優(yōu)化用戶體驗的數(shù)字檔案資源服務(wù)策略研究

王興

摘 要：隨著社會的發(fā)展，科技能為人們帶來的便利越來越明顯。網(wǎng)絡(luò)化，信息化已經(jīng)成為當前各行各業(yè)的改革標準，這兩大技術(shù)能夠有效的幫助企業(yè)提高效率。而在事業(yè)單位的檔案管理中，實現(xiàn)信息化是非常符合當前形式的。但是，現(xiàn)今的企事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)還不夠全面，尤其是數(shù)字檔案資源服務(wù)方面存在著一定的問題需要解決。本文就是對當前檔案管理的現(xiàn)狀進行研究，來探討如何進行事業(yè)單位的數(shù)字檔案資源服務(wù)策略的研究。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；資源服務(wù)；客戶體驗

隨著科技的發(fā)展，計算機技術(shù)已經(jīng)成為了當前最為重要的技術(shù)之一。而在計算機技術(shù)中，最為引人注目的可能就要數(shù)遠程支付、大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等幾項最常見的技術(shù)。這些技術(shù)之所以常見是因為人人都要用到。在這種情況下，將這些技術(shù)融入行業(yè)之中，就成為了當前各大行業(yè)發(fā)展的一個必要手段。尤其是在事業(yè)單位，事業(yè)單位和企業(yè)不同，企業(yè)的主要目的是賺錢，而事業(yè)單位的主要任務(wù)卻是為了社會的發(fā)展和為人民服務(wù)。因此，事業(yè)單位的改革相對于企業(yè)來說更為關(guān)鍵。尤其是在數(shù)字檔案資源服務(wù)的建設(shè)中，云計算等技術(shù)更是重中之重。 接下來，筆者就圍繞著當前的技術(shù)，為大家解答，什么是數(shù)字檔案資源。

1 數(shù)字檔案資源的內(nèi)涵解析

數(shù)字檔案伴隨著技術(shù)革命，也面臨前所未有的變革時機，對于其數(shù)字檔案資源的建設(shè)與服務(wù)來說，機遇與挑戰(zhàn)并存。必須明確當前的信息技術(shù)發(fā)展趨勢和特征，相關(guān)部門要積極準備，面對挑戰(zhàn)，抓住數(shù)字檔案全面升級變革的重大機遇，為相關(guān)的事業(yè)發(fā)展推波助瀾，更為用戶的切身體驗服務(wù)，進而發(fā)揮更積極的社會效益。

不同用戶群體對于數(shù)字檔案資源的需求雖不盡相同，但總體而言都要查閱利用這種最原始、最真實的憑證作為參考依據(jù)。 數(shù)字檔案資源用戶需求概括為三方面： ① 學術(shù)研究需求：為了獲取可供科學研究的檔案資源（如歷史檔案、編研資料等），發(fā)揮檔案資源的憑證和情報價值，注重資源的真實性、可靠性、豐富性。 ② 工作查考需求：依據(jù)檔案中客觀事實，憑證價值綜合分析以做出決策、解決問題。用戶相對目標明確、需求內(nèi)容集中（如文書檔案、會計檔案等）。③ 普遍利用需求：獲取與生活需求、切身利益相契合的檔案資源（如學歷檔案、婚姻檔案等）， 以檔案憑證的直接利用和解決問題為目標。所以，數(shù)字檔案資源內(nèi)容質(zhì)量是用戶最關(guān)切的要素， 數(shù)字檔案能否保持生成時原貌，能否清晰呈現(xiàn)、準確描述、滿足需求、方便利用等方面都是關(guān)乎用戶查考、 研究的重要依據(jù)。

2 現(xiàn)階段數(shù)字檔案管理中存在的問題

2.1 在數(shù)字檔案管理中存在的第一個問題，也是最大的問題就是管理者不夠重視。任何一個部門想要發(fā)展的更好，都需要管理者能夠給予足夠的重視才行。而這些事業(yè)單位大多因為存在的時間太久，而機制老化，領(lǐng)導者通常更看重實際利益，而不重視檔案的建設(shè)。這就出現(xiàn)了一定的無序狀態(tài)。一些高精尖人才被收納入進來，卻很難及時的看到其材料，對其委以重任。這也就造成了高精尖人才的流失。以此，想要完成事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)，就需要管理層對這個部門和工作進行重視。

2.2 隨后的問題就是人員操作不夠徹底的問題。雖然一些單位進行了檔案管理信息化建設(shè)，但是卻因為檔案管理人員習慣了長期使用的紙質(zhì)記錄方式，就導致資料出現(xiàn)了斷層，一部分存在于信息庫之中，一部分依舊是紙質(zhì)資料記載。這讓原本就效率低下的檔案管理模式變成了效率低下而且混亂的管理模式。因此，在進行檔案管理信息化建設(shè)的時候，必須要徹底，否則不僅無益，還有害。

