企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)與控制

劉保龍

摘要：企業(yè)物資采購(gòu)與企業(yè)的資金流動(dòng)息息相關(guān)，且在企業(yè)實(shí)物流中占據(jù)重要地位。物資采購(gòu)是企業(yè)根據(jù)日常生產(chǎn)需要購(gòu)買生產(chǎn)材料、工器具及設(shè)備等物品的活動(dòng)。受到各種條件的制約，采購(gòu)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)都可能存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，如制定采購(gòu)計(jì)劃不合理會(huì)影響生產(chǎn)的開展、采購(gòu)成本超出預(yù)算資金范圍或者出現(xiàn)呆滯物料的增多，供應(yīng)商的產(chǎn)能不足會(huì)導(dǎo)致無法及時(shí)供貨，采購(gòu)員采購(gòu)失誤會(huì)給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失等。如果企業(yè)不能準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)這些風(fēng)險(xiǎn)并進(jìn)行有效防控就會(huì)給企業(yè)帶來巨大的損失。因此，企業(yè)需要充分了解企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中遇到的各種采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效措施加以防范，從而減少損失，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：物資采購(gòu)；采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)；控制措施

物資采購(gòu)是企業(yè)開展生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的前提條件，也是其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)的必要基礎(chǔ)，一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)質(zhì)量如何將對(duì)企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益起著重要的制約作用。然而隨著經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，企業(yè)物資采購(gòu)管理過程中面臨的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)也越來越突出，企業(yè)只有認(rèn)清各種風(fēng)險(xiǎn)并加以準(zhǔn)確分析，采取有效措施進(jìn)行防范，才能有效提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

一、企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)分析

物資采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)，通過物資采購(gòu)，企業(yè)獲得生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中所必需的原料、設(shè)備等。合理的物資采購(gòu)，可以大大降低企業(yè)的成本，提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率，是企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)的重要組成部分。然而物資采購(gòu)，往往是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中較為薄弱的環(huán)節(jié)，因?yàn)槠髽I(yè)物資采購(gòu)過程中往往存在一些人為、經(jīng)濟(jì)、自然等方面的風(fēng)險(xiǎn)，具體表現(xiàn)為物資采購(gòu)過程中以次充好、弄虛作假、以權(quán)謀私等暗箱操作行為。企業(yè)物資采購(gòu)中存在的風(fēng)險(xiǎn)按其特性可以分為以下幾類：

（一）計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)

因計(jì)劃制定不合理所發(fā)生的較大程度偏離目標(biāo)，或因市場(chǎng)供需變化對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施造成較大影響，統(tǒng)一認(rèn)為是計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)。

（二）合同風(fēng)險(xiǎn)

因合同問題所產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，統(tǒng)一認(rèn)為是合同風(fēng)險(xiǎn)。例如，合同條款描述不清，對(duì)責(zé)任劃分不夠具體，導(dǎo)致合同約束力無法支持采購(gòu)行為?；蛘吆贤袨椴徽?dāng)，賣方為達(dá)成銷售目的往往容易使用一系列不正當(dāng)手段，如行賄、利誘等所達(dá)成的侵害企業(yè)利益的合同。除此以外，合同風(fēng)險(xiǎn)還包括合同欺詐、合同管理混亂等各種因合同所產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)

由于價(jià)格原因所形成風(fēng)險(xiǎn)，統(tǒng)一稱為價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。例如供應(yīng)商故意操作市場(chǎng)，抬高采購(gòu)價(jià)格，以及投標(biāo)過程中供應(yīng)商與業(yè)務(wù)人員串通透露標(biāo)底等影響價(jià)格的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

因質(zhì)量問題所產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，統(tǒng)一稱為質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。例如，采購(gòu)的物資質(zhì)量不能達(dá)到企業(yè)生產(chǎn)的要求，造成采購(gòu)行為的浪費(fèi)。以及在供應(yīng)過程中，出現(xiàn)供應(yīng)的物資以次充好等因質(zhì)量問題影響企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)。

（五）供應(yīng)商延遲交貨的風(fēng)險(xiǎn)

由于供應(yīng)商在提供采購(gòu)物品的時(shí)候出現(xiàn)管理、組織失誤，延遲交貨日期，企業(yè)不能及時(shí)得到采購(gòu)貨物時(shí)所出現(xiàn)的延期風(fēng)險(xiǎn)。

（六）意外風(fēng)險(xiǎn)

物資采購(gòu)過程中，由于自然、經(jīng)濟(jì)、人為等意外所造成的風(fēng)險(xiǎn)，可以統(tǒng)稱為意外風(fēng)險(xiǎn)。例如交通意外事故造成的不能及時(shí)供貨，或者采購(gòu)物資受到損失的風(fēng)險(xiǎn)。

（七）驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)

驗(yàn)收過程中所出現(xiàn)的數(shù)量上與質(zhì)量上的風(fēng)險(xiǎn)統(tǒng)稱為驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)。如數(shù)量上的缺少，質(zhì)量上的以次充好，或者數(shù)量、質(zhì)量完全不符的風(fēng)險(xiǎn)。

（八）存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)

物資采購(gòu)量不能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需時(shí)，會(huì)造成生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的中斷。但是如果盲目進(jìn)貨，造成采購(gòu)物資積壓，就會(huì)使得大量資金沉淀于庫存當(dāng)中，使得資金的周轉(zhuǎn)率降低，從而形成儲(chǔ)存風(fēng)險(xiǎn)。

二、企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)防范

物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)貫穿于采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，從制定采購(gòu)計(jì)劃到材料驗(yàn)收入庫乃至材料出庫使用的整個(gè)過程。企業(yè)只有正確認(rèn)識(shí)物資采購(gòu)中的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，并采取各種有效措施加以管控，才能促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有效運(yùn)行，從而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。然而，目前很多企業(yè)的采購(gòu)監(jiān)管都十分薄弱，采購(gòu)成本高、質(zhì)量得不到有效控制、占用資金額度巨大等問題十分明顯，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)的管理，防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

