社會工作檔案的管理體會

袁飛

[摘要] 社會工作檔案是對歷史的記載，具有非常高的社會價(jià)值。作為非常珍貴的文檔材料，對社會管理和此后的人文建設(shè)都有著非常重要的指導(dǎo)作用，相關(guān)部門要通過歸檔成卷等形式，對其進(jìn)行妥善保管和使用，但在現(xiàn)階段我國的社會工作檔案管理中，由于缺乏對該方面工作的重視，該項(xiàng)工作一直處于薄弱環(huán)節(jié)。該文就如何做好社會工作檔案管理工作談幾點(diǎn)認(rèn)識。希望能對此后社會工作檔案的管理工作能有所幫助，促使其步入正規(guī)化的軌道。

[關(guān)鍵詞] 社會工作檔案;管理制度;信息化管理

[中圖分類號] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）08（c）-0025-02

檔案作為記錄活動過程的一種重要文件資料，對此后相關(guān)工作的開展具有積極的指導(dǎo)作用，具有非常重要的歷史價(jià)值。社會工作是一項(xiàng)利國利民的民生工程，由于其發(fā)展的歷史不長，相關(guān)管理工作還處于探索階段，尤其在檔案建設(shè)工作方面，由于未引起廣泛關(guān)注，加之其在制度建設(shè)等方面存在著諸多弊端，使得其發(fā)展建設(shè)障礙重重。如何做好社會工作檔案的管理工作，更好地服務(wù)社會，是目前亟待解決的問題，該文就此進(jìn)行了分析與研究。

1? 社會工作檔案管理的重要性

1.1? 對此前的社會工作具有留存的作用

檔案作為保存歷史活動及痕跡的重要資料，發(fā)揮著惠及百姓，教育后人的作用。社會工作是民辦非企業(yè)，為了幫助一些生活上存在困難的群體而形成的一項(xiàng)專門的服務(wù)。社會工作中開展的相關(guān)活動有助于構(gòu)建和諧社會，實(shí)現(xiàn)最美中國夢，有著非常重要的社會意義，在傳播社會主義核心價(jià)值觀等正能量方面具有非常強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。

1.2? 對此后的社會工作建設(shè)具有借鑒的作用

社會工作是服務(wù)社會弱勢群眾的一項(xiàng)專門活動，具有很強(qiáng)的針對性和公益性。通過社會工作開展的各種不同主題的助人活動，從方案、過程到總結(jié)都是社會工作檔案的重要內(nèi)容，對此后的社會活動的開展具有借鑒作用。

1.3? 有利于社會工作開展的持久性

社會工作除了服務(wù)性和社會性外，還具有持久性。通過對社會工作檔案的管理，可以針對一些特殊的貧困群體，制定有針對性、有計(jì)劃的幫助方案，對困難的形成進(jìn)行分析研判，通過解決其根源性的問題，進(jìn)而解決其貧困。通過對社會檔案的建檔管理，有助于對困難個體的持久性關(guān)注，發(fā)揮出服務(wù)民生的作用。

2? 社會檔案管理存在的諸多弊端

2.1? 檔案管理缺乏國家專門性指導(dǎo)

社會工作的組成屬于非政府體制，其相關(guān)工作也沒有專門的規(guī)范性的指導(dǎo)意見，對此形成的相關(guān)工作檔案也沒有納入國家檔案管理之中。對于國家和社會具有價(jià)值的檔案，都會被列入法定檔案的管理范圍。但是，由于我國的社會工作起步較晚，相關(guān)的規(guī)章制度建設(shè)不完善，缺乏國家專門性指導(dǎo)，因此導(dǎo)致社會工作檔案的收集歸檔等不及時、不規(guī)范。

2.2? 社會工作檔案歸檔的主動性不強(qiáng)

社會工作檔案具有非常高的保存價(jià)值，但缺乏相應(yīng)的約束，對其歸檔完全依靠社會工作管理部門的主觀意識。由于社會工作每天都在進(jìn)行，由此也產(chǎn)生了很多相關(guān)資料，由于活動組織者對文件材料歸檔的意識差，缺乏主動性，因此導(dǎo)致丟失或者損毀的現(xiàn)象，對歷史資料的保存造成了很大的損失。

2.3? 社會工作檔案管理的硬件設(shè)置較差

社會工作的主要經(jīng)濟(jì)來源依靠政府劃撥。由于社會工作的服務(wù)受眾面廣，政府撥付的資金大部分用于日常的幫扶工作，在檔案管理上難以抽出專門資金進(jìn)行建設(shè)及維護(hù)。由于其經(jīng)費(fèi)緊張，導(dǎo)致社會工作的日常工作場所非常狹小，社會工作中活動資料的整理歸檔更無從談起。由于社會工作紛繁復(fù)雜，工作人員對于日常工作疲于應(yīng)對，加之沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，難以對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。

2.4? 社會檔案管理基礎(chǔ)薄弱

我國的社會工作在沿海的發(fā)達(dá)城市開展的較好，其他的城市處在實(shí)驗(yàn)階段。由于社會工作開展的城市范圍小，時間短，缺乏國家的規(guī)范性指導(dǎo)和科學(xué)的開展經(jīng)驗(yàn)，因此管理基礎(chǔ)比較薄弱。社會工作的開展需要管理者具有很強(qiáng)的主觀能動性，積極主動地開展相關(guān)工作，因此對檔案的管理保存很大程度上取決于管理者的重視程度和對檔案歸檔管理的意識理念。由于社會工作的范圍較廣，形成的材料類別也比較分散，造成了管理基礎(chǔ)薄弱的現(xiàn)象。

