關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平的具體分析

郭文君

【摘要】為促進(jìn)檔案資料得到科學(xué)合理利用，使其有效滿足人們需要，創(chuàng)新管理策略，優(yōu)化檔案管理服務(wù)方式，提升檔案管理科學(xué)化水平是必要的。但目前在檔案管理活動中，一些管理人員的責(zé)任心不強(qiáng)，相關(guān)制度未能得到嚴(yán)格落實(shí)，制約了檔案管理科學(xué)化水平的提升，有必要完善和改進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；科學(xué)化水平；具體分析

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的提高，社會各界對于檔案文件信息化管理領(lǐng)域的重視程度越來越高。并且由于人們的生活方式和工作方式等方面都發(fā)生了巨大的變化，檔案資料和文件的數(shù)量不斷增多，使檔案管理工作同時(shí)面臨著挑戰(zhàn)和機(jī)遇。種種情況要求我國檔案管理工作必須進(jìn)行及時(shí)有效的創(chuàng)新，擺脫當(dāng)前檔案管理中存在的諸多問題，切實(shí)提高我國檔案管理的科學(xué)化水平。

一、提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

（一）提高檔案資源利用效率

傳統(tǒng)檔案管理過程中，主要由工作人員對檔案資料進(jìn)行編號，然后開展管理活動。這種方式不僅難以提高管理水平，還影響檔案資料利用效率的提升。而通過完善管理規(guī)章制度，重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料的科學(xué)利用，促進(jìn)利用效率的提升。

（二）滿足人們使用檔案的需要

在完善的管理制度約束下，有利于規(guī)范管理人員的日常活動，使其有效滿足檔案管理的需要。同時(shí)還有利于為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓管理活動有效開展下去，促進(jìn)檔案資源充分發(fā)揮作用。

（三）促進(jìn)檔案管理和服務(wù)水平的提升

檔案管理人員要想提高管理水平，必須重視現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，落實(shí)管理規(guī)章制度，明確自身職責(zé)，并建立科學(xué)的數(shù)據(jù)庫，注重掃描技術(shù)的應(yīng)用。進(jìn)而提高檔案管理數(shù)字化和信息化水平，方便人們查閱和使用檔案資料，進(jìn)而提高檔案管理和服務(wù)水平。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的策略

（一）加強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新

為提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，在工作過程中需要對服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，優(yōu)化檔案管理基本理念。對此，我國某地區(qū)的國有企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，專門制定完善的檔案管理?xiàng)l例，對工作人員進(jìn)行創(chuàng)新服務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理力度。該國有企業(yè)首先要求相關(guān)部門在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，提高整體的服務(wù)水平，加強(qiáng)檔案管理力度。針對傳統(tǒng)檔案管理中容易出現(xiàn)的散漫現(xiàn)象，利用較為完善和系統(tǒng)的管理服務(wù)理念進(jìn)行創(chuàng)新，滿足不同領(lǐng)域和群體對于檔案資源的需求內(nèi)容。其次，對于檔案文件等相關(guān)資源進(jìn)行高效整合和統(tǒng)一管理，將重要資料進(jìn)行備份管理，確保檔案的完整性。最后，該企業(yè)還制定了《檔案管理系統(tǒng)規(guī)范》，利用明確的管理策略和指導(dǎo)思想，提高檔案管理工作人員的技術(shù)水平和工作能力。

（二）提高檔案管理科學(xué)技術(shù)水平

隨著計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷深入發(fā)展，在社會領(lǐng)域的方方面面都已經(jīng)擴(kuò)大了對計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用。在檔案管理領(lǐng)域，通過利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，研發(fā)相應(yīng)的管理設(shè)備，能有效促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。例如，我國某地區(qū)的國有企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)用了目前較為先進(jìn)的高速掃描儀設(shè)備以及計(jì)算機(jī)硬盤技術(shù)，有利于全面提高企業(yè)的檔案管理科學(xué)化水平。在進(jìn)行檔案收錄工作中，通過將收取來的檔案進(jìn)行分類整理，最后統(tǒng)一錄入到電子計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，不但能提高檔案整理錄入的速度，還為日后調(diào)取查詢檔案提供了方便。擺脫了傳統(tǒng)企業(yè)利用紙質(zhì)作為檔案載體和表現(xiàn)形式環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)的信息缺失等問題，提高檔案管理的有效性，為我國其他領(lǐng)域的檔案管理做先進(jìn)示范作用，全面提高我國檔案管理工作的科學(xué)化水平。

（三）建立健全的檔案管理機(jī)制

單位部門要重視檔案管理科學(xué)化的建設(shè)，并對檔案管理機(jī)制予以建立健全，同時(shí)依據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢，構(gòu)建檔案管理責(zé)任制，將檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，使單位中的各個(gè)部門都能夠承擔(dān)起自己應(yīng)盡的責(zé)任。要想提高檔案管理的科學(xué)化水平需要以科學(xué)理論作為工作指導(dǎo)，運(yùn)用科學(xué)的方法對檔案管理工作推行改革。在檔案管理科學(xué)化建設(shè)的過程中，單位應(yīng)構(gòu)建全方位的檔案管理體系，并以國家相關(guān)法律法規(guī)為標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理的工作，從而促進(jìn)檔案管理效率的提升。

（四）提升檔案的日常管理效率

在日常管理工作中出臺明確的計(jì)劃，使檔案管理人員能夠按照國家或者企業(yè)制定的法律法規(guī)以及相關(guān)制度對單位內(nèi)部的檔案管理情況開展定期或者間斷的檢查，在實(shí)現(xiàn)單位檔案管理效率提升的同時(shí)，降低單位檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)做出調(diào)整，制定好解決方案。單位應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際情況制定考核制度，對檔案管理人員實(shí)行日常出勤的考察，提高檔案管理人員的責(zé)任感與工作積極性。在提升檔案管理工作的科學(xué)化和制度化的同時(shí)，也會提高檔案管理人員的資源開發(fā)利用能力，以期檔案資源的價(jià)值得到最大化發(fā)揮。

三、結(jié)束語

總之，為促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平提升，應(yīng)該充分認(rèn)識其重要作用，根據(jù)存在的不足，有針對性地采取措施進(jìn)行完善。同時(shí)還要落實(shí)管理規(guī)章制度，明確管理人員職責(zé)，并提高管理人員的綜合素質(zhì)。從而有效適應(yīng)檔案管理需要，防止檔案資料丟失，使其更好地滿足人們的需要，促進(jìn)檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量提升。

參考文獻(xiàn)

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