公園檔案管理信息化建設(shè)問題分析

蔣景麗

摘 要：公園檔案管理工作作為公園管理各項(xiàng)工作中的重要工作之一，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，不但記錄著公園自建園以來的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，而且也為后續(xù)工作的開展提供了依據(jù)。因此，為了可以進(jìn)一步提高檔案管理效率和質(zhì)量，應(yīng)在管理模式和工作方法上不斷尋求突破，結(jié)合現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，確保公園信息檔案管理各項(xiàng)工作都做到有章可循，從而促進(jìn)公園取得更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：公園檔案；信息化建設(shè)；問題

1 公園檔案管理工作的作用

公園檔案管理屬于國家檔案的一大組成部分，而其中公園人事檔案切實(shí)對職工的公園工作實(shí)際情況作了詳細(xì)的描述和記錄，能夠切實(shí)反映公園工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)、工作能力、管理能力、思想素質(zhì)、職業(yè)道德等等全方面的情況。這在很大程度對于公園進(jìn)行人力資源的潛能發(fā)掘有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，也可以說公園檔案管理能夠?yàn)楣珗@制定建設(shè)規(guī)劃、人才發(fā)展計(jì)劃以及專業(yè)的發(fā)展方向提供更多的幫助和建議。公園的綠化檔案是進(jìn)行日常公園業(yè)務(wù)和工作的重要依據(jù)，也是公園進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃建設(shè)的主要憑證。最重要的是公園的綠化檔案本身還具有一定的經(jīng)濟(jì)效益，而且十分可觀。公園的綠化工作部門想要規(guī)劃建設(shè)新項(xiàng)目，或者是改建擴(kuò)建，都需要公園的綠化檔案提供真實(shí)可靠的資料。所以，必須加強(qiáng)對公園檔案管理工作的高度重視，這樣才能進(jìn)一步促進(jìn)我國公園工作的全面開展。

2 公園檔案管理中存在的問題

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

公園檔案填寫與存檔主要以手工為主，而且建設(shè)公園檔案信息化的速度非常緩慢，公園內(nèi)部檔案保存主要為紙質(zhì)形式，缺乏計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備保存與管理公園檔案，使得很多檔案在被多次利用后，出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p害，直接影響到公園檔案管理。

2.2 管理隊(duì)伍專業(yè)素養(yǎng)不高

很多公園檔案員并沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練和培訓(xùn)，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業(yè)技能和職業(yè)操守參差不齊，不能達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)。所以加強(qiáng)公園檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)顯得尤為必要和迫切。

2.3 管理技術(shù)滯后

大部分的公園檔案管理機(jī)構(gòu)仍在進(jìn)行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進(jìn)”的工具，而這樣的工具對相關(guān)資料的記錄是簡單的不完善的，并且嚴(yán)重缺乏技術(shù)革新意識，管理技術(shù)具有單一性滯后性。所以要在公園中增加現(xiàn)代化信息技術(shù)操作手段。

2.4 服務(wù)意識薄弱

隨著社會發(fā)展的需要，檔案開放程度有了明顯的提升，各級檔案部門通過積極向社會開放檔案信息資源促進(jìn)了人才市場的發(fā)展，產(chǎn)生了良好的社會效益。服務(wù)性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務(wù)意識是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。龐大復(fù)雜、知識密集是檔案管理事務(wù)的特點(diǎn)，大量的登記、分類、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進(jìn)行，還要考慮到這些資料的查閱利用。

3 公園檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的具體措施

3.1 構(gòu)建科學(xué)有效的總體規(guī)劃

提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平作為檔案管理信息化的唯一通道，在構(gòu)建公園檔案信息化的過程中，應(yīng)始終秉持著為人民服務(wù)的原則，在研究公園信息化的特點(diǎn)的同時，制定出公園檔案管理信息化短期計(jì)劃和長期計(jì)劃，同時也應(yīng)設(shè)立一個規(guī)模較龐大的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，促進(jìn)公園信息檔案的發(fā)展。 例如，為了加強(qiáng)菱湖風(fēng)景區(qū)管理，有效保護(hù)和合理利用風(fēng)景區(qū)資源，保護(hù)生態(tài)環(huán)境，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合菱湖風(fēng)景區(qū)實(shí)際，制定安慶市菱湖風(fēng)景區(qū)條例。結(jié)合安慶市城市建設(shè)和菱湖風(fēng)景區(qū)管理規(guī)劃，整理和收集本部室的各種類型的檔案材料，按照分類方案編制規(guī)定，做好整理公園檔案的各項(xiàng)工作。另外，也需要按照預(yù)先統(tǒng)計(jì)的數(shù)量，然后依據(jù)移交歸檔工作原則，將公園的全部歷史檔案移交到城建檔案管理中心，由城建檔案管理中心統(tǒng)一管理。

