探究信息時代高職院校檔案管理新方法

樓佳麗

[摘 要] 在高職院校當(dāng)中，檔案管理工作是非常重要的工作內(nèi)容，對促進(jìn)教育和管理水平有效提升有著非常有利的幫助，更是當(dāng)前高職院校建設(shè)工作當(dāng)中最為基礎(chǔ)的內(nèi)容。隨著信息時代的快速發(fā)展，多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展速度也在不斷提升，這為高職校園檔案管理工作的發(fā)展與進(jìn)步提供了有利的條件，也有效改進(jìn)了高職院校檔案管理方法以及服務(wù)形式等，實(shí)現(xiàn)了高職院校檔案管理工作形式的創(chuàng)新，為促進(jìn)高職校園穩(wěn)定發(fā)展和進(jìn)步奠定了堅實(shí)有利的基礎(chǔ)，真正為社會穩(wěn)定發(fā)展培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的綜合人才。通過對信息時代下高職院校檔案管理工作的新方法進(jìn)行分析與探究，從而制定科學(xué)有效的高職院校檔案管理策略，為高職院校檔案管理工作的發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

[關(guān) 鍵 詞] 信息時代；高職院校；檔案管理；新方法

[中圖分類號] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2018）21-0187-03

檔案管理工作是高職院校管理工作當(dāng)中最為重要的部分，更是能夠有效評估高職院校人才培養(yǎng)水平的關(guān)鍵內(nèi)容，所以在現(xiàn)今的信息化時代下，只有有效提升高職院校檔案管理工作管理水平，并將其重要價值和作用良好發(fā)揮出來，這是提升高職院校教學(xué)質(zhì)量最為有效的方式。從社會角度進(jìn)行分析，檔案管理工作是當(dāng)前社會發(fā)展中最重要的環(huán)節(jié)，因此高職院校必須要重視檔案管理工作，并制定科學(xué)合理的檔案管理規(guī)范策略，建設(shè)完善的檔案管理方法，從而真正有效地提升高職院校的檔案管理水平。

一、在高職院校中開展檔案管理工作的主要目的及作用分析

檔案主要就是記錄歷史和知識的重要形式，其中包含了非常多的信息資源，也是最為原始最為可靠的信息資源，其具有較強(qiáng)的開發(fā)利用價值，是為相關(guān)工作提供有利信息資源最重要的形式。檔案資源是一種客觀實(shí)體，其作用的發(fā)揮并不屬于主動性的，是屬于潛在性資源，是需要經(jīng)過人們的勞動而不斷完善的，在科學(xué)有效的工作形式下進(jìn)行合理的管理和開發(fā)才可以將其作用展現(xiàn)出來。

高職院校中的檔案信息資源，是通過長期的積累以及各種形式所形成的，能夠有效地反映出學(xué)校歷史以及發(fā)展歷程的重要形式。并且從實(shí)際角度進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作和服務(wù)工作都是能夠有效推動教育改革、提升教學(xué)質(zhì)量、增強(qiáng)教學(xué)水平以及開展合理教學(xué)研究等重要的內(nèi)容。而對高職院校的檔案工作者來說，其主要任務(wù)就是在科學(xué)合理的方式下對檔案資源進(jìn)行有效管理，并且能夠有針對性地開發(fā)檔案信息資源，從而更好地滿足學(xué)校相關(guān)工作對檔案信息的需求。所以高職院校檔案管理部門應(yīng)該合理運(yùn)用信息技術(shù)，對檔案管理服務(wù)模式進(jìn)行科學(xué)有效的創(chuàng)新與改革，進(jìn)而更好地滿足社會、學(xué)校等各方面對檔案資源的需求，更好地為檔案資源利用者提供更為合理的服務(wù)，并采取多種服務(wù)形式，提升對檔案資源的開發(fā)與利用，從而真正有效地實(shí)現(xiàn)高職院校檔案資源的共享，進(jìn)而更好地實(shí)現(xiàn)在信息時代下提升高職院校檔案管理水平，為促進(jìn)高職院校穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

二、高職院校檔案管理創(chuàng)新形式中運(yùn)用信息技術(shù)的主要依據(jù)

首先，在當(dāng)今社會當(dāng)中，計算機(jī)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)普及，計算機(jī)技術(shù)在各個領(lǐng)域都有著極大的作用，人們生活當(dāng)中也已經(jīng)離不了計算機(jī)技術(shù)的幫助。因此在高職院校檔案管理工作當(dāng)中，應(yīng)該合理的應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，進(jìn)而有效地改變傳統(tǒng)檔案工作依靠手工操作的形式，將以往復(fù)雜繁瑣的操作形式轉(zhuǎn)變成簡單、易操作的形式，通過運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)將各種檔案信息錄入其中，不僅能夠大大提升整體工作效率，還能提升檔案資源的安全性，更能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效開展。并且在高職院校檔案管理工作當(dāng)中，也可以借助網(wǎng)絡(luò)、復(fù)印、縮微等技術(shù)開展檔案管理工作，對檔案管理工作形式進(jìn)行創(chuàng)新，從而制定科學(xué)有效的檔案管理形式，真正發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用，并提升其工作的效率和質(zhì)量。

