數(shù)字化管理手段在人事檔案管理環(huán)節(jié)的應(yīng)用體現(xiàn)

趙瑩輝

摘 要：現(xiàn)階段，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，已經(jīng)將人類的日常辦公由原有的單一人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒皵?shù)字化管理。人事檔案在社會(huì)人事工作開(kāi)展中占據(jù)重要的基礎(chǔ)地位，在人事檔案管理中，應(yīng)立足信息化時(shí)代特點(diǎn)，努力探求數(shù)字化處理及管理手段的應(yīng)用，從而提高人事檔案儲(chǔ)存與利用的效率。本文從人事檔案數(shù)字化管理面臨的難點(diǎn)入手，重點(diǎn)剖析數(shù)字化管理手段在人事檔案管理環(huán)節(jié)的應(yīng)用途徑，希望可以起到一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；人事檔案管理；應(yīng)用；途徑

所謂的人數(shù)檔案數(shù)字化管理就是借助于計(jì)算機(jī)等新媒介，通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤、光盤及其他信息存儲(chǔ)形式，將人事檔案中的基本信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)格式的文本或圖像[1]。人事檔案管理的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了由原有的紙質(zhì)存檔向無(wú)紙化可備份存檔方式的轉(zhuǎn)變，其憑借空間占用面積小、信息提取及共享率高、信息儲(chǔ)存容量巨大等優(yōu)點(diǎn)，逐漸被眾多企事業(yè)單位檔案管理部門采用，在人事檔案管理中起到了事半功倍的作用。

1 人事檔案數(shù)字化管理在實(shí)際應(yīng)用中面臨的難點(diǎn)分析

（一）人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

人事檔案管理要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化操作，首先需要統(tǒng)一的數(shù)字化管理系統(tǒng)或標(biāo)準(zhǔn)，從而使紙質(zhì)人事檔案能夠科學(xué)得以分類、篩選、編碼、傳輸、掃描和儲(chǔ)存。在此過(guò)程中，要實(shí)現(xiàn)一個(gè)系統(tǒng)到另一個(gè)系統(tǒng)的識(shí)別及驗(yàn)證，形成方便人們閱讀的電子版文本，就需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式的數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)。受限于我國(guó)人事檔案數(shù)字化開(kāi)展較晚這一因素，在人事檔案的協(xié)調(diào)、管理、維護(hù)、存儲(chǔ)及調(diào)用上，尚未形成標(biāo)準(zhǔn)制式的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，由此會(huì)導(dǎo)致人事檔案數(shù)字信息常出現(xiàn)格式不一，兼容性差的現(xiàn)象，最終不利于人事檔案的資源共享?；谌耸聶n案數(shù)字化管理的網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)建設(shè)勢(shì)在必行。

（二）技術(shù)處理過(guò)程繁復(fù)，成本較高

人事檔案數(shù)字化管理涉及到的檔案類型較多，檔案的流動(dòng)性大，如各類的工資報(bào)表、學(xué)籍信息、職務(wù)表格、考核表等，都需要實(shí)時(shí)做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集及錄入，在此過(guò)程中還需要人事檔案管理員對(duì)檔案的真實(shí)情況，準(zhǔn)確情況進(jìn)行鑒定，完成此項(xiàng)工作后，還要做好人事檔案信息的分類、編碼、掃描。尤為關(guān)鍵的一點(diǎn)是，在對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換時(shí)，要確保圖像掃描的質(zhì)量，將紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行準(zhǔn)確化提取，提高人事檔案數(shù)字信息或數(shù)據(jù)的完整性和精準(zhǔn)性[2]。這一過(guò)程需要將人事檔案中的文字、公章、表格等各類信息要素進(jìn)行完整清晰呈現(xiàn)，避免出現(xiàn)電子版本檔案信息的失真，最終造成數(shù)字信息與紙質(zhì)信息的不匹配。此外，眾多人事檔案材料在紙質(zhì)格式及紙型尺寸上也各有差異，這也會(huì)提高技術(shù)處理的成本，延伸到軟件引入、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、系統(tǒng)維保等諸多方面，更是需要資金成本及技術(shù)成本的實(shí)時(shí)跟進(jìn)。

