研究，沒有從根本上解決“書面報告滿天飛、文件收發(fā)跑斷腿”的局面。同時，部分地市級電大對事務(wù)管理信息化建設(shè)投入不夠，設(shè)備老化、陳舊，不能滿足信息化辦公的需要。有的地市級電大的計算機使用多年未及時更換，有的還沒有建立辦公系統(tǒng)，有的雖然購買了指紋打卡識別考勤系統(tǒng)，但沒有投入使用等，這些都給地市級電大信息化建設(shè)和管理帶來一定的難度。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，信息化建設(shè)水平不高

由于歷史原因，地市級電大財政投入渠道一直不暢，甚至有被邊緣化的趨勢，導(dǎo)致地市級電大主服務(wù)器信息系統(tǒng)處于低位運行狀態(tài)，寬帶容量小、網(wǎng)速較慢，信息化建設(shè)處于初級階段。有的辦公室的計算機僅具有簡單的打字排版、上網(wǎng)功能，沒有建立擬稿、成文、傳輸、立卷一體化的數(shù)字辦公系統(tǒng)。在文件傳閱處理上，沒有建立數(shù)字簽章認證系統(tǒng)，未能實現(xiàn)線上辦公。有的地市級電大辦公室雖建立了自己的網(wǎng)站，但許多子目錄里沒有實質(zhì)性內(nèi)容，網(wǎng)站點擊率不高，利用效果不明顯?？傊瑳]有真正形成高效、高質(zhì)量的信息化辦公環(huán)境。

（三）工作人員素質(zhì)不高，信息化應(yīng)用效果不佳

在信息化建設(shè)與管理過程中，為提高辦事效率、提升管理水平，需要大量的高素質(zhì)技術(shù)型人才。但從目前地市級電大工作的實際來看，信息技術(shù)專業(yè)人才缺乏，遠遠跟不上信息化建設(shè)對人才的需求。地市級電大辦公室工作人員文科專業(yè)人才偏多，而計算機專業(yè)人才較少，這給事務(wù)管理的信息化帶來了一定的難度。有的地市級電大認為辦公室工作就是打雜，因此將工作能力欠缺、年齡較大、不易接受新事物的人員安排在辦公室工作，他們中的部分人員不懂公文寫作，不懂電腦技術(shù)，不會利用電子屏發(fā)布信息，不會發(fā)送郵件等。辦公室人員素質(zhì)不高，將嚴重影響信息化建設(shè)與管理進程。

三、加強地市級電大事務(wù)管理信息化的對策

（一）提高思想認識，高度重視地市級電大辦公室信息化建設(shè)

首先，通過信息化建設(shè)的實際應(yīng)用轉(zhuǎn)變地市級電大領(lǐng)導(dǎo)觀念，讓他們充分認識到信息化管理的便捷性、高效性和重要性，引起他們對辦公室信息化建設(shè)的高度重視，從而在政策制訂、資金投入、人員配備等方面給予關(guān)注和支持。其次，地市級電大教職員工要從思想上高度重視信息化建設(shè)及管理工作。地市級電大的信息化建設(shè)與管理需要各處室及全體教職工積極參與配合，如指紋電子考勤、網(wǎng)上個人事務(wù)辦理、網(wǎng)上文件傳輸、網(wǎng)上工作交流、網(wǎng)上信息發(fā)布等，都需要全體教職工形成一種自覺。另外，還要提高辦公室工作人員的信息素養(yǎng)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公模式，更新觀念，樹立信息化建設(shè)與管理的理念，用信息化的思維做好文件傳輸、檔案管理、信息采集、督查督辦、會務(wù)接待等各項實際工作，努力提升信息化工作能力和水平。

（二）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高信息化建設(shè)水平

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的的飛速發(fā)展對地市級電大事務(wù)管理提出了更高的要求，地市級電大必須緊跟時代發(fā)展步伐，加大投入，擴大寬帶容量，提高網(wǎng)速，安裝各類辦公操作軟件，實現(xiàn)信息存儲、查閱、檢索的數(shù)字化。同時，要利用成熟的信息技術(shù)將原有的辦公室各項工作進行整合，建立數(shù)據(jù)統(tǒng)一、功能齊備的綜合服務(wù)平臺，將人事系統(tǒng)、財物系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、學(xué)校新聞等整合在平臺內(nèi)，這樣通過平臺不僅可以進行網(wǎng)上公文處理，還可以獲取其他信息。另外，安排信息技術(shù)方面的專業(yè)人員對網(wǎng)絡(luò)進行日常維護和升級，切實提高工作效率和辦公室數(shù)字化服務(wù)水平。收到上級部門文件后，利用電子掃描儀進行掃描，再分發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)和各處室，這樣既方便傳閱，又防止丟失。檔案管理員要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案數(shù)字化，便于檔案管理人員在線把關(guān)，確保文檔質(zhì)量。利用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不僅檢索查閱更方便、快捷，還可以防止檔案翻閱過程中的損壞，減少檔案工作人員的工作量，提高工作效率。條件成熟的還可開發(fā)移動辦公系統(tǒng)，建立數(shù)字化的督查督辦系統(tǒng)。

（三）提升辦公室工作人員綜合素質(zhì)

提高地市級電大事務(wù)管理信息化水平關(guān)鍵在于辦公室人員素質(zhì)。因此，建立一支責(zé)任心強、信息技術(shù)水平高、業(yè)務(wù)能力突出、具有創(chuàng)新精神的辦公室人才隊伍是重中之重。學(xué)校在人員配備上要挑選懂信息技術(shù)、會公文寫作、具有創(chuàng)新能力的人員從事辦公室工作。同時，要以人為本，采取多種培訓(xùn)與交流的方式，提高辦公室工作人員信息化應(yīng)用水平。例如，組織應(yīng)用能力培訓(xùn)，讓辦公室工作人員學(xué)會使用word、excel等基本辦公軟件，不斷提高辦公室工作人員的信息技術(shù)水平和無紙化辦公能力。另外，在強調(diào)可操作性、實用性的基礎(chǔ)上，對全體教師開展網(wǎng)上辦公、文件處理、個人事務(wù)處理等系統(tǒng)培訓(xùn)，讓廣大教師在短時間內(nèi)學(xué)會并熟悉操作和應(yīng)用，提高信息技術(shù)在學(xué)校管理中的應(yīng)用效率。

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