現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策解析

李鴻剛

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作在信息化時代必然作出的創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)社會化，對于提高檔案管理工作質(zhì)量及效率有著積極的意義?，F(xiàn)階段，檔案信息化建設(shè)由于重視度不足、管理人員素質(zhì)較低及保密性不足等問題的限制，體系構(gòu)建無法有效完成，為此，相關(guān)部門應(yīng)該提高檔案信息化建設(shè)重視度，適度公開檔案信息，建立健全檔案信息化管理機制，加強檔案管理隊伍素質(zhì)建設(shè)，堅持安全利用，維護檔案權(quán)威。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)階段；檔案信息化建設(shè)；存在問題；對策

隨著社會的發(fā)展，檔案管理的工作方式甚至理念都發(fā)生了一定的變化，2014年，國務(wù)院發(fā)布了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確提出了檔案管理工作的改革方針，為社會各項檔案管理工作的實施提出了合理的意見[1]。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作也受到了一定的影響，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式及技術(shù)手段已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段社會對于檔案利用的需求，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，比如說計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，構(gòu)建一個完善的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理體系，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，提高檔案管理工作效率及質(zhì)量，提高檔案利用的時效性、效率及價值，是檔案管理工作發(fā)展的必然途徑。

1 現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1檔案信息化建設(shè)重視度不足

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料，管理手段落后。隨著時間的推移，大量的檔案原件堆積，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法奏效，需要大量硬件、軟件設(shè)備的支持，比如說性能穩(wěn)定、安全系數(shù)高、信息存儲量大的存儲設(shè)備，以構(gòu)建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統(tǒng)。但是由于經(jīng)費有限，管理理念陳舊，部分單位并沒有正確認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，未意識到檔案管理對于先進信息技術(shù)手段的需求，管理技術(shù)手段落后，檔案信息化建設(shè)受到制約[2]。

1.2管理人員素質(zhì)有待提高

一直以來，各單位在檔案管理工作上，一直是采用人工管理的模式，信息化程度較低，大部分的管理人員都是在崗數(shù)十年的老員工，接受新知識的能力較差，不具備現(xiàn)代化的信息素質(zhì)，有些甚至無法熟練使用計算機進行辦公。除了信息素質(zhì)低之外，負(fù)責(zé)檔案管理工作的多為辦公室文員等，在檔案工作前沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對于檔案工作的業(yè)務(wù)知識、工作流程不熟悉，部分人員對于《檔案法》及相關(guān)方面檔案管理規(guī)定并不熟悉，保密意識不強，綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高[3]。

1.3缺乏保密性與安全性

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息化建設(shè)面臨著保密性與安全性不足的缺點，具體如下：①檔案保密法律制度不健全。《中華人民共和國保守國家秘密法》無法滿足社會信息安全保障的需求，導(dǎo)致檔案信息化管理保密工作的開展沒有健全的法律依據(jù)；②檔案管理人員保密意識不強。管理人員對于信息化檔案管理模式不熟悉，因此經(jīng)常會做一些具有泄密風(fēng)險的事情，比如說利用公共計算機進行電子檔案信息的錄入、傳輸或查詢等；③保密技術(shù)落后。我國網(wǎng)絡(luò)安全防護技術(shù)較為落后，保密防范措施無法跟上網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的腳步，網(wǎng)絡(luò)信息安全性無非得到有力的保障。

2 檔案信息化建設(shè)完善策略

2.1提高檔案信息化建設(shè)重視度

利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據(jù)信息利用者的需求，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高，因此，相關(guān)部門必須充分重視檔案信息化建設(shè)工作[4]。而且，在構(gòu)建檔案信息化管理平臺后，政府部門應(yīng)該秉承著政務(wù)信息公開的額原則，適度公開檔案信息，充分維護當(dāng)事人的檔案知情權(quán)，在保證信息保密性的基礎(chǔ)上，簡化檔案借用、查閱的手續(xù)，擴大檔案的利用范疇，讓檔案管理能夠得到一定的監(jiān)督，以提高檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性。

