中新天津生態(tài)城檔案資源整合、利用的實(shí)踐及探索

摘 要：檔案信息資源整合是檔案行業(yè)順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的必然要求，檔案資源整合能有效完善館藏結(jié)構(gòu)，有利于檔案社會(huì)功能的實(shí)現(xiàn)。本文介紹了中新天津生態(tài)城現(xiàn)階段檔案管理狀況，分享了生態(tài)城在跨行業(yè)、跨部門、跨專業(yè)進(jìn)行資源整合的成功經(jīng)驗(yàn)，剖析現(xiàn)階段檔案整合管理面臨的問(wèn)題，并提出相應(yīng)政策，旨在更好地規(guī)劃生態(tài)城檔案事業(yè)的發(fā)展思路，為其他檔案工作實(shí)踐部門提供借鑒，引起檔案界對(duì)區(qū)域性檔案信息資源整合更多的關(guān)注和思考。

關(guān)鍵詞：檔案信息；資源整合；圖書檔案；一體化

中新天津生態(tài)城是中國(guó)、新加坡兩國(guó)政府的一項(xiàng)戰(zhàn)略性合作項(xiàng)目。2009年，生態(tài)城設(shè)立檔案室，隸屬生態(tài)城辦公室；2013年11月，圖書檔案館正式成立，將圖書、檔案集中管理，是隸屬于生態(tài)城管委會(huì)的全額事業(yè)單位。生態(tài)城管委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)一向重視檔案工作，積極推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。自濱海旅游區(qū)、中心漁港經(jīng)濟(jì)區(qū)與中新天津生態(tài)城合并后，生態(tài) 城的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入快車道，作為存史資政的檔案管理部門，如何科學(xué)、高效地挖掘區(qū)域檔案資源，深度開展檔案資源整合，建設(shè)統(tǒng)一、完善的區(qū)域檔案資源管理服務(wù)平臺(tái)，提升檔案資源利用效能，使檔案工作更好地服務(wù)于區(qū)域政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)建設(shè)及文化建設(shè)，是我們面對(duì)且亟需解決的課題。

1 生態(tài)城檔案資源整合實(shí)證分析

1.1 實(shí)施檔案資源整合的內(nèi)外因素

1、區(qū)域檔案數(shù)量、門類不斷增加

從生態(tài)城2007年籌建至2017年，館藏總量為44586件/卷/張，其中文書檔案18612件；城建檔案18513卷；會(huì)計(jì)檔案963卷；實(shí)物檔案161件；照片檔案6319張。按照區(qū)域檔案統(tǒng)一收集，各門類檔案統(tǒng)一保存管理，檔案服務(wù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展思路，形成了以文書、城建檔案為基礎(chǔ)，房管、建設(shè)、會(huì)計(jì)、聲像、照片、實(shí)物等多門類檔案并存，民生檔案（包含先進(jìn)人物、社會(huì)團(tuán)體、準(zhǔn)生證、二胎、出生證、收養(yǎng)、低保、殘疾人、復(fù)退軍人、學(xué)籍、死亡干部、就失業(yè)登記、公屋等13類檔案）、生態(tài)檔案陸續(xù)進(jìn)館的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。目前館內(nèi)涉及的檔案門類已達(dá)22種，區(qū)域內(nèi)未入館的專業(yè)檔案仍有十余類。

區(qū)域檔案數(shù)量及門類的不斷增加，加大了分散管理的難度及資源投入，多渠道的檔案服務(wù)也給利用者帶來(lái)不便，促使我們對(duì)區(qū)域檔案逐步實(shí)施整合。