（三）人事檔案數(shù)字化管理專業(yè)人員數(shù)量少，崗位勝任力差

各類企事業(yè)單位在日常事務(wù)管理中，通常將人事檔案管理崗位末尾化，基于人事檔案管理重視性不強(qiáng)，這就導(dǎo)致人事檔案管理僅停留在資料的保存方面，在檔案材料的提取及利用上，耗時(shí)過(guò)長(zhǎng)，效率不高。在資金投入，人員保障等方面受到限制的情況下，人事檔案數(shù)字化管理人員建設(shè)不免陷入捉襟見(jiàn)肘的被動(dòng)局面。另外，實(shí)行人事檔案數(shù)字化管理時(shí)，牽扯到大量的數(shù)據(jù)錄入，某些檔案文件也帶有密級(jí)，要全面推行數(shù)字化的人事檔案管理，需要在崗位設(shè)置上形成數(shù)字檔案信息錄入管理員、數(shù)字檔案信息監(jiān)督員、數(shù)字檔案信息保密員相結(jié)合的人員架構(gòu)體系，而從實(shí)際情況看，人事檔案數(shù)字化管理專業(yè)人員數(shù)量少，在崗位的勝任力上也存在不足和缺陷。

2 數(shù)字化管理手段在人事檔案管理環(huán)節(jié)的應(yīng)用途徑探究

（一）建立完備的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案數(shù)字化管理大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)

人事檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)是要借助信息技術(shù)水平，建立并逐漸完善人事檔案數(shù)字化管理大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，在這一網(wǎng)絡(luò)及平臺(tái)中，國(guó)家檔案管理部門要牽頭，分計(jì)劃步驟地做好人事檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)制定，統(tǒng)一人事檔案數(shù)字化存錄、調(diào)取、傳輸格式。在人事檔案電子化信息的存貯上，可以借助統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制式的管理系統(tǒng)或軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)自動(dòng)化程度較高的管理軟件來(lái)達(dá)到對(duì)各部位人事信息從存到傳再到用的快捷化操作，并由點(diǎn)及面地在全國(guó)人事檔案管理部門中推行實(shí)施。在存儲(chǔ)空間的壓縮上，可以經(jīng)由縮微技術(shù)來(lái)達(dá)成[3]。在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)搭建后，可以進(jìn)一步尋求海量數(shù)據(jù)庫(kù)的建立及更新，同步做好維保工作。為了能夠系統(tǒng)全面地獲取實(shí)時(shí)人事檔案信息，各企事業(yè)單位可以設(shè)立以人事檔案信息數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)掃描、數(shù)據(jù)對(duì)接的基礎(chǔ)管理崗位，定期收集及處理零散的人事檔案信息，進(jìn)而將這些信息加以連接，一方面節(jié)約成本，另一方面由此構(gòu)建更廣范圍內(nèi)的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)共享格局。例如，在人事檔案信息分類后，可以通過(guò)設(shè)置檔案編號(hào)的形式，將編號(hào)與檔案信息主體人員的身份ID就以貫通印證，使人事信息在流動(dòng)當(dāng)中，可以隨時(shí)得到大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺(tái)的跟蹤調(diào)度，避免人事檔案信息靈碎片化，無(wú)序化情況出現(xiàn)。

人事檔案數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)結(jié)構(gòu)組織示意圖

（二）加強(qiáng)重視，加大投入

實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，無(wú)論是檔案材料電子信息積累，還是軟件的開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)行搭建，工作量大，任務(wù)繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人員、技術(shù)和資金[4]。要把人事檔案數(shù)字化建設(shè)列入單位整體發(fā)展規(guī)劃，充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案信息化管理的重要意義，分步驟、有重點(diǎn)地推進(jìn)實(shí)施，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的“大數(shù)據(jù)夢(mèng)”。

（三）培養(yǎng)和造就一支適應(yīng)人事檔案數(shù)字化發(fā)展需要的高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

檔案信息化建設(shè)亟須具有綜合職業(yè)能力和全面素質(zhì)的人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的全方位要求[5]。面對(duì)新形勢(shì)、新要求，管理人員要轉(zhuǎn)變檔案“你送我裝，你來(lái)我查”的“守?cái)偸介e人”的陳舊觀念，建立健全科學(xué)合理的檔案人才引進(jìn)和培養(yǎng)體系，新引進(jìn)人才要注重其專業(yè)背景，諸如力爭(zhēng)引進(jìn)具有檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)背景的人才。引育結(jié)合，對(duì)現(xiàn)有的非專業(yè)背景的員工，要加大專業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案管理人員不但精通人事檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，而且還熟知計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，不斷提升專業(yè)知識(shí)水平，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬服務(wù)視野，更好地為新時(shí)期組織人事工作服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代社會(huì)，人事檔案管理重要性依然突出，在人事檔案管理過(guò)程中，順應(yīng)新時(shí)期信息化技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r，采用數(shù)字化管理手段，可以極大地提高管理的便捷性，降低人事檔案管理的人力及財(cái)力成本。在數(shù)字化管理手段具體實(shí)施中，要注重從系統(tǒng)架構(gòu)構(gòu)建、資金及人力投資、專業(yè)管理人員培養(yǎng)三個(gè)方面入手，多管齊下，提高人事檔案管理的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。

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