淺談現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用

張永清 柏增秋

【摘要】本文分析了現(xiàn)代檔案管理中基礎(chǔ)工作的工作性質(zhì)，同時闡述了現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，最后結(jié)合工作經(jīng)驗，圍繞檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中所起到的作用進行了分析探究，旨在更好、更有效地發(fā)揮出檔案管理基礎(chǔ)工作效力。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代檔案管理；基礎(chǔ)工作；性質(zhì)；發(fā)展現(xiàn)狀；作用

【中圖分類號】R197 【文獻標(biāo)識碼】A

一、解讀現(xiàn)代檔案管理中的基礎(chǔ)工作性質(zhì)

通過查閱相關(guān)文獻資料可知，現(xiàn)代檔案管理是一項同時具備了管理性、服務(wù)性和政治性的工作內(nèi)容。其中最為主要的性質(zhì)“服務(wù)”，顯然這是人類思想與文明發(fā)展到一定程度后必然形成的一種趨勢?！胺?wù)”實則為檔案管理的最終目的，雖然在提供服務(wù)的過程中并不會收到任何實質(zhì)性的東西，然而圍繞全局進行考慮，無論是社會發(fā)展還是人文進步，在很大程度上都依賴著良好的檔案管理。

眾所周知，檔案管理中包含著的基礎(chǔ)工作本身具備非常強烈的系統(tǒng)性特征，意味著其同其他管理工作之間有著十分緊密的聯(lián)系，檔案信息能夠向社會提供各種信息服務(wù)，需要從其他管理工作中收集材料，而這便需要基礎(chǔ)工作發(fā)揮作用[1]。但需注意的是，即便檔案管理同時負責(zé)檔案編著與研究等工作，但不可否認的是，其每一項工作都是為了滿足社會需求進行的，因而可將其看成是一種社會性服務(wù)活動。

二、剖析現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀

（一）管理流程有待規(guī)范和明確

當(dāng)前在現(xiàn)代檔案管理工作中所遵循的管理流程有待規(guī)范和明確，因未出臺一個相對完善的管理流程，使得檔案管理基礎(chǔ)工作在具體實施環(huán)節(jié)遇到諸多阻礙，無法順利展開。如某些機關(guān)單位在開展現(xiàn)代檔案管理活動時，多是采取檔案收集—整理—區(qū)分檔案全宗—編制檔號—選擇分類法—鑒定檔案價值—存儲檔案—檔案編研—檔案著錄和檔案標(biāo)引這一檔案管理流程。而該流程在執(zhí)行過程中未有一套清晰明確的業(yè)務(wù)規(guī)定，如此一來，人們對檔案管理難以系統(tǒng)性地評定，在一定程度上會對管理者的工作態(tài)度、工作責(zé)任心產(chǎn)生不利影響，容易出現(xiàn)檔案不完整、檔案丟失等問題。上述問題的出現(xiàn)，不僅會損害檔案應(yīng)有的價值，而且還會降低檔案系統(tǒng)應(yīng)有的檢索功能。

（二）管理工作內(nèi)容有待規(guī)范

單就國內(nèi)現(xiàn)階段檔案管理所表現(xiàn)出的情況看，還存在著十分嚴峻的基礎(chǔ)工作重視度不足、管理工作者專業(yè)基礎(chǔ)技能不扎實等問題，這些問題在很大程度上是由管理工作內(nèi)容不規(guī)范造成的。俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓”。同理，沒有規(guī)范的管理體系，管理工作者不熟悉自己的業(yè)務(wù)范圍，自然會影響到整個檔案管理質(zhì)量。比如，通過了解某機關(guān)單位檔案管理狀況可知，該機關(guān)單位內(nèi)部檔案管理工作者因自身專業(yè)水平不高，以致在日常管理工作中存在檔號命名不規(guī)范、目錄號缺失以及一卷多冊等問題，甚至某些檔案還存在重名問題。以上問題看似不大，但會給檔案唯一性帶來不利影響，且在一定程度上會增大檔案管理難度，浪費更多的時間在檔案搜索上，嚴重影響到檔案管理有效性。

此外，還有一些檔案缺少索引、卷內(nèi)目錄，這意味著人們只能通過標(biāo)題才能查找到對應(yīng)檔案，如此不但增大了檔案管理與檔案檢索的操作繁瑣性，而且因檔案管理工作的嚴謹性缺失，也難以確保檔案管理的完整性。

（三）管理者綜合素養(yǎng)不高

通過查閱相關(guān)資料與文獻發(fā)現(xiàn)，在國內(nèi)各單位從事檔案管理一職的工作者大部分年紀較大，且接受過檔案管理專業(yè)高等教育的人不多，因此，他們?nèi)狈χ鲃訉W(xué)習(xí)與掌握新檔案管理理念、技能的意識，加之年齡大，即便是領(lǐng)導(dǎo)安排其接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也因在知識點理解上存在困難，而無法有效地將這些新的管理技能、管理手段應(yīng)用到具體工作中。顯然，沒有專業(yè)理念、先進理念支撐的檔案管理工作就無法稱之為現(xiàn)代檔案管理，也正因為這樣，國內(nèi)整個的檔案管理水平一直停留在較低水平態(tài)[2]。

三、探討檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中所起到的作用

（一）有助于明確檔案管理流程，提升查準率

于現(xiàn)代檔案管理而言，為有力確保檔案檢索查準率、查全率，最需要的便是做好基礎(chǔ)管理工作，而做好基礎(chǔ)工作的前提又在于明確現(xiàn)代檔案管理流程。據(jù)了解，計算機檢索系統(tǒng)最主要的優(yōu)勢在于按照使用者提供的信息快速檢索與信息相對應(yīng)的檔案資料，但這一工作需要完整且精準的檔案分類作支撐。簡而言之，便是從檔案分類開始，逐步強化檔案校審力度，防止檔案分類環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而影響到檢索完整性。