2、檔案信息化發(fā)展的迫切需求

檔案的分散管理方式會(huì)造成管理系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)、系統(tǒng)化管理水平參差不齊、檔案信息沒法共享等諸多弊端。為避免上述問(wèn)題，我館在系統(tǒng)建設(shè)方面做了多方面努力。一是陸續(xù)搭建了綜合檔案、城建檔案統(tǒng)一管理平臺(tái)；二是建立綜合檔案虛擬檔案室子系統(tǒng)，將系統(tǒng)服務(wù)直接延伸至各管委會(huì)局室；三是與管委會(huì)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理；四是建立城建檔案虛擬檔案室子系統(tǒng)，將服務(wù)延伸至建設(shè)業(yè)務(wù)檔案部門；五是合作開發(fā)GIS系統(tǒng)，與檔案系統(tǒng)實(shí)施對(duì)接；六是進(jìn)一步完善民生檔案及生態(tài)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。雖然我館在信息化建設(shè)方面已開展諸多嘗試，但整合力度仍待加強(qiáng)，仍然沒能達(dá)到區(qū)域檔案統(tǒng)一系統(tǒng)管理的發(fā)展目標(biāo)。相對(duì)于國(guó)內(nèi)其他公共行業(yè)的發(fā)展，我館乃至國(guó)內(nèi)檔案行業(yè)信息化的發(fā)展相對(duì)滯后，更有效的資源整合能夠助推檔案事業(yè)朝大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等熱門技術(shù)方向發(fā)展。同時(shí)，“智慧城市”是生態(tài)城目前發(fā)展的重要方向，區(qū)域檔案有效整合，建立統(tǒng)一的管理、服務(wù)平臺(tái)，將使數(shù)字檔案館成為智慧城市建設(shè)更加重要一環(huán)。

3、檔案事業(yè)發(fā)展新要求

近些年來(lái)，檔案資源整合成為檔案事業(yè)深入發(fā)展的新趨勢(shì)，引起檔案行業(yè)廣泛研究、實(shí)踐。國(guó)內(nèi)許多公共檔案館在推進(jìn)本行政區(qū)域內(nèi)檔案資源的整合，廣東的順德和深圳、上海浦東、安徽和縣等地在整合當(dāng)?shù)貦n案資源、改革檔案管理模式等方面已邁出了先行的步伐。在2008年2月頒布實(shí)施的《市、縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館測(cè)評(píng)辦法 》中，明確將檔案資源整合作為一項(xiàng)具體內(nèi)容列入測(cè)評(píng)指標(biāo)體系，將是否實(shí)施了檔案資源整合作為衡量綜合檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)開展情況的一項(xiàng)指標(biāo)。天津市檔案局積極鼓勵(lì)推進(jìn)檔案整合工作，并以民生檔案資源整合為突破口，在全市建立了一站式服務(wù)平臺(tái)；另外，京津冀三地已簽署《京津冀檔案事業(yè)協(xié)同發(fā)展合作框架協(xié)議》，加大京津冀檔案資源的整合力度。

1.2 多種檔案資源整合模式發(fā)展的嘗試

1、檔案、圖書跨行業(yè)資源整合共享

我館實(shí)施圖書、檔案一體化管理模式，圖書、檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一設(shè)置，管理服務(wù)功能有機(jī)結(jié)合。這種整合方式能夠?qū)崿F(xiàn)資源互通、共享，服務(wù)互補(bǔ)、互促，主要體現(xiàn)在幾個(gè)方面：第一，檔案、圖書共建地方文獻(xiàn)和特色數(shù)據(jù)庫(kù)，共享資源收集、整理的成果，可極大豐富項(xiàng)目資源信息，也能節(jié)約項(xiàng)目成本；第二，與圖書資源整合，對(duì)檔案資源的利用服務(wù)有促進(jìn)作用，為用戶提供更完整、系統(tǒng)的信息資源，實(shí)現(xiàn)資源互通，滿足用戶全面、準(zhǔn)確、多元化的信息需求；第三，共享查詢檢索、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布等渠道，檔案資源可獲得更多的用戶利用機(jī)會(huì)及關(guān)注；第四，圖書行業(yè)現(xiàn)代化技術(shù)相對(duì)超前，把圖書行業(yè)的物聯(lián)網(wǎng)、整合檢索、自助服務(wù)等技術(shù)移植到檔案行業(yè)，可實(shí)現(xiàn)檔案資源更加方便、快捷的管理。

2、綜合檔案與城建檔案統(tǒng)一管理

我館在成立之初就將城建檔案的管理納入職能范圍內(nèi)，之后成立城建檔案管理部，實(shí)現(xiàn)與綜合檔案統(tǒng)一管理。這樣的模式可更加合理分配檔案管理職責(zé)，劃分檔案收集范圍，統(tǒng)一分配館內(nèi)資源，共享檔案成果，方便用戶綜合利用。并將綜合檔案、城建檔案系統(tǒng)管理功能集成到一個(gè)系統(tǒng)框架內(nèi)，建立了一個(gè)綜合性的檔案管理系統(tǒng)，全面整合兩類電子檔案的資源管理。

