高校教學檔案管理的創(chuàng)新模式思考探析

郭婷

摘 要：高校教學檔案種類繁多，數(shù)量龐大，從專業(yè)培養(yǎng)方案到教師講課記錄再到學生成績登錄，形形色色，客觀有效的反應高校歷年的教學活動，對展現(xiàn)高校教學歷史與高校教學改革歷程具有重要的參考價值。進入二十一世紀，電子信息的飛速發(fā)展將人類社會帶入了互聯(lián)網(wǎng)+的時代，計算機、校園網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校的普及給高校教學檔案管理工作提出了新的要求，運用數(shù)字化手段創(chuàng)新高校教學檔案管理工作勢在必行。針對當前高校的教學檔案管理工作在制度上、部門之間的協(xié)調(diào)和部門管理水平等方面存在的問題，通過樹立高校教學檔案管理創(chuàng)新意識，建立高校教學檔案管理標準與管理制度，規(guī)范高校教學檔案內(nèi)容及分類，建立高校教學檔案管理體系，做好教學檔案信息平臺建設(shè)工作，加快高校教學檔案管理工作的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：高校；教學檔案；管理模式；現(xiàn)代化平臺；創(chuàng)新探索

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：2096-000X（2018）01-0021-03

Abstract： There are many kinds and a huge number of teaching archives in colleges and universities which range from the professional training program to the teacher's lecture record and the student achievement registration， and these archives objectively and effectively reflect the teaching activities in colleges and universities over years and have important reference value in showing their teaching history and reform process. In the twenty-first century， the rapid development of electronic information brings human society into the era of Internet +， and network information technologies such as computer and campus network are popular in colleges and universities and put forward new requirements for teaching archives management work. Therefore it is imperative to use digital means to innovate teaching archives management work in colleges and universities. Aimed at the existing problems in systems， coordination between departments and management level in the departments， the information platform construction work of teaching archive is well done and the innovation of teaching archive management work is accelerated through establishing the innovation consciousness， standard and system of teaching archives management in colleges and universities， standardizing their contents and classifications and building management system of teaching archives.

Keywords： colleges and universities； teaching archives； management model； modernization platform； innovation exploration

二十一世紀，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校的教學檔案管理工作也開始由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式向信息化、電子化的管理模式轉(zhuǎn)變。由于高校教學檔案關(guān)系到高校的教學管理工作，是高校教學活動過程的客觀反映，也是高校教學水平和教學質(zhì)量的客觀標準，因此探索新形式下高校教學檔案管理模式的創(chuàng)新，提高高校教學檔案管理的水平具有較為重要的意義。

一、高校教學檔案的特點

高校教學檔案包括了高校教學工作文件、教學大綱、教學日志、教學計劃、教學改革、教學試卷、聽課記錄、教研活動等高校教學工作方方面面的內(nèi)容，種類繁多，內(nèi)容豐富，材料豐富，專業(yè)性強，歸檔時間各不相同。

（一）高校教學檔案內(nèi)容繁多

來源于高等院校教學活動的各個環(huán)節(jié)的教學檔案，數(shù)量龐大，是高校檔案中數(shù)量最多、種類最為復雜的一部分。其中既包括了專業(yè)培養(yǎng)方案、教學課程設(shè)置、教學改革文件等有重大保持價值的教學文件，也包括了各式各樣的教學規(guī)定、教學條例、教學部門制定的規(guī)則制度辦法等文件，還包括了各二級學院的教學記錄材料，如教學工作細則、教師教研活動記錄、教師聽課記錄、教師備課情況、教師課件檢查情況等，另外還有數(shù)量眾多的學生教學檔案，如學生每門課程的成績表、平時成績單、期末考試試卷、學生畢業(yè)論文等等。數(shù)量龐大種類繁雜是高校教學檔案的一大特色。這些方方面面的教學材料忠實的記錄和反映了高校的教學過程，也是高校教學質(zhì)量的集中體現(xiàn)。

（二）教學檔案形式多樣，歸檔方式各不相同

高校的教學檔案數(shù)量龐大，種類繁多，歸檔方式歸檔時間各不相同也是高校教學檔案的一大特色。由于高校教育分為了研究生教育、本科教育、專科教育、繼續(xù)教育等多個辦學層次，不同的辦學層次有著各自不同的辦學定位、教學要求、課程設(shè)置及課程目標，由此帶來各具特色的管理方式，不同的課堂教學方式、不同的學生入學情況以及學生學習特點產(chǎn)生了各不相同的教學檔案。同時，記錄課堂教學的原始資料也各不相同，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)聽課記錄到現(xiàn)在的電子圖形記錄、由傳統(tǒng)的備課本到現(xiàn)在的多媒體課件，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)考試試卷到現(xiàn)在的光盤拷貝，形式多樣的教學檔案，歸檔方式各不相同，有按教學年歸檔的學籍表、畢業(yè)材料等，也有按自然年歸檔的教學行政文件、學籍處理規(guī)定等。這樣種類繁多歸檔方式各異的高校教學檔案亟待引入信息化的管理方式。

