沈皓：關于企業(yè)檔案管理信息化建設的思考

沈皓

摘 要：隨著社會發(fā)展的迅速，推動了信息化進程的發(fā)展。在信息化環(huán)境下，檔案管理的信息化也越來越引起檔案管理人員的重視。在現今的大環(huán)境下，推動檔案管理的信息化建設是順應潮流的做法。但需要注意的是，檔案的信息化建設不是一步到位的，在推動信息化建設時，要做到理性思考，積極結合現有的外部環(huán)境以及檔案管理的實際情況開展相關工作。另外，政府對檔案信息化建設也投注了足夠的關注，在國家檔案規(guī)劃中逐步列入信息化工作，從而推動檔案信息化建設獲得新的發(fā)展。本文主要分析了檔案信息化建設的內涵，并在此基礎上探討了傳統檔案管理過程中存在的問題，以及該采取何種措施推動檔案信息化得到更好建設。

關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化建設；思考

檔案信息化建設指的是通過對各種信息技術手段的應用，使得檔案管理的現代化水平以及工作效率大大提升。這是結合檔案管理工作的實際情況，對檔案管理工作的現代化水平進行提升的有效方式[1]。運用新的管理理念來對檔案管理工作進行完善，使得檔案的服務功能得以實現，促使檔案管理更好為人們服務。在對檔案信息化建設進行推動之前，只有對檔案管理工作的信息化建設有個明確認識，才能更加科學有效地采取措施推動檔案進行的信息化建設，避免檔案管理工作中存在的各種問題。

1 傳統檔案管理的不足

1.1 基礎資料存在流失風險

隨著市場經濟的不斷發(fā)展，現代企業(yè)的經營管理活動也日漸復雜，十分強調細節(jié)及過程管理，從而為復雜化的經營管理活動形成大量的過程性及基礎性資料，且在日常工作中應用較多，保存價值較大[2]。但是由于基礎資料的數量較大，將這些基礎資料全部納入至企業(yè)的檔案庫管理需要占用大量資源，且需要使用時調閱不便，這種管理方法并不現實。因此，企業(yè)的檔案管理部門一般在收集資料時只收集結果性資料或是重要程度較高的資料。對重要性較低的資料一般是由各部門或經辦人具體負責保管。但企業(yè)各部門資料保管人員缺乏專業(yè)能力及管理手段，且企業(yè)人員流動性較大，隨著時間的不斷推移，這些資料都存在流失風險，在日常工作中導致出現一定重復性，不利于企業(yè)的經營發(fā)展。

1.2 傳統的檔案管理已經不適應信息化發(fā)展需求

隨著信息技術的不斷發(fā)展，它在社會生活中也得到了廣泛應用。傳統的檔案管理方式及所使用的技術手段顯然已經不能適應企業(yè)發(fā)展。加上辦公自動化系統現今在企業(yè)中也得到廣泛應用，且文檔一體化進程不斷加快，檔案資料現今正以一種十分快速的速度向數字化及電子化方向發(fā)展，許多大型企業(yè)都開始采用電子郵件等方式在企業(yè)內部傳遞信息[3]。從這種趨勢來看，信息化檔案勢必將取代原有的檔案管理成為未來檔案管理的主要形式，可以說，現今的檔案信息化建設已經成為企業(yè)檔案管理迫在眉睫的改革。

2 企業(yè)如何開展檔案管理信息化建設

2.1 增強檔案管理意識

企業(yè)開展檔案信息化管理依賴于檔案人員自身專業(yè)素質的提高。因此，企業(yè)應該努力建設一批高效、創(chuàng)新、德才兼?zhèn)?、有責任心的檔案管理人才隊伍。這時保證企業(yè)檔案創(chuàng)新工作的必然一步，也是檔案管理實現持續(xù)化發(fā)展的根基所在。檔案信息化管理核心就是實現計算機技術應用，即檔案計算機管理[4]。要想實現檔案信息化管理，首先需要引進一批高知識、擁有先進水平的專業(yè)管理人員，從而對企業(yè)內部的檔案管理隊伍進行充實。為了保證在現今時代下，人類活動歷史得以被真實保存，檔案管理者還需要使用現代化檔案管理手段，對計算機管理及電子文件的管理歸檔技能進行熟練掌握，并熟練使用各種辦公設備。出于這種要求，就必須對檔案工作人員實施基礎知識教育及檔案專業(yè)教育，使得檔案工作人員具備較高的素質，保持強烈的創(chuàng)新精神，從而促進企業(yè)檔案管理信息化建設的發(fā)展。

2.2 實施標準化建設

檔案信息化標準規(guī)范主要有電子檔案管理、檔案信息資源描述管理及電子文件歸檔等。檔案信息采集的標準化要求信息在標引時，按照國家檔案局發(fā)布的相關制度開展工作。另外，企業(yè)檔案管理工作也應該積極參與到國際上的質量認證體系貫標活動中，利用新型的規(guī)章制度，加快實現自身的信息化管理，從而推動企業(yè)檔案信息化管理的發(fā)展[5]。企業(yè)還應當根據企業(yè)發(fā)展的實際情況，建立數字化檔案管理制度，對電子檔案的數據及存儲、信息利用安全等做出具體規(guī)定?？梢罁髽I(yè)檔案的實際特點，建立信息數據庫，如產品檔案數據庫。并集合企業(yè)產品開發(fā)、研制及生產銷售過程中產生的信息，為企業(yè)產品技術創(chuàng)新提供一定參考。同時，企業(yè)檔案部門需要全面參與到信息化建設過程中，接入企業(yè)實際管理流程中，加強對各種文件材料的管理，保證電子檔案與紙質檔案有較強的一致性，進而實現檔案資料的真實性及有效性。

2.3 提高檔案管理人員的水平

企業(yè)檔案管理離不開工作人員的參與，作為企業(yè)的檔案管理人員，需要在日常工作中不斷提升自身的管理水平[5]。此外，企業(yè)需要加強對檔案管理人員進行信息化管理知識方面的培訓，定期對工作人員進行宣教，逐步提升檔案管理人員對檔案管理的重視，提高檔案管理人員信息化管理的專業(yè)水平及技能，從而實現企業(yè)在檔案管理方面的科學化。

3 結語

綜上所述，隨著市場經濟發(fā)展的迅速，提高我國企業(yè)的檔案管理信息化水平是順應時代發(fā)展的需要，對于我國檔案管理工作朝著一個更加制度化以及系統化方向發(fā)展具有重要意義。并且通過提高我國企業(yè)檔案管理的信息化對于改進傳統檔案管理中的漏洞也具有重要作用。因此，提高我國企業(yè)檔案管理工作的信息化勢在必行。通過將檔案管理的方式進行轉變，使得企業(yè)檔案管理制度體系進一步完善，最終實現企業(yè)檔案管理工作的科學化水平提高。

參考文獻

[1]靳秀華.關于企業(yè)檔案管理信息化建設的思考[J].蘭臺世界，2014，S1：72-73.

[2]劉捷.中小企業(yè)檔案管理信息化建設思考[J].湖南科技學院學報，2014，3508：184-187.

[3]王若琪.企業(yè)檔案管理信息化建設的思考[J].中國管理信息化，2017，2011：123-124.

[4]茆玲玲.企業(yè)檔案管理信息化建設思考——以江南電子通信研究所為例[J].機電兵船檔案，2015，02：4-5.

[5]李靜.大數據背景下企業(yè)檔案信息化管理建設的思考[J].管理觀察，2015，27：117-118.