淺談如何有效做好機關檔案管理工作

王媛

摘 要：隨著信息化時代的到來，機關檔案管理工作引入信息化手段，進一步增強了機關檔案數據化、信息化管理水平。但實際機關檔案管理工作中依舊存在問題，這些問題的存在制約著機關檔案管理工作的高效進行。本文從機關檔案管理工作的重要性出發(fā)，對機關檔案管理工作中存在的問題進行闡述，并且提出有效做好機關檔案管理工作的措施。

關鍵詞：機關；檔案；管理工作

現(xiàn)如今，檔案管理在機關的眾多管理內容中并不起眼，但是它起到的作用卻至關重要。檔案管理不僅需要兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇的職業(yè)態(tài)度，還需要求真務實、與時俱進的工作精神。在當前機關的檔案管理中，僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理方法是難以應對未來日益增長的檔案信息需求和服務功能需求。對此，作為新時期的檔案管理工作者，我們必須直面檔案管理中常見的問題，認真分析其存在原因并尋找改進措施，最終實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、精細化和信息化的長遠改革發(fā)展目標。

1機關檔案管理工作的重要性

做好機關檔案的管理工作是非常重要的。第一，做好機關檔案工作能夠使國家、不同地區(qū)在經濟建設等各方面的情況被人們更好的了解，能夠對社會大眾有更好的服務。第二，做好機關檔案工作對我國的文化建設有積極的影響。從某一個角度來說，一個國家，不同地區(qū)的不同發(fā)展階段需要檔案來記錄，檔案有利于保障對應文化的傳承與發(fā)展，一個城市要想軟硬件設施都同時具備，檔案是基礎，檔案對一個城市的文化特色有充分的展現(xiàn)。第三，我國檔案事業(yè)的發(fā)展要求要做好機關檔案工作，只有做好機關檔案工作，不斷優(yōu)化檔案工作，豐富各種形式的檔案資源，才能使檔案自身具備的功能得到更好的發(fā)揮，促進相關領域工作順利的開展。

2機關檔案管理工作中存在的問題

2.1對檔案管理重視程度不夠

雖然目前機關對檔案管理的功能和作用有著明確的要求，但是在日常工作中，對檔案管理工作的重視程度還有明顯的不足。首先表現(xiàn)在檔案管理工作的地位上，當前一般的檔案管理并不是一個獨立的工作職能部門。這種管理方式雖然降低了管理的成本，但是也在一定程度上提升了檔案管理的工作質量檢查的難度。第二，重視程度不夠還體現(xiàn)在對檔案管理未來作用的認識程度不夠。檔案管理不僅是保存和記錄過往記錄，更重要的可以結合信息技術與大數據技術來分析機關過往的發(fā)展數據情況，為未來的發(fā)展方向制定方案。

2.2機關檔案管理工作與社會發(fā)展的要求不同步

隨著我國對機關檔案管理工作的重視，機關檔案管理工作做得越來越好，而且還利用了先進的技術對這些檔案進行高效安全管理。但是在實際中，我國機關檔案管理依舊存在很多問題，無法與現(xiàn)代社會發(fā)展的要求相同步。主要就是因為目前很多機關檔案管理部門沒有利用先進的技術和先進的管理方案對這些檔案進行管理，導致這些機關檔案的安全無法得到保證。與此同時，很多機關檔案管理部門沒有嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，對檔案進行隨意管理，導致現(xiàn)代版的機關檔案管理工作無法與時俱進，不能夠充分發(fā)揮好機關檔案應有的作用。

2.3檔案管理專項人才儲備不夠

對于檔案管理的專項人才儲備不夠是檔案管理工作遇到技術性瓶頸的主要原因。檔案管理有一套嚴格的存檔、保管、檢索的技術流程。對檔案的信息有著嚴格的要求。因此必須具備完整的檔案管理技術的專業(yè)人才才能在復雜的檔案管理工作中實現(xiàn)工作效率和質量的突破。當前檔案管理工作的專業(yè)人才儲備明顯不夠，現(xiàn)有的管理人員數量往往較少，工作量較大，有的甚至是兼職管理，每天在完成自己本職工作后才能顧及到檔案資料的留存與管理。這種情況對于檔案的長期保留有著一定的負面作用，不利于檔案資料留存的長期性和延續(xù)性，并且難以劃分具體的檔案管理崗位責任，繼任者對于檔案資料的掌握程度有偏失，導致檔案資料難以發(fā)揮其真正作用。

3有效做好機關檔案管理工作的措施

3.1提升對檔案管理的重視程度

在管理上，通過報告和提交建議規(guī)劃可行性報告等形式，提高檔案管理的改革方向以及綜合服務使用范圍，扭轉管理層的思想提高其重視程度。重新定性信息化檔案管理，實現(xiàn)與現(xiàn)有信息化改革的對接。同時制定嚴密的組織服務流程和組織結構體系。將根據實際條件分配檔案管理部門的工作職能和責任，完善部門的規(guī)章制度以及獎懲機制。在服務上，轉變以往被動服務的工作狀態(tài)，提高服務意識，配合中心工作，提供各種輔助性數據信息，為領導決策部署提供依據。通過踏實規(guī)范的工作，提升檔案管理在機關工作中的實際地位，提高領導對檔案管理工作的重視程度。

3.2加強機關各項檔案管理工作

機關檔案管理工作是一項政策性比較強的工作，也是專業(yè)技能要求比較高的一項工作，如果能夠采取有效的措施對機關檔案進行良好的管理，那么這些檔案的使用時間就會變得更久。因此，機關檔案管理部門需要結合檔案管理現(xiàn)狀制定出一系列有利于檔案管理的方案，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的一些問題，并且高效地對這些問題進行解決，這樣就可以保證機關各項檔案管理工作做得更加到位。除此之外，機關檔案管理工作人員從事對機關檔案的收集、加工和整理，應爭取盡最大努力保證這些機關檔案的質量。

3.3提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質和專業(yè)水平

當前檔案管理工作質量水平參差不齊，拋開硬件設備因素，最主要的在于檔案管理人員的業(yè)務水平不夠，規(guī)范化管理程度較低。比如在檔案資料的編整階段，經常會出現(xiàn)檔案資料不全就上盒、上架的情況。對此，應當定期組織檔案管理人員進行學習與培訓。在業(yè)務上做到歸檔及時、材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。在學習上做到與專業(yè)檔案管理知識相對接，提高理論水平。舉辦工作討論會，針對工作中遇到的實際問題進行總結分析，尋找解決措施；針對工作完成情況，調整工作節(jié)奏和工作進度，以此提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質和專業(yè)水平。

4 結語

總而言之，檔案管理工作在信息化飛速發(fā)展的今天有著不同的意義。檔案管理有著嚴格的操作規(guī)范和流程。但是由于工作量大、信息內容多、管理期限長等原因，檔案管理在實際工作中難免出現(xiàn)各種問題。對此，必須從源頭上加強對工作的要求，完善組織管理機制，規(guī)范檔案操作流程，提升信息化建設速度，從而實現(xiàn)檔案管理工作質量的進一步飛躍。

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