淺談Excel在日常工作中的應用

繆禮祥

摘 要：隨著信息技術(shù)時代的到來，計算機廣泛的應用在人們的工作與生活中，其中excel就發(fā)揮著重要的作用，為人們的工作提供了較大的便利性，充分解決了日常工作問題，擁有著較強的數(shù)據(jù)分析、處理功能，能夠準確、便捷、高效的把各類數(shù)據(jù)表信息實現(xiàn)有效的歸納與分類。

關(guān)鍵詞：excel；應用；方法

Excel廣泛的應用在各行各業(yè)，所以在教育行業(yè)也加強了對辦公軟件教學的重視，指導學生可以正確的應用辦公軟件，為以后長久的工作、生活提供較大的便利性。如果能夠正確的使用excel辦公軟件，就能夠最大限度的提高工作效率與質(zhì)量，保證企業(yè)信息的真實性、準確性、安全性，實現(xiàn)辦公自動化發(fā)展，大大的減少了人力、物力、財力。

一、excel在數(shù)據(jù)分析中的應用

人們無時無刻都在與數(shù)據(jù)打交道，而對于龐大的數(shù)據(jù)如果不加以科學、合理的分類與歸納，就會使得數(shù)據(jù)失去其功能和作用，所以excel在數(shù)據(jù)分析中起著重要的作用。而excel辦公軟件在展開數(shù)據(jù)分析的時候，通常是利用函數(shù)關(guān)系來確定變量之間的關(guān)系，例如，商品的銷售額和廣告費的支出、體重與身高等。Excel辦公軟件在數(shù)據(jù)分析過程中，其實就是統(tǒng)計變量之間的關(guān)系。Excel辦公軟件不僅僅是用來處理表格的，他還有其他各項功能包括繪制圖標、管理數(shù)據(jù)庫、處理實驗數(shù)據(jù)、統(tǒng)計分析、建立模型等，幫助人們更高效的完成工作。Excel辦公軟件還具備數(shù)據(jù)篩選功能，首先需要在excel表格中選擇“自動篩選”，然后就會出現(xiàn)箭頭，從箭頭文字中選擇所要篩選的條件，而在數(shù)據(jù)篩選之后就剩下了我們工作中所需要的具體數(shù)據(jù)，這樣能夠方便查找一些特殊信息，如果采用人工的方式去進行數(shù)據(jù)篩選，那么篩選出來的結(jié)果很多時候存在誤差，并且會浪費大量的時間和精力。

二、excel在隨機抽樣中的應用

Excel辦公軟件擁有著較多的使用優(yōu)勢，相對與手工計算來講，excel能夠提高準確率和工作效率，大大節(jié)省了人們的工作時間，盡可能的減少計算誤差。其中excel辦公軟件在隨機抽樣中的應用較為普遍，常用的方法有分層抽樣、等距抽樣、簡單隨機抽樣等，針對不同的數(shù)據(jù)需要展開不同的數(shù)據(jù)抽樣方法。簡單隨機抽樣針對的是個體數(shù)量較少，個體特征相似，不需要較高準確率的方法，其花費的時間和成本較少；等距抽樣是指把個體排好順序之后，每隔一段距離就要抽選一次樣本，這種隨機抽樣方式相對于隨機抽樣要準確些；而分層抽樣的計算結(jié)果是最準確的，同時也是花費時間最多的、成本最高的方法，他是把個體展開分層，然后在每一個層次中抽選樣本，這樣的抽樣方法不會出現(xiàn)較多的誤差。這些隨機抽樣方法都需要記錄在excel表格中，其計算公式較為復雜，需要具備一定辦公軟件使用水平的人來操作。

三、excel可以實現(xiàn)公式查錯

函數(shù)在教學、工作中都發(fā)揮著重要的作用，但是一些較為復雜的函數(shù)公式非常容易出現(xiàn)錯誤，但是函數(shù)中存在的錯誤如果通過人工的方式是非常難以尋找的，但是通過excel辦公軟件來進行公司查錯是非常便捷和簡單的，并且能夠百分之百保證準確率。在excel辦公軟件中專門設(shè)置了“公式的求值”功能，只要選擇了單元格，那么就能夠?qū)卧裰械墓秸归_查錯，在操的時候只要打擊“公式求值”按鈕就可以了，如果沒有此按鈕，就需要在自定義中查找“命令”按鈕，選擇“類別”，然后就會出現(xiàn)“工具”按鈕，點擊“公式查重”選項，然后此公式的計算過程就能夠充分的展現(xiàn)出來，從而發(fā)現(xiàn)錯誤的根源。Excel中的“公式查重”能夠減少由于公式錯誤而導致整體數(shù)據(jù)出錯的情況發(fā)生，是非常便捷的一項功能。

四、excel在人事信息統(tǒng)計中的應用

無論是在學校還是企業(yè)中都涉及到了人事信息統(tǒng)計工作內(nèi)容，在學校教師需要統(tǒng)計學生、教師的人數(shù)和檔案，而在公司需要統(tǒng)計員工的人數(shù)和檔案，而如果采用手動輸入、查找的話，會浪費大量的時間和精力，而excel辦公軟件能夠大大的提高人事信息統(tǒng)計效率與質(zhì)量。因為人事信息所包含的內(nèi)容非常多，包括年齡、出生日期、身高、體重、職位、性別等等，而針對這些信息excel辦公軟件只要利用“分列”、“部分函數(shù)”、“高級篩選”等指令就能夠合理的對人事信息開展分類、匯總、查找等，擁有著較為強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、處理功能。例如，“部分函數(shù)”指令可以用來輸入學生、員工的身份證號碼，比如在O2單元格輸入的是15位身份證號碼，而可以在相鄰的P2中輸入函數(shù)公式，“=DATE（MID（O2，7，4），MID（O2，9，2），MID（O2，11，2））”，然后點擊回車就可以顯示學生、員工的出生日期，非常的便捷、準確。

五、總結(jié)

Excel辦公軟件廣泛的應用在人們的工作與生活中，充分的提高了工作效率與質(zhì)量，擁有較強的便捷性，所以學校要加強對辦公軟件教學的重視，提高學生的辦公軟件實際應用能力，無論在學習還是工作中都能夠把excel辦公軟件的優(yōu)勢發(fā)揮出來。

參考文獻：

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