關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考

陳偉

摘 要：隨著社會(huì)發(fā)展的迅速，推動(dòng)了信息化進(jìn)程的發(fā)展。在信息化環(huán)境下，檔案管理的信息化也越來(lái)越引起檔案管理人員的重視。在現(xiàn)今的大環(huán)境下，推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)是順應(yīng)潮流的做法。但需要注意的是，檔案的信息化建設(shè)不是一步到位的，在推動(dòng)信息化建設(shè)時(shí)，要做到理性思考，積極結(jié)合現(xiàn)有的外部環(huán)境以及檔案管理的實(shí)際情況開(kāi)展相關(guān)工作。另外，政府對(duì)檔案信息化建設(shè)也投注了足夠的關(guān)注，在國(guó)家檔案規(guī)劃中逐步列入信息化工作，從而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)獲得新的發(fā)展。本文主要分析了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，并在此基礎(chǔ)上探討了傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，以及該采取何種措施推動(dòng)檔案信息化得到更好建設(shè)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)；思考

檔案信息化建設(shè)指的是通過(guò)對(duì)各種信息技術(shù)手段的應(yīng)用，使得檔案管理的現(xiàn)代化水平以及工作效率大大提升。這是結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平進(jìn)行提升的有效方式[1]。運(yùn)用新的管理理念來(lái)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，使得檔案的服務(wù)功能得以實(shí)現(xiàn)，促使檔案管理更好為人們服務(wù)。在對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行推動(dòng)之前，只有對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)有個(gè)明確認(rèn)識(shí)，才能更加科學(xué)有效地采取措施推動(dòng)檔案進(jìn)行的信息化建設(shè)，避免檔案管理工作中存在的各種問(wèn)題。

1 傳統(tǒng)檔案管理的不足

（一）基礎(chǔ)資料存在流失風(fēng)險(xiǎn)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)也日漸復(fù)雜，十分強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)及過(guò)程管理，從而為復(fù)雜化的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)形成大量的過(guò)程性及基礎(chǔ)性資料，且在日常工作中應(yīng)用較多，保存價(jià)值較大[2]。但是由于基礎(chǔ)資料的數(shù)量較大，將這些基礎(chǔ)資料全部納入至企業(yè)的檔案庫(kù)管理需要占用大量資源，且需要使用時(shí)調(diào)閱不便，這種管理方法并不現(xiàn)實(shí)。因此，企業(yè)的檔案管理部門(mén)一般在收集資料時(shí)只收集結(jié)果性資料或是重要程度較高的資料。對(duì)重要性較低的資料一般是由各部門(mén)或經(jīng)辦人具體負(fù)責(zé)保管。但企業(yè)各部門(mén)資料保管人員缺乏專(zhuān)業(yè)能力及管理手段，且企業(yè)人員流動(dòng)性較大，隨著時(shí)間的不斷推移，這些資料都存在流失風(fēng)險(xiǎn)，在日常工作中導(dǎo)致出現(xiàn)一定重復(fù)性，不利于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。

（二）傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不適應(yīng)信息化發(fā)展需求

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，它在社會(huì)生活中也得到了廣泛應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案管理方式及所使用的技術(shù)手段顯然已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。加上辦公自動(dòng)化系統(tǒng)現(xiàn)今在企業(yè)中也得到廣泛應(yīng)用，且文檔一體化進(jìn)程不斷加快，檔案資料現(xiàn)今正以一種十分快速的速度向數(shù)字化及電子化方向發(fā)展，許多大型企業(yè)都開(kāi)始采用電子郵件等方式在企業(yè)內(nèi)部傳遞信息[3]。從這種趨勢(shì)來(lái)看，信息化檔案勢(shì)必將取代原有的檔案管理成為未來(lái)檔案管理的主要形式，可以說(shuō)，現(xiàn)今的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理迫在眉睫的改革。

2 企業(yè)如何開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

企業(yè)開(kāi)展檔案信息化管理依賴(lài)于檔案人員自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提高。因此，企業(yè)應(yīng)該努力建設(shè)一批高效、創(chuàng)新、德才兼?zhèn)洹⒂胸?zé)任心的檔案管理人才隊(duì)伍。這時(shí)保證企業(yè)檔案創(chuàng)新工作的必然一步，也是檔案管理實(shí)現(xiàn)持續(xù)化發(fā)展的根基所在。檔案信息化管理核心就是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，即檔案計(jì)算機(jī)管理[4]。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，首先需要引進(jìn)一批高知識(shí)、擁有先進(jìn)水平的專(zhuān)業(yè)管理人員，從而對(duì)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行充實(shí)。為了保證在現(xiàn)今時(shí)代下，人類(lèi)活動(dòng)歷史得以被真實(shí)保存，檔案管理者還需要使用現(xiàn)代化檔案管理手段，對(duì)計(jì)算機(jī)管理及電子文件的管理歸檔技能進(jìn)行熟練掌握，并熟練使用各種辦公設(shè)備。出于這種要求，就必須對(duì)檔案工作人員實(shí)施基礎(chǔ)知識(shí)教育及檔案專(zhuān)業(yè)教育，使得檔案工作人員具備較高的素質(zhì)，保持強(qiáng)烈的創(chuàng)新精神，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（二）實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要有電子檔案管理、檔案信息資源描述管理及電子文件歸檔等。檔案信息采集的標(biāo)準(zhǔn)化要求信息在標(biāo)引時(shí)，按照國(guó)家檔案局發(fā)布的相關(guān)制度開(kāi)展工作。另外，企業(yè)檔案管理工作也應(yīng)該積極參與到國(guó)際上的質(zhì)量認(rèn)證體系貫標(biāo)活動(dòng)中，利用新型的規(guī)章制度，加快實(shí)現(xiàn)自身的信息化管理，從而推動(dòng)企業(yè)檔案信息化管理的發(fā)展[5]。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，建立數(shù)字化檔案管理制度，對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)及存儲(chǔ)、信息利用安全等做出具體規(guī)定?？梢罁?jù)企業(yè)檔案的實(shí)際特點(diǎn)，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，如產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。并集合企業(yè)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、研制及生產(chǎn)銷(xiāo)售過(guò)程中產(chǎn)生的信息，為企業(yè)產(chǎn)品技術(shù)創(chuàng)新提供一定參考。同時(shí)，企業(yè)檔案部門(mén)需要全面參與到信息化建設(shè)過(guò)程中，接入企業(yè)實(shí)際管理流程中，加強(qiáng)對(duì)各種文件材料的管理，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案有較強(qiáng)的一致性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資料的真實(shí)性及有效性。

（三）提高檔案管理人員的水平

企業(yè)檔案管理離不開(kāi)工作人員的參與，作為企業(yè)的檔案管理人員，需要在日常工作中不斷提升自身的管理水平[5]。此外，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化管理知識(shí)方面的培訓(xùn)，定期對(duì)工作人員進(jìn)行宣教，逐步提升檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視，提高檔案管理人員信息化管理的專(zhuān)業(yè)水平及技能，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)在檔案管理方面的科學(xué)化。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的迅速，提高我國(guó)企業(yè)的檔案管理信息化水平是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，對(duì)于我國(guó)檔案管理工作朝著一個(gè)更加制度化以及系統(tǒng)化方向發(fā)展具有重要意義。并且通過(guò)提高我國(guó)企業(yè)檔案管理的信息化對(duì)于改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理中的漏洞也具有重要作用。因此，提高我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的信息化勢(shì)在必行。通過(guò)將檔案管理的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使得企業(yè)檔案管理制度體系進(jìn)一步完善，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)化水平提高。

參考文獻(xiàn)

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