3、建設(shè)業(yè)務(wù)檔案合作管理

我館充分考慮建設(shè)業(yè)務(wù)檔案歸屬單位的工作需要及合理利益，與建設(shè)局、房管中心溝通、協(xié)商，擬定了一套創(chuàng)新性檔案資源整合機(jī)制。該機(jī)制的基本思路是建設(shè)局、房管中心自建檔案室，負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)檔案的管理，我館進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督；紙質(zhì)檔案短期內(nèi)自行保管，保存一定期限后移交檔案館；我館將管理系統(tǒng)延伸至各檔案室，各檔案室使用我館提供的個(gè)性化管理功能，進(jìn)行紙質(zhì)檔案100%數(shù)字化掃描、掛接，我館與各檔案室共享電子檔案管理、使用職權(quán)。這種管理機(jī)制可有效解決檔案歸屬、管理、利用等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案資源的科學(xué)配置管理。

4、地下管線檔案資源整合開發(fā)

生態(tài)城十分重視地下管線管理工作，我館較早就與生態(tài)城投資開發(fā)有限公司合作開發(fā)生態(tài)城GIS二維、三維系統(tǒng)，目前已建成一套核心技術(shù)國(guó)內(nèi)領(lǐng)先、紅線內(nèi)外信息完整、功能完善的綜合性GIS系統(tǒng)。另外我們正在實(shí)現(xiàn)GIS系統(tǒng)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)的系統(tǒng)對(duì)接、數(shù)據(jù)共享、功能互動(dòng)，借助GIS強(qiáng)大的空間信息分析、處理能力，實(shí)現(xiàn)地下管線檔案更加科學(xué)、高效的管理與利用。

5、積極建設(shè)民生檔案資源

我館將民生檔案、生態(tài)檔案建設(shè)作為2017年的檔案工作重點(diǎn)。截止目前，已梳理出先進(jìn)人物、社會(huì)團(tuán)體、準(zhǔn)生證、二胎、出生證、收養(yǎng)、低保、殘疾人、復(fù)退軍人、學(xué)籍、死亡干部、就失業(yè)登記、公屋13類民生檔案，制定了民生檔案管理辦法、民生檔案保管期限表、民生檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)表等管理文件，各類已產(chǎn)生檔案基本已接收入館。

6、創(chuàng)新性開展生態(tài)檔案建設(shè)

生態(tài)城確定了22項(xiàng)控制性指標(biāo)和4項(xiàng)引導(dǎo)性指標(biāo)，致力于運(yùn)用生態(tài)經(jīng)濟(jì)、生態(tài)人居、生態(tài)文化、和諧社區(qū)和科學(xué)管理的規(guī)劃理念，聚合國(guó)際先進(jìn)的生態(tài)、環(huán)保、節(jié)能技術(shù)，造就自然、和諧、宜居的生活環(huán)境，建設(shè)經(jīng)濟(jì)蓬勃、社會(huì)和諧、環(huán)境友好、資源節(jié)約的生態(tài)城市。為全面復(fù)制、實(shí)行、推廣生態(tài)城經(jīng)驗(yàn)提供資料保障，我館研究、制定了具有生態(tài)城特色的生態(tài)檔案管理模式，用于綜合收集、管理各類生態(tài)、環(huán)保、節(jié)能檔案資料。生態(tài)檔案內(nèi)容包含：環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，環(huán)境質(zhì)量報(bào)告，環(huán)境污染防治，環(huán)境行政處罰、復(fù)議及訴訟，環(huán)境科學(xué)研究，環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量，自然保護(hù)，重點(diǎn)環(huán)保（治理）建設(shè)項(xiàng)目，綠色生態(tài)（綠色交通、綠色建筑、綠色產(chǎn)業(yè)、綠色生活等）。

