人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的作用

趙靜

[摘 要]隨著國家深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，出臺了公立醫(yī)院取消事業(yè)編制，醫(yī)生多地點(diǎn)執(zhí)業(yè)和參加社會養(yǎng)老保險(xiǎn)等政策，使醫(yī)療人才的競爭日趨激烈。醫(yī)院發(fā)展重在實(shí)施人才戰(zhàn)略，人事檔案是人才戰(zhàn)略的重要載體。因此規(guī)范管理人事檔案，成為了促進(jìn)和保障醫(yī)院人力資源工作的順利和有序開展的必要條件。

[關(guān)鍵詞]人事檔案;人力資源管理;作用

[中圖分類號]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

在現(xiàn)代醫(yī)院的管理中，醫(yī)院人事檔案是人事部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定，以材料形成時間為主要線索而收集、整理和裝訂的個人材料集，是人力資源管理工作的重要組成部分。人事檔案的主要內(nèi)容涵蓋了個人履歷、自傳、政治思想、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)、專業(yè)技術(shù)職稱情況和工資待遇水平等等，真實(shí)地反映了職工全貌，是醫(yī)院進(jìn)行人力資源管理的主要依據(jù)，有利于推動醫(yī)院人事制度的改革，完善醫(yī)療體系建設(shè)，讓職工各盡其用，各司其職。

1 人事檔案管理和人力資源管理的關(guān)系

在完善醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理能力和服務(wù)水平方面，人事檔案和人力資源管理均起到了積極的促進(jìn)作用。人力資源管理，是指通過科學(xué)的管理方法對人力進(jìn)行培訓(xùn)和教育，并同時對人力進(jìn)行組織、調(diào)動和科學(xué)配置，從而保證管理范圍內(nèi)的人力能夠處在最佳的協(xié)調(diào)狀態(tài)。通過對人的觀念、心理和行為的控制和引導(dǎo)，正確發(fā)揮人的主觀能動性，達(dá)到真正的人盡其才。由于人力資源管理的核心在很大程度上是“人”，而人事檔案又是對“人”的德、能、勤、績、廉的綜合反映，具有客觀、動態(tài)和保密等特點(diǎn)，因此成為了人力資源管理中客觀、全面和及時地了解和考察人才、可持續(xù)培養(yǎng)人才提供重要依據(jù)。

2 人事檔案管理在人力資源管理中的作用

2.1 人事檔案管理有效提高醫(yī)院工作效率

隨著我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)的規(guī)模和數(shù)量不斷增長，醫(yī)療技術(shù)人才成為每家醫(yī)院的重點(diǎn)關(guān)注對象，這就要求醫(yī)院對每位員工的真實(shí)情況與業(yè)務(wù)能力進(jìn)行全面準(zhǔn)確的了解，通過審查員工的人事檔案，醫(yī)院人力資源管理部門可詳細(xì)地了解到員工的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)水平等情況，在崗位出現(xiàn)空缺時，人力資源管理部門就能基于崗位的需要為醫(yī)院選擇最適合的員工，讓每位員工發(fā)揮出最大價值。近年來大部分醫(yī)院均加強(qiáng)了醫(yī)療技術(shù)骨干的重視程度和培養(yǎng)力度，相比于其他選拔和培養(yǎng)方式，人事檔案所反映出的信息更為真實(shí)可靠。

