醫(yī)用耗材采購和管理的有關(guān)方案與措施

柯建鋒

[摘要] 詳細(xì)分析并總結(jié)醫(yī)用耗材采購及管理方面存在的問題，并提出有關(guān)解決方案及措施。由該院設(shè)備處作為主要總結(jié)者，在自我檢查的基礎(chǔ)上結(jié)合醫(yī)院其他科室總結(jié)出的醫(yī)用耗材管理方面出現(xiàn)的問題進(jìn)行統(tǒng)一匯總，對該院近年來醫(yī)用耗材采購及管理方面出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)并提出相應(yīng)的解決方案。

[關(guān)鍵詞] 耗材；資質(zhì)審核；倉儲管理；質(zhì)量控制；可追溯性

[中圖分類號] R7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）10（b）-0060-02

設(shè)備處作為醫(yī)院醫(yī)用耗材（包括診斷試劑，該文統(tǒng)稱耗材）的相關(guān)資質(zhì)審核、采購和發(fā)放的主要部門，除了要保障對臨床科室耗材的正常供應(yīng)，還要對供應(yīng)的耗材進(jìn)行價格把關(guān)、質(zhì)量檢查、資質(zhì)審核、倉儲管理等一系列的管控措施。同時，因設(shè)備科工作內(nèi)容與醫(yī)院成本控制密切相關(guān)，從小到幾毛錢的注射器，大到上百萬一臺的先進(jìn)儀器設(shè)備，從購置到投入使用、維修保養(yǎng)等，都需要人力及物力的大量投入；如何管理和提高設(shè)備使用率，如何提高醫(yī)療器材和藥品、注射器等之類的醫(yī)療耗材最大利用率與醫(yī)院的運營成本息息相關(guān)。因此，設(shè)備庫房對醫(yī)療耗材出、入庫手續(xù)的辦理情況，關(guān)系著醫(yī)院財務(wù)對耗占比的計算；并且，采購和倉管在使用耗材的可追溯性上起著決定作用。

通過自我檢查及各科室的配合，現(xiàn)將醫(yī)用耗材在使用、管理過程中出現(xiàn)的常見問題進(jìn)行匯總，有以下幾點：

①醫(yī)院設(shè)備處耗材信息化管理水平滯后，導(dǎo)致耗材的管理比較混亂，常出現(xiàn)產(chǎn)品的相關(guān)材料不完整，或過期后不能及時更新（包括注冊證過期、授權(quán)過期、營業(yè)執(zhí)照等）。②臨床科室物資請領(lǐng)的隨意性和當(dāng)月的耗材結(jié)算不準(zhǔn)確，有滯后現(xiàn)象地出現(xiàn)。該院在耗材的使用成本方面缺少有效管控，在領(lǐng)取耗材時大多是科室以領(lǐng)代銷計入成本，對于不可單獨計價的耗材如棉簽、碘伏等管理較粗放，未核算到人均消耗成本，各科室領(lǐng)用耗材的數(shù)量、周轉(zhuǎn)期未進(jìn)行科學(xué)的測算，領(lǐng)用中存在不規(guī)范的現(xiàn)象，導(dǎo)致部分耗材積壓在科室二級庫中，且當(dāng)月的耗材結(jié)算并不準(zhǔn)確，導(dǎo)致了滯后現(xiàn)象和浪費現(xiàn)象的出現(xiàn)。③查詢某耗材的使用情況或經(jīng)辦情況時，可追溯性不強(qiáng)；目前我院對耗材的入庫、出庫信息化管理仍停留在關(guān)注一級耗材方面，而對科室護(hù)理站、手術(shù)室、醫(yī)技檢查部門等二級庫耗材領(lǐng)用、管理及使用情況未進(jìn)行信息化管理，耗材的使用未進(jìn)行追溯，當(dāng)需要查詢某耗材的使用情況或經(jīng)辦情況時，出現(xiàn)了可追溯性不強(qiáng)的現(xiàn)象。④發(fā)票流經(jīng)環(huán)節(jié)太多，或供應(yīng)商拖延開票而造成發(fā)票丟失和未及時辦理出、入庫手續(xù)。⑤醫(yī)院沒有臨床科室需要的耗材或所需耗材專業(yè)性不強(qiáng)。醫(yī)院設(shè)備處相較于其他醫(yī)學(xué)專業(yè)而言，專業(yè)性較弱，供應(yīng)商中專業(yè)性人才更是缺乏，采購人員基本上不具備采購所需的較全面的專業(yè)知識和技能，往往都是其他崗位兼職的形式從事這一崗位。這一現(xiàn)象的出現(xiàn)，一方面降低了該部門的獨立性，導(dǎo)致其必然與其他部門相互關(guān)聯(lián)，增加了采購活動的復(fù)雜性；另一方面也降低了醫(yī)用耗材采購的科學(xué)性和實用性。⑥醫(yī)院內(nèi)部有效的監(jiān)督系統(tǒng)不夠完善，導(dǎo)致不能有效監(jiān)督防范，不能確保醫(yī)用耗材的使用價值和質(zhì)量，增加了醫(yī)用耗材的成本。因我國大部分醫(yī)院采購制度具有不完善性，部分醫(yī)院在醫(yī)用耗材采購過程中，更是由相關(guān)部門直接與供應(yīng)商接觸，導(dǎo)致了醫(yī)用耗材的合法性和質(zhì)量得不到保障，缺乏專門的機(jī)構(gòu)對醫(yī)用耗材采購的供應(yīng)商的合法性進(jìn)行評估和控制。監(jiān)察系統(tǒng)的缺失導(dǎo)致了個別科室和醫(yī)生出于自身利益，在醫(yī)用耗材采購過程中出現(xiàn)商品的質(zhì)量以及價格的合理性差異較大的現(xiàn)象，侵犯了患者的合法權(quán)益，增加了醫(yī)用耗材成本。⑦內(nèi)部監(jiān)管人員因為專業(yè)知識的限制，導(dǎo)致了監(jiān)督檢查的力度不夠，不能有效監(jiān)督防范耗材采購管理部門的風(fēng)險評估、措施應(yīng)對等。根據(jù)該院之前和現(xiàn)在的實際情況，結(jié)合與其他同行交流時發(fā)現(xiàn)的問題，以及個人根據(jù)相關(guān)政策和文件對這項工作的理解，對醫(yī)用耗材的準(zhǔn)入、審核、采購、倉管和使用的管理方案和措施分析如下。