2.2建立健全檔案信息化管理機制

在傳統(tǒng)的檔案管理中，是以紙張為載體的，在長期儲存的過程中，難免出現(xiàn)紙張受潮或遭蟲蛀，或者文字因光照氧化出現(xiàn)字跡模糊的情況。因此，檔案管理部門應(yīng)該改變檔案管理方式，引進現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，加大資金投入力度，配置完善的軟件、硬件設(shè)施，構(gòu)建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統(tǒng)，并將計算機硬盤、磁盤及光盤等電子檔案存儲媒介儲存在合理的地方，按照時間、種類及機密程度，分類存放，將儲存室溫度控制在17℃至20℃，濕度控制在35%至45%，并做好防火防水工作，確保檔案信息的完整性[4]。同時，使用數(shù)字處理技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子資源，儲存起來，建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的異地共享，提高人事檔案利用率。

2.3加強檔案管理隊伍素質(zhì)建設(shè)

工作人員應(yīng)切實掌握各類現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，比如計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)，并且應(yīng)用相關(guān)軟件、硬件設(shè)施，對檔案信息進行統(tǒng)計分析，以提高資源利用率。部門在配置信息化系統(tǒng)及數(shù)字化設(shè)施后，應(yīng)該組織檔案管理人員進行集訓(xùn)，讓其掌握檔案管理的信息技術(shù)，在工作時，嚴(yán)格按照工作要求，將檔案信息錄入到電子信息平臺上。而且，在信息化檔案管理體系中，工作人員必須樹立現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的安全防范意識，提升自己的責(zé)任心，保持高度警惕，盡量消除工作中可能引起電子檔案信息泄露的失誤，嚴(yán)格按照檔案安全管理方案開展日常工作，貫徹落實檔案管理的高度保密性原則，維護檔案擁有著的隱私[5]。

2.4堅持安全利用，維護檔案權(quán)威

電子檔案雖然有諸多益處，但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不穩(wěn)定性，信息泄漏風(fēng)險較大，為了保持人事檔案信息保密及適度公開的平衡，應(yīng)該從以下兩個方面保障檔案安全：①制定嚴(yán)格的檔案安全管理制度。相關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)檔案利用的需求，制定科學(xué)合理的開放利用程序，構(gòu)建差異化的等級權(quán)限制度以及責(zé)任追究制，對于涉及個人隱私及組織機密的部分，只提供給需知情的合法利用者；②以科技手段及技術(shù)設(shè)備來保障檔案安全。確保原始檔案的唯一性，而且必須要有當(dāng)事人的親筆手稿、簽名或者是公章等具有法律效用的憑證，在檔案管理過程中，做好電子檔案備份工作，并且合理利用計算機防火墻，以免計算機故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導(dǎo)致電子檔案丟失，或者泄密。

3 結(jié)語

檔案管理工作，屬于一項公共服務(wù)性質(zhì)的工作，由檔案室直接對檔案原件及檔案信息進行管理并且提供相應(yīng)的服務(wù)[6]。在信息時代下，應(yīng)檔案管理工作的需求，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，加快檔案信息化建設(shè)步伐，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，已是迫在眉睫。從內(nèi)容上來說，檔案信息化主要包括檔案目錄的計算機康及檔案原件管理者兩方面，而現(xiàn)階段則增加了對于紙質(zhì)檔案掃描件的管理，要想提高檔案信息化管理水平，就必須做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，明晰檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建完善的電子信息管理平臺，加強管理人才素質(zhì)建設(shè)，確保各項檔案信息化管理工作能夠按照預(yù)期的方案完成，從而使得檔案管理工作上升到一個新的臺階。

參考文獻

[1]李亞男，王騫，劉麗萍，曾曉明，孫捷.農(nóng)業(yè)科研院所檔案信息化策略研究[J].經(jīng)濟師，2018（01）：262-264.

[2]肖玲.基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（21）：42-43.

[3]于英香.大數(shù)據(jù)視閾下檔案信息化建設(shè)新路向——基于《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的思考[J].北京檔案，2017（02）：9-12.

[4]徐康銘，梁冰雪，程志.高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策分析[J].科學(xué)大眾（科學(xué)教育），2016（07）：137.

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[6]曹建忠.縣級檔案信息化建設(shè)的調(diào)查與思考——以甘肅省靈臺縣為例[J].檔案，2016（02）：59-61.