其次，合理運(yùn)用新的信息載體。以往的檔案資源管理主要就是運(yùn)用紙張將檔案信息進(jìn)行記錄和保存，紙張也就成為檔案工作中最為重要的載體，而新時代的到來，更多的新信息載體也出現(xiàn)在人們的視線當(dāng)中，電子載體也逐漸被廣泛運(yùn)用起來，使檔案管理形式從紙質(zhì)形式向電子媒介形式轉(zhuǎn)變，并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料也逐漸被計算機(jī)磁盤、光盤等形式所代替，由于計算機(jī)存儲量較大、處理速度相對較快、其輸出形式多樣化等強(qiáng)大功能，也使得檔案信息服務(wù)形式更加完善便捷，為高職院校檔案管理工作的有效開展提供了非常有利的條件。

最后，科學(xué)有效地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在信息時代的快速發(fā)展中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)生為檔案管理工作提供了更多的便利和有利條件，它有效轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)手工檔案的操作形式，借助電子文件形式對檔案信息進(jìn)行管理，通過運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備以及科學(xué)的方法，能夠有效提升高職院校的檔案信息管理以及利用的效率和質(zhì)量，更能夠有效發(fā)揮檔案資源的作用。

三、在高職院校檔案管理工作當(dāng)中主要存在的問題

（一）對檔案管理工作缺乏重視

高職院校有關(guān)工作人員并沒有意識到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致檔案資源無法得到有效管理。有些工作人員認(rèn)為檔案管理工作對學(xué)校整體發(fā)展并沒有較大影響，所以不需要太過重視檔案資源管理。而這種思想是非常錯誤的，高職校園必須要重視檔案資源的重要性，并且要制定科學(xué)合理的檔案資源管理形式，并提升對高職院校檔案管理工作的重視，提升整體工作效率。

（二）樹立正確的檔案信息管理意識

在信息時代下，雖然很多先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)在各個領(lǐng)域當(dāng)中被廣泛運(yùn)用起來，但在高職院校檔案管理工作當(dāng)中其工作形式以及管理理念，還是以傳統(tǒng)的思維為主，有非常多的高職院校還在運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理形式。雖然高職院校的檔案管理工作當(dāng)中運(yùn)用了計算機(jī)技術(shù)以及掃描儀和打印機(jī)等設(shè)施，但在實(shí)際工作中并不能將其真正的作用有效發(fā)揮出來，甚至無法有效地在這些設(shè)備的幫助下提升檔案管理水平。因此在高職院校應(yīng)樹立正確的檔案信息管理意識，不斷培養(yǎng)學(xué)生正確的檔案管理思想，拋棄傳統(tǒng)的陳舊思想，結(jié)合現(xiàn)代化精神，制定更為先進(jìn)更為有效的管理形式。

（三）高職院校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升

有些高職院校中由于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和整體水平還存在一定的缺陷，并不能滿足當(dāng)前信息時代對高職院校檔案管理要求，其整體管理水平還有待提升。由于有些學(xué)校對檔案管理工作不夠重視，并沒有配置相應(yīng)的工作人員，在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，管理人員能力普遍較差，因此必須要不斷提升高職院校檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)水平，進(jìn)而更好地提升整體工作效率以及工作水平。

四、高職院校檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新措施

（一）創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容

高職院校檔案管理要基于檔案數(shù)量探究質(zhì)量的優(yōu)化與轉(zhuǎn)變，在實(shí)踐中要充分挖掘高職院校的自身功能，要不斷優(yōu)化與完善、豐富與創(chuàng)新工作內(nèi)容，要不斷優(yōu)化現(xiàn)有的服務(wù)質(zhì)量，探究高質(zhì)量的檔案管理，在根本上提升其檔案管理的整體水平與層次。

（二）創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案服務(wù)方式

目前，我國高等職業(yè)教育得到了充分發(fā)展，這也就使高職院校檔案工作越來越規(guī)范化以及科學(xué)化，檔案工作從傳統(tǒng)的實(shí)體管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾硪约胺?wù)模式。檔案自身的價值就是其利用與開發(fā)的深度，對此在實(shí)踐中高職院校檔案工作者要不斷探究、拓展其整體的服務(wù)模式，要明確檔案工作的發(fā)展方向，在根本上拓展其整體工作內(nèi)容，提升服務(wù)的主動性，增強(qiáng)各種信息的系統(tǒng)性，在根本上凸顯其檔案的自身價值。在檔案編研工作開展過程中，要充分的對檔案資源的作用進(jìn)行分析，根據(jù)實(shí)際狀況把各種檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化、編研，進(jìn)而為高職院校提供各種參考，充分發(fā)揮檔案的社會效益以及經(jīng)濟(jì)效益。

