高校檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新探究

閆效鳳

[摘 要] 從各方面分析當(dāng)前高校檔案服務(wù)與人們不斷改變的需求之間的沖突點(diǎn)，并結(jié)合目前的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和當(dāng)前高校檔案管理服務(wù)體制的國(guó)際發(fā)展?fàn)顩r來分析可以從哪些方面改變現(xiàn)狀以及改變現(xiàn)狀的措施。

[關(guān) 鍵 詞] 高校檔案；服務(wù)機(jī)制；創(chuàng)新

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）09-0210-01

檔案管理服務(wù)工作是高校檔案的基礎(chǔ)性工作，將高等教育學(xué)校的檔案服務(wù)工作做好是高校不斷進(jìn)步的必然要求。隨著學(xué)生日常生活需求的改變，隨著教師學(xué)術(shù)性需求的指數(shù)式增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)機(jī)制已無法適應(yīng)當(dāng)前日益增長(zhǎng)的服務(wù)需求，因此高效服務(wù)、節(jié)約成本、不斷進(jìn)步已然成為檔案服務(wù)在新時(shí)代的要求。怎么進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新，向哪個(gè)方向進(jìn)行創(chuàng)新，是我們所有高校檔案工作人員需要思考和解決的。

一、高校檔案服務(wù)機(jī)制的現(xiàn)狀及創(chuàng)新方向

（一）高校檔案服務(wù)機(jī)制的現(xiàn)狀

原來那種只針對(duì)本校的高校檔案服務(wù)已經(jīng)不符合當(dāng)前的社會(huì)需求，當(dāng)前高校檔案服務(wù)機(jī)制的能力已可以在滿足高校學(xué)生與老師的需求外，用剩余的能力滿足社會(huì)的需求。因此服務(wù)國(guó)家已成為當(dāng)前高校檔案服務(wù)機(jī)制的根本目的，也是其最終的發(fā)展方向。傳統(tǒng)的服務(wù)于統(tǒng)治階級(jí)的理念也早已不適應(yīng)我們的社會(huì)主義新中國(guó)。但是目前高校中也存在部分檔案管理人員專業(yè)知識(shí)老化、計(jì)算機(jī)及外語水平不高、觀念陳舊等問題，束縛了高校檔案服務(wù)利用工作的開展，因此，高校檔案管理員需要不斷學(xué)習(xí)，不斷改變自己的思想與思維方式。那么采用什么樣的方式培養(yǎng)他們也是當(dāng)前創(chuàng)新高校檔案服務(wù)機(jī)制所必須解決的問題。隨著高校檔案服務(wù)業(yè)務(wù)的不斷拓展，高校的一些檔案員迷失了其服務(wù)的主要對(duì)象，放下學(xué)校師生的需求，只著力于那些易于做出成績(jī)的項(xiàng)目，這種功利的行為在當(dāng)下頻頻出現(xiàn)，極大地降低了高校檔案的利用效率。由于新舊思維在很多方面的做法是不同的甚至相反的，所以新舊思維帶來的矛盾在高校檔案服務(wù)機(jī)制工作中也日益凸顯。新的工具、新的服務(wù)理念在引入時(shí)也會(huì)遇到很多阻礙，既有資金方面的挑戰(zhàn)，也有人員培訓(xùn)方面的難關(guān)。

（二）高校檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新方向

傳統(tǒng)落后的檔案服務(wù)機(jī)制，采用的是需求推動(dòng)服務(wù)的工作模式，這種模式耗費(fèi)著巨大的資源，并且無法滿足日漸緊迫的學(xué)術(shù)節(jié)奏。因此，我們的創(chuàng)新方向可以放在將表層的服務(wù)機(jī)制轉(zhuǎn)化為深層次的數(shù)據(jù)服務(wù)模式上，以此來滿足在數(shù)據(jù)容量國(guó)際化、大型化發(fā)展趨勢(shì)下師生的日常需求和社會(huì)需求。檔案管理人員的觀念創(chuàng)新也是創(chuàng)新的方向之一，加強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化他們的職業(yè)道德和服務(wù)意識(shí)，讓他們積極熱情地投身工作已是發(fā)展的必然要求。服務(wù)渠道的拓展也是高校檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新方向，摒棄傳統(tǒng)的搜索方式，以信息化大數(shù)據(jù)為依據(jù)開展多樣化的搜索服務(wù)，比如，開通QQ、微信公眾號(hào)、學(xué)校官方網(wǎng)站等服務(wù)渠道，以滿足社會(huì)多樣化的服務(wù)需求。

