施工企業(yè)合同管理存在問題及有效應(yīng)對措施

曾志軍

文章結(jié)合筆者多年管理實踐，對施工企業(yè)在合同管理中存在問題和風(fēng)險進行分析，并提出有效的解決措施，供同行參考。

建筑企業(yè) 項目合同

管理問題 解決措施

前言

對施工合同進行管理，是建筑企業(yè)重要的管理工作內(nèi)容，施工合同明確規(guī)定在項目建設(shè)過程中參建各方的責(zé)任和權(quán)利，以及在工程施工期間出現(xiàn)問題和糾紛時的解決方法等內(nèi)容，是屬于法律性的文件。因此，施工企業(yè)要高度重視施工項目合同管理工作，及時發(fā)現(xiàn)合同管理過程中出現(xiàn)的各種問題，并采取有效措施解決，加強對合同的管控工作，及時化解各種經(jīng)營風(fēng)險，確保施工企業(yè)合法權(quán)益。

當(dāng)前建筑項目合同管理中存在問題分析

（1）合同文本不規(guī)范，缺陷甚多

1.隨著建筑市場競爭激烈，行業(yè)市場行為存在著不規(guī)范，導(dǎo)致部分業(yè)主，在與施工企業(yè)簽訂合同時，并沒有嚴(yán)格按照國家主管部門制定的《建筑工程施工合同示范文本》的要求來簽約，在合同內(nèi)容中，自定了許多不平等條款，目的是為了減少或者避免己方需要承擔(dān)的義務(wù)和責(zé)任，如：比如合同中業(yè)主常向承包方提出不合理的條款，或者需要承擔(dān)過多的責(zé)任義務(wù)，業(yè)主需要承擔(dān)的條款尤其是針對業(yè)主方違約時所承擔(dān)的賠償和責(zé)任等條款很少，或者責(zé)任約定不清晰，把業(yè)主方要承擔(dān)的責(zé)任風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁給承包商；而部分承包商為了獲得工程施工而同意簽訂合同，

這樣會導(dǎo)致建筑企業(yè)在項目施工期間遇到的不確定因素增加，經(jīng)營風(fēng)險加大，實際施工過程中，如果遇到問題，合同中沒有明確規(guī)定解決辦法的條文和法律責(zé)任時，責(zé)任歸屬不清，容易出現(xiàn)合同糾紛。

2.部分業(yè)主需要承包方簽訂“陰陽合同”，目的是為了規(guī)避責(zé)任。

這種施工合同（陽合同），表面上看上去是根據(jù)招標(biāo)文件的要求以及國家有關(guān)規(guī)定條文進行簽訂的平等合同，只是用于監(jiān)督單位備案審核，以及政府部門的審查等；另外業(yè)主又與承包商簽訂了另外的合同或者補充協(xié)議（陰合同），“陰陽合同”是互相違背的，它們的簽訂，

不但違反法律規(guī)定，也加大了業(yè)主方和承包方的法律風(fēng)險，也容易產(chǎn)生合同糾紛。

（2）不履行合同約定，導(dǎo)致索賠難

工程建設(shè)施工周期長，面臨著各種因素的影響，如果雙方方不認真按照合同約定，履行各自的責(zé)、權(quán)、利，當(dāng)出現(xiàn)違約、引發(fā)糾紛問題時，由于雙方對條款的理解的不同，沒有明確索賠處理權(quán)威機構(gòu)，要進行索賠不容易；尤其是在面對競爭激烈以及合同條件等因素制約下，施工企業(yè)如果索賠意識不強，進行索賠更難。

（3）不重視合同管理

對施工合同進行管理，是一項專業(yè)性和技術(shù)性很強的工作，目前許多施工企業(yè)在進行項目管理過程中，都不太重視合同管理，只是把合同管理簡單的分給施工技術(shù)、計劃經(jīng)營、財務(wù)等部門管理，沒有制定具體的管理操作流程以及安排專門的部門和人員，對項目合同進行管理和動態(tài)監(jiān)控。

實際上，要對合同進行有效管理，必須安排具有法律、經(jīng)營、預(yù)算、工程技術(shù)等知識的專業(yè)人才負責(zé)管理，但施工企業(yè)具有這種復(fù)合型人才比較少，導(dǎo)致合同管理水平不高，合同執(zhí)行效力減弱。

（4）合同信息化管理不到位

個別施工企業(yè)，由于對合同信息化管理力度不夠，很多項目合同仍然采用分散管理的傳統(tǒng)模式。

由于項目在施工過程當(dāng)中，需要涉及許多合同，每個合同的文件條款非常多，各個合同之間也存在著復(fù)雜關(guān)系，每份合同，又包含許多附件文檔，如合同條件、協(xié)議書，投標(biāo)書，圖紙、規(guī)范、工程量表等；如果施工企業(yè)不對合同進行信息化管理，及時采集、存儲加工和維護合同內(nèi)容，就不能及時跟進合同履行情況，并對其進行利用和監(jiān)控，做好對項目合同及經(jīng)營風(fēng)險的防范措施，不能及時保護企業(yè)應(yīng)得權(quán)益。

強化合同管理措施，減少合同風(fēng)險概率

（1）規(guī)范合同文本

施工企業(yè)要提高合同風(fēng)險管理意識，確保企業(yè)合法權(quán)益。簽訂合同之前，先要對合同內(nèi)容的條款進行認真審查并分析合同條款，周全考慮。在分析合同時，如果發(fā)現(xiàn)存有風(fēng)險條款，要馬上向業(yè)主方提出；