結(jié)合已有經(jīng)驗，檔案分類時應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中國檔案分類法》中的要求進行，針對分類現(xiàn)場不同的檔案情況應(yīng)當(dāng)選擇不同分類標(biāo)準，且有必要根據(jù)檔案所顯現(xiàn)出的文件特征，賦予檔案資料不同的關(guān)鍵詞，如此人們只需要通過關(guān)鍵詞搜索便能查找到需求的檔案。

此外，為進一步確保檔案查找準確率，檔案管理工作者還需在自身專業(yè)技能、知識的結(jié)合應(yīng)用下對檔案的標(biāo)題名稱進行規(guī)范，如此便能幫助人們更準確、更快捷地查找到對應(yīng)檔案。需注意的是，借鑒國內(nèi)外現(xiàn)代檔案管理經(jīng)驗，規(guī)范檔案標(biāo)題名稱屬于基礎(chǔ)工作范疇，標(biāo)題名稱規(guī)范需要使用更加簡潔的關(guān)鍵字或關(guān)鍵詞，目的在于提升查準率。

（二）有助于規(guī)范管理內(nèi)容

做好檔案管理基礎(chǔ)工作對于提升檔案管理質(zhì)量、效率是非常重要的。在具體實施檔案管理基礎(chǔ)工作之時，首先要做的便是根據(jù)國家有關(guān)部門出臺的《檔案管理細則》，結(jié)合本單位檔案管理實況，編制一套相對完善、嚴謹?shù)臋n案管理方案，在這一方案中應(yīng)對檔案管理內(nèi)容進行規(guī)范。

一般來講檔案管理方案可分成兩類，一類為檔案收集，一類為檔案分類。為保障檔案管理秩序，能夠快速查找到對應(yīng)檔案，要求在歸檔前做好整體規(guī)劃與管理工作。

其次，根據(jù)檔案管理工作中實際碰到的問題，檔案管理者有必要將檔案歸檔關(guān)聯(lián)著的較為詳細的一個檔案管理步驟確立出來，目的在于為整個的檔案管理工作提供理論支撐，幫助管理者在開展工作時有章可循。

最后，還應(yīng)當(dāng)制定一些科學(xué)且合理的檔案管理考核體系，將每一個崗位所對應(yīng)的工作職責(zé)落實到人，即要求在職檔案管理者明確自身工作職責(zé)，熟悉具體的工作內(nèi)容與流程，并做到相互監(jiān)督和制約，為高水平檔案管理提供可能[3]。

（三）有助于提升現(xiàn)代化檔案管理水平

現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)工作囊括了檔案立卷、檔案歸檔等工作內(nèi)容，它們作為基礎(chǔ)工作組成的關(guān)鍵，直接影響著現(xiàn)代化檔案管理效率及質(zhì)量。為保證人們在日常檔案管理工作中能夠更科學(xué)、有效地開展檔案立卷與檔案歸檔工作，務(wù)必做好日常檔案管理工作。

首先，應(yīng)當(dāng)嚴格按照《現(xiàn)代檔案管理》條例實施檔案審核立卷工作，確保歸檔文件的完整性和真實性，因為只有滿足這些條件的檔案才具備保存價值，同時還應(yīng)當(dāng)考慮收集到的文件資料質(zhì)量是否達標(biāo)，是否與檔案管理新要求相符。作為檔案管理者，務(wù)必熟悉每一種文件資料的保管期限及特性，以便采用正確、有效的保管方式，顯現(xiàn)檔案管理價值[4]。

其次，檔案歸檔時，還應(yīng)當(dāng)嚴格參照單位內(nèi)針對現(xiàn)代檔案管理制定的一系列管理制度進行，做好常見問題的應(yīng)對工作，以免影響到檔案查找、節(jié)約效率?；趯ΜF(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)工作的了解，相對科學(xué)的一個檔案歸檔方式是“大流水號”分類法，這一方法能夠?qū)n號整合到一起進行分析；涉及其中的卷宗目錄、標(biāo)題則要求簡潔，但簡潔之時務(wù)必涵蓋所有重要信息，如此才能為查找提供便捷。

最后，受信息化影響，人類日常生產(chǎn)、生活的大部分工作都已應(yīng)用到信息化技術(shù)，諸如檔案管理。為將基礎(chǔ)管理工作做好，為提升檔案管理精準性，為更好地實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，那么從基礎(chǔ)出發(fā)，需要引進更多的計算機技術(shù)[5]。

例如，針對原本一些紙質(zhì)類不易保存的檔案資料，檔案工作者在進行文件管理時，可在計算機系統(tǒng)的幫助下將這些資料掃描到對應(yīng)軟件中，即形成電子化儲備，如此便能延長資料的保存時間，還能有效防止資料丟失。

四、總結(jié)

綜上所述，檔案管理基礎(chǔ)工作包含于現(xiàn)代檔案管理中，而本文主要通過剖析檔案管理基礎(chǔ)工作性質(zhì)以及檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，針對檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中所起到的作用進行了分析、探討。

參考文獻：

[1]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015（3）：189.

[2]姚玉娟.淺談檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（22）：69，37.

[3]張艷霞.試論現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用[J].科技經(jīng)濟市場，2014（9）：101-102.

[4]謝璽.現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的作用探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（7）：106.

[5]張蕊.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2015（21）：67.