圖書(shū)館資料員如何對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理

摘 要：電子檔案與紙質(zhì)檔案是目前檔案存檔的兩種重要形式，建立雙軌制管理，可實(shí)現(xiàn)檔案存檔的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，有助于檔案資料的完整性。本文在理清電子檔案與紙質(zhì)檔案存檔管理要點(diǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)如何加強(qiáng)電子檔案與紙質(zhì)檔案的存檔管理在思想上、制度上及圖書(shū)館資料員三個(gè)層面提出了相關(guān)建議，以期對(duì)檔案存檔管理工作以啟示。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館資料員，電子檔案，紙質(zhì)檔案，存檔管理

檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體在黨務(wù)、行政管理、基本建設(shè)、文化藝術(shù)等各項(xiàng)活動(dòng)中留存形成的，具有保存價(jià)值的各種實(shí)物、文字、照片、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。做好檔案的存檔管理工作是搜集、積累歷史資料，保留歷史遺存的重要工作，各單位基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，是各項(xiàng)工作的重要依據(jù)和必要條件。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案存檔管理工作不僅局限于紙質(zhì)的歷史資料或照片，而且逐漸走向電子檔案，同時(shí)電子檔案也會(huì)因種種原因并不能完全取代紙質(zhì)檔案。因此電子檔案與紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存、長(zhǎng)期依賴的狀態(tài)仍會(huì)在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)持續(xù)，作為圖書(shū)館資料員對(duì)于電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)如何妥善保管，是圖書(shū)工作者應(yīng)思考的首要問(wèn)題。

一 電子檔案的存檔管理

電子檔案是隨計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生的，通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行存儲(chǔ)的電子圖像文件集合。

電子檔案優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在五個(gè)方面，第一是信息的非人工識(shí)讀性，第二是信息存儲(chǔ)的高密度行，第三是信息與載體之間的可分離性，第四是多種信息媒體的繼承性，第五是系統(tǒng)依賴性。電子文檔又可分為文本文件、命令文件、圖像文件與數(shù)據(jù)文件。

對(duì)于電子檔案的存檔管理，圖書(shū)館資料員務(wù)必要充分認(rèn)識(shí)到其特點(diǎn)與優(yōu)勢(shì)，對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行分類管理。

要做好電子檔案的存檔管理，務(wù)必要建立公共的、統(tǒng)一的檔案管理信息化平臺(tái)。在建立統(tǒng)一電子檔案入口的基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)采集的電子資料進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范的管理，包括電子資料及檔案的登記、歸檔、整理、移交、接收、保管、遷移、鑒定銷毀、查詢借閱、復(fù)制備份等各項(xiàng)工作。

同時(shí)檔案管理信息化平臺(tái)也有助于添加新的業(yè)務(wù)，有助于實(shí)現(xiàn)電子檔案的可靠性、安全性管理，有助于實(shí)現(xiàn)電子檔案的靈活管理。一方面通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)的功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的添加及修改，另一方面通過(guò)技術(shù)保障實(shí)現(xiàn)其可靠性、安全性與靈活性管理。

二 紙質(zhì)檔案的存檔管理

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)的，以紙張作為載體的記錄個(gè)人信息及經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力工作狀況的公文圖紙、信札、證書(shū)、電報(bào)等。紙質(zhì)檔案具有易損壞、無(wú)法再生、保密性弱等特點(diǎn)，因此，在存檔管理工作中，圖書(shū)館資料員要將工作重點(diǎn)放到紙質(zhì)檔案的保護(hù)與修復(fù)上。

紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作，首先要注意紙質(zhì)材料的老化問(wèn)題，了解紙質(zhì)老化的原因，通過(guò)技術(shù)手段，針對(duì)性對(duì)其檔案資料進(jìn)行直接修復(fù)，也可通過(guò)制作副本進(jìn)行存檔；其次要注重檔案資料室的環(huán)境與安全，通過(guò)系列措施，合理購(gòu)置檔案柜、監(jiān)控等配套設(shè)置，做好保護(hù)措施，做好防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等方面的工作，保持檔案資料室良好的通風(fēng)與采光。

紙質(zhì)檔案的修復(fù)工作，是指紙質(zhì)檔案在保存和利用過(guò)程中，對(duì)已存在的破損、臟污、腐朽及字跡褪色等問(wèn)題展開(kāi)的補(bǔ)救工作。針對(duì)文件載體破損與臟污問(wèn)題，可通過(guò)加膜、增塑、去污等加以保護(hù)原始文件；針對(duì)腐朽及字跡褪色等問(wèn)題，可通過(guò)技術(shù)手段如顯示褪色字跡的照相法及錄像檔案等方法恢復(fù)原始文件所記錄的信息。

三 加強(qiáng)電子檔案與紙質(zhì)檔案存檔管理的有效措施

加強(qiáng)電子檔案與紙質(zhì)檔案存檔管理，要在思想上、制度上、管理人員三個(gè)大方面開(kāi)展。

首先，要從思想上重視檔案存檔工作。充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、檢查與指導(dǎo)工作。同時(shí)要加大檔案存檔管理工作的投入，建立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，針對(duì)電子檔案，配備必要的硬件和軟件設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代科技產(chǎn)品。針對(duì)紙質(zhì)檔案做好檔案室、檔案柜及監(jiān)控的規(guī)劃與安裝，加大力度，從各個(gè)層面確保檔案的保密性與完整性。

其次，建立健全檔案管理的規(guī)章制度。一方面以條文形式明確檔案的資料收集、歸檔、保管、轉(zhuǎn)借、閱讀、利用等系列活動(dòng)，對(duì)檔案管理工作人員與檔案使用人員的行為加以規(guī)范；另一方面，建立檔案管理工作考核制度和責(zé)任追究制度，以避免檔案的丟失、改動(dòng)與損壞，認(rèn)真登記檔案的各項(xiàng)“動(dòng)態(tài)”，有效地保護(hù)檔案的完整性，杜絕各種行為帶來(lái)的損壞。

除此之外，要建立電子檔案與紙質(zhì)檔案雙軌制管理制度，以實(shí)現(xiàn)檔案存檔的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，對(duì)于歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，將紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種不同介質(zhì)內(nèi)容相同的文件一起歸檔，并做好檔案編目與存儲(chǔ)。

最后，要切實(shí)加強(qiáng)圖書(shū)館資料員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)。圖書(shū)館資料員的業(yè)務(wù)能力是其立足于工作的根本，應(yīng)配備專職專業(yè)人員，熟知圖書(shū)館資料管理專業(yè)知識(shí)，并能應(yīng)用到管理實(shí)踐中，做好檔案的存檔工作。同時(shí)要注重資料員的綜合素質(zhì)，建立一支政治強(qiáng)、紀(jì)律嚴(yán)、責(zé)任心強(qiáng)的隊(duì)伍。因此，可定期開(kāi)展對(duì)圖書(shū)館資料員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)與思想政治教育，一方面提升其業(yè)務(wù)能力，對(duì)于解決檔案存檔工作中存在的問(wèn)題提供良好思路，另一方面注重其敬業(yè)精神與責(zé)任心教育，激發(fā)工作的積極性和主動(dòng)性，引導(dǎo)其熱愛(ài)本職工作，做好本職工作。

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作者簡(jiǎn)介

羅丹，女，1989年1月，河北，本科，圖書(shū)館資料，中級(jí)圖書(shū)館資料員，新疆水利水電學(xué)校