促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

劉緒亮

[摘要] 伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理原有的模式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下發(fā)展的需要。把原來的紙質(zhì)檔案進(jìn)行重新分組與加工，用現(xiàn)在的新技術(shù)重新整合并實(shí)行數(shù)字化存檔是大勢所趨，在很大程度上將會(huì)給實(shí)行新型檔案管理模式的單位節(jié)約很多的人力、物力。那么如何做好紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的合理轉(zhuǎn)換、更替，將是重中之重。該文分析了影響事業(yè)單位數(shù)字檔案管理的12點(diǎn)問題，并提出為加強(qiáng)檔案化管理的相關(guān)措施。

[關(guān)鍵詞] 事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化；標(biāo)準(zhǔn)化；整合；建議

[中圖分類號(hào)] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2018）10（b）-0176-03

[Abstract] With the rapid development of computer technology， communication and internet technology， the primary model of file management in the institutions has not adapted to the demand of the development under the new situation.which can save many human resources and material resources to the largest extent. How to do well in the rational change and replacement of paper files to the digital files is the most important issue. Doing well in this job is of great importance to maintaining the social stability and harmonious development.

[Key words] Institution； File management； Digital； Standardized； Integration； Suggestion

伴隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)各業(yè)都已經(jīng)步入了“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代，如何充分利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)來提升、改造原來傳統(tǒng)的事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理模式，是擺在各事業(yè)單位面前的重要課題。信息化、數(shù)字化能夠快速、準(zhǔn)確處理事業(yè)機(jī)構(gòu)各單位檔案管理工作，是完善各事業(yè)單位檔案管理工作的有效辦法[1]。如果能夠及時(shí)把信息化、數(shù)字化等先進(jìn)技術(shù)合理地引入到事業(yè)單位機(jī)構(gòu)檔案的管理任務(wù)當(dāng)中，并把此項(xiàng)工作合理結(jié)合員工職業(yè)素養(yǎng)提升、系統(tǒng)基礎(chǔ)工作等工作環(huán)節(jié)，那么，便能夠在快速創(chuàng)建信息化、數(shù)字化的同時(shí)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新、改進(jìn)和提升[2]。由此可以明確看出加快檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)，完善事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)和人員信息管理系統(tǒng)，將是今后很長一段時(shí)間內(nèi)事業(yè)單位檔案管理的一個(gè)重要手段和發(fā)展目標(biāo)。

1 檔案管理數(shù)字化替代傳統(tǒng)檔案管理的必然性

檔案數(shù)字化管理能使資料及時(shí)歸檔，并能保證快速、準(zhǔn)確的提供利用，是對(duì)干部人事檔案管理工作傳統(tǒng)管理辦法的一次創(chuàng)新，能夠快速實(shí)現(xiàn)檔案和檔案材料收集、整理、鑒別、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日?；ぷ鳎⒖衫脝挝幌到y(tǒng)專網(wǎng)來對(duì)工作人員檔案實(shí)行網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱[3]。以組織部門為例，干部的提拔、任用都需要準(zhǔn)確詳細(xì)的檔案存儲(chǔ)信息。而采用檔案數(shù)字化管理后，便可以及時(shí)獲取詳細(xì)、準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)層迅速制定相應(yīng)的決策。

在如今，伴隨著科技的迅猛發(fā)展，數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將會(huì)逐漸普及于檔案資料管理之中。數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，便于較好地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，不會(huì)因?yàn)楦鞣N原因而影響對(duì)檔案資料的管理和應(yīng)用。還可以提升檔案的實(shí)時(shí)調(diào)用率，得益于數(shù)字化檔案的科學(xué)排序與分組，使用者能夠在較短的時(shí)段內(nèi)找出目標(biāo)檔案[4]。同時(shí)，檔案數(shù)字化管理使事業(yè)單位相關(guān)科室查詢檔案資料變得非常容易，能夠?qū)崿F(xiàn)足不出戶便可知曉相關(guān)信息。在信息的超時(shí)空流動(dòng)年代，讓單位與單位，部門與部門，人與人之間的交流與管理變得簡單、快捷。在過去，各事業(yè)單位一直使用粗放型檔案管理模式。這就需要增加大量辦公人員和費(fèi)用來解決這一難題，這就大大提高了單位管理成本。數(shù)字化檔案管理，則大量節(jié)約了人力成本，占地空間和紙張消耗，減少了單位成本投入。查閱相關(guān)資料更是變得方便迅捷，避免了各種浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。

另外，檔案數(shù)字化管理更能有效防止檔案資料丟失，毀壞，還能有效防止紙質(zhì)外表的數(shù)據(jù)信息模糊或消失。而數(shù)字檔案則不會(huì)出現(xiàn)這一問題。但是，我們也應(yīng)該要認(rèn)識(shí)到，檔案數(shù)字化管理并非是一蹴而就、一帆風(fēng)順的，而是在發(fā)展中逐漸完善起來的。鑒于以上所述，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理將很快全面展開[5]。傳統(tǒng)管理方式將很快被淘汰、更新。

