基于管理流程視角的中小制造業(yè)企業(yè)存貨內(nèi)部控制

安增龍

隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展，企業(yè)越來越注重自身的內(nèi)部管理的規(guī)范性，尤其是近年來經(jīng)濟形勢日益嚴峻，企業(yè)因內(nèi)部控制執(zhí)行不到位導致的重大違規(guī)問題不斷凸顯，建立健全企業(yè)內(nèi)部控制制度，確保企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展已成為當前公眾討論的熱點及企業(yè)力推的一頁重要工作。我國作為裁造業(yè)大國，存貨作為企業(yè)十分重要的流動資產(chǎn)，其管理是否有效直接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益，加強企業(yè)存貨管理已成為企業(yè)建立健全內(nèi)部控制制度過程中的關鍵環(huán)節(jié)。通過建立和執(zhí)行完善的存貨內(nèi)部控制制度，能夠有效地確保存貨資產(chǎn)安全，在保證生產(chǎn)經(jīng)營效率的前提下降低企業(yè)的平均資金占用水平，提高存貨的利用率及流轉速度，提升企業(yè)的經(jīng)營效率。

本文基于管理流程視角，對制造業(yè)企業(yè)存貨內(nèi)部控制問題進行研究。首先，研究分析了我國中小制造業(yè)企業(yè)存貨管理現(xiàn)狀以及普遍存在的問題；然后，基于存貨在公司業(yè)務中的流轉程序，從流程視角對公司存貨內(nèi)部控制環(huán)節(jié)進行詳細的劃分和科學的設計，對企業(yè)存貨的采購、驗收入庫、生產(chǎn)管理、領用出庫、成本核算、日常保管及期末盤點的操作流程進行規(guī)范，建議公司基于設計好的存貨內(nèi)部控制流程，通過構建科學的管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)存貨內(nèi)部管理的規(guī)范化和程序化；最后，提出了促進存貨內(nèi)部控制體系有效執(zhí)行的合理化建議。

內(nèi)部控制

管理流程 存貨 制造業(yè)

引言

存貨被稱為是商業(yè)企業(yè)的血液，反映企業(yè)流動資金運作的效率。存貨內(nèi)部控制足指企業(yè)為了更好的實現(xiàn)經(jīng)營日標，保護財產(chǎn)安傘完整、確保存貨會計信息資料的真實可靠，所采取的一系列相互聯(lián)系且相互制約的方法、措施和程序。通過建立健傘的內(nèi)部控制制度，加強對存貨的驗收、保管、領用、清查、記錄等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，對減少貪污、挪用、盜竊、毀損等不法行為，防止損失和浪費，提高財產(chǎn)物資的利用效率，保證會計信息的真實可靠等方面對企業(yè)的長遠發(fā)展都具有重要的意義。完善和加強企業(yè)的存貨內(nèi)部控制制度成為制造業(yè)企業(yè)不容忽視的問題。本文立足于中小制造業(yè)企業(yè)，在實地調(diào)研的基礎卜分析中小制造業(yè)企業(yè)存貨內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，并針對其存在的主要問題提出改進建議。

中小制造業(yè)企業(yè)存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析

（1）存貨相關崗位分工情況

中小型制造業(yè)企業(yè)一般都設有采購部門，由該部門人員負責存貨的采購業(yè)務，根據(jù)存貨的不同種類，設置不同的倉庫人員負責存貨的驗收。制造業(yè)企業(yè)大多都采用直線職能制的組織結構形式，每個部門的贏接管理人員即為主管，因此部門豐管肩負著很大的責任。同時企業(yè)會要求員工具備良好的業(yè)務知識和職業(yè)道德，工作前會給予員工相關業(yè)務的一些指引。

（2）存貨相關業(yè)務授權批準情況

中小型制造業(yè)企業(yè)以合伙企業(yè)居多，出資多的投資者對企業(yè)重大投資決策具有重大影響，擁有企業(yè)經(jīng)營活動的大部分決定權。管理層會按照相關企業(yè)管理制度，在許可范圍內(nèi)有限度的授予部門主管與本部門有關業(yè)務的決定權。如存貨保管以及重要存貨的接觸條件、盤點和處置的原則及程序等相關規(guī)定由部門主管制定，要求參與存貨業(yè)務的相關人員按照規(guī)定執(zhí)行。

