人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理的有效性探討

摘 要：眾所周知，人事檔案管理是人力資源和社會(huì)保障局的基本職能之一。人事檔案是辦理各項(xiàng)人社業(yè)務(wù)的重要載體，在辦理人員調(diào)動(dòng)、職務(wù)晉升、繳納保險(xiǎn)等工作時(shí)發(fā)揮著重要作用。近年來，基于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)人事檔案管理工作人員的專業(yè)要求已經(jīng)有所提高，但在新時(shí)期背景下，人事檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，才能保證與效率提高需求相適應(yīng)。基于此，文章將人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理作為重點(diǎn)研究對(duì)象，闡述其有效性問題，希望對(duì)人事檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：人力資源；社會(huì)保障局；人事檔案管理；有效性

人力資源和社會(huì)保障局在開展人事檔案管理工作的過程中，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案在人才儲(chǔ)備以及未來發(fā)展方面占據(jù)的重要地位，不斷強(qiáng)化對(duì)既有工作人員的管理力度。當(dāng)前，人事檔案管理工作仍存在諸多不足之處，在今后發(fā)展中，應(yīng)積極構(gòu)建健全的人事檔案管理制度，將人自身的能動(dòng)性充分發(fā)揮出來，以保證人事檔案管理工作的有效性。由此可見，深入研究并分析人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理的有效性具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

1 現(xiàn)階段人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理工作問題闡釋

人事檔案管理工作的作用十分重要，當(dāng)前，人力資源和社會(huì)保障局已經(jīng)在長期發(fā)展的過程中總結(jié)了相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)。但仍需正確認(rèn)知的是，在檔案內(nèi)容收集和檔案管理等方面，仍存在一定的問題，導(dǎo)致了人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理工作的開展受到了嚴(yán)重的制約，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 人檔分離與棄檔不用問題突出

近年來，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的過程中，社會(huì)制度深化改革，使得私營經(jīng)濟(jì)在市場(chǎng)中的比重不斷增加，所以人才資源配置市場(chǎng)化趨勢(shì)愈加突出。對(duì)于私營企業(yè)而言，業(yè)主和雇員并不需要人事檔案[1]。長此以往，大部分人都忽視了人事檔案的重要作用，出現(xiàn)了人檔分離與棄檔不用的情況。當(dāng)前，很多企業(yè)人員檔案已成死檔，沒有人去過問。但是，被遺棄的檔案不能不管理，因而也直接對(duì)人事檔案管理工作的效率產(chǎn)生了直接的影響。

1.2 人事檔案內(nèi)容簡單且信息量不豐富

檔案材料補(bǔ)充收集是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，具體工作中嚴(yán)格執(zhí)行《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號(hào)）等有關(guān)規(guī)定，歸檔范圍主要包括履歷材料、自傳、考核、學(xué)歷、入黨材料、獎(jiǎng)勵(lì)、錄用、工資與任免等。在國內(nèi)用人制度深化改革和完善的背景下，人員考核機(jī)制不斷發(fā)展和健全，但在實(shí)踐工作中，人事檔案材料當(dāng)中有關(guān)人才類型、工作成就以及個(gè)性特點(diǎn)和技術(shù)專長等方面材料信息并不充足，企業(yè)、單位報(bào)送材料不及時(shí)，導(dǎo)致個(gè)人檔案中信息量嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)。

1.3 人事檔案管理模式滯后

傳統(tǒng)的干部人事檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案對(duì)保存條件有嚴(yán)格的要求，對(duì)檔案室面積、溫度、濕度、保管年限都有具體規(guī)定，很多檔案室的保存條件還達(dá)不到規(guī)定要求。目前，國內(nèi)大部分地區(qū)人事檔案管理工作并未引入現(xiàn)代化技術(shù)方式，也沒有針對(duì)信息展開有效的分類與歸納。長此以往，使得查閱人事檔案的難度顯著增加，難以將其作用充分地發(fā)揮出來。

1.4 管理機(jī)構(gòu)與人員安全意識(shí)薄弱

部分人力資源和社會(huì)保障局在建設(shè)人事檔案信息化的過程中，因其自身安全意識(shí)薄弱，且對(duì)于信息技術(shù)安全未形成正確地認(rèn)知與了解，所以操作不合理的問題經(jīng)常發(fā)生，在實(shí)際使用方面也存在軟件安全漏洞的問題，最終致使電腦出現(xiàn)癱瘓，被黑客亦或是病毒攻擊，甚至還會(huì)引發(fā)檔案信息的大量丟失，嚴(yán)重影響人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2 增強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理有效性的路徑

根據(jù)上文對(duì)人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理工作存在問題的研究與分析，可以發(fā)現(xiàn)，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，增強(qiáng)工作開展的質(zhì)量與效率，將人事檔案作用充分發(fā)揮出來，就必須積極采取有效的措施，可以借鑒以下幾點(diǎn)措施：