二、高校教育檔案管理模式創(chuàng)新的必要性與目的

正如前文所言，高校的教學檔案是高校檔案中數(shù)量最多、種類最為復雜的一部分。面對種類繁多、歸檔方式各不相同的教學檔案，引入信息化的管理方式創(chuàng)新高校教學檔案的管理模式非常必要。

（一）教學檔案是高校教學的重要環(huán)節(jié)

高校的教學檔案是高校教學活動的重要表現(xiàn)形式，做好高校教學檔案管理工作對于展現(xiàn)高校的教學發(fā)展過程具有較為重要的作用。高校教學檔案中包括教學工作日志、教學課程設(shè)置、教學大綱、教學日歷、教學進度、教研室活動等多項內(nèi)容，通過教學秘書的詳細記錄，能客觀有效的反應高校歷年的教學活動，對展現(xiàn)高校教學歷史與高校教學改革歷程具有重要的參考價值。高校的進步和發(fā)展離不開檔案管理工作，同時隨著高校教學質(zhì)量評估、專業(yè)建設(shè)評估等活動的開展，高校領(lǐng)導也逐漸認識到教學檔案管理工作的重要性。這些在日常教學活動中逐漸形成、累計的教學檔案為高校的健康發(fā)展和教學科研革新、領(lǐng)導決策等工作提供了重要的參考數(shù)據(jù)，是高校教學工作中非常重要的一環(huán)。

（二）高校教學檔案創(chuàng)新的必要性

進入二十一世紀，電子信息的飛速發(fā)展將人類社會帶入了互聯(lián)網(wǎng)+的時代，計算機、校園網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校的普及給高校教學檔案管理工作提出了新的要求，運用數(shù)字化手段創(chuàng)新高校教學檔案管理工作勢在必行。高校本身作為走在時代創(chuàng)新前沿的、知識更新較快、技術(shù)優(yōu)勢領(lǐng)先的科研教學場所，若教學檔案的管理方式還在沿用傳統(tǒng)古老的方式，是不能跟上高校前進的步伐。因此高校教學檔案管理工作必須進行數(shù)字化創(chuàng)新，通過建立數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，滿足高校教學改革發(fā)展的需求。

（三）高校教學檔案管理創(chuàng)新的目的

創(chuàng)新高校教學檔案管理工作，是為了更好的為學校的教學與科研服務，建立現(xiàn)代化的教學檔案管理系統(tǒng)，方便高校師生查詢、利用相關(guān)檔案內(nèi)容，提高高校教學檔案掛你的規(guī)范化、標準和現(xiàn)代化的管理水平。首先，高校利用現(xiàn)代化信息技術(shù)拓寬教學檔案的編研內(nèi)容，建立教學檔案信息化管理系統(tǒng)，方便高校各職能部門、高校師生通過高校教學檔案管理平臺查詢相關(guān)信息，做到高校教學和管理資源的共享工作。通過創(chuàng)新高校教學檔案管理工作，提高高校教學檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化和標準化的管理水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)以紙張為主的檔案管理、整理、收集形式，采用光盤、U盤、移動硬盤等形式處理高校教學檔案中的內(nèi)容，通過掃描上傳，將高校教學檔案以數(shù)字的形式進行儲存，極大的節(jié)約了高校教學檔案管理所需的物理空間，也節(jié)省了紙張。同時，數(shù)字形式的高校教學檔案更容易歸檔管理，使高校教學檔案管理更加規(guī)范化和標準化。

三、當前高校教學檔案管理工作存在的問題

作為現(xiàn)代高校教學管理工作的重要信息資源，教學檔案在高校教學活動中的地位舉足輕重。然而，當前高校的教學檔案管理工作無論是從制度上、部門之間的協(xié)調(diào)和部門管理水平等方面都存在著不少的問題。

（一）高校教學檔案管理制度不健全

當前，不少高校的教學檔案管理工作是由教學秘書完成，各個院校的教學檔案管理、整理工作基本上是教學秘書在日常的工作中順手完成，沒有建立專門的教學檔案管理制度，沒有專門的人員從事教學檔案管理工作，沒有關(guān)于教學檔案的相關(guān)文件規(guī)定，領(lǐng)導重視程度也不高，致使部分高校的教學檔案內(nèi)容不全，教學評估、專業(yè)評估檢查時發(fā)現(xiàn)教學檔案存在諸多問題，甚至有部分高校采用臨時補齊教學檔案的方式來應付檢查。這充分說明了當前不少高校亟待建立系統(tǒng)完善的教學檔案管理機制，規(guī)范高校教學檔案管理工作。

