論企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)及防控措施

【摘 要】企業(yè)合同管理，是企業(yè)通過建立、健全合同管理規(guī)章制度，對企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程所涉及的各類合同的簽訂、履行、糾紛處理等活動(dòng)及相關(guān)流程進(jìn)行規(guī)范化管理，以期預(yù)防合同風(fēng)險(xiǎn)、化解合同糾紛，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，保護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；合同管理；風(fēng)險(xiǎn)

由于合同是各類市場主體之間的進(jìn)行自由交易主要手段和方式，作為市場經(jīng)濟(jì)的最重要參加者和主要主體之一的企業(yè)，只要進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，就不得不和各種合同打交道；加之由于我國市場經(jīng)濟(jì)體制尚不完善，誠信意識(shí)普遍缺失，合同風(fēng)險(xiǎn)愈來愈成為企業(yè)面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)之一。企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)控制能力的低下，輕則會(huì)蒙受不必要的經(jīng)濟(jì)損失，重則甚至?xí)蛊髽I(yè)面臨滅頂之災(zāi)，這絕不是危言聳聽。在此現(xiàn)實(shí)背景中，合同風(fēng)險(xiǎn)控制能力是企業(yè)及其管理人員的一門“必修課”，也是衡量一個(gè)企業(yè)管理水平重要指標(biāo)。

嚴(yán)格意義上的合同管理，應(yīng)當(dāng)包括對合同的簽訂、履行、變更與解除、糾紛處理、合同檔案管理等環(huán)節(jié)全過程的管理。通俗地講，就是對合同“從生到死”的全過程管理。

一、合同管理的內(nèi)容

合同管理應(yīng)該是全過程的、全方位的，合同管理應(yīng)包括以下5個(gè)方面的具體內(nèi)容：

1.合同管理人員的培訓(xùn)教育

企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)法制隊(duì)伍的建設(shè)，負(fù)責(zé)合同管理的人員應(yīng)該具備良好的法律知識(shí)，最好是法律專業(yè)人才或者法務(wù)從業(yè)人員，如實(shí)際條件無法實(shí)現(xiàn)，也要加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。

2.履行監(jiān)督和結(jié)算管理

首先，為了保證合同及時(shí)有效履行，防止發(fā)生違約行為，要做好合同簽訂后的監(jiān)督工作。其次，合同結(jié)算也非常重要，需要財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門密切配合，做好合同結(jié)算管理。

3.規(guī)章制度的建立

企業(yè)應(yīng)該建立適用實(shí)際需求的合同管理制度，明確合同簽訂的范圍、職責(zé)、流程，建立科學(xué)有效的管理模式。

4.合同的談判與簽訂

應(yīng)當(dāng)包括對交易對象資信情況的調(diào)查、交易背景和價(jià)格的調(diào)查、交易的可行性調(diào)查、交易模式的設(shè)定、交易涉及法律和政策規(guī)定的評價(jià)、談判方案的確定、交易談判、合同文本的起草和審查、簽約等內(nèi)容及流程的管理。

5.違約糾紛的處理

完善合同糾紛的預(yù)警、防范及糾紛處理流程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、預(yù)防、處理可能發(fā)生和已經(jīng)發(fā)生的合同糾紛。

二、合同管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)有以下幾方面：

1.不簽訂正式的書面合同

現(xiàn)代社會(huì)中，簽訂書面合同是合同雙方約定的重要憑證，具有極其重要的意義。原則上簽訂合同需采用書面的形式，簽訂正式的合同。合同必須由雙方有權(quán)人簽訂，蓋雙方有效印鑒方可生效，合同簽訂后必須取得合同原件并進(jìn)行有效保管。

2.合同文本存在大量缺陷

首先，企業(yè)常規(guī)業(yè)務(wù)合同應(yīng)建立制式合同模板，以保護(hù)己方利益為前提，充分考慮公司的業(yè)務(wù)行為可能面臨的法律問題和風(fēng)險(xiǎn)，避免己方可能發(fā)生的損失。其次，企業(yè)制定制式合同模板，不僅可以減少交易風(fēng)險(xiǎn)，還能節(jié)省交易成本，避免以后可能出現(xiàn)的糾紛。在起草制式合同時(shí)，要認(rèn)真考慮每一條款的內(nèi)容，斟酌措辭，避免錯(cuò)漏。

3.對于合同履行情況的監(jiān)控不夠

現(xiàn)代社會(huì)許多企業(yè)缺少合同履行情況的監(jiān)控措施，沒有建立合同管控的部門和制度，不能有效規(guī)范企業(yè)的簽約行為，無法在合同履約過程中起到良好的監(jiān)督作用。

4.缺少可行性分析

企業(yè)在簽約前要對簽約方進(jìn)行盡職調(diào)查，包括企業(yè)的背景資料、資信情況、履約能力等等，如在簽訂合同前不進(jìn)行以上調(diào)查和分析，則有可能造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失和法律糾紛。

5.沒有統(tǒng)一的合同管理制度

企業(yè)應(yīng)該建立自己的合同管理制度，科學(xué)構(gòu)建合同管理體系。企業(yè)如不能建立有效的合同管理制度，將不能科學(xué)有效的防范合同風(fēng)險(xiǎn)，一旦發(fā)生合同糾紛有可能造成不必要的損失。