（3）存貨業(yè)務流程控制現(xiàn)狀

1.中小制造業(yè)企業(yè)存貨的對象和業(yè)務流程內(nèi)容。制造業(yè)企業(yè)存貨的種類主要包括原材料，委托加工材料，包裝物以及低值易耗品，在產(chǎn)品及半成品、產(chǎn)成品。對于制造業(yè)企業(yè)來講，存貨在企業(yè)資產(chǎn)總額中占有較大的比重，流動性強，并且涉及到的業(yè)務環(huán)節(jié)也很多。為了保護企業(yè)資產(chǎn)和記錄的完整性，提高存貨的使用效率，必須加強企業(yè)存貨業(yè)務流程的管理。

2.中小制造業(yè)企業(yè)存貨業(yè)務流程的關鍵控制點。存貨請購是根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要和儲備情況，由倉儲部門或車間部門提iLH請購單，經(jīng)領導批準后，交采購供應部門辦理。對于制造業(yè)企業(yè)來說，無論足哪種類型的企業(yè)，都必須有存貨請購程序，領導批準后方可交由采購人員辦理。一般中小制造業(yè)企業(yè)存貨的取得方式足客戶提供或者自行外購，在采購過程中基本使用了事先編號的采購訂單，購置商品或勞務時與對方簽訂合同。存貨采購是將經(jīng)批準的請購單與采購計劃進行核對，與請購部門確認采購的品種、規(guī)格、數(shù)量，由指定的采購人員辦理，與供貨方所簽訂的采購合同副本須將分送財務部門及請購部門留底，以便檢查執(zhí)行情況。存貨驗收由倉儲部門相關人員對照購貨票、合同副本等清點采購貨物的數(shù)量并檢查質(zhì)量。

中小制造業(yè)企業(yè)存貨內(nèi)部控制存在的問題

（1）存貨內(nèi)部控制環(huán)境欠佳

企業(yè)管理層缺少先進的內(nèi)部控制理念，僅依靠一系列制度建立企業(yè)的管理體系，未將存貨的采購入庫、保管領用及銷售出庫作為一個整體進行考慮，而是分散在各自孤立的部門，缺乏整體性和傘局性。當存貨出現(xiàn)賬實不符的情況，管理層將大部分責任歸咎于財務部門對存貨內(nèi)部控制的認識不到位。企業(yè)雖然部門數(shù)量較多，但關聯(lián)部門之問配合度不高；員工人數(shù)眾多，但并未設立專門的機構或人員對內(nèi)部控制進行系統(tǒng)的梳理和規(guī)范，且未對必要的崗位進行專門培訓，導致重要崗位缺少專業(yè)人才，這為企業(yè)日后的發(fā)展埋下了隱患，存貨管理不善也是在所難免的。

（2）存貨內(nèi)部控制風險評估機制缺失

風險評估包括四個環(huán)節(jié)：日標設定、風險識別、風險分析和風險應對。具體而言，企業(yè)應當在單位層面和業(yè)務層面上分別設立與存貨管理相關的控制日標。然后對實現(xiàn)日標可能面臨的影響因素進行識別、分析和判斷，并作出相應的評估，最后提出合理的風險防范措施。而實際卜管理層往往過分的將注意力集中到拓展業(yè)務和提高效益卜，忽視了對不利影響因素的識別，實際工作中也無法建立一套適合本企業(yè)的風險防控體系。企業(yè)存貨的流轉涉及供應、生產(chǎn)、倉儲、營銷、財務、研發(fā)等多個部門，單據(jù)的傳遞體現(xiàn)在采購驗收、領用出庫、成本核算等多個業(yè)務流程中，一套完整的存貨內(nèi)控流程需要多個部門的溝通協(xié)調(diào)配合，環(huán)節(jié)風險點很多，但一般企業(yè)并未對存貨流轉各個環(huán)節(jié)具體流程中的風險點進行識別、梳理和分析，導致相關人員沒有樹立應有的風險意識和做好必要的準備。

（3）存貨內(nèi)部控制管理活動混亂

首先，存貨的采購缺少計劃性。倉儲部門對生產(chǎn)計劃不了解，無法提前準備原料以備生產(chǎn)需要，導致實際生產(chǎn)中出現(xiàn)原料積壓或供不應求的狀況。其次，領用環(huán)節(jié)審批不嚴。根據(jù)規(guī)定，原料的出庫領用需要倉儲和領用部門簽字確認，然而在實際生產(chǎn)過程中，為了執(zhí)行方便，原料領用部門往往會越過相應審批環(huán)節(jié)直接到倉儲部門領料，就出現(xiàn)了產(chǎn)品領用在先、審批手續(xù)在后的情況。