（二）教學檔案管理部門工作職責不清

由于高校的教學檔案內(nèi)容繁多，設(shè)計到高校教學方方面面的內(nèi)容，檔案較為分散，高校各個教學職能部門均直接或間接承擔著教學檔案管理工作。這樣的多頭管理模式極易導致教學檔案管理工作職責范圍不清，每個部門都在管反而導致教學檔案管理工作的職責不清，一旦教學檔案工作出現(xiàn)紕漏，各個部門推諉扯皮現(xiàn)象較為突出。各二級院系并沒有將教學檔案管理工作當做一項專門的工作，其教學檔案的歸檔只是在教學管理過程中的一種自發(fā)行為，一旦涉及到檔案管理工作中較為專業(yè)的方面，則有可能存在檔案遺失現(xiàn)象。

（三）專業(yè)檔案管理人員較少

部分高校成立了專門的檔案管理部門，但卻受到高校年年擴展的影響，檔案管理人員疲于應付學生檔案相關(guān)工作，無暇顧及高校教學檔案的管理。另外，專門的檔案管理部門也只是在整體上統(tǒng)籌安排高校的教學檔案管理工作，各二級院系具體的教學檔案收集、整理、管理工作并沒有專業(yè)的人員管理，大多交給了教學秘書兼任。一旦教學秘書面臨開學、補考、期末等繁重的教學管理工作時，極容易出現(xiàn)忽視教學檔案的整理和歸檔，進而影響高校教學檔案的完整性。

（四）高校教學檔案應用價值沒有得到充分體現(xiàn)

作為高校教學評估工作中重要的評估材料，高校教學檔案展現(xiàn)了高校的教學水平、教學日常管理工作，是衡量高校教學質(zhì)量的重要指標。同時，在高校日常教學管理工作中，可以通過教學管理檔案查詢高校歷年來的教學工作進展，利用教學檔案深化高校教學內(nèi)容改革，因此，高校的教學檔案具有十分重要的應用價值。然而，當前部分高校的教學檔案管理方式落后，教學檔案管理依然以紙質(zhì)的傳統(tǒng)管理方式進行，部分教學檔案收集不完整，整理不規(guī)范，教學檔案基本上沒有實現(xiàn)數(shù)字化管理，難以充分體現(xiàn)高校教學檔案的應用價值。

四、創(chuàng)新高校教學管理模式的具體措施

（一）樹立高校教學檔案管理創(chuàng)新意識

面對信息時代電子計算機的飛速發(fā)展，高校應當及時樹立高校教學檔案管理的創(chuàng)新意識，從培養(yǎng)教學檔案管理人員專業(yè)的檔案管理知識能力入手，幫助其轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的認為檔案就是整理歷史的觀念，樹立面向未來的教學檔案管理意識。讓傳統(tǒng)的著重于歷史考察和歷史憑證工作的檔案工作轉(zhuǎn)為為高校教學改革決策提供信息、提供研究高校未來教學改革方向的憑證。培養(yǎng)教學檔案的開發(fā)與利用的意識。樹立高校教學檔案管理的創(chuàng)新意識，不斷提高高校教學檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)，實現(xiàn)高校教學檔案管理工作的跨越式發(fā)展，促進高校教學管理工作走向新的臺階。

（二）建立高校教學檔案管理標準與管理制度

高校教學檔案信息資源建設(shè)是高校教學檔案管理工作的重點，在其建設(shè)、開發(fā)運用的過程中，實現(xiàn)信息化需要各項管理規(guī)定的保障，當前在高校教學檔案信息資源管理中存在著管理方法、管理手段落后等一些問題，影響了高校教學檔案的建設(shè)。為了提升高校教學檔案的建設(shè)質(zhì)量，需要制定相關(guān)學校和二級學院的管理標準或規(guī)范，為高校教學檔案信息資源的質(zhì)量管理提供參考依據(jù)。只有這樣才能不斷滿足高校教學檔案信息資源信息化建設(shè)的需要。

建立健全高校教學檔案管理工作規(guī)章制度，根據(jù)高校檔案管理的規(guī)范化要求，結(jié)合高校自身實際，建立一套規(guī)范的高校教學檔案管理制度，要求高校各教學單位按照這一標準統(tǒng)一執(zhí)行，讓教學檔案的收集、整理、分類、保管等環(huán)節(jié)都按照統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度嚴格執(zhí)行。