2.1 建立檔案管理中心，分級(jí)別管理人事檔案

在人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理工作開展的過程中，應(yīng)全面衡量社會(huì)的發(fā)展需求，結(jié)合各類社會(huì)群體個(gè)性化需求，針對(duì)人事檔案展開分類化地管理，將人社局管理的人事檔案全部整合，統(tǒng)一管理，根據(jù)人員類別區(qū)分干部檔案和企業(yè)工人檔案。在實(shí)踐過程中，一定要及時(shí)處理死檔與棄檔，并且增強(qiáng)人事檔案便捷性以及可流動(dòng)性，以保證人事檔案在人才流動(dòng)方面價(jià)值的有效彰顯[2]。在對(duì)以上措施合理應(yīng)用的基礎(chǔ)上，能夠?qū)⒏嗟木性谌耸聶n案管理工作當(dāng)中，并且實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作質(zhì)量與效率，使得人事檔案管理工作的重要作用在人才流動(dòng)以及社會(huì)發(fā)展中有效發(fā)揮出來，進(jìn)而為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全面可持續(xù)發(fā)展提供必要的支持。

2.2 全面收集人事檔案需投檔材料

在實(shí)踐過程中，應(yīng)高度重視收集人事檔案利用信息的作用，及時(shí)補(bǔ)充收集十類必須入檔的材料，并且將個(gè)性特點(diǎn)、人才類型以及技術(shù)專長等信息也作為重點(diǎn)收集對(duì)象，以確保人事檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展需求相適應(yīng)。

2.3 建立健全人事檔案管理制度

人力資源和社會(huì)保障局需要在短時(shí)間內(nèi)構(gòu)建統(tǒng)一化的人事檔案管理模式，制定相應(yīng)的管理制度，注重人事檔案管理工作的重要作用，以確保在人事檔案產(chǎn)生并成形的整個(gè)過程中具備能夠參考的規(guī)范以及制度[3]。與此同時(shí)，要對(duì)人事檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格地規(guī)范，盡可能確保人事檔案內(nèi)容與法律法規(guī)相關(guān)要求吻合，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的實(shí)際需求。這樣一來，才能夠保證人事檔案使用效率與可使用率得以全面提高。

2.4 增強(qiáng)安全意識(shí)與業(yè)務(wù)能力

人事檔案管理工作操作人員在開展工作的過程中，應(yīng)不斷增強(qiáng)個(gè)人業(yè)務(wù)能力與水平，嚴(yán)格按照單位制定的人事檔案管理、調(diào)閱等程序進(jìn)行處理，完善人事檔案責(zé)任落實(shí)制度。單位要根據(jù)具體情況將責(zé)任落實(shí)到具體個(gè)人，以責(zé)任來加強(qiáng)檔案管理人員的保管意識(shí)。另外，充分利用業(yè)余的時(shí)間對(duì)有關(guān)計(jì)算機(jī)安全防范技術(shù)知識(shí)進(jìn)行全面學(xué)習(xí)，在對(duì)高新技術(shù)手段予以合理運(yùn)用的基礎(chǔ)上，有效地增強(qiáng)人事檔案管理工作的安全水平。

3 結(jié)束語

綜上所述，在新時(shí)期背景下，科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了全面可持續(xù)發(fā)展，并進(jìn)入到攻堅(jiān)階段。伴隨相關(guān)技術(shù)應(yīng)用于完善，國內(nèi)人事檔案管理工作的質(zhì)量與效果也明顯加強(qiáng)。然而，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，卻始終存在一定的問題，最典型的就是如果管理人員忽視人事檔案管理的重要性，人事檔案管理工作人員自身專業(yè)知識(shí)不豐富，就會(huì)對(duì)人事檔案管理工作的開展產(chǎn)生負(fù)面影響?；诖?，上文深入研究并探討了新時(shí)期背景下人事檔案管理工作有效性的問題，并根據(jù)當(dāng)前人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理工作存在的問題，提出了具有可行性的增強(qiáng)與改進(jìn)策略，以期能夠?yàn)槿耸聶n案管理工作的未來發(fā)展提供有價(jià)值的參考依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王雪瑩.試論新時(shí)期人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理的有效性[J].西部皮革，2016，38（2）：143.

[2]趙玲.從人力資源管理角度分析人事檔案管理[J].魅力中國，2014（17）：9-9.

[3]李靜，張玉.試論新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理工作[J].中國科技投資，2016（4）：147.

作者簡介

邵文婷（1988-），女，漢，檔案助理館員，本科，人事檔案管理 莒縣人力資源和社會(huì)保障局人事培訓(xùn)考試中心。