（4）存貨內(nèi)部控制監(jiān)督未到位

有效的監(jiān)督能夠幫助企業(yè)識別內(nèi)部控制缺陷，及時修正，改進內(nèi)部控制體系；同時，通過對企業(yè)日常活動進行監(jiān)督評價，還可以及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制制度執(zhí)行卜的問題，提高制度執(zhí)行的有效性。雖然一般中企業(yè)都制定了存貨管理相關的崗位職責和規(guī)章制度，但缺少正式的監(jiān)督評價機制，對員工執(zhí)行情況缺乏監(jiān)督和檢查。問題長期積累會影響企業(yè)健康發(fā)展，嚴重損害企業(yè)的利益。

提高中小制造業(yè)公司存貨管理水平的建議

（1）完善存貨管理的內(nèi)部控制環(huán)境

基于日前財務部和倉儲中心溝通不及時的現(xiàn)狀，建議增加一個獨立的內(nèi)部部門對專門問題進行協(xié)調(diào)，針對執(zhí)行情況進行跟蹤評價，及時發(fā)現(xiàn)存在的漏洞并向企業(yè)管理層報告。為了保證其工作的獨立性，部門人員還應定期將工作成果贏接匯報給董事長，達到監(jiān)督牽制的效果，從組織機構設置的角度完善企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境。在設立一套健傘的組織架構的基礎卜，應當對現(xiàn)有職能部門內(nèi)部的基本崗位進行細分和梳理，同時對各崗位主要職責進行說明，明確各崗位的主要工作內(nèi)容和相應權限，以及對員工知識和技能的要求。

（2）建立科學的存貨風險評估機制

首先，應查找企業(yè)存貨管理執(zhí)行中的各項重要經(jīng)營活動以及重要業(yè)務流程中存在的影響控制目標實現(xiàn)的風險。風險識別后，分析發(fā)生的可能性和可能產(chǎn)生的影響。之后把兩者對控制目標的影響程度作為兩個維度繪制成風險坐標圖，不同的坐標代表不同的重要水平，進而確定風險等級。另外，根據(jù)中小制造業(yè)企業(yè)的存貨管理現(xiàn)狀，設計存貨內(nèi)部控制流程框架，編制存貨業(yè)務流程目錄。流程目錄并不是以部門為單位的職責劃分和組織分工，而是以存貨在企業(yè)的流轉過程為主線進行設置。

（3）規(guī)范存貨管理流程的內(nèi)部控制活動

1.存貨采購流程內(nèi)部控制

相關部門根據(jù)生產(chǎn)需要制定需求計劃，編制生產(chǎn)任務書，提交部門經(jīng)理審批。審批通過后將任務書報給供應部，由供應部采購人員統(tǒng)計匯總需求量，按照公司相關規(guī)定，編制采購計劃表，交給經(jīng)理和管理層審批。采購計劃審批通過后，采購員根據(jù)規(guī)格、品種和數(shù)量，提出采購申請并選定初步采購形式，編制請購單報經(jīng)理處審核，企業(yè)管理層審批，得到批準后按照采購計劃執(zhí)行采購程序。另外依據(jù)金額不同的采購，履行不同的審批手續(xù)。

2.存貨驗收入庫流程內(nèi)部控制

存貨驗收時，驗收人員應將物資清單與合同中列明的物資狀況進行核對。驗收合格后，采購員將貨物連同入庫單倉儲部門辦理入庫。倉庫保管人員將物資信息錄入倉儲管理系統(tǒng)，并填制物資入庫單據(jù)。供應部門應關注發(fā)票結算金額與送貨清單上的金額是否一致，并結合款項支付和發(fā)票開具情況登記供應臺賬，隨后將有關單據(jù)交給財務人員，財務人員據(jù)此編制記賬憑證并登記材料明細賬。

3.存貨生產(chǎn)流程內(nèi)部控制

生產(chǎn)部門工作人員依據(jù)生產(chǎn)計劃填領料單并去庫房領用材料。倉庫管理員根據(jù)領料清單辦理存貨出庫登記。生產(chǎn)員依據(jù)圖紙進行加工，質(zhì)檢員對已經(jīng)加工完成的存貨進行檢驗。