同時要充分評估施工期間出現(xiàn)的不利因素和風(fēng)險，確定相應(yīng)的風(fēng)險防控措施；對合同施工需要承擔(dān)的風(fēng)險和利潤進行評估，向企業(yè)決策層提供詳細信息，供企業(yè)編制工程報價和合同談判決策時考慮。

在與業(yè)主簽合同時，施工企業(yè)對合同中不平等的條款內(nèi)容，要與業(yè)主方溝通補充和修改，盡量爭取責(zé)、權(quán)、利對等，明確和分清責(zé)任，達到降低合同風(fēng)險的目的，保證合同得到雙主全面履行。

（2）建立制度完善的合同管理部門，安排專業(yè)人員對合同進行管理，合同專職管理人員，不僅要熟悉工程技術(shù)方面的知識，還要對工程建設(shè)的有關(guān)法律條文、規(guī)范等法律知識清楚了解并掌握，對工程合同業(yè)務(wù)內(nèi)容、履行合同、工程索賠等方面的業(yè)務(wù)和流程非常熟悉，實現(xiàn)對合同的專業(yè)化、規(guī)范化管理。

工程建設(shè)過程中的與項目有關(guān)的一切合同、文件資料，均具有法律效力，是重要的法律文件，要及時進行整理及建檔管理；對合同的變更要及時記錄和存檔；建立分包合同檔案及相關(guān)工程的所有檔案。

（3）通過信息化手段，有效管理合同

隨著工程項目建設(shè)的規(guī)模不斷增大，施工企業(yè)管理的合同文件內(nèi)容復(fù)雜繁多，要變更的合同內(nèi)容和次數(shù)也相應(yīng)增加。對履行合同期間出現(xiàn)的大量資料和函件，需要進行系統(tǒng)性管理。因此，利用信息技術(shù)，實現(xiàn)合同科學(xué)管理，是必然發(fā)展趨勢。

與項目有關(guān)的合同管理人員，能借助信息化管理系統(tǒng)，通過快速查閱合同，及時監(jiān)控工程建設(shè)過程及合同履約情況，并就合同履約過程出現(xiàn)的問題及時進行處理。

（4）健全合同管理制度，實現(xiàn)合同的動態(tài)管理

1.合同交底和分解制度

簽訂工程建設(shè)合同后，合同管理部人員，要及時組織與項目建設(shè)有關(guān)的管理人員及小組負責(zé)人召開會議，詳細講解合同內(nèi)容，通過對合同進行交底，把合同中的各項條文及責(zé)任進行分解落實，讓參與建設(shè)的小組清楚自己的責(zé)任和工作范圍，并盡力盡責(zé)工作，積極配合，共同努力，有效完成合同規(guī)定的各項管理內(nèi)容。

2.建立定期工作報送制度

在合同履行期間，要求各職能部門定期對本部門的工作情況進行分析匯總，上報至合同管理部門，使合同管理工程師能及時掌握合同履行的情況及變化；按實際進度編制周計劃或月度計劃，及時對將要發(fā)生的各種問題作出決策。

3.完善工程變更制度

當(dāng)合同內(nèi)容或?qū)嶋H施工條件變化而導(dǎo)致工程發(fā)生變更時，施工企業(yè)應(yīng)對變更部分的內(nèi)容進行分析并計算相關(guān)費用，并及時與業(yè)主辦理工程洽商記錄或變更手續(xù)，同時收集、整理變更項目所涉及到的各種相關(guān)文件資料，如業(yè)主的變更指令、相關(guān)圖紙、技術(shù)說明、技術(shù)規(guī)范、計劃調(diào)整文件等。對于涉及到重大變更內(nèi)容時還應(yīng)及與業(yè)主簽訂書面補充協(xié)議。

4.合同的總結(jié)、評價制度

當(dāng)合同履行完畢后，還應(yīng)該組織相關(guān)部門對合同履行過程所遇見的問題及解決的措施辦法進行認真總結(jié)和評價，為今后的項目實施積累經(jīng)驗，并形成書面報告等。

做好合同索賠管理工作

由于工程項目的合同管理經(jīng)常處于動態(tài)變化中，在項目實施過程中難免出現(xiàn)變更及索賠事項，因此，建立完善的工程變更和索賠管理制度必不可少。在項目建設(shè)過程中，合同管理人員必須具備高度的責(zé)任心和相關(guān)的業(yè)務(wù)水平，熟悉和吃透合同內(nèi)容，認真研究合同條款中的有利和不利因素，時刻關(guān)注現(xiàn)場動態(tài)。在變更、索賠事項發(fā)生時，積極搜尋索賠依據(jù)、收集和整理相關(guān)資料，并認真分析，把握工程索賠的重點，及時辦理有關(guān)簽證確認，在索賠時效內(nèi)及早提出變更和索賠。在合同履行的過程中，正確區(qū)分責(zé)權(quán)利的劃分，嚴(yán)格履行合同義務(wù)，控制業(yè)主反索賠及承包商、分包商索賠事件的發(fā)生。

結(jié)語

作為法律性文件，建筑工程施工合同繁雜，涉及許多專業(yè)和技術(shù)，要對其進行有效管理不容易，建筑企業(yè)要加強對施工合同的管理力度，制定有效的合同管理制度和措施，安排專業(yè)人才，負責(zé)合同管理工作，對合同進行信息化管理，保證合同內(nèi)容得到落實和執(zhí)行，有效控制合同和經(jīng)營風(fēng)險，保障建筑企業(yè)的合法權(quán)益，促進企業(yè)健康發(fā)展。

[1]李小慧，關(guān)于建筑施工企業(yè)合同管理問題的思考，中國高新技術(shù)企業(yè)，2009 （2）.

[2]陸麗娟，張旭革.建筑工程施工合同管理中存在的問題及應(yīng)對措施，硅谷，2010，（5）.