二、如何推動(dòng)高校檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新

（一）思維的轉(zhuǎn)變

網(wǎng)絡(luò)信息化的今天，高校檔案工作人員不僅要有收集、鑒別、分類、整理檔案資料的基本專業(yè)能力，還必須有熟練操作計(jì)算機(jī)的能力，有改善現(xiàn)有資源體系的能力和適應(yīng)不斷變化發(fā)展的社會(huì)科技環(huán)境的能力，而且最重要的是要有改變以前只從微觀角度把控?cái)?shù)據(jù)的思維，做到對(duì)數(shù)據(jù)的宏觀把控。要樹立任何數(shù)據(jù)都是有用的，只有沒有歸類整理的數(shù)據(jù)才是無用的數(shù)據(jù)的思維。檔案的宏觀把控思維在工作中是至關(guān)重要的，具體來說就是檔案管理者不應(yīng)只關(guān)注單個(gè)檔案的信息，而應(yīng)該將檔案看成一個(gè)整體對(duì)其進(jìn)行整體性的規(guī)劃，對(duì)檔案整體進(jìn)行各方面的分析，開展各種選題編研等。當(dāng)然這種宏觀的檔案把控思維必須建立在檔案管理人員對(duì)自己館藏檔案非常熟悉，對(duì)其做到心中有數(shù)、胸有成竹、信手拈來的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓他們具備互聯(lián)網(wǎng)思維，改變?cè)瓉砉潭ǖ乃季S方式，以新的態(tài)度面對(duì)新的挑戰(zhàn)。

（二）建立符合需求的體制

首先是加強(qiáng)和完善高校檔案資源體系的建設(shè)，建立起資源數(shù)據(jù)共享體系，單一的發(fā)展已經(jīng)不能在這個(gè)時(shí)代掀起驚濤駭浪，只有將數(shù)據(jù)共享，才能以乘法的速度擴(kuò)大我們的數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)共享不僅可以幫助我們更好地、系統(tǒng)地利用檔案信息，把檔案信息整合，分析出系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)，還可以極大地提高服務(wù)能力，必要時(shí)可以購(gòu)買相關(guān)軟件做支持。比如，學(xué)生的學(xué)籍檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，它關(guān)系到每個(gè)學(xué)生的畢業(yè)、就業(yè)等重大人生問題。由于高校學(xué)生人數(shù)龐大，傳統(tǒng)的運(yùn)用人工紙質(zhì)著錄查找的服務(wù)渠道不僅緩慢，而且無法讓畢業(yè)生及時(shí)了解自己的檔案去向，如果可以建立起學(xué)生學(xué)籍檔案信息化網(wǎng)絡(luò)共享體系，就可以讓畢業(yè)生及時(shí)、透明、便捷地掌握和查找到自己所需要的學(xué)籍檔案資料，便于更好地服務(wù)于畢業(yè)生，避免他們多跑路、跑彎路。接著還要建立更全面的服務(wù)內(nèi)容體系，建立一個(gè)從線下到線上運(yùn)營(yíng)的完整的多方位的服務(wù)機(jī)制，如可以建立完善的電子校區(qū)，并設(shè)計(jì)出合理的出行路線，來幫助大一的學(xué)生盡快適應(yīng)大學(xué)的環(huán)境。在完善服務(wù)內(nèi)容時(shí)，一定要主動(dòng)從需求出發(fā)，這樣才能最大限度地提升信息的完備程度。在校園內(nèi)，要將線下服務(wù)分類，將學(xué)生日常需求比較多的服務(wù)，分散到建立在各個(gè)寢室區(qū)的服務(wù)站，將一些大型的綜合服務(wù)集中在檔案館進(jìn)行，這樣的線下網(wǎng)絡(luò)不僅可以節(jié)約師生的時(shí)間，也能提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

高校檔案服務(wù)機(jī)制是靈活的，是需要跟著時(shí)代的需求去不斷變化的機(jī)制，只要我們以發(fā)展的眼光去服務(wù)，以靈活的頭腦去創(chuàng)新，高校檔案服務(wù)機(jī)制就會(huì)日益完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]邰春蘭.試論高校檔案利用服務(wù)創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（4）：133.

[2]程子彧.論新時(shí)期高校檔案服務(wù)品牌之建立[J].蘭臺(tái)世界，2013（32）：56-57.