淺析社會(huì)保障檔案管理問(wèn)題與應(yīng)對(duì)策略

柏增秋 張永清

【摘要】本文分析了社會(huì)保障檔案管理特征，同時(shí)闡述了社會(huì)保障檔案管理必要性，隨后又圍繞當(dāng)前社會(huì)保障檔案的管理問(wèn)題，提出了一些有效的應(yīng)對(duì)策略，旨在全方位了解社會(huì)保障檔案管理中存在的各種問(wèn)題，以便采取有效措施應(yīng)對(duì)這些問(wèn)題，維護(hù)社會(huì)保障檔案管理的良好秩序。

【關(guān)鍵詞】社會(huì)保障檔案管理；特征；必要性；問(wèn)題與應(yīng)對(duì)策略

【中圖分類(lèi)號(hào)】F840 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

一、社會(huì)保障檔案管理特征及必要性

（一）特征

首先，檔案儲(chǔ)存數(shù)量龐大（如圖1）。查閱一些資料、文獻(xiàn)可知，雖然中國(guó)現(xiàn)階段推行的社會(huì)保障體系還有很多需要補(bǔ)充、完善的地方，但是就保障業(yè)務(wù)整體范圍看，幾乎與國(guó)民生活有關(guān)的生育、工傷、醫(yī)療、意外傷害和養(yǎng)老等保障均囊括其中，且任意一個(gè)社保項(xiàng)目都涉及很多業(yè)務(wù)，比如繳費(fèi)、保障申請(qǐng)以及保障等級(jí)等，而這些業(yè)務(wù)均在一定程度上增大了社會(huì)保障檔案管理數(shù)量[1]。加之國(guó)民參加社會(huì)保障后需要向社保局提交大量憑證、身份證明資料等，這些無(wú)疑會(huì)進(jìn)一步增大社會(huì)保障檔案管理數(shù)量，以致社會(huì)保障檔案管理中表現(xiàn)出儲(chǔ)存數(shù)量龐大的特性。

其次，社會(huì)化特征明顯。眾所周知，社會(huì)保障最為核心的內(nèi)容便是為人民，乃至整個(gè)社會(huì)提供更科學(xué)、更高效的保障與服務(wù)，其與社會(huì)公民的利益有著非常緊密的聯(lián)系，因而認(rèn)為社會(huì)保障檔案管理具備非常明顯的社會(huì)化特征。時(shí)代持續(xù)發(fā)展，相關(guān)制度不斷完善，社保項(xiàng)目逐漸豐富，參保的人數(shù)逐步增多，在這一情況下，社會(huì)保障檔案管理的內(nèi)容與類(lèi)型有所增加，相應(yīng)的，其社會(huì)化特征會(huì)越來(lái)越明顯。

（二）必要性

社保檔案管理最主要的一個(gè)工作內(nèi)容是做好與社保有關(guān)的各類(lèi)信息收集整理工作，有效提升社保檔案的開(kāi)發(fā)利用效率，為社會(huì)保障發(fā)揮重要作用提供條件。

一方面，社保檔案管理有助于整合各種社會(huì)資源。社會(huì)保障檔案管理涉及的資料類(lèi)型、數(shù)量都很多，而有效的社保檔案管理能夠?qū)⒏鞣N社會(huì)資源進(jìn)行整合，為政府作出一些重要決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。

另一方面，社保檔案管理有助于維護(hù)社會(huì)和諧及穩(wěn)定。社會(huì)保障本身是對(duì)國(guó)民基本生活所出臺(tái)的一系列保障行為，做好社會(huì)保障檔案管理工作能夠及時(shí)了解國(guó)民生活水平，制定各類(lèi)有益于國(guó)民的社保策略，維護(hù)社會(huì)和諧及穩(wěn)定[2]。