3.2 推進(jìn)信息資源的數(shù)字化發(fā)展

傳統(tǒng)的館藏檔案都是錄像和相片以及紙張等等形式，其使用方式也是以借閱和編輯出版以及咨詢等等方式為主，還是沒有能夠應(yīng)用到數(shù)字化管理信息檔案。從某種程度上來講，檔案數(shù)字化可以突破傳統(tǒng)檔案的模式，最大程度上共享檔案信息資源。首先，收集和管理現(xiàn)代電子文件。所謂的電子文化也就是在數(shù)字設(shè)備和數(shù)字環(huán)境下，所應(yīng)用的數(shù)碼模式，最終存儲在磁盤和光盤等等載體上。還需要借助計(jì)算機(jī)數(shù)字設(shè)備才能閱讀。目前，收藏和歸檔電子文件已經(jīng)成為檔案信息化的重要組成部分。根據(jù)我國各個檔案機(jī)構(gòu)所應(yīng)用的軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)的不同，致使電子文件格式也越來越多，其互不兼容這一特性越發(fā)明顯。這就要求檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該構(gòu)建起科學(xué)合理的電子文件歸檔機(jī)制，確保電子文件的歸檔效率，在評定歸檔工作者的工作實(shí)績時，重點(diǎn)考察電子文件歸檔工作。其次，實(shí)行數(shù)字化手段管理現(xiàn)存紙質(zhì)檔案。所謂的檔案數(shù)字化，也就是指充分運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)，將文字圖像轉(zhuǎn)變成為數(shù)字化模式，主要包括兩種工作形式，分別是圖像的錄入、文本的錄入。這兩種工作形式都會耗費(fèi)較大財(cái)力和物力以及人力。通常情況下，應(yīng)該優(yōu)先考慮具有較高存儲價值的館藏檔案，并且也要確保所提取的檔案原文件字跡清晰和干凈，在具體數(shù)字化中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，構(gòu)建起標(biāo)準(zhǔn)的電子文件形式，確保實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和資源共享。

3.3 建立檔案信息網(wǎng)站

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的更新和發(fā)展，我國各地區(qū)的檔案管理也充分利用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，突破了傳統(tǒng)檔案管理的束縛，應(yīng)該根據(jù)單位實(shí)際情況，構(gòu)建起資源和數(shù)據(jù)互相共享的網(wǎng)絡(luò)體系，完成檔案信息化管理作為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的核心工作，并且也是區(qū)別數(shù)字化檔案信息和手工信息化信息的主要標(biāo)志。在構(gòu)建檔案信息化過程中，結(jié)合管理信息系統(tǒng)，將檔案信息系統(tǒng)完全融入其中，同時也將本單位的各方面信息融入其中，從而可以實(shí)現(xiàn)信息共享。另外，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，還需要達(dá)到網(wǎng)絡(luò)管理的具體要求，具備比較完整的檢索工作，才能確保互聯(lián)網(wǎng)的作用充分發(fā)揮。可以說建設(shè)公園信息管理化，也是檔案管理工作中非常重要的一項(xiàng)工作。不管是在管理信息檔案上，還是從傳播信息檔案上，都已經(jīng)在檔案信息網(wǎng)站構(gòu)建的同時，產(chǎn)生了很大的飛躍，既確保了工作質(zhì)量，也體現(xiàn)出檔案管理的性質(zhì)。

3.4 規(guī)范信息檔案

規(guī)范檔案信息這也是建設(shè)檔案信息的重點(diǎn)工作之一，也是評價檔案管理者工作能力的主要方面。在檔案信息管理中，要按照國家所制定的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，結(jié)合自身的實(shí)際能力，構(gòu)建起科學(xué)合理的內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)，在具體實(shí)踐中，在完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫中，不但要始終與國家標(biāo)準(zhǔn)相適應(yīng)，而且也要有利于實(shí)際操作。針對各個建立檔案的內(nèi)容和檔案項(xiàng)目以及檔案格式等等，制定出完整統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。另外，還應(yīng)該對檔案數(shù)據(jù)庫管理和硬件文檔格式和軟件文檔格式，實(shí)施統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)可以共享，解決由于軟件不同，而無法共享數(shù)據(jù)這一問題，確保信息檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，達(dá)到具體的規(guī)定要求。

4 結(jié)束語

最近幾年來，在我國信息基礎(chǔ)建發(fā)展下，辦公自動化得到了飛速的發(fā)展，這也為公園信息檔案建設(shè)帶來了很大的發(fā)展機(jī)遇。目前，我國公園檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得了令人滿意的效果，信息化程度也在逐漸加深。可以說，公園信息檔案資源得到了強(qiáng)有力的開發(fā)和運(yùn)用，檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也得到了快速發(fā)展，這也直接提高了檔案管理效率和管理質(zhì)量。

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