中小民營企業(yè)存貨管理存在的問題及改進

馬福珠

【摘 要】存貨是中小民營企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營中不可或缺的組成部分，是財務(wù)報表中管理者決策的主要參考依據(jù)。而中小民營企業(yè)管理者往往忽略存貨的內(nèi)部管理，將過多的精力投放在原材料的采購和成品的銷售上。本文分析了我國中小民營企業(yè)存貨管理中存在的問題，并依據(jù)具體情況給出了改善中小企業(yè)存貨管理的對策建議。

【關(guān)鍵詞】中小民營企業(yè)；存貨管理；內(nèi)部控制

一、引言

存貨是指企業(yè)在日常活動中持有以準備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料、物料等。是中小民營企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營中不可或缺的組成部分，是財務(wù)報表中管理者決策的主要參考依據(jù)。中小民營企業(yè)管理者在管理上往往忽略存貨的內(nèi)部管理和資金，將過多的精力投放在原材料的采購和成品的銷售上，且企業(yè)不重視會計核算，因此相應(yīng)方面的資本投入也相對較少，導(dǎo)致存貨管理混亂，造成企業(yè)資產(chǎn)不必要的浪費及損失。

二、 中小民營企業(yè)存貨管理現(xiàn)狀及存在的問題

隨著時代進步的腳步加快，中小民營企業(yè)也發(fā)現(xiàn)了存貨管理的重要，不少企業(yè)設(shè)置了管理制度，并設(shè)立監(jiān)管評價部門為之匹配，此舉雖取得了一定的成效，但是面對日常經(jīng)營活動出現(xiàn)的形形色色的問題，還是暴露出了不少問題，具體主要體現(xiàn)在以下方面：

1.不相容職務(wù)不相分離

中小民營企業(yè)為了節(jié)約成本，往往一人身兼多職，存貨的購進與驗收、存貨的保管與清查、存貨處置的申請與審批、審批與執(zhí)行工作等不相容職責(zé)由一人全權(quán)負責(zé)，不相容職務(wù)未分離彼此無法起到制約和監(jiān)督的作用，存在舞弊的可能。如日?？梢姷牟少徏婀軅}庫，這樣的做法使得原崗位之間的互相監(jiān)督的功能蕩然無存，同時這也容易導(dǎo)致日常存貨管理過程無人監(jiān)管、一人獨大，從而滋生行賄受賄等問題。

2.驗收環(huán)節(jié)流于形式

有些驗收人員專業(yè)素質(zhì)不夠、不獨立、權(quán)限過小、驗收不到位，容易受采購及生產(chǎn)部門制約，出具的驗收報告缺乏公正性。尤其是自制存貨的驗收，在缺乏行業(yè)標準時，對于品質(zhì)驗收人員很難做出公正的意見，使得驗收環(huán)節(jié)流于形式。

3.信息技術(shù)落后

在現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)飛速發(fā)展和進步的今天，某些企業(yè)存貨管理依然靠手工結(jié)賬或者EXCEL表記錄，只是簡單記錄相關(guān)信息，這樣不僅使得數(shù)據(jù)不夠全面，而且數(shù)據(jù)的真實性及有效性都無法得到保障，影響數(shù)據(jù)使用者做出正確的決策。