2 影響事業(yè)單位數(shù)字檔案管理的幾點(diǎn)問題

檔案管理屬于當(dāng)前各事業(yè)機(jī)構(gòu)一項(xiàng)基本的管理任務(wù)，事業(yè)機(jī)構(gòu)多方面的數(shù)據(jù)、資料存檔以及對(duì)相關(guān)信息的合理加工，歸納與保存都起著至關(guān)重要的作用。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理的過程中出現(xiàn)了很多問題，給檔案管理工作帶來了一定的影響和損失[6]。比如經(jīng)常碰到的問題有以下幾個(gè)方面。

①部分事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)尚不明確，檔案管理具體工作無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化以及合理化。不少事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理相應(yīng)的職能作用弱化了。

②檔案工作人員的能力和素質(zhì)與檔案數(shù)字化管理要求還存在很大的差距。在這種情況下就會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作長時(shí)間處于低層次發(fā)展階段。

③相關(guān)事業(yè)單位檔案工作管理難以提供有效的物質(zhì)、技術(shù)以及管理系統(tǒng)支持，無法有效獲得互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)等方面的有效支撐，使檔案數(shù)字化管理難以發(fā)揮最大的職能效用.

④如今網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已經(jīng)變得非常普遍，互聯(lián)網(wǎng)共享、開放、和自由的特性，在給廣大檔案管理用戶帶來便捷服務(wù)的同時(shí)也帶來不少安全隱患。檔案管理工作的數(shù)字化在實(shí)際應(yīng)用中存在著一定的薄弱環(huán)節(jié)，電子政務(wù)檔案在經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)大量的傳遞、發(fā)布、瀏覽過程中，會(huì)被很多人看到和掌握，這樣難免就會(huì)出現(xiàn)人為破壞、修改、刪除等問題，如果處理不當(dāng)，將會(huì)給事業(yè)單位數(shù)字檔案管理工作帶來麻煩[7]。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的相關(guān)措施

如上所述，檔案管理數(shù)字化在逐漸普及的過程中，雖然能給使用單位帶來很大的便利，但要實(shí)現(xiàn)平穩(wěn)過渡，有很多問題還需要積極面對(duì)和解決。為了更好地處理好這些存在的矛盾，還需要做好以下幾點(diǎn)。

3.1 事業(yè)單位檔案管理要明確目標(biāo)和方向

隨著社會(huì)的發(fā)展和形勢的需要，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作， 需要做到規(guī)范化與現(xiàn)代化，要跟上互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的步伐。這就需要把數(shù)字化作為發(fā)展出路。隨著高新科技，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，把數(shù)字化管理技術(shù)應(yīng)用到當(dāng)前檔案管理工作中，已經(jīng)成為當(dāng)前事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作的目標(biāo)與任務(wù)[8]。采用數(shù)字化管理后，事業(yè)單位檔案管理工作便會(huì)變得更加準(zhǔn)確、便捷，才能實(shí)現(xiàn)快速為事業(yè)機(jī)構(gòu)、群眾及社會(huì)多角度服務(wù)的需要.

3.2 事業(yè)機(jī)構(gòu)數(shù)字化管理的理念急需轉(zhuǎn)變

事業(yè)單位在自身發(fā)展過程中，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用普及，單位中從事檔案工作的相關(guān)人員需要培養(yǎng)，要快速建立檔案數(shù)字化觀念，要學(xué)會(huì)善于利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)提供的采集系統(tǒng)機(jī)動(dòng)快速完成對(duì)原有檔案材料的數(shù)字化批量采集處理、整理。要提高對(duì)單位原有干部檔案及材料的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、查閱等相關(guān)業(yè)務(wù)能力[9]。利用實(shí)際工作，學(xué)習(xí)新的數(shù)字管理理念，研究制定出有效的改善措施，從而在改革過程中充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案的最大功效。

3.3 事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案從業(yè)人員整體素質(zhì)與技能還要提高

廣大事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作的發(fā)展是否順利除了具體單位及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，更依賴于從事單位具體檔案管理工作的人員整體素質(zhì)與技能是否良好。

這就要求當(dāng)前具體事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作單位，要積極鼓勵(lì)從事檔案工作管理的人員深入學(xué)習(xí)數(shù)字檔案管理技能，并開展相應(yīng)的培訓(xùn)或外出學(xué)習(xí)來提高本單位從事機(jī)構(gòu)檔案管理人員的整體素養(yǎng)和專業(yè)技能[10]。只有這樣才能快速適應(yīng)新形勢下社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求。使事業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作能夠?yàn)樯鐣?huì)帶來更為快捷、準(zhǔn)確、方便的服務(wù)。