三、合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范和控制措施

1.建立完善的合同管理機(jī)制，明確合同管理的任務(wù)

要想做好合同的管理工作，有效地防范風(fēng)險(xiǎn)，在合同的管理過程中，就必須要明確劃分各部門的責(zé)任，各部門通力合作，有效的防范合同風(fēng)險(xiǎn)。

督促各相關(guān)的業(yè)務(wù)部門落實(shí)自身工作，通力合作，共同防范合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，一方面，企業(yè)要加強(qiáng)法律專業(yè)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，并配備具有專業(yè)知識(shí)的工作人員，使之承擔(dān)起合同管理的任務(wù)，同時(shí)還要明確部門的具體職責(zé)；另一方面，業(yè)務(wù)部門也需要配合法務(wù)部門開展工作。各部門承擔(dān)好自己的職責(zé)，通力合作，積極配合，才能有效的建立合同風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。

2.制定合同格式文本，掌握文本選擇的主動(dòng)權(quán)

企業(yè)自己制定合同范本，主要是為了節(jié)約交易成本，提高經(jīng)濟(jì)效率，避免日后可能會(huì)出現(xiàn)的爭議，即使出現(xiàn)爭議，也可以掌握主動(dòng)權(quán)。此外，爭取合同的起草權(quán)，也能夠在合同中優(yōu)先考慮己方利益，對企業(yè)做到更好的保護(hù)。對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的常用合同，企業(yè)應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)的合同格式文本。對于其他合同，一般應(yīng)由合同業(yè)務(wù)部門起草，企業(yè)法律部門再配合修改；重大合同最好由企業(yè)法律部門牽頭，會(huì)同合同業(yè)務(wù)部門及其他相關(guān)職能部門共同起草。

3.完善合同管理制度體系，使企業(yè)的合同管理做到有規(guī)可依

企業(yè)應(yīng)該在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，針對自身的行業(yè)特點(diǎn)制定合適的合同管理制度，明確各部門職責(zé)、處理合同的流程和方式方法。另外，要注意合同專用章的使用和保管，避免合同專用章的濫用。企業(yè)對外簽訂合同一定要有嚴(yán)格的授權(quán)和審批，防范合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

4.重視重大合同的可行性研究

對于重大合同，在對合同文本審查的同時(shí)，也要對合同背景進(jìn)行調(diào)查。由企業(yè)法律部門牽頭，組織由企業(yè)高管人員、專業(yè)技術(shù)人員、法律人員、財(cái)務(wù)人員組成的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，對合作方的主體資格、資信、履約能力等方面進(jìn)行實(shí)地的調(diào)查，做出風(fēng)險(xiǎn)的總體評估。這種審查不是形式上的審查，而是要確認(rèn)對方是一個(gè)合法的法律主體，具備相關(guān)從業(yè)資格、完整的履約能力、技術(shù)條件是否過關(guān)等等。如果是特別重大合同，可以考慮聘請專業(yè)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查，由其出具盡職調(diào)查報(bào)告。對于工程項(xiàng)目和重大采購合同，在必要的條件和要求下，要運(yùn)用“招投標(biāo)”過程，明確項(xiàng)目的核心內(nèi)容和要求，來避免合同中出現(xiàn)重大缺陷，否則一旦合同簽訂，后期的合同管理無法糾正合同文本的關(guān)鍵性缺陷和問題。

5.嚴(yán)把合同審核關(guān)，重視合同訂立和履行的監(jiān)督和管理

合同簽訂前，首先要爭取合同文本的起草權(quán)，合同文本起草完成后，須由合同歸口管理部門提交給企業(yè)法律顧問或?qū)I(yè)律師，法律顧問或律師對合同草案進(jìn)行審查后，提出修改意見并反饋給合同管理人員。合同管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照法律意見進(jìn)行相應(yīng)的修改。尤其要注意的是，對于格式文本合同，不能接受合同內(nèi)容中有明顯傾向?qū)Ψ降臈l款。對依法簽訂生效的合同，合同執(zhí)行部門要嚴(yán)格根據(jù)合同條款履行合同，不得單方面擅自變更或修改，凡經(jīng)雙方同意的改動(dòng)內(nèi)容，必須簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，作為合同附件進(jìn)行管理。合同管理部門應(yīng)做好合同履行的檢查工作，監(jiān)督合同履行情況，對不能夠按時(shí)完成的合同，及時(shí)反饋給責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，并要求立即采取補(bǔ)救措施，防止合同違約。

四、結(jié)論

總之，在企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)中，各個(gè)環(huán)節(jié)都與合同相關(guān)。有效的合同管理可以給企業(yè)帶來財(cái)富，不良的合同管理也可能造成虧損。對于合同的管理絕不能等閑視之，大意麻痹。企業(yè)要想有效的防范合同風(fēng)險(xiǎn)，就要建立專業(yè)的法律管理部門和有效的合同管理制度，在各部門高效配合的基礎(chǔ)上共同做好合同管理的把關(guān)工作，降低合同損失的可能性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。

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作者簡介：

李楊（1983—），女，吉林省松原市人，工作單位：京能集團(tuán)財(cái)務(wù)有限公司，職務(wù)：風(fēng)險(xiǎn)管理部主管，研究方向：金融、法務(wù)。