1 耗材準(zhǔn)入

耗材準(zhǔn)入即耗材進(jìn)入醫(yī)院的耗材使用管理目錄。耗材準(zhǔn)入的前提是：耗材可收費；同時醫(yī)院在用的產(chǎn)品中沒有同類可替代產(chǎn)品，或者要求準(zhǔn)入的產(chǎn)品性價比等方面較在用產(chǎn)品有更大的優(yōu)勢。在選購這些必備耗材時要在過去年度中使用此類耗材的實際使用情況和每月醫(yī)院的就診量的基礎(chǔ)上，結(jié)合該院的庫存量及各科室出具的申領(lǐng)計劃來確定準(zhǔn)入數(shù)量，后期數(shù)量需要調(diào)整時，可根據(jù)實際情況進(jìn)行微調(diào)整。

2 資質(zhì)審核與采購

2.1 平臺功能

該院使用的物資管理平臺有兩大塊功能。一是通過外網(wǎng)與供應(yīng)商對接，包括：資質(zhì)材料的審核、各種證件效期的預(yù)警、采管人員對價格等信息的維護(hù)等；二是設(shè)備庫房通過內(nèi)網(wǎng)接收使用科室發(fā)送的訂單申請，由采購人員審核后將訂單同步至平臺外網(wǎng)，通知供應(yīng)商送貨。

2.2 資質(zhì)審核

通過耗材準(zhǔn)入環(huán)節(jié)后，供應(yīng)商向物資管理平臺上傳相關(guān)資質(zhì)材料，同時完善紙質(zhì)材料，由設(shè)備處相關(guān)采購人員進(jìn)行審核、保管。若證件過期，使用科室則不能進(jìn)行對該物資的請領(lǐng)計劃，從而強(qiáng)制供應(yīng)商對產(chǎn)品資質(zhì)的維護(hù)與跟蹤。

物資采購：使用科室根據(jù)需要，在物資管理的內(nèi)網(wǎng)平臺向設(shè)備庫房發(fā)送訂單預(yù)算申請，由倉管人員匯總后提交給采購人員，并由采購人員完成訂單的下達(dá)、通知。

醫(yī)院醫(yī)用耗材的品種繁多，購買量大，金額巨大，因此需要制做醫(yī)用耗材采購備案。醫(yī)用耗材采購備案要嚴(yán)格遵循審核原則，必須明確審核人、使用人和管理人，并將這些信息公布到網(wǎng)上，接受民眾的監(jiān)督、審核。而某些需要單獨采購的耗材則必須經(jīng)過嚴(yán)格審批，自覺遵循采購制度，嚴(yán)格按照采購計劃執(zhí)行采購任務(wù)，明確監(jiān)督管理權(quán)限，避免采購目錄外的醫(yī)用耗材，嚴(yán)格把控醫(yī)用耗材采購成本。