4.產(chǎn)成品出庫流程內(nèi)部控制

產(chǎn)成品出庫分為營銷出庫和售后出庫。首先營銷員或售后服務專員填制發(fā)貨領料單，經(jīng)部門經(jīng)理審核后會同倉儲中心庫管員辦理出庫手續(xù)，庫管員應詳細記錄存貨出庫信息，并定期與財務部門進行核對。產(chǎn)品發(fā)貨后，營銷部統(tǒng)計員應及時登記發(fā)貨臺賬，月末形成發(fā)貨明細匯總表，記錄當月客戶名稱、發(fā)貨日期、發(fā)貨單號及發(fā)貨金額等信息。

5.存貨保管流程內(nèi)部控制

存貨保管工作的主要職責部門是倉儲中心。庫管員應對存貨物資建立存貨賬本和存貨卡片，定期巡回檢查存貨的保管狀況，做好巡回檢查記錄，如發(fā)現(xiàn)存貨存在合理損耗，需填寫存貨合理損耗申請并報經(jīng)理審批，根據(jù)審批意見對臺賬進行相應調(diào)整。月末要與財務部門進行對賬，編制材料物資核對明細表。存貨在不同倉厙之間發(fā)生調(diào)撥時，應辦理相應的出入庫手續(xù)，填制調(diào)撥單。

6.存貨盤點流程內(nèi)部控制

月末，成本核算崗打印當期產(chǎn)成品數(shù)量金額式余額表，材料核算崗打印當期材料數(shù)量金額式余額表，并與產(chǎn)成品余額表匯總形成存貨盤點表。財務人員與倉儲中心人員共同組成盤點小組進行存貨盤點，盤點時應做好工作記錄，并根據(jù)盤點中發(fā)現(xiàn)的存貨盤盈、盤虧、毀損、報廢等情況填制存貨盤點盈（虧）審批表，上報總經(jīng)理出具處理意見。經(jīng)管理層審批后，倉儲中心和財務部門根據(jù)審批意見相應調(diào)整倉儲管理系統(tǒng)信息和存貨財務賬面數(shù)據(jù)，確保存貨實物與財務賬面信息核對一致。

（4）制定有效的存貨內(nèi)部控制相關機制

1.建立監(jiān)督檢查機制，是內(nèi)部控制制度得以有效實施的重要保障。建立健全存貨內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，一方面對存貨內(nèi)部控制制度設計的有效性進行評價，找出設計缺陷和漏洞，以便日后調(diào)整以更好地適應企業(yè)現(xiàn)狀。另一方面要對存貨內(nèi)部控制制度執(zhí)行的有效性進行評價，發(fā)現(xiàn)日常經(jīng)營活動中的不足和簿弱環(huán)節(jié)，增強員工的內(nèi)控意識，督促員工更好的貫徹執(zhí)行存貨內(nèi)部控制制度。有效的監(jiān)督不只是對檢查發(fā)現(xiàn)的不合規(guī)事項進行識別和羅列，還應對其產(chǎn)生的原因進行分析，并提出相應的整改方案，對工作中出現(xiàn)的缺陷及時進行調(diào)整，追究因違規(guī)操作給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失人員的責任，以此來規(guī)范員工行為，更好的適應企業(yè)的存貨管理日標切實發(fā)揮存貨內(nèi)部控制的牽制約束作用。

2.建立員工激勵獎懲機制，是對監(jiān)督檢查機制得以實施順利的重要保障。建立健全員工獎懲機制，一方面對員工的職業(yè)道德進行了懲罰和鼓勵。另一方面可以更好的將監(jiān)督檢查機制實施的更加徹底。在監(jiān)督檢查的同時，對零錯誤或者較為優(yōu)秀的員工或者工作組進行嘉獎，提供員工的工作積極性和效率，并有效的降低生產(chǎn)安全事故的發(fā)生概率，提高企業(yè)效率。

結語

本文從管理流程的角度出發(fā)，以中小制造企業(yè)存貨控制相關指引為框架，從存貨管理的內(nèi)部控制環(huán)境，風險評估人手對規(guī)范存貨管理流程的內(nèi)部控制活動進行了分析。并對采購，入庫，生產(chǎn)，核算，出庫，保管盤存的的流程進行了一定的深入。同時隨著信息系統(tǒng)的飛速發(fā)展，引進新的存貨內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。可以提供工作效率同時完善準確性并有效的將各個部門緊密聯(lián)系在一起，協(xié)調(diào)各部門關系，降低生產(chǎn)成本提高利潤。

最后，建立行而有效的相關機制。在監(jiān)督的同時也是對員工實施一定的鼓勵行為。在對基層進行約束的同時提高基層人員的工作積極性，有利于提升工作效率和企業(yè)歸屬感。