3? 如何做好社會工作檔案管理工作

3.1? 完善相關(guān)管理規(guī)則

制度能夠有效保障事務(wù)的順利執(zhí)行，由于社會工作檔案管理處于發(fā)展階段，任何事物的發(fā)展離不開規(guī)則制度的建立，要從建立完善的規(guī)章制度入手，加強(qiáng)外部監(jiān)督指導(dǎo)促進(jìn)其發(fā)展。對于社會工作檔案管理，相關(guān)部門要盡快制定出適合實(shí)際的規(guī)章制度，從內(nèi)部入手解決檔案管理歸檔等步驟中存在的不規(guī)范問題，通過系統(tǒng)的、科學(xué)的管理，使檔案歸檔工作更加順暢，更便于操作。

3.2? 要注重對專業(yè)人才的引進(jìn)

社會工作檔案管理對此后的社會管理工作有著非常大的指導(dǎo)意義，但由于該項(xiàng)工作開展歷史不長，體系建設(shè)不完善，尚處于管理的探索階段。通過專業(yè)管理人才的加入，能夠更科學(xué)地對檔案進(jìn)行管理，通過專業(yè)的視角提升檔案管理工作，更好地服務(wù)于社會。

3.3? 提升社會檔案管理人員的責(zé)任心

在檔案管理中，由于暫時沒有將社會工作檔案管理納入到政府檔案的管理體系中，沒有形成健全的督導(dǎo)監(jiān)督體制，造成工作缺乏橫向比較，阻礙管理工作水平的提升。社會檔案管理部門要通過加強(qiáng)管理人員的責(zé)任感及管理水平，使其充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性以及自身工作的不足，更好地開展檔案的管理工作，從而促進(jìn)管理工作水平的提升。

3.4? 有效利用信息化手段進(jìn)行檔案管理工作

社工檔案管理最終目的是更好地服務(wù)于此后的相關(guān)工作。在信息化高度發(fā)達(dá)的時代中，相關(guān)部門要通過將信息化手段與社工檔案管理工作相結(jié)合，有效利用互聯(lián)網(wǎng)等科技手段，有效地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，通過詳細(xì)的圖表、文件及視頻資料的展示，使更多的社工組織能夠借鑒到更加優(yōu)秀的社工活動計(jì)劃及方案案例，有效地促進(jìn)社會工作的積極健康開展。

3.5? 對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理

檔案工作的原則之一就是集中統(tǒng)一管理。在工作實(shí)際中，很多社會工作檔案分散在不同的部門和機(jī)構(gòu)，尚未形成完成的管理和歸檔體系，對于檔案的建立和安全產(chǎn)生很大威脅，由此引發(fā)泄密以及丟失等情況。因此在社會工作檔案管理過程中，要明確歸口，確定單位及部門作為管理的責(zé)任部門進(jìn)行收集歸檔。由于社會工作的開展部門大多為各基層的社區(qū)，并根據(jù)實(shí)際情況建設(shè)了很多的工作站，因此社會工作檔案也分散在社區(qū)工作站的各個角落，由于工作人員責(zé)任心不強(qiáng)或工作繁雜等多種原因，加之缺乏外部的監(jiān)督管理，檔案移交工作開展障礙重重。社會工作檔案因其獨(dú)特性應(yīng)由開展部門獨(dú)立形成卷宗，并按照固定的時間節(jié)點(diǎn)移交政府指定的部門，以便于其發(fā)揮更大的價(jià)值和作用。對于具有歷史價(jià)值的相關(guān)檔案，要按照規(guī)定移交檔案管理部門。

3.6? 加強(qiáng)對社會工作檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

作為該地區(qū)檔案管理工作的指導(dǎo)部門，地方檔案行政管理部門要發(fā)揮主動性，對各地區(qū)開展社會工作的部門進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。由于各社區(qū)開展社會工作的人員多為外聘人員，缺乏專業(yè)知識以及社會實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在社會工作檔案的日常管理中缺乏經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致工作中存在諸多弊病。檔案局要重視對相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，通過崗前授課等多種方式完善對相關(guān)工作人員的管理。此外，檔案局還要深入到基層一線，進(jìn)行走訪調(diào)研，找出問題產(chǎn)生的根源，并制定相關(guān)方案及督導(dǎo)檢查細(xì)則，促進(jìn)該項(xiàng)工作的順利開展。

4? 結(jié)語

除此之外，相關(guān)部門還要根據(jù)各地實(shí)際，有效利用檔案并形成特色管理。對于一些有利于社會發(fā)展的社會工作檔案，可以通過舉辦展覽或者匯編成書等形式，向社會進(jìn)行廣泛宣傳，充分體現(xiàn)黨和政府對于社會工作的大力支持和關(guān)懷。社會工作對于我國社會的精神文明建設(shè)具有非常重要的意義，做好社會工作相關(guān)檔案的管理工作也是目前檔案管理工作中需要高度重視的課題，希望在此后的工作中通過不斷的發(fā)展，切實(shí)提升管理水平，更好地服務(wù)于廣大群眾。

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（收稿日期：2018-05-23）