略論博物館藏品檔案建設(shè)的難點與對策

摘 要：博物館藏品檔案是文物藏品在發(fā)掘、收集、鑒定、登記、管理、保護、研究、修復(fù)、珍藏、展覽及流動等一系列過程中直接形成的具有保存價值的文字、卡片、圖表、照片、聲像等不同形式的歷史記錄。是科學(xué)管理藏品的重要依據(jù)。隨著博物館事業(yè)的迅速發(fā)展，藏品檔案的作用越來越重要，但也面臨著檔案歸檔難、保存難、界定難等問題。如何解決問題，改進博物館藏品檔案管理工作，最大限度地發(fā)揮藏品檔案管理和利用的價值，值得我們深入探索。

關(guān)鍵詞：博物館；藏品檔案；檔案建設(shè)；信息化

1 引言

博物館的藏品檔案通過收集、整理、鑒定等環(huán)節(jié)后，以科學(xué)的保管和利用方式，展現(xiàn)藏品價值。它記錄著藏品相關(guān)的所有信息，是科學(xué)管理藏品的重要依據(jù)。藏品檔案建設(shè)是博物館工作的重要組成部分。搞好藏品檔案建設(shè)，不僅要立足于高水平的博物館運作，更要基于對其重要性的認(rèn)知。在當(dāng)前博物館藏品數(shù)量大且迅速增加的情況下，化解藏品檔案建設(shè)任務(wù)重、要求高的壓力，應(yīng)對難點，需要認(rèn)清藏品檔案的基本特點、藏品檔案建設(shè)方式和利用方法，運用現(xiàn)代化思維和方式實現(xiàn)服務(wù)優(yōu)化。

2 博物館藏品檔案建設(shè)的重要性

2.1 助推博物館文化角色的社會顯現(xiàn)

博物館作為文化資源管理這個大范疇中的一部分，能否立足于社會，成為社會文明的標(biāo)志，不僅取決于它能否充分向世人宣傳和展出它的藏品，而且還取決于它有無能力研究、保護和管理好這些藏品。而藏品檔案建設(shè)，正是保護和管理好文物藏品，凸顯博物館文化資源屬性的基礎(chǔ)工作，這個基礎(chǔ)工作做不好，其它的工作則難以展開。藏品檔案在博物館藏品保管中的重要位置，一定程度上起著推動博物館事業(yè)順利發(fā)展的重要作用。

2.2 增強博物館公共服務(wù)職能

博物館是對外開放的，服務(wù)公眾是博物館最重要、最基本的職能。博物館的藏品檔案建設(shè)反映在博物館工作的整個過程中，收集藏品信息、摘錄藏品屬性表征、記錄藏品展覽歷程等，反映的是藏品檔案建設(shè)工作的服務(wù)性質(zhì)。博物館藏品檔案公共服務(wù)能力作為博物館服務(wù)水平和利用水平的衡量標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到博物館參觀者的參觀感受，以及展覽效率的高低。

3 博物館藏品檔案建設(shè)的難點分析

3.1 藏品檔案與館藏藏品一一對應(yīng)的難度大

博物館，僅以縣市級博物館而言，藏品數(shù)量可能會超過萬件。每件藏品需要填寫來源信息、研究信息、身份信息等十幾個甚至更多的指標(biāo)項。很多項目如名稱、描述、研究結(jié)論、鑒定、修復(fù)、檢查等一些信息，需要進行綜合研究后方可獲取。相比普通文書檔案，藏品檔案的收集、整理，過程繁雜且工作量大。與繁重的工作量相比，藏品檔案工作人員又不足，因此，要全面、細致收集藏品檔案，創(chuàng)新藏品檔案建設(shè)模式，難度較大。

3.2 藏品檔案的檔案化管理技術(shù)難度高

藏品檔案建設(shè)是對館藏信息、價值和內(nèi)涵進行分析的過程。藏品檔案的重要性決定了這一類型的檔案必須具有專業(yè)性、規(guī)范性、客觀性和詳細性，要求博物館藏品檔案工作者具有深厚的專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗。例如，文物的命名有基本原則和科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，對其描述時不能隨意使用非專業(yè)的定義和概念，假使不善于使用專業(yè)術(shù)語，對收藏的價值和背景文化知之甚少，則會出現(xiàn)紕漏，影響?zhàn)^藏文化的展示。同時，文物信息的梳理，也需要閱讀大量的文獻目錄資料，這在一定程度上就給藏品檔案工作人員帶來了困難。