二、社保檔案管理中顯現(xiàn)的問(wèn)題

（一）管理方式落后

自進(jìn)入信息時(shí)代后，人們?nèi)粘５纳a(chǎn)、生活已離不開(kāi)各項(xiàng)信息技術(shù)支撐，在這種情形下，我國(guó)社保檔案管理工作也開(kāi)始進(jìn)行轉(zhuǎn)變，即將更多的、更為先進(jìn)的一些電子化、信息化技術(shù)應(yīng)用其中。然而，從實(shí)際了解到的情況看，因社保檔案管理者以及整個(gè)地區(qū)發(fā)展水平等因素影響，導(dǎo)致各地區(qū)對(duì)社保檔案管理表現(xiàn)出的重視度有所不同。比如在一些經(jīng)濟(jì)相對(duì)發(fā)達(dá)的城市，因有足夠的資金支持早已實(shí)現(xiàn)了社保檔案管理信息化；然而在一些相對(duì)落后的地區(qū)，缺乏資金支持，因而依然沿用早已過(guò)時(shí)的“紙質(zhì)檔案”管理，顯然，如此落后的人工目錄檢索、人工手寫(xiě)以及人工管理等方式，除了會(huì)影響檔案管理整體效率外，還不利于及時(shí)更新各類(lèi)數(shù)據(jù)，進(jìn)而便會(huì)出現(xiàn)信息真實(shí)性偏低等問(wèn)題。

（二）重視度不足

政府職能部門(mén)在開(kāi)展社保業(yè)務(wù)時(shí)，多是圍繞“如何提升參保人數(shù)”這方面工作進(jìn)行，未對(duì)社保檔案進(jìn)行科學(xué)、全面的認(rèn)識(shí)，忽視了社保檔案管理的必要性，甚至某些基層社保機(jī)構(gòu)只會(huì)在日常管理中出現(xiàn)問(wèn)題或者上級(jí)部門(mén)檢查時(shí)才會(huì)對(duì)管轄范圍內(nèi)的社保檔案管理引起一定重視，顯然這就反映出社保檔案管理效果并不好，諸如社保檔案管理混亂、易出現(xiàn)社保檔案丟失、損壞等問(wèn)題。

一些檔案管理工作者對(duì)自身職能所賦予的工作職責(zé)并未有一個(gè)準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，以致在日常社保檔案管理中表現(xiàn)出管理態(tài)度缺失、管理效率低下等問(wèn)題，如此低的業(yè)務(wù)水平，必然會(huì)對(duì)整個(gè)社保檔案管理質(zhì)量造成影響。

（三）利用率不高

目前，國(guó)內(nèi)社保檔案利用主體主要包括了參保公民、社保系統(tǒng)工作者和第三方職能機(jī)構(gòu)等。從這里便可看出較少的檔案利用人員、較小的社保檔案管理服務(wù)對(duì)象，卻牽涉到大量的社保檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，這便是矛盾所在。

眾所周知，信息化時(shí)代影響大，絕大多數(shù)的社保檔案都被存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，但因?yàn)檎嬲玫娜溯^少，以致存在著利用率不高的問(wèn)題，而較低利用率又會(huì)影響到各類(lèi)社保信息的交流頻率，緊接著便顯現(xiàn)出社保檔案管理服務(wù)功能缺失、針對(duì)性不強(qiáng)以及服務(wù)能力有限等問(wèn)題，這些問(wèn)題均會(huì)阻礙我國(guó)社保工作的發(fā)展步伐。

（四）管理體系有待完善

針對(duì)國(guó)內(nèi)當(dāng)前社會(huì)保障檔案管理所顯現(xiàn)出的管理體系有待完善的問(wèn)題，大體可分成兩部分進(jìn)行分析。

未建立起一套完善的社保檔案借閱和保管體系，使得人們?cè)谏绫n案借閱時(shí)常出現(xiàn)檔案信息丟失、借閱期限已過(guò)還未歸還以及檔案損毀嚴(yán)重等問(wèn)題，且當(dāng)這些問(wèn)題出現(xiàn)以后，社保檔案管理者并未引起高度重視，未認(rèn)真負(fù)責(zé)地處理這些問(wèn)題，也未采取對(duì)應(yīng)的補(bǔ)救措施，嚴(yán)重?fù)p害了整個(gè)社保檔案的存儲(chǔ)價(jià)值[3]。

因重視度不足、管理經(jīng)驗(yàn)有限，以致未將一個(gè)統(tǒng)一且完善的社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)擬定出來(lái)，導(dǎo)致各地所采用的標(biāo)準(zhǔn)有所不同，也正是因?yàn)橛羞@樣的不同存在，致使我國(guó)目前還無(wú)法實(shí)現(xiàn)社保全國(guó)統(tǒng)一管理。

