檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討

王志福 崔永濤

[摘要] 信息技術(shù)的發(fā)展，促使社會各個領(lǐng)域都在不斷進(jìn)行著改革，檔案管理模式的改革發(fā)展為我國醫(yī)療領(lǐng)域檔案管理工作帶來了許多新的變化。該文對檔案管理模式改革對醫(yī)院檔案管理的作用進(jìn)行了簡單概述，分析了目前我國醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中存在的各類問題，在此基礎(chǔ)上重點探究了檔案模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略，旨在為關(guān)注這一領(lǐng)域的人士提供一些可行性較高的參考意見。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理模式；醫(yī)院檔案管理；管理體制；管理平臺

[中圖分類號] R19 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）04（a）-0062-02

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民生活水平的提高，社會各界對于我國檔案管理改革，特別是檔案管理改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用方面越來越關(guān)注。作為我國社會公共服務(wù)體系當(dāng)中的一項重要組成部分，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容包括了患者基本資料、醫(yī)院重大事件以及醫(yī)學(xué)工作者的先進(jìn)研究成果等，由此可見，醫(yī)院檔案管理對于其自身服務(wù)質(zhì)量的進(jìn)步與服務(wù)能力的提升都具有重大影響。

1 檔案管理模式改革對醫(yī)院檔案管理的作用

根據(jù)檔案管理模式改革所取得的成果，結(jié)合現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理發(fā)展?fàn)顩r可以得出，推進(jìn)檔案管理模式改革的縱向深入，有利于我國醫(yī)院檔案管理快速實現(xiàn)現(xiàn)代化。將各個管理環(huán)節(jié)進(jìn)行更加細(xì)致的劃分，有利于明確醫(yī)院檔案管理中工作人員的責(zé)任和義務(wù)，從而彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理責(zé)任落實不到位等方面的問題。與此同時，做好醫(yī)院檔案管理各個環(huán)節(jié)之間的有效銜接，促進(jìn)檔案管理工作的暢通性和一致性，對于完善醫(yī)院檔案管理體系，提升醫(yī)院檔案管理能力具有積極的促進(jìn)作用[1]。

2 醫(yī)院檔案管理環(huán)節(jié)中存在的問題分析

2.1 醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系落后

醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，且在實際的管理過程中容易受到來自多方面因素的影響，因此在現(xiàn)階段全面推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)具有一定的難度。國內(nèi)醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系較為落后，信息化水平較低，不同地區(qū)不同醫(yī)院的醫(yī)院檔案管理硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)存在明顯差異，不同醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)之間缺乏良好的兼容效果和信息共享能力，甚至在同一家醫(yī)院的內(nèi)部人事檔案、財務(wù)檔案、醫(yī)療物業(yè)檔案之間的管理都無法有效連接，致使醫(yī)院檔案管理發(fā)展速度緩慢[2]。

2.2 醫(yī)院檔案管理專業(yè)人才素質(zhì)缺失

雖然我國部分地區(qū)的醫(yī)院已經(jīng)開始逐步落實電子化和信息化的檔案管理模式，但是從實際發(fā)展的角度進(jìn)行分析可以得出，電子檔案的產(chǎn)生、管理和調(diào)用部門的計算機(jī)設(shè)備較為老舊，不利于長期保管檔案。且部分從事檔案管理工作人員的年紀(jì)較大，知識結(jié)構(gòu)較為陳舊，未能根據(jù)時代的變化和發(fā)展不斷豐富自身的知識儲備，缺乏檔案管理知識和現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的操作能力。

2.3 醫(yī)院檔案管理信息化意識較差

醫(yī)院各個部門和科室職能分工十分細(xì)碎，在醫(yī)務(wù)人員日常工作過程中，醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)中都會隨時形成電子檔案文件。但是由于各個科室之間缺乏統(tǒng)一的管理，工作人員的檔案管理信息化意識較差，直接導(dǎo)致了在實際工作當(dāng)中，對于信息化的文件重視力度不夠，并沒有將電子文件等同于醫(yī)療信息檔案，因此也未能從檔案管理的角度出發(fā)，對電子信息文件進(jìn)行統(tǒng)一管理和使用，導(dǎo)致了大量的電子信息和數(shù)據(jù)流失。部分醫(yī)務(wù)工作人員疲于日常診療工作，很少有精力和時間參與到數(shù)字化信息處理工作環(huán)節(jié)，此種發(fā)展模式嚴(yán)重制約了我國醫(yī)療體系檔案管理工作朝信息化和系統(tǒng)化方向發(fā)展。