3 驗收和倉庫管理

3.1 倉庫管理方式

為細(xì)化工作職責(zé)，對試劑、普通耗材、高值耗材進(jìn)行采購人員和倉管人員的明確分工。為節(jié)省倉庫空間，倉儲采用常規(guī)、通用則備貨的方式進(jìn)行管理。同時，為養(yǎng)成使用科室的物資預(yù)算習(xí)慣，可同使用科室約定每月接收訂單申請的日期和庫房每周物資發(fā)放的時間，這樣以加強(qiáng)物資請領(lǐng)、發(fā)放的規(guī)范性和追溯性，便于采購的訂單集中、結(jié)算。此外，為避免發(fā)票丟失和滯后結(jié)賬的現(xiàn)象，提高醫(yī)院當(dāng)月收、支結(jié)算的準(zhǔn)確度，要求供應(yīng)商貨票同行。

①普通耗材：對于部分零散的普通耗材，供應(yīng)商實行貨票同行的成本較高，所以難度較大，此部分可以先由倉管人員掃碼入庫后，再由供應(yīng)商以月結(jié)的方式匯總后開具發(fā)票，并附上由倉管驗收簽字的送貨清單，交由相應(yīng)倉管員核對后進(jìn)行發(fā)票信息的補(bǔ)登。

②試劑：試劑作為針對性使用較強(qiáng)的耗材，并且運輸、儲存條件較為嚴(yán)苛（大多數(shù)需要冷藏或冷凍），為減少冷藏、冷凍設(shè)備的重復(fù)購置，設(shè)備庫房可不設(shè)立專門的試劑儲存?zhèn)}庫，而將試劑倉庫直接設(shè)在使用科室，采取二級庫管理的方式進(jìn)行管理。供應(yīng)商配送到貨時，由設(shè)備處的試劑倉管人員到現(xiàn)場與使用科室一起完成對物資的清點、驗收，并由倉管人員收取發(fā)票、配送單等材料完成試劑的出、入庫。

③高值耗材：高值耗材由于成本高、即時性強(qiáng)的特點，我們可在手術(shù)室、介入室等科室設(shè)置二級庫。耗材先由設(shè)備庫房進(jìn)行掃碼預(yù)入庫后放在相應(yīng)的使用科室，由使用科室根據(jù)實際情況進(jìn)行掃碼確認(rèn)使用。一旦使用科室對高值耗材進(jìn)行掃碼確認(rèn)使用，此信息將自動生成入庫申請發(fā)送至設(shè)備庫房，而供應(yīng)商也以月結(jié)的方式開出發(fā)票后與使用科室提供的病人信息追溯表一起交給設(shè)備庫房核對入庫。

3.2 驗收制度

倉管人員在驗收物資與材料時，應(yīng)查看供應(yīng)商的配送清單是否填寫完整產(chǎn)品名稱、規(guī)格、單位、單價、數(shù)量、廠家、注冊證號、批號、有效期，以及滅菌產(chǎn)品的滅菌效期等信息，同時還需向供應(yīng)商收取的相關(guān)材料有：①該批次的產(chǎn)品檢驗報告單。②進(jìn)口產(chǎn)品的報關(guān)單。冷鏈試劑除了以上兩份材料外，還應(yīng)收取以下材料：①冷鏈物資信息交接表。②冷鏈溫度記錄。

4 使用與質(zhì)量管理

對醫(yī)用耗材質(zhì)量的監(jiān)督、使用管理，除了倉管人員驗收、倉儲審核外，設(shè)備處也不定期地對使用科室進(jìn)行監(jiān)督、檢查。同時，使用科室也可根據(jù)實際使用情況，將問題產(chǎn)品填寫不良反應(yīng)報告交至設(shè)備處，由設(shè)備處進(jìn)行上報。

隨著我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)用耗材在醫(yī)院的應(yīng)用越來越廣泛，重要性越來越高。因此，在日常管理中，除了要優(yōu)化醫(yī)療耗材的管理系統(tǒng)，加強(qiáng)部門監(jiān)管及對醫(yī)療耗材質(zhì)量的檢查之外，在有條件的情況下還要全面引進(jìn)既熟練掌握醫(yī)學(xué)知識，又充分了解醫(yī)用耗材的質(zhì)量、性能等專業(yè)知識的復(fù)合型人才進(jìn)行管理。以更好地提升科室醫(yī)療耗材的管理水平，讓醫(yī)用耗材更好地為醫(yī)療事業(yè)服務(wù)。

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（收稿日期：2018-07-20）