民辦高校中教學檔案管理工作存在的問題與對策

楊宏峰

[摘 要]文章以民辦高校中教學檔案管理工作存在的問題與對策為研究對象，首先對當下民辦高校中檔案管理工作存在的問題進行了闡述分析，隨后結(jié)合相應(yīng)問題，提出了一些針對性對策以供參考。

[關(guān)鍵詞]民辦高校;檔案管理;問題與對策

[中圖分類號]G647.24 [文獻標識碼]A

前言：對于民辦高校運行管理來說，檔案管理工作雖然不會產(chǎn)生直接的物質(zhì)財富，但其能夠真實客觀地反映出高校運行現(xiàn)狀，幫助民辦高校進行經(jīng)驗總結(jié)，同時在民辦高校戰(zhàn)略決策制定方面也起到重要的信息支撐作用，因此有必要針對民辦高校中教學檔案管理工作存在的問題與對策進行探討分析，對于推動民辦高校實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。

1 民辦高校中檔案管理工作存在的問題

1.1 缺乏對檔案管理工作的重視

相對于公辦高校，民辦高校在招收生源、師資力量、教學科研水平等方面存在著天然的發(fā)展弱勢。因此在實際進行管理過程中，相關(guān)管理者一般更加注重對招生、師資力量等方面的投入，缺乏對檔案管理工作的應(yīng)有的重視。少部分民辦高校管理者甚至認為，檔案工作就是一項“面子工程”，既不會為學校帶來直觀的收益，更對自身工作業(yè)績毫無幫助，從而缺乏有效的管理，導(dǎo)致檔案管理存在諸多問題，例如部分資料數(shù)據(jù)信息遺漏、信息不全等，針對于一些基層部門的文件資料立卷歸檔，部分管理者片面認為基層資料難以起到實際作用，甚至將其視為一種額外負擔，檔案管理工作缺乏必要的經(jīng)費支持，使得檔案管理工作難以得到有效落實，存在檔案資料缺頁少頁、檔案文件有批復(fù)無請示等問題，不利于民辦高校實現(xiàn)更進一步的發(fā)展。

1.2 檔案管理工作信息化水平落后

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息的不斷發(fā)展，檔案實現(xiàn)“紙質(zhì)化”向電子化轉(zhuǎn)變已經(jīng)是大勢所趨，因此計算機信息技術(shù)在很多民辦高校檔案管理中也得到了廣泛的應(yīng)用，很多院校也已經(jīng)基本實現(xiàn)了檔案信息化管理，但相對于民辦高校教學系統(tǒng)、教育軟件等其他信息建設(shè)方面，檔案管理在信息化水平建設(shè)上依然存在著較為明顯的滯后性，主要體現(xiàn)為相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫不健全，缺少全文數(shù)據(jù)庫，不利于檔案查詢效率提升，難以發(fā)揮出應(yīng)有的檔案管理工作效果。

1.3 民辦高校檔案管理隊伍建設(shè)薄弱

由于缺乏對檔案工作管理的重視程度，在具體進行檔案管理過程中，民辦高校檔案管理隊伍建設(shè)薄弱，很多都是由教務(wù)人員進行兼職，這些人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學習與培訓，缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識與管理技能，對于檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程不夠熟悉與了解。尤其是針對新興學科、交叉學科等類似的教學檔案，很難進行科學合理的整理歸檔，使得教學檔案管理盡管有相應(yīng)的工作制度標準的支撐，但受整體檔案管理隊伍影響，相應(yīng)執(zhí)行效果較差，嚴重限制了檔案作用價值的發(fā)揮。

2 提高民辦高校中檔案管理工作水平的對策

2.1 加大宣傳力度，提高對檔案工作管理的重視程度

首先，民辦高校管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，提升對檔案管理的重視程度，樹立現(xiàn)代的檔案管理理念，將檔案管理同教學管理、學生管理放在同等重要的位置上。其次，為確保檔案管理工作能夠更加順利地開展，應(yīng)加大宣傳力度，一方面加強師生雙方對檔案價值的認同，另一方面也讓具體的檔案管理人員提高認識，規(guī)范自己的行為，嚴格遵循相關(guān)規(guī)章制度進行檔案管理。

2.2 推動數(shù)字化檔案管理建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時代，民辦高校在日常運行中每天都會產(chǎn)生大量的檔案信息數(shù)據(jù)，因此需要進一步引入全新的信息化管理技術(shù)，加強與信息軟件公司的合作，構(gòu)建一個更加符合民辦高校自身檔案管理特點的檔案管理全新系統(tǒng)，并且該系統(tǒng)必須有著完善的數(shù)據(jù)庫，同時還要具備一定的數(shù)據(jù)采集分析能力，從而有效推動檔案管理工作信息化水平建設(shè)，為檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化規(guī)范化管理提供有力的保障。在此基礎(chǔ)之上，在數(shù)字化檔案管理規(guī)范化建設(shè)上，要遵循“格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)真實可考、便于查閱與共享”原則，引用國際標準檔案管理體系，嚴格遵循《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等國家規(guī)定政策，規(guī)范化檔案管理流程，提升檔案管理效果。

2.3 進一步強化專業(yè)檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理人員作為開展民辦高校檔案管理的主體，自身的專業(yè)水平和素質(zhì)與民辦高校整體檔案管理工作水平質(zhì)量有著密切的關(guān)系。因此需要從提升檔案管理人員專業(yè)水平和素養(yǎng)入手，進一步加強教學檔案管理人才隊伍建設(shè)，首先，完善相關(guān)的規(guī)章制度，例如高校檔案室管理職責、檔案材料歸檔制度、檔案借閱制度、檔案庫房管理制度等，將相關(guān)責任進一步細化落實到每一名教學檔案管理人員身上，并輔以必要的獎懲制度，做到獎懲分明，保證檔案管理措施得當并有效落實。另一方面，進一步加強對在職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，除了要培訓專業(yè)的理論知識外，還應(yīng)進一步加強最新的檔案管理技能的培訓，在數(shù)字化檔案不斷發(fā)展的當下，還應(yīng)加強相關(guān)人員的信息技術(shù)培訓，確保每一名檔案管理人員都能夠勝任本職工作。最后，若經(jīng)費充足，可以取消檔案兼職管理職位，聘用一些檔案學專業(yè)畢業(yè)的專職管理人員，從而使得民辦高校檔案管理人才隊伍的素質(zhì)得到切實有效的提升。

3 總結(jié)

檔案資料能夠真實全面地反映民辦高校各項運行狀況，在高校未來發(fā)展戰(zhàn)略制定上有著非常重要的作用，因此需要深刻認識到當下民辦高校檔案管理工作存在的各種問題，并采取有效措施加以解決改善，從而有效推動民辦高校實現(xiàn)更進一步的發(fā)展。

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