2.4 醫(yī)院檔案管理面臨信息技術(shù)的沖擊

在新時期，大數(shù)據(jù)和云計算快速發(fā)展的背景下，新醫(yī)療體制要求我國醫(yī)院檔案管理需要擺脫傳統(tǒng)醫(yī)療信息無法交流和共享的弊端，構(gòu)建“云檔案”的醫(yī)院檔案管理模式。此種新型的發(fā)展模式僅依靠升級數(shù)字化設(shè)備構(gòu)建信息化系統(tǒng)難以實現(xiàn)。而是需要在大數(shù)據(jù)和云計算等現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展過程中，不斷在醫(yī)療體制內(nèi)部將經(jīng)過數(shù)字化的傳統(tǒng)檔案信息同新產(chǎn)生的電子檔案信息進(jìn)行加工整合，促使醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)與區(qū)域公共衛(wèi)生系統(tǒng)相互連接，與區(qū)域居民健康檔案系統(tǒng)相互配合，才能真正實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化。

3 檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略

3.1 整合各類資源，實現(xiàn)檔案統(tǒng)一化管理

檔案管理涉及到的環(huán)節(jié)和工作內(nèi)容較為繁雜，檔案管理模式的改革中通過將各類資源進(jìn)行整合，實現(xiàn)統(tǒng)一管理，進(jìn)而提升了檔案管理工作的實際效率。在醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域中，以病歷檔案為例，它不僅數(shù)量較多而且形成和更新的速度較快，在我國法律系統(tǒng)當(dāng)中具有實際的法律效力，在解決醫(yī)患雙方產(chǎn)生的矛盾糾紛時可以作為重要的參考依據(jù)。基于此，我國某地區(qū)的醫(yī)院將其作為醫(yī)院檔案管理工作中的重要管理內(nèi)容，通過整合各類資源，將一份病歷涉及到的患者、治療時間、主治醫(yī)生、看護(hù)護(hù)士、換藥醫(yī)生、醫(yī)療器械和治療藥品等各類信息資源都進(jìn)行了系統(tǒng)整合，充分維護(hù)了病例檔案信息的真實性，為我國醫(yī)療、科研、教學(xué)以及司法等多項工作都提供了可靠的信息和數(shù)據(jù)支持[3]。

3.2 順應(yīng)檔案管理模式，改革創(chuàng)新管理體制

傳統(tǒng)的檔案管理各個部門之間連接和交流較少，呈現(xiàn)出各自為政的狀態(tài)。在醫(yī)院內(nèi)部設(shè)置的檔案管理辦公部門，僅由一名主管人員全權(quán)負(fù)責(zé)，降低了醫(yī)院檔案管理工作的工作效率。針對這一問題，我國某地區(qū)的醫(yī)院檔案管理部門，在檔案管理模式改革的啟發(fā)下，采用了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理相結(jié)合的醫(yī)院檔案管理模式，極大地增強(qiáng)了醫(yī)院檔案管理工作能力。對于專業(yè)性和特殊性較強(qiáng)的檔案管理工作，采用了集中管理的模式，優(yōu)化了此類檔案在特殊領(lǐng)域的應(yīng)用效果。為了方便某些特殊部門合理利用檔案信息，通過將部門職能活動同檔案管理工作相互結(jié)合，形成了檔案管理和檔案使用的配套流程。在針對電子檔案文件管理時，當(dāng)?shù)蒯t(yī)院將邏輯歸檔和物理存放分別交由不同的專業(yè)部門管理，通過分管合作的方式加強(qiáng)了部門之間的交流，同時還有利于檔案信息得到妥善保管[4]。

3.3 打造專業(yè)團(tuán)隊，提升檔案管理服務(wù)水平

現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理對于專業(yè)化人才需求量較大，醫(yī)院檔案管理工作不僅要求工作人員具備良好的醫(yī)學(xué)知識、檔案管理知識，同時還必須對當(dāng)下新的技術(shù)和設(shè)備都具有良好的掌握和應(yīng)用能力。面對這一需求，我國某地區(qū)的醫(yī)院檔案管理部門積極吸收和引進(jìn)了符合上述條件的復(fù)合型人才，并將檔案管理人員納入了醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，不斷為檔案管理工作人員傳授新知識和新技能，保證檔案管理工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)，有效提升了醫(yī)院檔案管理工作的效率。醫(yī)院還以檔案專業(yè)副研究館員級別的具有專業(yè)檔案管理能力的技術(shù)人員為領(lǐng)導(dǎo)，打造了一支專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊，提升了醫(yī)院檔案管理團(tuán)隊的整體素質(zhì)。同時，當(dāng)?shù)蒯t(yī)院還定期邀請該地區(qū)市級檔案管理部門以及當(dāng)?shù)馗叩仍盒５臋n案管理負(fù)責(zé)人前來醫(yī)院進(jìn)行專題知識講座，并且針對醫(yī)務(wù)工作人員提出的問題，都給出了科學(xué)有效的解決方法，極大地提升了當(dāng)?shù)蒯t(yī)院檔案管理工作有效性。