2.2 有利于促進(jìn)醫(yī)院人力資源配置科學(xué)化發(fā)展，提高醫(yī)院的綜合競爭力

隨著民營資本和國外資本的涉入，目前國內(nèi)醫(yī)療環(huán)境得到了顯著改善，但同時也引發(fā)了激烈的競爭，醫(yī)院要在這種環(huán)境下謀求發(fā)展，就必須要發(fā)揮職工的最大能力，實(shí)現(xiàn)人力資源配置的科學(xué)配置。例如將特色科室、專業(yè)人才、先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化組合，提高醫(yī)院整體醫(yī)療實(shí)力。通過查閱檔案可熟知每位職工的工作經(jīng)歷和專業(yè)特長，此外，受外部環(huán)境和主觀能動性的影響，職工的工作水平會出現(xiàn)一定的變化，如工作能力和專業(yè)技能水平的提升，這些變化均可通過人事檔案體現(xiàn)出來，因此要推動醫(yī)院人力資源配置朝科學(xué)化發(fā)展，提高醫(yī)院的綜合競爭力，做好人事檔案的管理是首要前提。 人事檔案管理的有效執(zhí)行，可以在最大程度上發(fā)揮對于人力資源的效力和配置方面的價值。而這個價值主要表現(xiàn)在兩個方面：第一個方面，人事檔案管理可以對職工的個人經(jīng)歷、能力特長、教育狀況和綜合表現(xiàn)進(jìn)行全面的記錄，客觀真實(shí)地記載職工成長的歷史。醫(yī)院還能以此為依據(jù)進(jìn)行人才的發(fā)掘和使用，從而避免出現(xiàn)人才的埋沒、浪費(fèi)和壓制狀況的發(fā)生。另一個方面，完善人事檔案可以在最大限度上了解職工的信息，從而有效促進(jìn)對職工實(shí)行科學(xué)化的管理。醫(yī)院可以根據(jù)不同類型的人才結(jié)合崗位特征，在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行合理的調(diào)動，從而將最合適的崗位留給最合適的人，達(dá)到人力資源的最優(yōu)配置。

2.3 有利于制定員工長遠(yuǎn)培訓(xùn)計(jì)劃

醫(yī)院每年都會針對員工開展各類培訓(xùn)和講座，旨在提升員工的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，為員工的職業(yè)生涯規(guī)劃打好基礎(chǔ)，從而提高醫(yī)院的整體實(shí)力，但員工的學(xué)歷、素質(zhì)和專業(yè)水平存在差異性，在開展培訓(xùn)前若無法準(zhǔn)確了解員工的知識接收能力和培訓(xùn)需求，則無法提高培訓(xùn)質(zhì)量，造成培訓(xùn)資源的浪費(fèi)。而通過人事檔案可提高培訓(xùn)工作的針對性，人力資源管理部門在開展培訓(xùn)時可先查閱人事檔案，根據(jù)員工實(shí)際需求、學(xué)歷水平、職業(yè)生涯規(guī)劃等信息開展針對性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)提高員工綜合素質(zhì)，為員工自身和醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展做好鋪墊。

2.4 優(yōu)化薪資結(jié)構(gòu)，激發(fā)員工的積極性

我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)員工薪資分配改革始于2006年，各醫(yī)院在國家出臺的相關(guān)規(guī)定基礎(chǔ)上結(jié)合本單位的實(shí)際運(yùn)營情況對員工薪資結(jié)構(gòu)進(jìn)行重新調(diào)整，在新的薪資制度中，員工的職稱、學(xué)歷、工齡均被作為收入評定的主要影響因素，而這些信息的真實(shí)性均要通過人事檔案反映出來，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)真比對審核這些材料和信息后才能核定每位員工的合理薪資。此外，在工作過程中，還可根據(jù)員工的專業(yè)水平、職稱評定、貢獻(xiàn)度等信息實(shí)現(xiàn)薪資分配的結(jié)構(gòu)改革，從而充分激發(fā)員工的工作積極性和歸屬感，醫(yī)院也能留住人才，獲得長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.5 為醫(yī)院員工職稱評定提供依據(jù)

按照工作性質(zhì)的不同可將醫(yī)院員工體系分為醫(yī)生、護(hù)理人員、醫(yī)技人員、藥劑人員、行政人員和后勤人員，各種工作崗位員工在評定職稱時存在較大的差別，醫(yī)院人事部門在組織員工進(jìn)行職稱考試或?qū)β毞Q進(jìn)行評定時，必須要根據(jù)員工不同的工作性質(zhì)、工作能力、工作職責(zé)等實(shí)際情況進(jìn)行評定和聘任。在人事檔案中，員工的學(xué)歷、專業(yè)和職稱可為職稱晉升及評定工作提供有力的依據(jù)，避免出現(xiàn)有能力的員工未評上，能力與職稱不相符的員工順利通過的現(xiàn)象。