從事事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的具體工作者要緊緊把握這次高新科技創(chuàng)新帶來的機(jī)會(huì)，在個(gè)人的具體崗位上充分發(fā)揮自身獨(dú)到的優(yōu)勢，并嚴(yán)格按照科學(xué)的理論與操作方式來全面提升自己的管理，操作技能，為全面推進(jìn)檔案數(shù)字化工作的順利開展貢獻(xiàn)個(gè)人最大的力量。

3.4 進(jìn)一步完善事業(yè)機(jī)構(gòu)數(shù)字管理機(jī)制體系

數(shù)字檔案在高速發(fā)展的同時(shí)，為使用單位提供了便捷的服務(wù)。滿足了事業(yè)機(jī)構(gòu)相關(guān)單位在日常工作中的需要。但另一方面也同時(shí)發(fā)現(xiàn)了一些問題。比如，由于具體操作失誤、泄密等原因，就會(huì)發(fā)生單位數(shù)字檔案會(huì)被別人隨意訪問、破壞也有可能發(fā)生病毒感染或者資料丟失等意外情況，使電子檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理收到了嚴(yán)重制約。如何做好以上問題的防范與解決需要做好以下幾個(gè)方面。

①做好數(shù)字檔案管理體系標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。隨著電子檔案使用的逐漸增多，檔案管理部門在電子檔案開發(fā)使用過程中要充分考慮到電子檔案可能會(huì)出現(xiàn)的以上問題。要制定電子檔案管理體系、管理流程，并建立、健全、統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，要做到電子檔案管理流程細(xì)化，嚴(yán)格要求工作人員遵守工作職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行操作方法，嚴(yán)明工作紀(jì)律，要充分明確并掌握數(shù)字檔案管理中的技術(shù)難點(diǎn)，保證事業(yè)機(jī)構(gòu)電子檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化建設(shè)落到實(shí)處[11]。

②加強(qiáng)數(shù)字檔案技術(shù)管理手段。提前做好數(shù)字檔案的接收、存儲(chǔ)、鑒定、應(yīng)用等環(huán)節(jié)的防范工作.有效避免人為破壞、病毒攻擊、意外丟失等意外發(fā)生。為了在意外發(fā)生時(shí)有補(bǔ)救辦法，要提前做好數(shù)字檔案備份工作?？梢宰龅健眱蓷l線”并存，即紙質(zhì)檔案與電子檔案可以同時(shí)做好儲(chǔ)存，來降低檔案存儲(chǔ)的風(fēng)險(xiǎn)。

③要建立健全相應(yīng)的數(shù)字檔案管理法規(guī)。用完善的法律法規(guī)來約束不法破壞行為，可以對(duì)現(xiàn)行檔案法中數(shù)字檔案管理的有關(guān)條款進(jìn)行一定的修改并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行相應(yīng)的完善，為數(shù)字檔案管理創(chuàng)造一個(gè)安全和諧的外圍環(huán)境。減少檔案管理者的壓力，促進(jìn)數(shù)字檔案健康快速的成長與發(fā)展。

④針對(duì)各事業(yè)機(jī)構(gòu)數(shù)字檔案存儲(chǔ)過程中已經(jīng)或可能出現(xiàn)的問題，相關(guān)部門或單位要提前做好防范工作。要隨時(shí)邀請(qǐng)計(jì)算機(jī)公司或者從事數(shù)字檔案管理這一領(lǐng)域的工程技術(shù)人員定期或不定期地對(duì)本單位檔案管理人員進(jìn)行理論培訓(xùn)，并結(jié)合實(shí)際需要進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，快速提高本單位數(shù)字檔案從業(yè)人員的工作水平[12]。此外，要保證電子系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性，同時(shí)要設(shè)置相關(guān)的防范病毒侵入系統(tǒng)，保證單位數(shù)字系統(tǒng)的日常運(yùn)行安全。具體機(jī)構(gòu)或者單位負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施的維護(hù)與投資力度，要根據(jù)專家要求選用合適的硬盤來確保數(shù)字檔案存儲(chǔ)的安全。有力地推動(dòng)單位數(shù)字檔案的安全運(yùn)行，促進(jìn)各事業(yè)機(jī)構(gòu)單位的安全，快速發(fā)展。

4 結(jié)語

數(shù)字檔案管理水平對(duì)于如實(shí)反映社會(huì)信息、銘刻歷史發(fā)展具有十分重要的意義。它能夠保證國家文獻(xiàn)系統(tǒng)的保存完整。對(duì)于整個(gè)人類社會(huì)、單位以及個(gè)人的真實(shí)存在與發(fā)展都有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。尤其是在當(dāng)前“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”，社會(huì)日新月異，快速發(fā)展的社會(huì)，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)必將為促進(jìn)人類社會(huì)的和諧發(fā)展發(fā)揮越來越大的作用。

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（收稿日期：2018-07-19）