（三）創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理模式

高職院校檔案部門在實(shí)踐中要對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行改革優(yōu)化，提升檔案管理的現(xiàn)代化、信息化以及服務(wù)化特征，通過各種科學(xué)管理制度的構(gòu)建，提升其管理的科學(xué)性，提升對檔案資源的開發(fā)與利用，進(jìn)而有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)方式的多元化發(fā)展，在實(shí)踐中提升檔案管理工作的參與意識，基于學(xué)校的各種工作開展檔案管理工作，對學(xué)生的各種動態(tài)進(jìn)行了解與掌握，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)工作各種步驟以及工作內(nèi)容，加強(qiáng)對各種檔案信息的開發(fā)與利用，在實(shí)踐中提升信息服務(wù)工作的針對性；同時，在高職院校開展檔案管理工作中，要提升相關(guān)部門的協(xié)調(diào)性，通過地方綜合檔案館的有效協(xié)作，實(shí)現(xiàn)各種檔案信息的溝通與交流，進(jìn)而在根本上實(shí)現(xiàn)各種檔案信息資源的共享。

（四）創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案服務(wù)手段與模式

高職院校的檔案管理工作在實(shí)踐中逐漸呈現(xiàn)現(xiàn)代化的管理模式，其整體的服務(wù)手段與模式的優(yōu)化是提升檔案服務(wù)工作的重要方式，對此在計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展過程中，要構(gòu)建數(shù)字化檔案館，通過各種檔案信息化建設(shè)，充分應(yīng)用各種現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，從根本上提升高職院校檔案管理工作的整體質(zhì)量，有效優(yōu)化檔案管理模式，在實(shí)踐中通過各種計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，對高職院校的各種檔案信息進(jìn)行科學(xué)的、統(tǒng)一的、系統(tǒng)的管理，通過各種具有現(xiàn)代化的編研方式，展示其內(nèi)在的價值，進(jìn)而有效豐富其閱讀模式。

同時，在實(shí)踐中要提升對檔案館的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作的重視，在網(wǎng)絡(luò)上構(gòu)建完善的高職檔案信息，通過網(wǎng)絡(luò)信息的方式為讀者提供各種有效的檔案信息，高職院?；谛畔⒒臉?biāo)準(zhǔn)構(gòu)建檔案館，可以通過各種有效的方式存儲檔案信息，相關(guān)用戶在實(shí)踐中可以利用網(wǎng)絡(luò)資源獲得各種有效的信息，此種方式在根本上提高了檔案資源的整體利用率。

五、在信息時代下高職院校檔案管理工作的未來發(fā)展途徑

（一）高職院校應(yīng)該重視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

高職院校在檔案信息管理工作中應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的建設(shè)，并且要摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理形式，并借助信息時代的優(yōu)勢，制定符合現(xiàn)今檔案管理需求的形式，拋棄傳統(tǒng)復(fù)雜的工作形式，建立完善的網(wǎng)絡(luò)信息平臺，借助硬件設(shè)備以及軟件設(shè)備，來實(shí)現(xiàn)檔案信息管理工作的便捷，從而更好地管理檔案資源，并合理地保管、存儲、開發(fā)和利用檔案信息。真正有效地發(fā)揮檔案資源的作用與價值，從而為高職院校的穩(wěn)定發(fā)展奠定建設(shè)基礎(chǔ)。

（二）重視高職院校檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升

高職院校的檔案管理工作必須要重視管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力的培養(yǎng)，定期開展相應(yīng)的工作人員培養(yǎng)活動，不斷增強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及綜合水平，為檔案管理工作人員的未來發(fā)展奠定堅實(shí)有利的基礎(chǔ)。高職院校中檔案管理人員還需要具備較高的政治和職業(yè)素養(yǎng)，這是提升整體工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素，更是提升檔案管理水平的主要內(nèi)容。

（三）重視對檔案信息職業(yè)的及時維護(hù)和更新

對高職院校檔案資源管理工作來說，應(yīng)該重視信息資源的維護(hù)與更新，由于高職院校的檔案信息每天都會發(fā)生變化，因此高職院校檔案管理信息化建設(shè)要重視動態(tài)變化，重視檔案信息職業(yè)的及時維護(hù)和更新工作，及時對其資源的變化進(jìn)行整理和完善，確保相應(yīng)資源信息的實(shí)效性，并能夠完整、準(zhǔn)確地錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，從而更好地保障檔案信息資源的完善，這樣才能真正有效地促進(jìn)高職院校檔案管理水平的提升，為促進(jìn)高職校園未來穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實(shí)有利的基礎(chǔ)。

隨著現(xiàn)今信息時代的快速發(fā)展，我國高職院校檔案管理水平也在不斷提升，高職院校應(yīng)合理借助信息技術(shù)優(yōu)勢，并制定科學(xué)有效的檔案管理策略，不斷提升高職院校的檔案管理水平以及其服務(wù)質(zhì)量，并且要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，合理利用檔案信息資源，提升檔案信息化管理的安全性，維護(hù)和更新檔案信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的價值，為社會和學(xué)校等發(fā)展提供更為有效的檔案信息資源。

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