3 提高醫(yī)院人事檔案管理水平的建議

3.1 提高人事檔案管理人員的工作能力

醫(yī)院人事檔案管理工作是一項(xiàng)非常煩瑣，且極具耐心的工作，管理人員在收集、整理、更新檔案的過程中要做到不丟失、不遺漏，將醫(yī)院員工的各種履歷材料一一整理歸檔，例如職工履歷表、干部履歷表、工作鑒定、學(xué)習(xí)鑒定、年度考核表、畢業(yè)成績表、職稱評定審批表、已發(fā)表論文和科研成果材料、政治歷史審查資料、體檢表、工會會員登記表以及有價值的學(xué)習(xí)總結(jié)體會等等。管理人員不僅要有高度的責(zé)任心，還需具備高尚的思想道德素質(zhì)，確保管理檔案時真正為他人考慮。此外，醫(yī)院還需開展人事檔案管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的電腦使用技術(shù)，使其具備使用計(jì)算機(jī)整理檔案的能力，同時需完善相關(guān)的法律法規(guī)和職業(yè)道德培訓(xùn)，通過提高檔案管理人員的工作能力，帶動人力資源管理工作的發(fā)展。

3.2 確保人事檔案材料真實(shí)完整準(zhǔn)確

人事檔案作為人力資源管理工作的重要參考和依據(jù)，必須確保檔案的準(zhǔn)確、客觀與完整、個人信息的保護(hù)不受侵犯，這也是人事檔案發(fā)揮其自身價值的最根本條件。倘若人事檔案無法做到完整和準(zhǔn)確，那么就會失去其價值和全部意義。所以在人事檔案管理的過程中，管理人員必須在原有基礎(chǔ)上定期清查人員信息，并且做到實(shí)時地、不斷地?cái)U(kuò)大存檔范圍，對個人信息進(jìn)行分類保存。

3.3 建立人事檔案管理制度規(guī)范

在人事檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)和新要求下，對于無法滿足新形勢和新特征的人事檔案管理制度必須進(jìn)行及時和有效的改革。人事檔案管理必須建成一套符合當(dāng)?shù)睾彤?dāng)前人力資源發(fā)展趨勢的人事管理制度，以確保人事檔案的管理工作可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化。這種制度的變革可以是全面的改革，也可以是針對具體情況進(jìn)行部分的修改。但是無論怎樣更改，都要通過嚴(yán)格的規(guī)章制度確保人事檔案在收集和保存過程中的及時、客觀與完整性，同時也保證材料的真實(shí)性，做到披沙揀金。

3.4 加強(qiáng)人事檔案管理的時效性

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中忽略了人事檔案的動態(tài)規(guī)律，無法全面準(zhǔn)確及時地反映職工的真實(shí)現(xiàn)狀，這就要求人事檔案管理人員需積極主動地收集和整理材料，如醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、學(xué)術(shù)成果、新技術(shù)掌握情況、疑難雜癥研究進(jìn)展、手術(shù)成功率等等，從而為醫(yī)院各類人才的選拔、錄用、考核培訓(xùn)等工作提供真實(shí)可靠的用人依據(jù)，形成公平競爭、公正選拔的良好環(huán)境，強(qiáng)化醫(yī)院凝聚力。

4 結(jié)語

人事檔案對醫(yī)院人力資源管理有重要作用，是提高醫(yī)院綜合水平與競爭力的首要條件，醫(yī)院在進(jìn)行人力資源管理時， 應(yīng)充分認(rèn)識人事檔案管理的重要作用，并采取有效措施提高人事檔案管理工作水平，使人事檔案管理逐步走向科學(xué)化、高效化、標(biāo)準(zhǔn)化，為人力資源的開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，為醫(yī)院健康長遠(yuǎn)發(fā)展提供人力資源保障。

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