1.3 積極拓展各類檔案利用方式

1、拓展在線利用方式

為方便生態(tài)城管委會(huì)各局室查詢利用檔案，我館研發(fā)了虛擬檔案室檔案利用模塊，各局室兼職檔案員可通過(guò)該功能模塊自行查找目標(biāo)檔案目錄，申請(qǐng)電子原文查看、下載或紙質(zhì)檔案查閱，經(jīng)過(guò)檔案查閱部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案所屬部門領(lǐng)導(dǎo)、我館領(lǐng)導(dǎo)及管理員在線審核通過(guò)，可限時(shí)利用目標(biāo)檔案。

2、加強(qiáng)民生檔案服務(wù)

我館積極加強(qiáng)民生檔案利用工作。2014年12月生態(tài)城第三社區(qū)入選天津市首批街道、社區(qū)“民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)示范窗口”（共10家），為區(qū)域居民提供方便、快捷的檔案查詢服務(wù)。另外，我館還按照市檔案局?jǐn)?shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)自建民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，下一步計(jì)劃將自建資源整合至市檔案局平臺(tái)，進(jìn)一步豐富全市民生檔案資源。

3、積極開展檔案編研

完成《2007-2014年合同協(xié)議匯編》、《中新雙方達(dá)成的系列協(xié)議和文件匯編》以及每年的批、函、報(bào)、發(fā)文件分類匯編等20余項(xiàng)檔案編研工作。其中，《中新雙方達(dá)成的系列協(xié)議和文件匯編》在管委會(huì)與天津市政府協(xié)商解決土地流轉(zhuǎn)問(wèn)題時(shí)起到了重要作用。

2 生態(tài)城檔案資源整合過(guò)程存在問(wèn)題

2.1 圖書行業(yè)管理技術(shù)借鑒不足

與檔案行業(yè)相比，圖書行業(yè)的現(xiàn)代化管理技術(shù)相對(duì)較高，能夠及時(shí)跟進(jìn)現(xiàn)代科技技術(shù)的快速發(fā)展，在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等領(lǐng)域均已有成熟應(yīng)用。我館雖然在檔案、圖書方面的體制、資源整合等已有較多嘗試，但圖書行業(yè)技術(shù)的借鑒仍舊有限，有待進(jìn)一步整合技術(shù)應(yīng)用，深化資源整合。

2.2 特色檔案開發(fā)有待深化

特色檔案資源具有一定的地域特點(diǎn)，具有一定的地方特色，利用價(jià)值較高，又比較分散，我館在資源整合中已加強(qiáng)生態(tài)檔案研究和實(shí)踐，但是對(duì)于區(qū)域內(nèi)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化等多方面的檔案資源整合力度不足，沒能及早形成區(qū)域特色檔案資源體系。

2.3 管理水平參差不齊

由于多數(shù)歸檔單位檔案管理員均為兼職，受領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、人員素質(zhì)和掌握技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的能力及水平等各種因素的限制，各個(gè)單位的檔案管理水平參差不齊，一定程度影響到檔案資源整合質(zhì)量。

2.4 電子文件直接歸檔范圍不足

目前，我館數(shù)字檔案館系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)與管委會(huì)OA、環(huán)境管理系統(tǒng)的對(duì)接，OA及環(huán)境管理系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件可直接通過(guò)系統(tǒng)接口導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，并加以整理、歸檔，極大減少了紙質(zhì)檔案掃描、掛接的人財(cái)損耗。雖然多數(shù)專業(yè)檔案均來(lái)自各業(yè)務(wù)單位的專業(yè)系統(tǒng)，但受專業(yè)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、接入限制及保密要求等影響，對(duì)于管委會(huì)其他專業(yè)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，我館仍舊以接收紙質(zhì)檔案，再掃描、掛接為主。

2.5 條塊分割體系影響資源全面整合

雖然我國(guó)相關(guān)檔案法規(guī)已明確檔案行政管理部門依法主管本區(qū)域檔案事業(yè)，但在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程會(huì)出現(xiàn)一些矛盾。比如像公安、工商、稅務(wù)等派駐單位監(jiān)督指導(dǎo)、行政執(zhí)法職能歸屬不清，檔案因?yàn)樾畔⒉还_、涉密等因素?zé)o法正常移交。