4.內(nèi)部控制執(zhí)行不到位

具體表現(xiàn)在：

（1）物料已經(jīng)到達倉庫，沒有驗收或者驗收不合格直接入庫，生產(chǎn)部門物料已經(jīng)領(lǐng)走，出庫手續(xù)還未辦。單據(jù)上不見相關(guān)人員簽字。收發(fā)手續(xù)不嚴謹造成出入庫單據(jù)不全、記錄不當，成本核算不真實。存貨領(lǐng)用在該過程中處于隱身的狀態(tài)，即無法確定該存貨是否被正確使用，也無法確定是否被職工侵占，久而久之對企業(yè)財產(chǎn)造成的損失也會與日俱增。（2）存貨清查不到位，有些企業(yè)存貨種類繁多、收發(fā)頻繁、容易毀損，由于缺乏監(jiān)管及相應(yīng)的盤點措施，存貨盤點過程中失控，也未形成盤點報告，對盤點差異未及時處理，造成賬實不符，信息失真。（3）部分企業(yè)存貨盤點中清查的毀損待報廢、庫齡很長、過時的存貨每年都要作為年度重點問題披露，但由于數(shù)量和金額重大，沒有哪個部門敢批示或者承擔(dān)責(zé)任，永遠都是沒有處理結(jié)果，特別是那些庫齡很長、過時的存貨，管理者一直認為沒準哪天這些存貨就用得到，為什么要報廢，致使這些存貨像滾雪球一樣越滾越大，永遠解決不了問題。（4）存貨現(xiàn)場管理不到位，存貨位置擺放凌亂、隨意，卡片部分有部分無，卡片信息管理不及時。在民營經(jīng)濟迅速發(fā)展的同時，很多企業(yè)倉庫占地面積跟不上管理的需求，導(dǎo)致倉管人員哪有空位就放哪，最后除倉管人員外其他人員需要花大量的時間才能找到物品的所在地，還容易出現(xiàn)毀損滅失，不符合現(xiàn)代存貨管理的理念，也容易受倉管人員的制約。

5.人員素質(zhì)偏低

有些中小民營企業(yè)規(guī)模小、業(yè)務(wù)相對不頻繁，企業(yè)人員大部分都沾親帶故，不是老板的親戚就是領(lǐng)導(dǎo)的朋友，任人唯親的現(xiàn)象很普遍，導(dǎo)致企業(yè)管理者素質(zhì)不高且容易形成團體，內(nèi)部管理制度執(zhí)行不下去，不利于公司發(fā)展。

6.缺乏財務(wù)監(jiān)督

在中小民營企業(yè)，財務(wù)往往不受重視，無法意識到會計核算與監(jiān)督的重要作用，選擇的財務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)不太高，或者直接財務(wù)外包，管理者認為財務(wù)僅僅就是報稅，造成很多會計連最基本的職能核算與監(jiān)督都已經(jīng)喪失，會計做賬不看實物、不管經(jīng)濟實質(zhì)，只按發(fā)票入賬，造成嚴重的賬實不符。

7. 缺乏存貨規(guī)劃，存貨占用大量流動資金

有家企業(yè)當年期末存貨價值比主營業(yè)務(wù)成本還高，當年的存貨周轉(zhuǎn)率不到0.8，就是說前年就把今年的存貨已經(jīng)準備好了。造成這種現(xiàn)象的原因就是，該企業(yè)日常經(jīng)營并未制定采購計劃，同時對市場的了解及把握也不足夠。這種情況在市場經(jīng)濟不景氣的情況下會造成存貨大量積壓，存在貶值的風(fēng)險。在大量存貨積壓出現(xiàn)貶值的情況下，部分企業(yè)由于管理人員的素質(zhì)不高或者意識不強，無法判斷或者不判斷存貨賬面價值，只按歷史成本計量，直接導(dǎo)致財務(wù)報表的失真。

三、加強中小民營企業(yè)的存貨管理的對策建議

1.意識及觀念的改變

改變管理者及相關(guān)人員的存貨管理意識及行為習(xí)慣，只有高層管理人員的積極推動和倡導(dǎo)、中下層管理人員及全體員工的積極參與和配合，存貨管理才能推行下去。

2.人員、機構(gòu)配置及制度建立

設(shè)立物料管理部門（倉庫），配備相應(yīng)的倉庫主管、倉庫統(tǒng)計員、倉庫管理員等職務(wù)，分別負責(zé)物料驗收和保管、辦理出入庫手續(xù)、記錄物料卡片和倉庫臺賬，編制倉庫報表、存貨盤點清查等。存貨盤點制度的建立需要符合自身企業(yè)日常經(jīng)營管理特點，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定定期對企業(yè)存貨進行盤點，及時發(fā)現(xiàn)存貨減值跡象，形成盤點報告，對盤點過程中的出現(xiàn)的盤盈、盤虧、毀損、閑置以及報廢處理的問題，需及時究其因由，追查相關(guān)人員責(zé)任，按照企業(yè)相關(guān)制度及時處理。

