創(chuàng)新社會管理視域下職業(yè)學(xué)校檔案管理研究

董華

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?運用社會先進(jìn)管理方式實現(xiàn)職業(yè)學(xué)校檔案管理創(chuàng)新化，能夠節(jié)省人力資源、提高工作效率。首先分析職業(yè)學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀，繼而針對問題，提出創(chuàng)新職業(yè)學(xué)校檔案管理對策，以期為職業(yè)學(xué)校檔案管理工作提供有效參考。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?社會管理視域;職業(yè)學(xué)校;檔案管理

[中圖分類號] ?G717 ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2018）25-0201-01

職業(yè)學(xué)校檔案管理是學(xué)校管理、社會管理的一部分，然而當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案管理存在著檔案管理意識薄弱、檔案管理制度不規(guī)范、檔案管理手段落后的問題。以社會先進(jìn)管理方法規(guī)范職業(yè)學(xué)校檔案管理問題，顯得迫在眉睫。

一、職業(yè)學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）管理意識薄弱

和許多部門的檔案管理情況不同，中職檔案管理儼然成為虛無的口號，具體工作的落實力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。作為檔案工作的主要管理部門——行政主管部門，其工作重心不在檔案管理方面上，而是更側(cè)重于管理、教學(xué)、考核等工作。另外，一些職業(yè)學(xué)校的行政管理者并不重視檔案管理工作，馬虎應(yīng)付、敷衍了事。這體現(xiàn)在當(dāng)上級部門通知檔案管理檢查之時，學(xué)校行政管理人員才開始干預(yù)塵封的檔案工作問題。與此同時，教師對待工作也以教學(xué)為主，認(rèn)為檔案管理不屬于自己的工作范疇。這些意識的偏差，最終導(dǎo)致檔案資源未能有效利用。

（二）管理制度弊端

對于職業(yè)學(xué)校的檔案管理問題，相應(yīng)的制度并不完善。首先，迄今為止，國家對這方面的管理缺乏具體明確、科學(xué)有效的制度，僅有的一部《機關(guān)檔案管理辦法》也無法充分指導(dǎo)復(fù)雜的實際工作。其次，由于上述所言，學(xué)校對這方面的工作管理意識薄弱，因此其尚未出臺一套行之有效、科學(xué)合理的管理制度。盡管部分職業(yè)院校能夠結(jié)合相關(guān)條例，規(guī)范管理制度，但是在范圍、期限等細(xì)節(jié)的規(guī)范上，職業(yè)院校的檔案管理制度還是缺乏整體性。在參考制度不完善的情形下，職業(yè)院校的檔案管理人員對工作拿捏不定的時候只能憑借著以往的經(jīng)驗行事。最后，一部分職業(yè)院校沒有出臺監(jiān)督評估機制，這意味著檔案管理人員的工作效果得不到及時的反饋，其工作也不具備規(guī)范性。

（三）管理手段落后

在原有的管理思想的影響下，職業(yè)院校的管理手段仍舊偏向人工化，而在信息時代的大背景下，職業(yè)院校的檔案信息也需要有較高水平的信息技術(shù)操作手段加以管理。人工化無疑造成了檔案管理工作效率低下的局面。如檔案管理人員通常會使用傳統(tǒng)的人工作業(yè)的手段處理檔案資料、編制檔案目錄。然而人工作業(yè)的操作手段需要充足的時間與人力，在具體工作開展中，對工作的完成無法做到盡善盡美。運用計算機信息管理對資源進(jìn)行開發(fā)與利用，能夠讓檔案管理發(fā)揮最大的作用并服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)工作，這是人工管理方式所缺乏的。此外，人工作業(yè)的模式，在信息檢索時，具有速度慢、誤差大的特點。

二、創(chuàng)新職業(yè)學(xué)校檔案管理的對策

（一）創(chuàng)新管理意識

意識對物質(zhì)具有反作用，同樣的道理，思想對行動具有指導(dǎo)作用。創(chuàng)新社會管理視域下職業(yè)學(xué)校的檔案管理對策，最先應(yīng)當(dāng)解決的是意識創(chuàng)新問題。一方面，檔案管理人員需要樹立宣傳意識，利用信息化手段多渠道向?qū)W校教育者、學(xué)生等傳遞檔案法知識，以此促使師生具有存檔、用檔的意識與能力，檔案管理人員才能夠確保管理事務(wù)的正常運行。另一方面，學(xué)校行政管理人員需要加強檔案領(lǐng)導(dǎo)意識，主動干預(yù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。首先，學(xué)校行政人員需要增加撥款投入金額，建設(shè)專門的檔案管理機構(gòu)。其次，學(xué)校行政人員需要協(xié)助檔案管理人員解決工作難題。最后，檔案管理工作需要全員化。每一個部門需要配置專門的檔案管理人員，教育者需要具備“以我為主”的觀念，做好歸檔工作。對此，教師需要做到以下兩點，一是整理具有歸檔價值的信息，二是善于利用檔案資源。

（二）創(chuàng)新管理體制

創(chuàng)新管理體制才能夠規(guī)范檔案管理工作，體制創(chuàng)新要素有以下幾點：（1）國家相關(guān)部門需要制定《職業(yè)學(xué)校檔案管理法則》，約束檔案管理行為，促使職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作規(guī)范化。（2）國家與學(xué)校檔案管理機構(gòu)需要制定考核、監(jiān)督制度。（3）建設(shè)健全的管理細(xì)則，如制定《檔案管理職責(zé)》《檔案保密規(guī)定》《檔案開發(fā)制度》等。因為職責(zé)的明確，檔案管理人員才能夠摒棄傳統(tǒng)的經(jīng)驗行事，做到事無巨細(xì)，一切依章而行。（4）完善獎懲制度，綜合評估檔案管理人員的工作，以促使檔案管理人員自我約束并釋放工作熱情。

（三）創(chuàng)新管理手段

目前，社會許多機構(gòu)已經(jīng)實現(xiàn)信息化管理，建設(shè)職業(yè)院校檔案信息化管理模式，是當(dāng)下職業(yè)院校檔案管理人員的關(guān)鍵性任務(wù)。所謂建設(shè)檔案信息化管理，亦即運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行接收、處理、存檔、檢索，是將信息進(jìn)行量化處理的一種管理手段。建設(shè)檔案信息化管理模式，能夠提升職業(yè)院校的檔案管理質(zhì)量。這具體可以分為兩種形式，一是技術(shù)現(xiàn)代化，二是資料信息化。前者運用計算機、掃描儀等現(xiàn)代科技手段，節(jié)省人力資源、提升工作效率，后者建立電子檔案模式，提升信息檢索速度。

綜上所述，職業(yè)學(xué)校檔案管理意識薄弱，管理制度不完善，管理手段落后。在創(chuàng)新社會管理視域下，職業(yè)學(xué)校檔案管理需要創(chuàng)新檔案管理意識，創(chuàng)新檔案管理體制和手段，只有通過改革創(chuàng)新工作，才能更好地推進(jìn)職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的開展。

參考文獻(xiàn)：

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