（一）建立科學(xué)的采購(gòu)組織管理機(jī)構(gòu)

企業(yè)只有建立科學(xué)的采購(gòu)組織管理機(jī)構(gòu)，才能確保物資采購(gòu)活動(dòng)的高效進(jìn)行。一方面，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者或者被授權(quán)高層管理人員應(yīng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)負(fù)直接責(zé)任。另一方面，企業(yè)內(nèi)部的采購(gòu)部門、生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、質(zhì)檢部門及財(cái)務(wù)部門應(yīng)聯(lián)合成立采購(gòu)監(jiān)管小組，相互監(jiān)督共同進(jìn)行對(duì)企業(yè)日常物資采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)管。此外，企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門有權(quán)對(duì)采購(gòu)部門的采購(gòu)計(jì)劃、物資質(zhì)量、物價(jià)等進(jìn)行監(jiān)督，采購(gòu)部應(yīng)當(dāng)定期公布采購(gòu)各項(xiàng)數(shù)據(jù)并自覺接受監(jiān)督。

（二）加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)和教育

采購(gòu)人員的道德水平及專業(yè)技能對(duì)企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)有著十分重要的影響，因此企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)和教育，一方面提升采購(gòu)人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)，增強(qiáng)其法律觀念，保證采購(gòu)員工能夠依法進(jìn)行采購(gòu)，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，另一方面要不斷提高員工的業(yè)務(wù)操作技能，培養(yǎng)員工的團(tuán)隊(duì)合作精神，避免因操作失誤而給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)帶來損失。

（三）建立并完善基礎(chǔ)信息平臺(tái)

企業(yè)要不斷拓寬自身獲取信息的渠道，能夠及時(shí)、有效獲取物資采購(gòu)的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)信息，比如國(guó)家或地方政府頒布的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)政策、市場(chǎng)的物價(jià)變動(dòng)情況、物資的市場(chǎng)供需狀況、技術(shù)發(fā)展水平、物資的供貨渠道變化情況、物資的成本等。企業(yè)要不斷完善基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，提升企業(yè)對(duì)物資的管理水平和對(duì)各項(xiàng)信息的處理水平，確保各項(xiàng)信息能夠在企業(yè)內(nèi)部有效傳遞，從而保證企業(yè)制定出準(zhǔn)確、合理的采購(gòu)策略。

（四）實(shí)施企業(yè)物資采購(gòu)內(nèi)控制度

企業(yè)實(shí)施企業(yè)物資采購(gòu)的內(nèi)控制度，一方面可以有效控制物資的采購(gòu)成本，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量，另一方面還能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的采購(gòu)人員起到一定的保護(hù)作用。企業(yè)主要應(yīng)從以下幾方面著手：

第一，明確職責(zé)做好分工并強(qiáng)化授權(quán)批準(zhǔn)控制。企業(yè)必須明確采購(gòu)人員的崗位職責(zé)和權(quán)限并定期對(duì)采購(gòu)的業(yè)務(wù)人員實(shí)行輪崗制度，同時(shí)還要完善采購(gòu)業(yè)務(wù)授權(quán)及審核批準(zhǔn)制度，嚴(yán)格按照制度開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)。第二，加強(qiáng)請(qǐng)購(gòu)和審批控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)申請(qǐng)及審批制度，根據(jù)采購(gòu)物品或服務(wù)的類型將采購(gòu)任務(wù)歸口于相應(yīng)的管理部門，嚴(yán)格按流程進(jìn)行審批，嚴(yán)格控制采購(gòu)預(yù)算。第三，完善管理制度，嚴(yán)格控制采購(gòu)過程。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立完善的采購(gòu)控制制度，從選擇供應(yīng)商、采購(gòu)方式、物價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、采購(gòu)合同等方面加強(qiáng)管控，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部物資采購(gòu)流程的透明化管理，只有這樣才能降低采購(gòu)價(jià)格并提升產(chǎn)品質(zhì)量，使所購(gòu)物資達(dá)到企業(yè)經(jīng)營(yíng)所需的要求。第四，強(qiáng)化驗(yàn)收控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置驗(yàn)收部門或者專業(yè)人員與采購(gòu)部門、請(qǐng)購(gòu)人員和供應(yīng)商共同對(duì)采購(gòu)的物資進(jìn)行驗(yàn)收，嚴(yán)格檢查物資質(zhì)量、數(shù)量并形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如果在驗(yàn)收中出現(xiàn)異常情況，驗(yàn)收人員必須及時(shí)反饋給相關(guān)部門并進(jìn)行處理。第五，對(duì)付款環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。采購(gòu)人員在申請(qǐng)付款結(jié)算之前，必須審核合同約定的付款條件，并檢查采購(gòu)業(yè)務(wù)各種數(shù)據(jù)憑證的合法性、真實(shí)性及完整性，之后才能按流程提交付款申請(qǐng)，并由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)審，最后交由相關(guān)管理人員進(jìn)行審批，最后辦理結(jié)算。

三、總結(jié)

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)環(huán)境復(fù)雜多變且市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈，想要在此種環(huán)境下長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展下去，企業(yè)就必須要提高自身的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，認(rèn)真甄別企業(yè)物資采購(gòu)過程中的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，并采取各項(xiàng)措施進(jìn)行全面有效的控制，只有這樣才能降低企業(yè)的采購(gòu)成本，提升采購(gòu)物資的質(zhì)量水平，確保企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能夠有效開展，不斷提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：山西煤炭進(jìn)出口集團(tuán)煤業(yè)管理公司）