2.3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的核心問題就是人才的缺乏。因為原本管理檔案的人員都是一些閑雜人員，其能力不夠突出，因此被派遣到了這個不被重視的部門。這些人呈現(xiàn)的特點是：專業(yè)水準低，工作能力差，紀律松散的特點。這就讓檔案管理信息化的建設(shè)很難進行。因此，事業(yè)單位想要進行檔案管理信息化的建設(shè)，還需要引進一些專業(yè)的檔案管理人才，而且要具備信息軟件使用的能力，這樣才能保證建設(shè)的完成。

3 對數(shù)字檔案資源服務(wù)進行完善的策略和措施

3.1 加強數(shù)字檔案資源服務(wù)及數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字檔案資源共享要求基本的基礎(chǔ)設(shè)施的完備，信息技術(shù)的快速發(fā)展和革新，給數(shù)字檔案的建設(shè)帶來了難得一遇的機遇與發(fā)展契機，數(shù)字檔案要進一步強化和完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極完善信息化的功能模塊，要切實保證基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)能夠適應(yīng)高度信息化和用戶個性化時代的需求。

數(shù)字檔案資源需要配備不同內(nèi)容和領(lǐng)域的應(yīng)用軟件，其中主要包括面向終端的各類應(yīng)用系統(tǒng)。軟件的開發(fā)前提，是在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施和硬件設(shè)施都十分完善的基礎(chǔ)上，重視數(shù)字檔案資源的應(yīng)用軟件，強化其不斷創(chuàng)新，這樣才能更加有利于滿足用戶的體驗式需求。同樣的，數(shù)字檔案還應(yīng)該重視用戶信息認證的應(yīng)用軟件的強化，還有存儲數(shù)字檔案資源的系統(tǒng)，要進行及時有效地軟件殺毒，要對其進行及時的更新升級，從技術(shù)層面保證用戶信息的安全性，也為確保用戶信息的真實性和私密性，特別是數(shù)字檔案資源的準確性和安全性。

3.2 完善數(shù)字檔案資源的體制制度建設(shè)。

3.2.1 數(shù)字檔案資源的服務(wù)和管理體制，以及制度，要行之有效地跟得上信息化變革時代的步伐，以及時代的需求，一定要把相關(guān)方面的任務(wù)也是數(shù)字檔案資源服務(wù)提升必不可少的使命和責任。制度建設(shè)復(fù)雜多樣，所涉及的領(lǐng)域眾多，數(shù)字檔案資源服務(wù)首先應(yīng)明確哪些數(shù)字檔案信息是絕密的，這是檔案工作的第一要務(wù)，需要嚴格保密的檔案必須要當做檔案管理工作的核心使命。另外，對于不同的數(shù)字檔案信息，其保密程度也要進行嚴格的分級制度，這樣才能確保檔案管理的個性化需求能夠得以滿足。

3.2.2 要明確不同級別的數(shù)字檔案信息，要有與之相對應(yīng)的具體管理方式。特別是對于數(shù)字檔案資源的服務(wù)制度，必須要重視對于用戶體驗式的服務(wù)理念，首先，數(shù)字檔案資源服務(wù)，一定要建立用戶至上的基本理念和基本指導方針，所有的服務(wù)制度和規(guī)范都要在此基礎(chǔ)上來制定，相關(guān)的服務(wù)制度必須嚴格遵守和執(zhí)行這樣的理念，例如服務(wù)用語的規(guī)范化、專業(yè)化、標準化等等，另外，一定要保證數(shù)字檔案資源服務(wù)的即時性和有效性，要注重實效，以最快速度為用戶解決問題，大大提升用戶體驗滿意度。

3.3 提升數(shù)字檔案資源管理工作人員的整體素質(zhì)

大力提升管理人員的綜合素質(zhì)。管理人員是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，需要大力提升管理人員的綜合素質(zhì)，推進檔案信息化建設(shè)進程。首先，要通過教育、培訓等措施的運用，讓檔案管理人員從思想上重視檔案工作，把握工作開展過程中的注意事項；其次，要定期經(jīng)常地培訓檔案管理工作人員，如積極開展檔案管理講座，深入講解檔案工作信息化、檔案管理常態(tài)化、檔案工作目標管理要求等方面的內(nèi)容，促使檔案管理人員的工作技能、計算機技術(shù)水平等得到有效提升；同時，構(gòu)建嚴格完善的考核機制，考核檔案管理人員的各項專業(yè)能力，不斷提升其綜合素質(zhì)，培養(yǎng)出大量優(yōu)秀人才，滿足事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)要求。

4 總結(jié)

數(shù)字檔案資源服務(wù)在當前來看是一項非常重要的工程，其不僅是各大單位建設(shè)的重點，也是對整個社會都有利的事情。它能夠非常好的輔助人們進行一系列的工作。同時，也能夠提高一些單位的運轉(zhuǎn)效率，尤其是科研型的單位，更是能夠憑借數(shù)字檔案資源服務(wù)快速的完成一些資料的確認。這能夠推動我國的科研事業(yè)快速的發(fā)展。

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