三、探討有效應(yīng)對(duì)策略

（一）轉(zhuǎn)變社保檔案管理理念，大力推行信息化管理模式

社保檔案管理本身有著工作量大、管理數(shù)量大等特性，加之其會(huì)隨著參保人數(shù)逐步增多而增大，為更有效地確保社保檔案管理效率和質(zhì)量，便需要改變過(guò)時(shí)的、不適合當(dāng)下社會(huì)發(fā)展實(shí)際的“重保存、輕精細(xì)化管理”的檔案管理理念，采用更先進(jìn)的管理方式。而此時(shí)應(yīng)用信息化技術(shù)就顯得非常有必要，其不僅在提升管理效率、管理質(zhì)量方面優(yōu)勢(shì)顯著，而且從整個(gè)社會(huì)保障發(fā)展看，其所作出的貢獻(xiàn)同樣很明顯。

基于此，社保檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)，便需要把統(tǒng)計(jì)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)整合到一起，同時(shí)應(yīng)用到現(xiàn)代化社保檔案管理系統(tǒng)中，賦予其現(xiàn)代化信息管理特征，即實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。如此一來(lái)，不僅確保了社保檔案管理全過(guò)程的有效性和科學(xué)性，而且從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展看，在提升檔案利用率的同時(shí)，還減少了很多不必要的成本支出，為社會(huì)保障及社會(huì)保障檔案管理的科學(xué)化發(fā)展提供了技術(shù)支撐。

（二）從思想意識(shí)上提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

提升社保檔案管理水平，需從管理工作者、檔案利用人員的思想意識(shí)上著手，只有他們認(rèn)識(shí)到社保檔案管理必要性，才能為整個(gè)社會(huì)保障檔案管理的可持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力。

從管理層、決策層等方面逐步強(qiáng)化社保檔案管理重視度，只有他們從思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)到了該工作的重要性，才能憑借自身職能將一個(gè)相對(duì)專(zhuān)業(yè)的管理小組逐漸培養(yǎng)出來(lái)，并委派專(zhuān)人對(duì)具體的社保檔案管理工作進(jìn)行分析、管理和約束；且只有當(dāng)決策層對(duì)這部分內(nèi)容引起重視，才能把相關(guān)內(nèi)容納入績(jī)效考核范疇，以此調(diào)動(dòng)下屬職員對(duì)社保檔案管理的重視。

應(yīng)定期培養(yǎng)管理者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)技能，憑借自身技能更好地管理社保檔案，進(jìn)而維護(hù)檔案資料準(zhǔn)確性，為決策層作出決策提供數(shù)據(jù)支撐。

（三）完善各項(xiàng)管理體系

相較于發(fā)達(dá)國(guó)家來(lái)講，中國(guó)真正開(kāi)始推行社會(huì)保障的時(shí)間并不長(zhǎng)，最早可追溯到20世紀(jì)90年代初期，加之國(guó)情不同，無(wú)法全部借鑒他國(guó)經(jīng)驗(yàn)，以致到今日國(guó)內(nèi)仍未形成一個(gè)可全國(guó)通用的社保管理機(jī)制。加之地區(qū)間的社會(huì)文化、經(jīng)濟(jì)發(fā)展等存在差異，使得各地區(qū)推行的社保機(jī)制及檔案管理機(jī)制有所不同，這便阻礙了社保發(fā)展秩序[4]。

基于此，需做的便是完善各項(xiàng)社保管理體系，諸如，從國(guó)家層面圍繞社保檔案管理出臺(tái)一系列相對(duì)科學(xué)、規(guī)范的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，以便為信息時(shí)代背景下檔案資料的流動(dòng)交接提供理論支撐。

四、總結(jié)

綜上所述，想要維護(hù)一個(gè)國(guó)家的和諧穩(wěn)定，推行社保保障機(jī)制非常有必要，而社保檔案管理是支撐社保機(jī)制順利推行的關(guān)鍵所在?；诖?，本文便從推行社保必要性、社保檔案管理中顯現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行了分析，進(jìn)而提出了一些有效推行社保檔案管理發(fā)展的應(yīng)對(duì)策略。

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