3.加強存貨驗收管理

存貨的驗收也是企業(yè)存貨管理中不可或缺的重要組成部分，同樣需要建立完善的存貨驗收制度。對于外購存貨，在驗收入庫前，需清點數(shù)目是否相符、檢驗質(zhì)量是否過關(guān)、核對單據(jù)是否齊全且內(nèi)容相符。對于自制存貨驗收依然需要重視以上內(nèi)容，同時可在產(chǎn)品質(zhì)量上有所側(cè)重，產(chǎn)品質(zhì)量是產(chǎn)品的生命，只有檢驗合格的半成品及產(chǎn)成品才能入庫，對于不合格產(chǎn)品應(yīng)及時查明原因，落實責(zé)任及時處理。

4. 加快信息化管理進程

建議公司使用ERP管理軟件對存貨進行信息化管理，覆蓋包括生產(chǎn)、采購、銷售的全過程，包括采購和銷售訂單管理、生產(chǎn)任務(wù)的制訂、存貨的出入庫管理、生產(chǎn)消耗和成本核算等。根據(jù)生產(chǎn)流程，結(jié)合ERP軟件模塊及功能，制訂符合公司生產(chǎn)經(jīng)營的內(nèi)部管理制度和內(nèi)部控制流程，包括采購管理制度、生產(chǎn)管理制度、銷售管理制度等。使得存貨的取得、驗收入庫、原料加工、倉儲保管、領(lǐng)用發(fā)出、盤點處置等環(huán)節(jié)充分利用信息系統(tǒng)，強化會計、出入庫等相關(guān)記錄，確保存貨管理全過程的風(fēng)險得到有效控制。

5.加強財務(wù)監(jiān)督職能

使財務(wù)監(jiān)督貫穿存貨管理的全過程，財會部門按照企業(yè)會計準則的各項具體要求根據(jù)存貨收發(fā)憑證及時進行賬務(wù)處理，建立供應(yīng)商對賬制度，定期或不定期的抽盤倉庫，利用庫齡分析法或者存貨周轉(zhuǎn)率等指標衡量企業(yè)的存貨管理水平。

6.加強人員培訓(xùn)及人才引進

存貨管理人員對存貨管理的水平、管理效果有著至關(guān)重要的影響。企業(yè)在選擇人員時需著重考慮就職人員是否具有以下特質(zhì)：專業(yè)勝任能力強、從業(yè)經(jīng)驗豐富、能夠堅持職業(yè)操守。首先管理人員專業(yè)勝任能力強、從業(yè)經(jīng)驗豐富可以提高管理效率，對新技術(shù)更新能有不錯的吸收運用能力。其次管理人員需要能夠堅持職業(yè)操守，在實際存貨管理中，管理人員可能面對各種人情世故及利益誘惑，管理人員的操守在處理這種問題時會發(fā)揮關(guān)鍵作用，做到公私分明。存貨管理技術(shù)日新月異，企業(yè)對于相關(guān)人員需要及時培訓(xùn)，做到技術(shù)及時更新，才能使企業(yè)不被時代所淘汰，跟上時代的步伐。同時內(nèi)部激勵機制也是必不可少的，及時嘉獎相關(guān)工作中有突出貢獻的員工，對于徇私舞弊也不縱容，賞罰分明才能使管理團隊有一個潔凈的氛圍。

7.做好存貨規(guī)劃，降低存貨儲備

存貨采購過多或過少都會影響企業(yè)的運行，采購量過少無法保證生產(chǎn)，過多又占用資金，可能導(dǎo)致資金鏈斷裂，因此存貨采購過程中可引入預(yù)算管理流程，實現(xiàn)以銷定產(chǎn)，以產(chǎn)定采，在安全庫存內(nèi)最大限度的保證采購占用較少的資金，又能保證生產(chǎn)的正常運行。

四、結(jié)語

存貨管理制度是一個企業(yè)的管理之本，沒有健全存貨管理制度企業(yè)無法健康發(fā)展。因此，中小民營企業(yè)要想在弱肉強食的市場中有一席之地必須重視存貨管理。首先無規(guī)矩不成方圓，一個完善制度也是存貨管理的關(guān)鍵，只有做有章可依，有則可循才能使存貨管理有條不紊。其次先進的技術(shù)可以提高企業(yè)存貨管理效率，只有不斷的提升企業(yè)管理技術(shù)水平才能在時代的大潮中與時俱進。最后企業(yè)的存貨管理追本溯源還是人的管理，提高管理人員水平，改善管理觀念，方可使企業(yè)穩(wěn)步前行。

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