（三）規(guī)范高校教學檔案內(nèi)容及分類

由于高校教學檔案的種類繁雜，檔案收集工作從開學到期末一直不間斷的進行，檔案收集具有廣泛性、復雜性、分散性和周期性的特點，因此一定要規(guī)范高校教學檔案的內(nèi)容及分類標準，才能順利做好高校教學檔案工作?？偟膩碚f，高校的教學檔案內(nèi)容一般包括以下幾個方面：1.教學管理類文件，包括了教學計劃、教學大綱、教師課程講義、課件、教學執(zhí)行計劃、教學日志等等內(nèi)容；2.教學過程管理檔案，包括了新課申請審批表、教師聽課記錄表、學生作業(yè)評估情況、課程考試試題、課程評分標準、試卷分析報告、課程成績表、學生實踐教學論文等；3.學籍檔案管理，包括了學生學籍異動、學生獎懲情況、學生成績匯總等；4.教研成果，包括了院系的科研材料、教學改革材料、教改論文等。要按照檔案分類的標準，以教學檔案的層次結(jié)構(gòu)，根據(jù)教學活動的先后順利進行分類整理。具體做好以下幾個方面的工作：首先，要求教學秘書按照高校教學檔案管理制度嚴格執(zhí)行檔案的收集工作，對于學校下發(fā)的各類教學相關(guān)文件，嚴格文件檔案的收發(fā)登記工作；其次做好零星材料、文件的收集工作，同時要改變以往教學檔案只依靠教學秘書收集的情況，建立專兼職人員結(jié)合的檔案管理隊伍，做好高校的教學檔案轉(zhuǎn)折工作。

（四）加快教學檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)

高校教學檔案種類繁多，需要加強高校教學檔案的系統(tǒng)化管理，建立現(xiàn)代化的電子信息建設(shè)。首先院系應當重視教學成果材料的收集工作，確定院系教學中產(chǎn)生的各種教學檔案均一一收錄，沒有遺漏；其次要做好檔案的整理工作，對收集上來的教學檔案進行科學的分類，特別重視有價值的學術(shù)材料、教學材料的歸檔工作，加快建立二級學院的檔案類目，便于隨時調(diào)查使用檔案；第三要加快檔案管理的現(xiàn)代化步伐，運用掃描儀、計算機、照相機、U盤、移動硬盤等設(shè)施做好高校教學檔案的數(shù)字化工作；最后加快高校教學檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，積極引進國外先進標準建立教學檔案電子信息庫，同時要保障及時更新數(shù)據(jù)庫，確保檔案數(shù)據(jù)庫的實施有效性。

（五）建立高校教學檔案管理體系

對于當前教學檔案管理部門工作職責不清的現(xiàn)狀，建立由學校領(lǐng)導、二級學院負責人、專職檔案管理員組成的教學檔案管理體系，具體每個崗位的工作職責，避免出現(xiàn)問題后的推諉扯皮現(xiàn)象。制定詳細的教學檔案管理評價體系，在二級院系內(nèi)進行教學檔案工作檢查評比工作，同時將評比的結(jié)果作為衡量二級學院教學管理水平的重要依據(jù)。要確保二級院校的教學檔案工作不落后于教學工作，確保各項教學檔案材料的累積程度與高校教學材料的產(chǎn)生情況一致，同時做好二級院系的教師教學檔案整理工作，強化教學檔案的監(jiān)督職能，切實提高高校教學檔案的管理水平。

（六）加強高校教學檔案管理隊伍建設(shè)

做好高校教學檔案管理隊伍建設(shè)，提高教學檔案管理人員素質(zhì)，通過加強在職人員培訓和引進高素質(zhì)人才，切實增強高校教學檔案管理隊伍的能力。通過加強思想政治教育，提高高校教學檔案管理工作人員的政治覺悟，幫助其認識到做好高校教學檔案管理工作的重要性，培養(yǎng)一批忠于職守，踏實肯干，作風正派，愛崗敬業(yè)的高校教學檔案管理工作者，切實做好高校的教學檔案管理工作。通過加強在職人員的職業(yè)培訓工作，提高他們的業(yè)務水平，通過培訓提高教學檔案管理隊伍的數(shù)字化操作水平，使其能熟練操作掃描儀、照相機、計算機、U盤等電子設(shè)備做好高校教學檔案的數(shù)字化工作，使其具有專業(yè)的信息素養(yǎng)能夠勝任現(xiàn)代化的教學檔案處理工作。

（七）做好教學檔案信息平臺建設(shè)工作

逐步推行高校教學檔案信號平臺建設(shè)工作，做好高校教學檔案信息化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化工作，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的現(xiàn)狀，充分利用數(shù)字檔案信息庫節(jié)省檔案存放空間，建立數(shù)字檔案信息庫，方便高校職能部門、高校教師查閱教學檔案，通過網(wǎng)絡(luò)化的教學檔案服務，實現(xiàn)高校教學資源的共享，提高高校教學檔案的利用率。

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