3.3 藏品管理要求不斷提高與檔案建設(shè)壓力之間的矛盾

博物館檔案的更新，是博物館建設(shè)和管理的難點。藏品被收集進館的同時，除了被合理化保管，還需要同步進行檔案信息更新，否則就會影響到藏品價值的發(fā)現(xiàn)與發(fā)揮。檔案管理員致力于檔案的保管的同時，還要不斷提升對藏品的理解。

4 博物館藏品檔案建設(shè)水平提升的方向思考

4.1 注重基礎(chǔ)，藏品檔案管理者做好前置信息的采集

在收集和進館階段，博物館檔案人員應(yīng)詳細記錄所有相關(guān)的條件信息，以滿足檔案編制依據(jù)的需求。如收集藏品是如何產(chǎn)生的：挖掘、捐贈或購買；如何直接或間接獲取線索，以及與什么有關(guān)，與什么歷史階段對應(yīng)等。此外，在描述中，及時參閱藏品說明來指定檔案標(biāo)題、頁數(shù)和版本，及時標(biāo)注清楚標(biāo)題、編號、作者姓名和檔案號等等。信息收集越詳細，檔案的編纂越好，藏品檔案的質(zhì)量越高。這將大大提高博物館藏品的使用價值和研究價值。

4.2 分清主次，重點做好珍貴藏品的檔案建設(shè)

博物館的藏品眾多，在有限的人力條件下，不可能完全做到藏品與藏品檔案一一對應(yīng)。如果不能夠做到有所倚重，將不可避免地導(dǎo)致珍貴的文物藏品不能及時歸檔，直接影響重點文物保護、研究、展示、存儲和宣傳，影響博物館的整體運營。因此，藏品檔案的建設(shè)首先要從珍貴的文物入手，首先要保證珍貴文物檔案的質(zhì)量，完成一級文物檔案，做好二級文物檔案的整理工作，并逐步推進。當(dāng)珍貴文物信息采集完成后，及時將數(shù)據(jù)歸檔。再去考慮收集一般藏品的檔案信息，最大化的保證最迫切的項目。同時，在信息采集上優(yōu)先保障關(guān)鍵檔案信息的獲取，如名稱、數(shù)量、來源、研究成果等。

4.3 渠道開拓，強化藏品檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

黨的十九大報告把深化供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革擺在重要位置，提升藏品檔案能力建設(shè)，需要深化檔案服務(wù)的供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革。要在圍繞博物館中心、提升服務(wù)上做文章，以利用為導(dǎo)向，做好藏品檔案信息資源體系建設(shè)，提供更多、更好的博物館檔案公共產(chǎn)品，推進檔案工作轉(zhuǎn)型升級。博物館藏品檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是以原有藏品檔案為基礎(chǔ)，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息數(shù)據(jù)庫。文物藏品信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的最大好處就是它可以隨時存儲、加工、處理和快速接收、發(fā)送查詢信息數(shù)據(jù)、進行網(wǎng)上速遞，可以超越時間和地點的限制，實現(xiàn)資源共享。

4.4 服務(wù)協(xié)同，加強博物館之間的檔案合作

首先，簡化檔案利用的審批權(quán)限。各級博物館的藏品檔案來源于各個系統(tǒng)，對于利用頻次較高的非密檔案，將審批權(quán)限一部分轉(zhuǎn)移到歸檔環(huán)節(jié)，在歸檔檔案目錄上增加"是否開放使用"或相關(guān)條目，減少各個部門的審批環(huán)節(jié)，強化溝通共享，可以較好的提高使用效率。其次，大力推進藏品檔案數(shù)字化和文檔一體化建設(shè)。各個博物館特別是公共博物館之間按照"存量數(shù)字化、增量電子化"的思路，大力推進藏品檔案全文數(shù)字化、文檔一體化建設(shè)，既是落實國家檔案信息化建設(shè)工作有關(guān)要求的需要，也是實現(xiàn)檔案利用優(yōu)化，高效服務(wù)內(nèi)部用戶的有效手段。在電子化的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)藏品檔案的網(wǎng)絡(luò)化遠程利用，可以強化博物館之間的服務(wù)合作，實現(xiàn)藏品檔案信息的互聯(lián)互通，也有利于藏品檔案的規(guī)范化建設(shè)，提升利用水平。

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作者簡介

郭曉丹（1982-），女，黑龍江省孫吳縣，本科，畢業(yè)于黑龍江省哈爾濱商業(yè)大學(xué)，中級館員，研究方向：博物館檔案。