3.4 提升醫(yī)院檔案管理服務(wù)能力，優(yōu)化管理水平

從發(fā)展的角度進(jìn)行分析可以得出，在我國醫(yī)療系統(tǒng)當(dāng)中，醫(yī)院檔案的開發(fā)、管理與利用工作并未得到廣泛地重視。大部分地區(qū)的醫(yī)院都將自己視為醫(yī)療服務(wù)單位，因此忽略了在長期發(fā)展過程中形成的檔案的實際價值，許多有價值的檔案和信息都沒有發(fā)揮出其真正的應(yīng)用價值。面對此種情況，我國某地區(qū)的醫(yī)院積極轉(zhuǎn)變了思想觀念，以主動宣傳和開發(fā)檔案代替了傳統(tǒng)的被動提供檔案查閱的服務(wù)模式。在醫(yī)院文化建設(shè)方面，利用圖文檔案資料，制作了醫(yī)院發(fā)展歷史的展板；在醫(yī)院宣傳環(huán)節(jié)，利用視頻音像資料，為社會各界提供了了解醫(yī)院的途徑，為提升醫(yī)院的形象增強(qiáng)醫(yī)院的服務(wù)能力都起到了積極促進(jìn)作用；在學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域，醫(yī)院將大量的病歷檔案和臨床數(shù)據(jù)信息等用于支持國家醫(yī)療領(lǐng)域的專項學(xué)術(shù)研究，為我國醫(yī)療科研水平的提升作出了積極貢獻(xiàn)。

3.5 搭建信息化電子化平臺，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

在我國安徽省的檔案管理機(jī)構(gòu)已經(jīng)建立了省級電子文件中心，以強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲和運算能力，實現(xiàn)了當(dāng)?shù)仉娮踊臋n案管理發(fā)展目標(biāo)。在我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)領(lǐng)域，也可以積極借鑒和吸收安徽省檔案管理模式改革的先進(jìn)經(jīng)驗，以電子化檔案管理模式逐步替代傳統(tǒng)的手動操作和人工檢索方式，逐步搭建信息化電子檔案管理平臺，實現(xiàn)現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理發(fā)展模式。醫(yī)院采用此種檔案管理模式，不僅具有信息存儲量大信息保存時間長等方面的優(yōu)勢，而且還能在云計算和云存儲技術(shù)的配合下，利用云計算功能可以實現(xiàn)快速檢索，將信息數(shù)據(jù)存儲到云端空間當(dāng)中，又可以實現(xiàn)檔案備份，極大地增強(qiáng)了檔案管理的安全性與可靠性。除此之外，針對年代較為久遠(yuǎn)的歷史檔案記錄，醫(yī)院還可利用現(xiàn)代化的掃描設(shè)備和復(fù)原技術(shù)，將紙質(zhì)檔案掃描錄入到電子管理系統(tǒng)之中，保證醫(yī)院檔案系統(tǒng)的完整性，為后續(xù)醫(yī)療事業(yè)的研究和發(fā)展提供了可靠的信息支持。

4 總結(jié)

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作能力對于醫(yī)院全面開展醫(yī)療服務(wù)具有十分重要的影響。通過筆者的研究和分析可以得出，在檔案管理模式改革的環(huán)境下，我國醫(yī)療體系領(lǐng)域的醫(yī)院檔案管理仍面臨著諸多困境。相關(guān)領(lǐng)域的工作人員需要結(jié)合我國新醫(yī)改和檔案管理改革的優(yōu)秀成果，制定出更加適合新時期發(fā)展的優(yōu)秀檔案管理辦法，打造出更加專業(yè)化系統(tǒng)化的檔案管理團(tuán)隊，全面實現(xiàn)信息化醫(yī)院檔案管理。

[參考文獻(xiàn)]

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[4] 鄒海峰，張常強(qiáng).談新時期醫(yī)院檔案管理中的問題及改進(jìn)措施[J].醫(yī)學(xué)信息，2010，5（2中旬刊）：373-374.

（收稿日期：2018-01-03）