3 深化檔案資源整合的策略思考

3.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，組建檔案工作小組

為了完善檔案資源的整合，，可通過(guò)建立檔案工作小組制度，解決區(qū)域內(nèi)檔案業(yè)務(wù)溝通聯(lián)系不夠緊密、資源整合協(xié)調(diào)繁瑣等問(wèn)題。檔案館負(fù)責(zé)牽頭成立檔案工作小組，主管檔案館領(lǐng)導(dǎo)作為組長(zhǎng)，檔案館及區(qū)域各檔案歸屬單位作為小組成員單位，各單位領(lǐng)導(dǎo)作為成員，每年檔案館定期組織檔案工作推動(dòng)會(huì)，解決資源整合過(guò)程中碰到的問(wèn)題。

3.2 創(chuàng)新管理模式，多種管理模式并存發(fā)展

現(xiàn)有的專業(yè)檔案的條塊管理體制已持續(xù)多年，是專業(yè)檔案的一種主流管理模式。如果采取過(guò)于單一的整合方式，或急于實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)體整合，可能會(huì)出現(xiàn)檔案館和其他專業(yè)檔案主管單位之間的不和諧，甚至在整合問(wèn)題上產(chǎn)生嚴(yán)重分歧，這不利于檔案事業(yè)的整體發(fā)展。一方面，可以延續(xù)城建業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)有電子檔案實(shí)現(xiàn)共享管理的模式；另一方面，對(duì)于業(yè)務(wù)檔案主管單位無(wú)法移交檔案，本單位管理不夠規(guī)范的情況，可以將業(yè)務(wù)檔案劃歸檔案館，檔案館派工作人員到業(yè)務(wù)檔案單位駐地管理，這樣可有效實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合。

3.3 深化業(yè)務(wù)互動(dòng)，打造檔案圖書資源綜合體系

在檔案、圖書資源的整合方面已有成就的基礎(chǔ)上，從工作組織方式、服務(wù)方式、系統(tǒng)設(shè)備集成等方面繼續(xù)深化。整合檔案編研與圖書信息服務(wù)的工作人員，集合檔案編研和信息服務(wù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，綜合開展業(yè)務(wù)。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，集成系統(tǒng)設(shè)備，將門戶系統(tǒng)、移動(dòng)app、信息發(fā)布系統(tǒng)、查詢檢索設(shè)備、辦證設(shè)備等統(tǒng)一集成圖書、檔案功能，在信息發(fā)布、檢索查詢、活動(dòng)等各業(yè)務(wù)層次實(shí)施服務(wù)整合。從業(yè)務(wù)開展方式乃至服務(wù)理念層次進(jìn)行資源科學(xué)、高效整合。

3.4 拓展收集范圍，加強(qiáng)區(qū)域特色資源建設(shè)

研究區(qū)域檔案資源分布特點(diǎn)，擴(kuò)大資源收集范圍，建設(shè)具有地方特色、能夠滿足人民群眾利用需求的特色檔案門類。比如收集本區(qū)域新聞報(bào)道、中新合作成果等有價(jià)值材料作為特色檔案門類。另外，擴(kuò)大民生檔案收集范圍，加強(qiáng)民生檔案資源的整合力度，進(jìn)一步豐富館藏，改善館藏結(jié)構(gòu)，向社會(huì)提供利用，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和建立方便人民群眾的檔案利用體系。

3.5 倡導(dǎo)信息化管理，完善電子文件歸檔體系

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各專業(yè)檔案歸屬單位基本都建有自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，主要的業(yè)務(wù)文件均在系統(tǒng)內(nèi)形成。這就為電子業(yè)務(wù)文件直接形成電子檔案提供了可能，省去了紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描、掛接的繁重工作。這就要求檔案館以數(shù)字檔案館系統(tǒng)為載體深化整合，以虛擬檔案室系統(tǒng)為窗口，在對(duì)接政務(wù)辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，積極對(duì)接其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，最大限度實(shí)現(xiàn)電子檔案在線歸檔。對(duì)于無(wú)法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互通的系統(tǒng)，可開發(fā)離線工具，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案館系統(tǒng)間電子文件的導(dǎo)入導(dǎo)出。

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作者簡(jiǎn)介

顏丙東（1985-），男，漢族，山東郯城人，本科學(xué)歷，中新天津生態(tài)城圖書檔案館中級(jí)工程師，研究方向：檔案信息化。